Где можно заверить копии документов

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
Тут же проставляется дата заверения.
Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Прокурор разъясняет — Прокуратура Ярославской области

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству Российской Федерации. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом.

Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу.

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность.

Кальченко Сергей Александрович , прокурор Ленинского района

Вконтакте
LiveJournal

Прокуратура
Ярославской области

Прокуратура Ярославской области

5 июля 2018, 13:47

О правилах заверения нотариусом копий документов

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу.

Как правильно заверить документы для суда: полезные советы и рекомендации

Заверение документов играет важную роль в судебных процедурах. Копии и оригиналы документов могут служить в качестве доказательств в арбитражном или юридическом процессе. Копия, которая была заверена, придастся в судебном процессе в том случае, если оригинал не может быть предоставлен.

Копия документа может быть заверена письменно или нотариусом. Когда документы направляются в арбитражный или судебный орган, копия документа должна быть заверена и приложена к иску. А также, убедитесь, что копия документа является надлежащицм и правильным

Копия документа должна быть заверена в соответствии с требованиями закона, чтобы иметь силу и быть признанной в суде. Главное — поставить свою подпись и указать дату заверения. Позиция, как и почему документ был заверен, также должна быть указана в письменной форме.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

В юридическая практика, копии документов могут быть прикладываются к иску, когда оригиналы находятся в силе. Копии, как способ доказательств, могут быть заверена надлежащим-правильным? образом, чтобы они имели силу в суде.

Позиция судов по заверению копий документов может быть различной в разных ситуациях. Арбитражный суд, например, может придать больше значимости к заверению копий, чтобы удостовериться в их достоверности. Суд может требовать, чтобы копия была заверена нотариусом или другим уполномоченным лицом.

В зависимости от того, какой суд рассматривает дело, может быть запрашивается заверение копии документа в определенном порядке. В некоторых случаях, достаточным может быть простая печать или подпись на копии, особенно если она была сделана должностным лицом.

Однако, не зависимо от позиции суда, важно следовать правилам и процедурам для правильного заверения копий документов. Это может включать в себя официальное обращение к уполномоченному лицу, подтверждение подлинности оригинала документа, и проверку копии на соответствие.

В целом, правильное заверение копий документов является важным аспектом судебного процесса, так как это может повлиять на силу доказательств и исход дела. Поэтому, рекомендуется обратиться к юристу или проверить требования суда, чтобы быть уверенными в правильности заверения копии документа перед направлением ее в суд.

Арбитражный суд: прикладываются исключительно копии к иску

В процессе рассмотрения дела в арбитражном суде, доказательствами могут являться копии документов. Однако, для того чтобы такие копии имели силу доказательства, необходимо их правильно заверить.

По юридическим нормам, копии документов, которые прикладываются к иску в арбитражный суд, должны быть заверены надлежащим образом. Заверенная копия документа означает, что она соответствует оригиналу и ей можно присвоить такую же силу, как и самому оригиналу.

Когда документы направляются в арбитражный суд, как доказательства в иске, копии этих документов прикладываются либо в простом виде, либо заверены нотариально. Однако, в арбитражном суде рекомендуется давать предпочтение заверенным копиям документов, так как они считаются более надежными и привлекательными.

Заверение копий документов в арбитражном суде может быть произведено различными способами, однако наиболее правильным является заверение путем нотариального удостоверения. При этом нотариус проверяет подлинность документа, знакомится с его содержанием и заявитель предъявляет оригинал документа, который с ним сравнивается.

Почему же так важно правильно заверить копии документов для арбитражного суда? Ответ прост — это позволяет избежать возможности оспорить подлинность документа и его силу доказательства. В случае неправильного или неполного заверения копии, противоположная сторона может поднять вопрос о достоверности такого документа и попытаться его оспорить.

Различные способы заверения копий документов

Когда документы направляются в суд, очень важно, чтобы копии были заверены правильным образом. Заверение копий документов является юридической процедурой, которая придастся в силу при рассмотрении дел в судах разных инстанций, включая арбитражный суд.

Существует несколько способов заверения копий документов. Один из способов — это заверение копий письменных документов надлежащим образом, прикладывая к ним оригиналы для сравнения. Это может быть сделано в суде или нотариально.

Арбитражный суд требует, чтобы копии документов были заверены нотариусом. В таком случае нотариус проверяет оригиналы и их соответствие с копиями. Заверенные нотариусом копии документов становятся надлежащим и допустимым доказательством в арбитражном суде.

Еще одним способом заверения копий документов является их заверение заверенной копией. То есть, вместо того чтобы прикладывать оригиналы, копии документов заверяются копией, которая уже была заверена надлежащим образом. Это может быть сделано в суде или нотариусом.

Почему же так важно заверить копии документов по надлежащим правилам? Правильное заверение копий документов гарантирует их допустимость в суде, а также дает уверенность в их достоверности и аутентичности. Такие заверенные копии могут быть представлены в качестве доказательств в арбитражном суде и помогут защитить интересы в судебных разбирательствах.

В зависимости от ситуации и требований суда, необходимо выбирать подходящий способ заверения копий документов. Однако, независимо от выбранного способа, важно следовать правилам и требованиям арбитражного суда, чтобы гарантировать допустимость и аутентичность представленных копий документов.

Юридическая сила заверенных копий

Копии письменных документов могут прикладываться к искам и направляются в суд для использования в качестве доказательств. Однако, вопрос возникает: какие требования предъявляются к заверению копий документов? Почему именно копии прикладываются, а не оригиналы?

Заверенная копия — это копия документа, которая является правильным способом подтверждения верности документа. Заверение копии гарантирует, что данная копия соответствует оригиналу и может быть использована в качестве доказательства в судебном процессе.

Заверенные копии документов имеют юридическую силу и являются таким же доказательством, как и оригиналы. Позиция судов и арбитража заключается в том, что при наличии заверенных копий оригиналы документов не требуются.

Заверение копий документов должно быть проведено надлежащим и правильным образом. Копия должна быть точной копией оригинала, и заверение должно содержать информацию о том, что копия соответствует оригиналу и не была изменена.

Когда документы посылается в суд, копии обычно заверяются нотариально. Нотариус подтверждает, что копия соответствует оригиналу и подписывается, делая заверенную копию действительной и законной.

Юридическая сила заверенных копий заключается в том, что они могут быть использованы в суде как доказательства. Заверенная копия является достаточным доказательством и может быть принята судом в качестве подлинной.

Заверение документов в арбитражном суде

Арбитражный суд является юридической инстанцией, которая рассматривает споры по экономическим делам. Когда встает вопрос о предоставлении документов в арбитражный суд, очень важно правильно их заверить. Заверение документов придастся к документам силу и правомерность.

Как правило, копии документов направляются в арбитражный суд, а оригиналы остаются у стороны. Однако, копиям должно быть придано правильное и правомерное заверение, чтобы они имели юридическую силу. Копии документов могут быть заверены почтовой службой, нотариусом или другим уполномоченным лицом.

Почему так важно правильно заверить копии документов? Копии, которые прикладываются к иску в арбитражный суд, должны быть заверены надлежащим образом. Это гарантирует их подлинность и соблюдение правовых требований. Заверение копий позволяет суду убедиться в достоверности представленных доказательств и правильности действующих стороной позиций.

Заверение документов может быть оформлено в письменной форме, а также могут быть приложены печати и подписи сторон. При заверении документов, важно указать какой документ и по какому основанию был заверен. Также, можно воспользоваться таблицей, в которой перечислены заверенные документы и их номера.

Выбор правильного способа заверения копии письменных доказательств

При подаче документов в суд для арбитражного иска, важно правильно заверить копии письменных доказательств. Ведь копии не имеют юридической силы, пока они не будут заверены. В связи с этим, возникает вопрос: какой способ заверения является наиболее надлежащим?

Существует несколько вариантов заверения копий документов для суда. Один из них — это заверение копий путем прикладывания к ним оригиналов. Такой способ обеспечивает прозрачность и аутентичность документов, поскольку суд вместе с копиями получает и оригиналы. Однако, этот способ может быть не всегда целесообразен, например, если оригиналы находятся в далекой стране или труднодоступны.

Наиболее практичным и распространенным способом заверения копий документов для суда является их нотариальное заверение. В этом случае копии документов предоставляются нотариусу, который их заверяет собственной печатью и подписью. Такой нотариально заверенной копии придается правовой статус и она признается в суде.

Также может быть использован способ заверения копий документов адвокатом или представителем нотариуса, если такая возможность предусмотрена законодательством. Такие лица имеют право заверить копии документов для суда, соблюдая все требования и формальности.

В целом, выбор способа заверения копий письменных доказательств зависит от конкретной ситуации и позиции сторон. Однако, несомненным преимуществом нотариального заверения является его всеобщая признанность и судьба в судебных органах. Поэтому, при возникновении необходимости в заверении копий документов для суда, наиболее правильным вариантом будет воспользоваться услугами нотариуса.

Как заверить копию документа в 2023 году

Копии документов может заверить руководитель компании или представитель по доверенности, но в некоторых ситуациях могут потребоваться документы, заверенные нотариально. Как правильно заверить копию документа — читайте в статье.

Копии документов: зачем заверять

Довольно часто для совершения некоторых видов юридически значимых действий в государственные органы и контрагентам необходимо предоставлять копии документов.

Для подтверждения корректности выполнения копии (данные в ней соответствуют оригиналу) выполняется заверение. После него копия становится юридически значимой и может использоваться в официальном документообороте.

Чаще всего компании предоставляют заверенные копии документов в налоговую инспекцию при камеральных или выездных проверках. Компании или предпринимателю грозят значительные штрафы, если они направят в ИФНС обычные копии, инспекторы могут расценить этот факт как отсутствие подтверждающих документов. Дополнительно: первичные и иные финансовые документы могут предоставляться при аудиторских проверках.

Возможны ситуации, когда заверенные копии документов запрашивает контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их.

Юридически значимые копии могут быть использованы для совершения сделок и выполнения регистрационных действий. Также копии, которые были надлежащим образом заверены, могут предоставляться в суд в качестве письменных доказательств. При арбитражном разбирательстве обычные копии документов не будут приняты судом: необходимо предоставлять либо оригиналы, либо заверенные копии.

Существует 2 способа заверения документов: самостоятельно, когда достоверность копий удостоверяет руководитель компании, и нотариально, когда проверку выполняет нотариус.

В процессе свидетельствования он только подтверждает верность копий документов, выписок из них или подлинность подписи, содержание которого не противоречит законодательству. Нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.

Заверение документов: чем руководствоваться

Правила заверения копий устанавливаются несколькими подзаконными актами и рекомендациями государственных органов. Основной регламентирующий документ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст.

В нем содержатся основные положения о том, как сделать копию документа юридически значимой.

Важные нормы, касающиеся заверения документов, содержатся в указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Этот нормативно-правовой акт должен применяться в обязательном (а не рекомендательном) порядке российскими организациями.

Важные разъяснения по оформлению заверенных копий приведены в приложении № 18 к приказу ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. В нем установлены требования к бумажной документации, которая предоставляется в налоговые органы.

Еще один документ, регламентирующий порядок представления заверенных копий документов в налоговые органы, — письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-рз/39142. В своих разъяснениях ведомство подробно описывает, как оформить заверенную копию.

В качестве дополнительного источника сведений о выполнении заверения можно использовать методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденные решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16. Этот регламент разработан для нотариусов и является необязательным к применению иными лицами, но в нем собрано много полезной информации, которая пригодится для самостоятельного заверения копий.

Устали возиться с первичкой, хотите освоить новые навыки? Пройдите курс «Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах».

Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании. Поднимитесь по карьерной лестнице, заслужите уважение начальства и прибавку к зарплате.

Кто заверяет документы

От имени организации копии документов может заверить ее руководитель или уполномоченное должностное лицо (заместитель директора, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие). Право заверять документы может быть установлено уставом организации, доверенностью или приказом руководителя. Подпись должностного лица желательно скрепить печатью организации (при наличии). Индивидуальный предприниматель также может самостоятельно заверить копии документов.

Перечень документов, копии которых необходимо засвидетельствовать у нотариуса, определяется в соответствии с нормативными актами, регулирующими порядок совершения юридически значимого действия.

Кроме того, стороны сделки могут договориться о взаимном представлении определенного пакета документов в копиях, засвидетельствованных нотариально.

Для некоторых ситуаций нотариусы свидетельствуют верность подписи. Это выполняется, в частности, при регистрации общества с ограниченной ответственностью: в налоговую инспекцию заявление от учредителей подается в бумажном виде. Тогда подлинность подписи потребуется засвидетельствовать в нотариальном порядке.

Нотариус имеет право отказаться от заверения документов по разным причинам.

К наиболее распространенным из них относятся следующие: заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не в состоянии проверить их подлинность, поэтому он откажется от их заверения.

Если документы имеют иностранное происхождение и не были легализованы в соответствии с российским законодательством, а также написаны на иностранном языке, нотариус тоже может отказаться от их заверения.

Если документ состоит из нескольких листов, но не сшит и не пронумерован, то и это может стать причиной отказа от заверения.

Что должно быть на копиях

Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: для внутренних или внешних пользователей.

Для сотрудников или руководителей структурных подразделений на копии необходимо сделать надпись: «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Важно отметить, что ГОСТ не предусматривает применение штампа «Копия верна». Однако возможно использование комбинации двух штампов — «Копия» и «Верно».

Первый штамп указывает на то, что данный документ не является оригиналом. Второй штамп необходим для подтверждения подлинности. Указанные штампы могут быть применены для заверения копий документов.

Внешние пользователи — это любые сторонние организации: ФНС, аудиторы и контрагенты. Чтобы заверить для них копию, дополнительно к первому случаю в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). Оттиск проставляется таким образом, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии.

Для освидетельствования копий многостраничных документов применяют аналогичные правила. Заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке.

Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой.

При заверении многостраничных документов необходимо учитывать несколько требований ГОСТ:

Надо указывать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.

Печать и подпись нужно ставить таким образом, чтобы они частично приходились на бумажную наклейку, при этом другая часть – была на последнем листе сшивки.

Как избежать ошибок

Для исключения налоговых и юридических рисков, связанных с неправильно заверенными копиями документов, необходимо проверять 2 ключевых аспекта: полномочия ответственного сотрудника и корректность оформления надписей на копиях.

Полномочия на заверение копий могут быть установлены в разных документах: в уставе, приказе, в инструкции, доверенности и иных. Предоставление этих документов является обязательным условием в целях проверки полученных заверенных копий.

Также перечисленные документы необходимы для оформления копий в организации. Документы будут подтверждать тот факт, что сотрудник, заверивший копию, обладает полномочиями на это действие. Отсутствие доверенности — это высокий риск оспаривания документов в суде или отказа в совершении юридически значимых действий.

Второй ключевой аспект проверки копий — оценка правильности оформления необходимых надписей, подписей и печатей.

Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе.

При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. Ненадлежащее оформление может повлечь разные юридические риски: налоговая инспекция откажет в признании расходов, контрагент оспорит выполнение договора, нотариус на законных основаниях откажется регистрировать сделку.

Чтобы избежать ошибок при самостоятельном заверении документов и при получении копий, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

Проверить: требуется ли заверение копии документа. Возможно, будет достаточно только составить копию, без дополнительной проверки.

Оценить: какой тип заверения необходим. Подойдет для сделки самостоятельно заверенная копия или необходимо обращаться к нотариусу.

Все ли обязательные элементы заверительной подписи оформлены корректно: необходимо проверить надпись, подпись и другие данные.

Если оформляется несколько сшиваемых в один том копий, нужно проверить правильность оформления сшивки копий документов.