Инвентаризация основных средств как часто проводится

Инвентаризация основных средств как часто проводится

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Как часто необходимо проводить инвентаризацию основных средств в связи с введением новых федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора? Обязательно ли проведение ежегодной инвентаризации основных средств в целях составления годовой бухгалтерской отчетности, или инвентаризацию можно проводить один раз в три года?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС» (ИНН 7718013048, ОГРН 1027700495745). Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

Разработчик ЭПС Система ГАРАНТ – ООО «НПП «Гарант-Сервис-Университет»

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Инвентаризация основных средств

Основной документ, регулирующий проведение инвентаризаций, – Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические рекомендации № 49).

В нем указано, что проведение инвентаризаций обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.

Напомним привычные общеустановленные требования и особенности, связанные с «коронавирусными» ограничениями. Рассмотрим налоговые последствия выявления излишков и недостач, а также некоторые спорные ситуации из судебной практики.

Методические рекомендации № 49

Общие требования

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы;

другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На арендованное и принятое на хранение имущество составляются отдельные описи.

Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и вносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

К сведению: при выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям необходимо указать их назначение, год постройки, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.) и др.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. д.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На них составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Обратите внимание: надлежащее оформление результатов инвентаризации важно не только в целях бухгалтерского учета, но и для налогообложения, а также при взыскании недостачи (в случае выявления).

Для оформления результатов инвентаризации по основным средствам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета, составляют сличительные ведомости в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, второй – для материально ответственных лиц.

«Коронавирусные» особенности

Дистанционная инвентаризация

С учетом сложившейся эпидемической ситуации специалисты Фонда «НРБУ «БМЦ» 20.05.2021 приняли Рекомендацию Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация» (далее – Рекомендация Р-127/2021-КпР), в которой содержатся следующие выводы.

При проведении инвентаризации активов и обязательств для выявления фактического наличия соответствующих объектов организация может применять дистанционные технологии, позволяющие с учетом требования рациональности установить факт наличия или отсутствия проверяемых объектов, а также их состояние и необходимые характеристики. При этом допускается использование технических средств дистанционной трансляции сигнала (видеосвязь или др.), в том числе на большие расстояния.

При использовании технических средств дистанционной трансляции личное нахождение ответственных участников инвентаризации (членов комиссии и иных лиц) рядом с проверяемым объектом не требуется.

Организация самостоятельно выбирает способ, с помощью которого считывается информация об объекте и передается ответственным участникам инвентаризации.

Обратите внимание: используемые при проведении инвентаризации технические средства дистанционной трансляции должны обеспечивать передачу сигнала от места фактического нахождения проверяемого объекта до места нахождения ответственных участников инвентаризации в режиме реального времени.

При этом задержка сигнала по времени, связанная с большим расстоянием от места физического нахождения проверяемого объекта до места нахождения ответственных участников инвентаризации либо с обработкой сигнала программными средствами, не является нарушением условия о режиме реального времени.

Авторитетные методологи исходят из того, что Методические указания № 49 не содержат требований к личному нахождению участников инвентаризации непосредственно рядом с объектом при выявлении его фактического наличия и установлении его измеряемых характеристик. Таким образом, ни Методические указания № 49, ни какие-либо другие правила бухгалтерского учета не устанавливают ограничений по использованию технических средств дистанционной передачи информации о проверяемом объекте от места его нахождения до участников инвентаризации, в том числе на большие расстояния (например, из одного региона в другой). Решение этих вопросов является прерогативой экономического субъекта, который самостоятельно определяет порядок проведения инвентаризации в рамках формирования учетной политики организации.

В Рекомендации Р-127/2021-КпР отмечается, что указанный вывод подтверждается Минфином в письмах от 25.02.2021 № 07-01-09/12927, от 29.12.2020 № 07-04-09/115445.

Для выявления фактического наличия имущества инвентаризацию можно провести с применением видео- или фотофиксации в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения имущества (письма Минфина России от 24.12.2020 № 02-07-07/113668, от 23.12.2016 № 02-07-10/77499).

Например, при инвентаризации IТ-техники в целях установления фактического наличия имущества может применяться фотофиксация имущества, включающая изображение самого объекта, а также нанесенного стикера с инвентарным номером. Необходимая для проведения инвентаризации информация может направляться работником в адрес членов инвентаризационной комиссии способом, установленным в организации и закрепленным в приказе на проведение инвентаризации (например, размещение на выделенном ресурсе работодателя, использование корпоративной системы документооборота и т. п.).

Инвентаризация имущества у сотрудников на «удаленке»

Перевод сотрудников на удаленный режим работы мог сопровождаться передачей в их пользование части имущества организации.

В Рекомендации Р-127/2021-КпР указано: если имущество находится в пользовании у дистанционных работников по месту их удаленной работы, применение способов видео- и фотофиксации в режиме реального времени требует значительных временных затрат. В таких случаях для выявления фактического наличия или отсутствия имущества могут применяться иные техники, разработанные с учетом требования рациональности и минимизации затрат на их применение. Например, инвентаризацию компьютерной техники можно проводить с применением программных средств для дистанционного считывания идентификационных номеров в привязке к учетным записям работников, в чьем пользовании находятся объекты.

Конкретный способ (предъявление имущества по видеосвязи, дистанционное считывание и т. д.) организация выбирает самостоятельно.

Обратите внимание: несмотря на то, что принятие Рекомендации Р-127/2021-КпР было обусловлено переходом на дистанционные формы работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, проведение инвентаризации с использованием дистанционных форм передачи информации может осуществляться не только в текущих условиях, но и в будущем, после нормализации эпидемической ситуации.

Налоговые последствия

Налог на прибыль

Рыночная стоимость основного средства, выявленного при инвентаризации, учитывается в составе внереализационных доходов на дату оформления результатов инвентаризации (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).

В отношении вновь выявленных объектов основных средств организация на общих основаниях может начислять амортизацию и включать ее в состав расходов. При этом право на применение амортизационной премии отсутствует (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 2 ст. 259 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2009 № 03-03-06/1/829).

Стоимость недостающих основных средств можно списать по результатам инвентаризации во внереализационные расходы в следующих случаях:

от уполномоченного органа государственной власти получены документы, подтверждающие факт отсутствия виновного лица (постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и т. д.) (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);

имеется документ, подтверждающий признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о его взыскании (расходы учитываются одновременно с признанием внереализационного дохода – пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611);

имеются документы, подтверждающие, что недостача обусловлена чрезвычайной ситуацией (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве и т. д.) (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493);

принято решение о нецелесообразности восстановления объекта, не пригодного для использования, в том числе для продажи (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Списание объекта не влечет обязанности восстанавливать сумму ранее правомерно принятого к вычету НДС. Однако в некоторых случаях проверяющие могут доначислить НДС, сославшись, что имущество списано в связи с неотражением операции по реализации или безвозмездной передачи.

Согласно сформированной в судебной практике позиции (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость»):

выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и тому подобных событий), не является операцией, учитываемой при формировании объекта налогообложения;

налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и то обстоятельство, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам;

если не подтверждено, что выбытие имело место в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, НДС следует исчислить по правилам, установленным п. 2 ст. 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации имущества.

Судебные споры и выводы

Директора могут обязать возместить стоимость необоснованно списанного имущества

Пример такой ситуации – Постановление АС УО от 20.02.2018 № Ф09-46/18 по делу № А76-30732/2016. Иск в суд о взыскании убытков, причиненных обществу действиями его руководителя, был подан от имени организации.

Данное требование было удовлетворено, поскольку недостача имущества подтверждена результатами инвентаризации, а списание основных средств, указанных в сличительной ведомости, произведено руководителем без каких-либо оснований.

Арбитры отметили следующее.

Результаты инвентаризации оформляют первичными документами. Их унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Заполняют инвентаризационную и сличительную ведомости результатов инвентаризации основных средств. Для списания основного средства оформляют акт о списании этого объекта. На основании заполненного акта в инвентарной карточке делается отметка о выбытии объекта основных средств. После инвентаризации издается приказ об утверждении ее результатов. Он служит основанием для внесения в бухучет соответствующих записей.

Порядок списания основных средств регламентируется ПБУ 6/01 «Учет основных средств», а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н.

Списание основных средств по результатам инвентаризации осуществляется в случае выявления инвентаризационной комиссией объектов, которые не способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 29 ПБУ 6/01). В отношении таких объектов, как правило, имеет место:

прекращение использования (для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации) вследствие морального или физического износа;

ликвидация при аварии, стихийном бедствии и иной чрезвычайной ситуации;

недостача или порча.

По факту выявления подобных объектов в результате инвентаризации по приказу руководителя создается специальная комиссия для их списания, которая должна оценить целесообразность (пригодность) дальнейшего использования объектов основных средств, возможность и эффективность их восстановления, а также оформить документацию при их выбытии (п. 77 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).

Для обоснования списания объектов основных средств комиссии необходимо подтвердить прекращение действия хотя бы одного из установленных п. 4 ПБУ 6/01 условий принятия этих активов к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств (Письмо Минфина России от 25.12.2015 № 07-01-06/76480).

В ходе проверки комиссия по списанию объектов основных средств:

осуществляет осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, устанавливает целесообразность (пригодность) его дальнейшего использования, возможность и эффективность его восстановления;

устанавливает причины списания объекта (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта и др.);

выявляет лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств, и вносит предложения о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;

определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта основных средств и оценивает их исходя из текущей рыночной стоимости, передает их материально ответственному лицу;

осуществляет контроль за изъятием из списываемых в составе объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определяет их количество, вес и сдает на соответствующий склад;

составляет акт на списание объекта (объектов) основных средств и представляет его на утверждение руководителю организации.

Указанные акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем.

В рассматриваемом случае в ходе инвентаризации основных средств была обнаружена недостача основных средств, являвшихся собственностью общества, что подтверждается первичными документами об их приобретении (актами о приеме-передаче, товарными накладными, платежными поручениями и др.) и сличительной ведомостью (подписанной в том числе самим директором), в которой зафиксирован факт утраты спорных основных средств.

Инвентаризация проведена с участием директора, который подписал инвентаризационную опись, то есть ответчик присутствовал при проверке основных средств инвентаризационной комиссией и у него не имелось к членам комиссии каких-либо претензий. При этом не доказано наличие оснований для списания спорных объектов основных средств.

Если объект не отражен в учете, расходы на его ремонт не уменьшают налоговую базу

Как видно из Постановления АС МО от 02.12.2019 № Ф05-20207/2019 по делу № А41-37064/2018, обществу были доначислены налог на прибыль, пени и штраф в связи с включением в состав расходов затрат на ремонт производственной площадки.

Арбитры подтвердили законность действий проверяющих, отметив, что договоры подряда и акты выполненных работ свидетельствуют об осуществлении расходов на ремонт, но у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и инвентаризационные документы, подтверждающие сам факт возникновения и существования объекта основных средств – производственной площадки.

Судьи указали, что производственная площадка с твердым покрытием в бухгалтерском и налоговом учете признается объектом основных средств, стоимость которого списывается через механизм начисления амортизации.

Важно, что судья ВС РФ не нашел оснований для передачи дела на пересмотр (Определение от 16.03.2020 № 305-ЭС20-2784).

К сведению: арбитры АС ВСО, рассмотрев иск об исключении имущества из инвентаризационной описи основных средств должника (в рамках дела о банкротстве), сделали вывод: системы вентиляции, водоснабжения, энергоснабжения и освещения не имеют самостоятельного назначения, носят вспомогательный характер, предназначены для обслуживания и эксплуатации основного объекта. Рассматриваемые объекты отдельной инвентаризации не подлежат, включаются в состав и стоимость здания, сооружения, помещения, в которых такие системы установлены (Постановление от 16.06.2020 № Ф02-2430/2020, Ф02-2438/2020, Ф02-2422/2020 по делу № А33-13681/2018).

Порядок проведения инвентаризации и формы документов, используемых для оформления ее результатов, организация определяет самостоятельно.

В рамках инвентаризации необходимо проверить все основные средства, включая арендованные.

Инвентаризации проводятся с периодичностью один раз в три года. При наличии большого количества объектов основных средств целесообразно ежегодно в пределах трехлетнего периода инвентаризировать часть объектов.

Необоснованное списание недостачи может повлечь не только доначисление налога на прибыль и НДС, но и взыскание ущерба с руководителя организации.

Неотражение выявленного при инвентаризации имущества в составе основных средств не позволит в дальнейшем учитывать затраты на его ремонт и содержание.

Инвентаризация основных средств предприятия: в каких случаях она проводится, причины, порядок и периодичность проведения

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Во время описи определяют:

• есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
• насколько корректно присвоены инвентарные номера;
• правильно ли ведется бухгалтерский учет;
• объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

• в результате чрезвычайной ситуации;
• если началась реорганизация или ликвидация;
• имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
• МОЛ или руководитель скоро поменяются;
• вскоре будет составляться годовая отчетность;
• были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Шаг 1: Как подготовиться

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

• составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
• назначаются члены комиссии, а также ее глава;
• определяются сроки, отведенные на процедуру;
• со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
• подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

Шаг 2: проведение пересчета по факту

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Шаг 4: оформляются итоги

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

• стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
• следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

• сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
• технические паспорта;
• наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

• можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
• становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
• допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

Необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

• опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
• ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
• ИНВ-18 – сличительная ведомость;
• ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

• если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
• для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
• отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Проводки для отображения описи ОС: пример

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

Проведение инвентаризации основных средств

Все компании обязаны проводить инвентаризацию основных средств (ОС). Такое требование прописано в приказах Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 и от 29.07.1998 № 34н. В нашей статье мы расскажем о том, в какие сроки необходимо проводить инвентаризацию, а также какими документами нужно фиксировать ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации основных средств

Положением 34н и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств установлено, что инвентаризация основных средств (ОС) должна проводиться раз в 3 года. Данную процедуру нужно произвести перед формированием годовой бухотчетности. Конкретные сроки и правила проведения инвентаризации следует закрепить в учетной политике компании. Также необходимо провести инвентаризацию ОС в следующих случаях:

• при хищении или порче основных средств;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• при реализации предприятия как имущественного комплекса или передаче его в аренду.

В данном случае необходимо проверить только те ОС, которые входят в имущественный комплекс, находятся в зоне ответственности увольняющегося МОЛ или в помещении с признаками взлома.

Кроме того, по инициативе предприятия можно осуществлять и добровольную инвентаризацию объектов.

Цель проведения инвентаризации ОС

Цель инвентаризации основных средств — это обеспечение достоверности данных бухотчетности.

То есть в результате данного мероприятия:

• выявляется фактическое наличие активов и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению;
• сопоставляются результаты фактического наличия объектов с данными бухучета;
• проводится контроль за полнотой отражения обязательств в учете.

Таким образом, в результате данного вида контроля проверяются и документально подтверждаются наличие активов, их состояние и оценка.

Оформление приказа на проведение инвентаризации ОС

До начала проведения инвентаризации генеральный директор издает приказ. В данном случае можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-22 либо разработать бланк самостоятельно. В документе нужно указать состав инвентаризационной комиссии, сроки осуществления инвентаризации, причину, по которой она производится, а также в какие сроки результаты указанной проверки должны быть сданы в бухгалтерию организации.

Процесс инвентаризации ОС может занимать несколько дней. В приказе указывается, как правило, временной интервал для ее проведения.

Документальное оформление инвентаризации основных средств

В целях проведения инвентаризации на предприятии создается специальная комиссия, состав которой определяет руководитель. Обычно ее членами являются:

• сотрудники администрации компании;
• бухгалтеры, юристы, экономисты;
• трудящиеся технических подразделений;
• работники службы внутреннего аудита;
• и другие.

МОЛ в состав комиссии не включают, однако они должны присутствовать при проверке.

Результаты инвентаризации вносят в инвентаризационную опись (акт инвентаризации). Можно воспользоваться унифицированной формой описи ИНВ-1 либо разработать бланк самостоятельно. Применяемую форму описи (акта) следует закрепить в учетной политике.

Данный документ составляют на каждое основное средство и МОЛ. Опись оформляют в двух экземплярах: один бланк для бухгалтерской службы, второй — для ответственного лица.

Инвентаризационная опись позволяет сравнить фактическое наличие с данными бухучета и предусматривает одну общую графу для отражения наименования, назначения и краткой характеристики ОС. В опись заносят полные названия активов, их назначение, инвентарные номера и основные эксплуатационные и технические показатели. Реестры визируют все участники комиссии и материально ответственные лица. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что проверка прошла в их присутствии и претензии к комиссии они не имеют.

Если в результате инвентаризации обнаружены отклонения от учетных данных, то формируют сличительные ведомости. Указанный документ заполняется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй вручается материально ответственным лицам.

Сличительные ведомости можно составить по форме ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно. Применяемую форму следует закрепить в учетной политике.

Инвентаризация арендованных ОС осуществляется в аналогичном порядке. По указанным объектам составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды ОС. Опись заполняется в трех экземплярах, отдельно по каждому арендодателю и с указанием срока аренды. На арендованные основные средства составляются также отдельные сличительные ведомости.

Подведение итогов инвентаризации ОС

Как мы уже говорили ранее, если по итогам инвентаризации выявлены расхождения между фактическими остатками ОС и учетными данными, то этот факт нужно зафиксировать в сличительной ведомости.

Результаты инвентаризации обычно указывают в протоколе. Если были обнаружены излишки или недостача, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. Данный документ служит для обобщения результатов, выявленных отдельной инвентаризацией или несколькими, проведенными в течение отчетного периода.

При этом обнаруженные излишки или недостача основных средств могут возникать из-за ошибок в учете, то есть если объекты неверно учтены. Тогда необходимо внести исправления в бухучет. При этом ошибки текущего года исправляют в месяце их обнаружения. Если ошибки отчетного года выявлены после его завершения, но до утверждения отчетности, исправления датируют 31 декабря отчетного года.

Если в текущем году обнаружены прошлогодние ошибки, а годовой баланс уже утвержден собственниками фирмы, то исправления делают в текущем году.
Исправить ошибку можно двумя способами:

• сторнировать все неправильные проводки и записать верные;
• добавить запись на недостающую сумму.

Выявленные излишки основных средств следует оприходовать по рыночной стоимости объекта, которую нужно установить с учетом его технического состояния. Бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 01 (03) Кредит 91-1 — приняты к учету основные средства, выявленные при инвентаризации (готовые к эксплуатации).

Если выявленные излишки ОС нельзя применять в дальнейшем, то бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 08 Кредит 91-1.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков нужно включить в доходы. По ОС можно начислять амортизацию, но воспользоваться амопремией нельзя.

Недостачу ОС нужно зафиксировать в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С МОЛ следует взять объяснение о причинах недостачи.

Недостачу списывают на счет 94. Недостачу объектов в пределах норм естественной убыли необходимо отнести на счета по учету расходов, сверх норм на виновных лиц.

Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).