Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)».
С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте, правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов может (до 01.03.2023 должен был) вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Ведение журнала — сейчас это право, а не обязанность.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
О том, как оформляют приказ об утверждении самостоятельно разработанной формы путевого листа, читайте здесь.
С марта 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов в случае его использования должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Журнал состоит из двух частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя — о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
- бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
В ряде случаев руководство предприятия передает ответственным работникам право на подпись первичных документов. Подробнее — здесь.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов не обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Но вести его может быть целесообразно. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Журнал учета движения путевых листов
Изменения в правилах ведения путевых листов с марта 2023 года
Требования к оформлению путевых листов и их учету изменяются регулярно. Очередные законодательные трансформации применяются с 01.03.2023.
Нужно ли вести журнал путевых листов? Прямого ответа на этот вопрос нет. В приказе Минтранса, начавшем действовать с весны 2023 года, вообще не упоминается журнал учета путевых листов. Нет в нем и обязательного требования по организации такого вида учета на предприятии. Получается, что теперь ведение журнала – право компании/ИП, а не их обязанность.
Сколько продлится такой порядок, сказать сложно – действие приказа № 390 по задумкам Минтранса предусмотрено до 01.03.2029, но нет уверенности, что все произойдет по плану. К примеру, действие приказа № 368 было рассчитано на шесть лет (с 01.01.2021 до 01.01.2027) и в нем предусматривалась обязательность ведения журнала учета движения путевых листов, но с 01.03.2023 его отменили и обязанность по ведению журнала учета движения путевых листов превратилась в право.
Два способа ведения журнала учета движения путевых листов
С учетом ранее действовавших правил журнал регистрации путевых листов можно оформлять одним из способов:
Если собственники (владельцы) транспортных средств ведут такой журнал и не намерены от него отказываться, форму журнала, порядок заполнения и способ его ведения следует закрепить в локальном акте (приказе, распоряжении и т.п.).
Бланк и образец журнала учета движения путевых листов
За основу при разработке бланка журнала движения путевых листов можно взять привычную и давно применяемую унифицированную форму 8:
Заполненный образец журнала учета путевых листов:
При разработке собственной формы журнала из таблицы можно исключить ненужные графы и/или добавить новые поля для отражения дополнительной информации.
Если, примеру, на предприятии отсутствует диспетчер, а путевой лист водитель напрямую сдает в бухгалтерию, в журнал учета движения путевых листов эту графу можно не включать.
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как заполнить журнал учета путевых листов
Инструкцию по заполнению журнала каждая компания и ИП разрабатывает самостоятельно исходя из структуры бланка и набора данных, подлежащих фиксации.
Порядок заполнения журнала может предусматривать такие правила:
Если в компании принято изготавливать журнал учета движения путевых листов формы 8 или самостоятельно разработанной формы типографским способом, то все листы печатаются по единому образцу и брошюруются, как правило в один журнал с числом листов 50 и более (или в ином объеме по согласованию с заказчиком).
Итоги
С марта 2023 года журнал учета путевых листов оформлять необязательно. Законодательство не запрещает фиксировать движение путевых листов в таком журнале, поэтому можно продолжать оформлять его в прежнем порядке.
Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
- Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
- Когда был выдан путевой лист (дата).
- Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
- Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
- Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
- «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
- Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
- Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
- Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
- Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
- Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
- Какие грузы доставляет транспортное средство.
- Пробег.
- Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.