Как работать в сэде простым языком

Ввод документов в СЭД: С чего начать?

В терминологии разработчиков СЭД оцифровка документов носит название “document imaging” (создание цифровых образов документов), и эта функциональность является обязательной для любой современной системы электронного документооборота. К основным стадиям документооборота относятся:

Подготовка документов.
Сканирование.
Контроль качества сканирования.
Ввод документов в СЭД.
Индексация.

Мы сфокусируемся на первом и последнем этапе документооборота.

ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ВВОДУ В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Подготовка документов включает в себя полный анализ существующих документов, имеющихся в компании. Это наиболее важный и трудоемкий этап документооборота. На этом этапе документы нужно подготовить к сканированию: снять скрепки, удалить лишние наклейки и в целом привести документы в порядок, а также ответить для себя на несколько вопросов:

Какой у вас формат бумаги? Все документы укладываются в стандартный размер A4, или некоторые больше по размеру, а некоторые – меньше? Они односторонние или двухсторонние? Это нужно для того чтобы определить, какой формат устройства автоматической подачи документов требуется для сканирования, и какой вам нужен сканер – симплексный или дуплексный (то есть, сканирующий только одну или обе стороны листа). В норме выбранный сканер должен уметь отсканировать самый большой документ, имеющийся в компании. Существуют специализированные сканеры, способные сканировать большие чертежи, в том числе созданные при помощи средств CAD.

Как выглядят ваши документы? Они все черно-белые или некоторые в цвете? Есть ли на документах пометки маркером, рукописный текст, карандашом или чернилами? Это нужно для того чтобы определить, насколько продвинутая технология распознавания документов вам требуется. Если приобрести ПО, не способное обрабатывать, к примеру, текст, выделенный маркером, то в конечном итоге часть текста просто не распознается, потому что будет слишком светлой или слишком темной.

Какие типы документов вы хотите ввести в СЭД? Это стандартизированные формы – счета-фактуры, заказы на поставку, отчеты о доставке и т.д., или это сложные формы документов с разнообразным содержимым – например, медицинские карты, личные дела сотрудников, досье на клиентов? Это позволит классифицировать документы перед сканированием. Если они стандартные, то можно провести потоковое сканирование без особых усилий. Если форма документов сложная, то потребуется дополнительная настройка ПО для сканирования и распознавания – оно должно идентифицировать, какая категория документов сканируется, по особым параметрам документа. Типичные отметки, сигнализирующие ПО сканера, что пошла новая партия документов – чистые листы, штрих-коды, фиксированное число листов.

Есть ли потребность осуществлять полнотекстовый поиск по документам, которые будут прикреплены к регистрационным карточкам в СЭД? Если да, то крайне важно, чтобы качество сканирования было высоким. ПО для распознавания текста пока еще не дает стопроцентного результата, и качество оцифровки во многом зависит от состояния оригинала документа, разрешения сканера, от использующегося движка распознавания текста, от содержания документа. И потом – умеет ли ваша СЭД осуществлять полнотекстовый поиск по распознанным вложениям? Имеет ли она модуль интеграции с ПО для распознавания текста?

Сколько документов вам нужно отсканировать и насколько быстро? От объема сканируемых документов зависит и то, какой вам подходит сканер, и количество сотрудников, которые будут производить сканирование в заданных временных рамках.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индексация документов требуется для того, чтобы впоследствии эффективно осуществлять поиск нужных документов в СЭД. Как правило, в делопроизводстве под индексацией понимается присвоение документу регистрационного номера и условных обозначений – ключевых слов и аббревиатур, и практически все СЭД, в том числе СЭД ТЕЗИС, поддерживают эту функциональность, предлагая возможности автоматического нумератора. Это, разумеется, способствует стандартизации документов, однако индексация в ее «околокомпьютерном» понимании имеет несколько другое значение и предлагает больше возможностей.

Под индексацией в терминологии IT понимается процесс добавления сведений о существовании некоторой информации в поисковую систему. В системе документооборота ТЕЗИС существует модуль распознавания текста, разработанный в сотрудничестве с ABBYY – признанным лидером российского рынка распознавания отсканированных текстов. Кроме того, платформа Jmix (ex-CUBA Platform), на которой строится СЭД ТЕЗИС, предлагает возможности полнотекстового поиска по загруженным в систему документам – как регистрационным карточкам, так и вложениям.

Автоматизированный ввод документов в СЭД осуществляется посредством интеграции с ABBYY Recognition Server – программным обеспечением, позволяющим осуществлять массированное распознавание документов. Как это работает? Сканированные документы загружаются в карточки СЭД ТЕЗИС как вложения в виде файлов .pdf, .tiff или .png, то есть, в тех форматах, которые получаются на выходе у большинства современных сканеров. Сервер распознавания ABBYY автоматически преобразует изображения в электронные редактируемые форматы – PDF-документ, документ Microsoft Word или файл XML. Затем модуль полнотекстового поиска производит индексацию – попросту говоря, запоминает, что в системе есть такой файл. После добавления вложения делопроизводитель может вносить данные в карточку документа простым копированием распознанного текста из вложения, и ему становится доступен полнотекстовый поиск документа по его содержимому. Техническая деталь: для этого используется популярный движок Apache Lucene.

ЕЖЕДНЕВНОЕ СКАНИРОВАНИЕ

Сказанное выше относится и к ежедневным задачам по сканированию бумажных документов. Однако рутинное сканирование не требует столь тщательной подготовки, как оцифровка архива. Если объем документов, сканируемых ежедневно, большой (>500 листов), то наиболее эффективным будет потоковое сканирование.

Ежедневное сканирование также сильно зависит от источника документов. Если документы генерируются внутренними системами, то возможно облегчить процесс ввода в СЭД путем настройки печати штрих-кодов на документах. Это позволит автоматически регистрировать карточку документа путем считывания штрих-кода, при условии наличия соответствующего аппаратного обеспечения.

Для бумажных документов из внешних источников, как правило, штрих-коды печатаются в виде наклеек. СЭД ТЕЗИС поддерживает печать двух видов кодов, широко применяющихся на территории России – штрих-кода и QR-кода.

Как загрузить документы в СЭД

Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.

В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.

См. статью «Современные тенденции развития СЭД» в № 7’ 2021

См. статью «Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота» в № 7’ 2021

Создание в СЭД собственных документов

Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.

См. статью «Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?» в № 6’ 2021

Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).

См. статью «Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас» в № 6’ 2021

См. статью «Создаем “умные” бланки документов в MS Word» в № 2’ 2021

Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.

Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).

Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.

Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.

Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа

Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией

Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.

Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.

Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний? Ответ см. в № 7’ 2021

Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.

Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.

Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.

Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.

Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.

СЭД: путь от простого к сложному

Сегодняшней публикацией мы открываем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Реализация ВРМ-стратегии при помощи системы электронного документооборота может казаться заманчивой идеей — в конце концов, в любое современное решение встроен BPM-движок. Однако, взаимосвязь бизнес-процесса и документа на практике оказывается сложнее, чем представляется в теории. В серии статей мы совместно с экспертом Станиславом Макаровым расскажем о том, почему налаженная автоматизация хранения и обработки документов — первый шаг к будущей BPM-автоматизации. В последующих статьях мы планируем продемонстрировать актуальность этой мысли примерами реальных бизнес-процессов, таких как бюджетирование, договорная работа или материально-техническое обеспечение.

Возможности СЭД/ECM-систем за минувшие двадцать лет – а именно таков возраст этого рынка – значительно выросли. Им под силу любые задачи по автоматизации бизнес-процессов, сильно завязанных на работу с документами. Сразу оговоримся: здесь нет противостояния с BPM как с методологией. Внутри СЭД/ECM-решений как правило интегрированы современные BPM-движки, а уж их правильное использование – на совести заказчиков и внедренцев. Современная СЭД – это конструктор бизнес-объектов и, в общем-то, автоматизация документооборота с помощью подобных систем есть частный случай. Таким системам можно доверить очень широкий класс задач по управлению информацией на предприятии. (Примечание: здесь и далее, как разработчики СЭД ТЕЗИС, мы опираемся в первую очередь на возможности своей системы)

Итак, получив в руки мощный универсальный инструмент, вам хочется сразу, одним махом, решить все наболевшие вопросы. Подумаешь, документооборот, входящие-исходящие! Это же вчерашний день! Давайте сразу автоматизировать самые сложные наши процессы! – Для кого-то это договорная работа, для других бюджетирование, для третьих – материально-техническое снабжение. Сразу и не угадаешь, что наиболее важно – внутри большой организации все эти решения могут быть одинаково востребованы. И хуже того – все взаимосвязаны. Вот тут нас и подстерегает ловушка: автоматизация одного участка не обязательно даст прирост производительности по организации в целом. Потому что ни одно подразделение не работает изолированно от других, потери производительности на стыках могут свести на нет эффект от внедрения.

Ловушка парадокса продуктивности

В более широком контексте это явление известно как «парадокс продуктивности», сформулированный нобелевским лауреатом Робертом Солоу, который гласит, что «вы можете увидеть эру компьютеров повсюду вокруг себя, но не в цифрах роста производительности» (Solow, 1987), и заключается в несоответствии затрат на ИТ полученным результатам. Статистические данные многократно подтвердили, что рост продуктивности не коррелирует с затратами на ИТ – чем больше страны инвестируют в информатизацию, тем больше у них расходы на создание и поддержание самих ИТ-систем, при этом общий выигрыш в производительности оказывается не так уж велик.

Однако, не все так печально, надежда есть! Новейшие исследования показали, что на уровне стран получается преодолеть эту неприятную тенденцию, когда достигается некоторый критический объем вложений в ИТ-инфраструктуру – то есть, когда все предприятия и организации начинают взаимодействовать друг с другом в электронной форме, бизнес-процессы выходят на новый уровень эффективности.
Строго говоря, с научной позиции парадокс Солоу проявляется на национальном и глобальном уровнях, а не на уровне отдельного предприятия, которое может инвестировать в ИТ с гораздо большей отдачей, чем в среднем по отрасли или стране. Тем не менее, некоторые аналогии прослеживаются – как мы знаем, «островковая» автоматизация большого эффекта не дает.

«Две копейки» от СЭД – в общее дело

Позвольте СЭД вставить здесь свои две копейки: вы не сможете выстроить сквозные, кросс-функциональные бизнес-процессы в организации и оптимизировать общение с внешним миром – с клиентами, поставщиками и партнерами, пока вы не создадите единое информационное пространство и общий репозиторий документов. СЭД – это важная часть ИТ-инфраструктуры. Пусть не самая дорогая и не самая сложная – по сравнению с внедрением ESB (Enterprise Service Bus) или с тяжелым ERP-проектом. Но без единой базы документов, хранящейся в СЭД, многие другие инициативы просто буксуют.

Буксуют они потому, что бумажный документ или даже файл, если он не зарегистрирован в системе, становится «узким местом» в бизнес-процессе, вызывает затраты времени на прикрепление, копирование, пересылку, часто теряется, приходит не в том формате, и т.д. и т.п. В общем, если нет культуры и политики работы с документами, то с ростом информатизации бардак будет только усиливаться.

Планировать, что со временем доступ к системе понадобится всем сотрудникам организации, а не какой-то узкой группе «делопроизводителей»;
Заранее подумать об интеграции СЭД с ERP и другими вашими бизнес-приложениями – потому что все равно обязательно понадобится;
Начать с простых проектов, и не торопиться с выводами, понимая, что полная эффективность придет потом, когда СЭД «накроет» всю организацию.

Практика показывает – подход постепенного усложнения работает

Обзор крупных внедрений СЭД ТЕЗИС подтверждает практическую полезность данного подхода – условно назовем его «начни с СЭД, сложные процессы потом». Например, компании «Русская платина» нужно было автоматизировать работу с договорами. Но прежде, чем погружаться в специфику договорной работы в организации, нужно было обеспечить инфраструктуру документооборота. «Русская платина» живет в распределенном режиме – головной офис в Москве, а производственные подразделения в Хабаровске. Поэтому сначала пришлось разработать и внедрить решение по синхронизации двух площадок, чтобы реализовать «смежные процессы» – когда участники цепочки согласования находятся кто в Москве, а кто в Хабаровске, но при этом работают как будто в одной системе, хотя их на самом деле две – потому что централизованное решение слишком бы зависело от канала связи и был бы высок риск простоя.

В НК «Альянс» тоже начинали внедрение СЭД, имея целью сократить сроки согласования и минимизировать риски потери документов – вполне обычное желание любого заказчика. Поскольку бизнес-пользователи не хотели «прогибаться» и подгонять свои процессы под то, как это реализовано в системе, критерием выбора была гибкость и возможность настройки процессов.
(Небольшая ремарка: Бизнес-консультанты могут раскритиковать такой подход. По науке, нужно провести реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процессов. Никто не спорит, так оно и есть – только это будет не ИТ, а консалтинговый проект. Выбранная ранее гибкая система может быть перенастроена на новые процессы, в соответствии с рекомендациями консультантов – здесь нет конфликта. Но если «захардкодить» систему управления под старые процессы, то потом ее придется просто выкинуть.)

На первом этапе особенно остро стоял вопрос ускорения процесса согласования договоров и это удалось решить с помощью СЭД. Дальше – больше: ведь суть договорной работы состоит не в формальном визировании документов или в вылавливании юридических нюансов. Задача согласующего на самом деле состоит в том, чтобы принять решение, нужен ли вообще этот договор, можно ли заключить его сейчас или надо подождать, подходит ли нам этот контрагент или нет. То есть, управление договорами – это часть управленческого учета, что влечет за собой соответствующий блок функциональных требований. В итоге получилось, что решение выросло потом в сложную казначейскую систему, которая позволяет работать с платежными документами к договорам, вести финансовое планирование, проверять заявки на соответствие бюджету и прочее. Это еще СЭД или уже нет? Пусть ломают головы теоретики. А для заказчика это система, которая решает его проблемы 🙂

Подходит ли вам «коробка»?

На этот вопрос с уверенностью можно ответить: «Да!» На первых порах СЭД из коробки (с необходимыми при внедрении настройками, но без глубокой кастомизации) прекрасно справится с большим объемом типовых задач в любой организации. Потому что работа с организационно-распорядительными документами в принципе везде устроена одинаково. Специфика начинается, когда вы вторгаетесь в какие-то бизнес-процессы, хотя бы в договорную деятельность. Хотя Гражданский Кодекс у нас для всех одинаков, организации работают с договорами по-разному – потому что управленческий учет есть процесс весьма творческий. Следом за договорами у вас могут появиться и более широкие пожелания – как это было у НК «Альянс» и других клиентов Haulmont.

Надо ли сразу ставить задачу на доработку системы, если все организации уникальны? Не факт. Не научившись пользоваться штатными возможностями СЭД, вы можете так ее «закастомизировать» своими требованиями, что потом поддержка будет обходится очень дорого (снова вспоминаем про парадокс Солоу). Начините с использования стандартных функций, пусть люди привыкнут работать с электронными документами. Параллельно можно вести обследование и проектирование новых бизнес-процессов и доработку системы.

Методология Agile, широко распространенная в разработке ПО, вполне применима и к бизнесу: наращивайте функциональность постепенно, шаг за шагом. Планируйте улучшение и развитие системы – цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) вам в помощь! И вы не заметите, как из стандартной СЭД у вас получится система, точно настроенная на потребности вашего бизнеса.

Электронный документооборот на предприятии

Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.

Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.

1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.

Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>

2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»

Ответьте на следующие вопросы:

можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

3. Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах	Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина	По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников	ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации	Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000	Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков	Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура	Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

4. Функционал и классификация СЭД и ECM

Что относят к ECM

По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
Сканирование бумажных документов и управление их образами.
Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Что умеет делать СЭД

По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:

выполняющие задачи делопроизводства;
предназначенные для электронного архива;
workflow-системы;
комплексные или ECM-системы.

5. Как устроена ECM-система

Технологии

К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

захват (Capture),
управление (Manage),
хранение (Store),
защита (Preserve),
доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.

СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.

Учёт финансовой документации

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д

Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:

хранение в ECM образов документов, учёт которых ведётся в ERP;
хранение ERP-отчётов в ECM, в том числе подписанных ЭП;
согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.

Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

7. Внедрение программы электронного документооборота

Оценка эффекта

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения

Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.

Внедрение состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ИС;
настройка и адаптация системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.

Правила успешного внедрения:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования системы;
выделение и углублённое обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ИС;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения информационной системы

Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям: