Отчёты при приёме сотрудника на работу в 2023 году
При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.
Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году
На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.
При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.
Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.
Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году
Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.
| Кадровое событие | Срок сдачи |
|---|---|
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу
Укажите на титульном листе информацию об организации:
- регистрационный номер в СФР (ПФР);
- сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
- ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
- основной ОКВЭД организации;
- ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
- телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
- электронный адрес организации.
Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.
| Графа | Информация |
|---|---|
| 1 | Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания |
| 2 | Дата кадрового мероприятия по приказу |
| 3 | Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ») |
| 4 | Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют) |
| 5 | Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей. |
| 6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий |
| 7 | Заполняется только при увольнении |
| 8 | |
| 9 | |
| 10 | |
| 11 | Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок |
В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | договор авторского заказа |
| ДОИП | договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
В какой форме сдавать ЕФС-1
Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»
Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.
Отчёт состоит из семи блоков:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- информация о документе, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
- информация об адресе регистрации;
- информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
- сведения о способе выплаты пособия.
В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.
Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.
Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу
За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.
За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.
За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.
За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
ЕФС-1 при приеме на работу сотрудника: образец заполнения
Работодатели отчитывались обо всех вновь принятых на работу сотрудниках и до 2023 года. Только получателем сведений был ПФР, а отчетная форма — СЗВ-ТД. С 01.01.2023 такого рода информацию нужно передавать по другому адресу (в Социальный фонд) и на новом бланке (ЕФС-1).
Чтобы сообщить в Социальный фонд (СФР) о новом сотруднике, не требуется заполнять все поля и разделы новой формы: бланк предназначен не только для информирования о кадровых мероприятиях, но и для других целей (передачи сведений о зарплате бюджетников, начисленных взносах на травматизм и т. д.).
Отчет ЕФС-1 при приеме на работу нового сотрудника включает:
С бланком отчета ЕФС-1 в 2023 году и образцом его заполнения при приеме сотрудника можно ознакомиться, перейдя по этой ссылке.
Далее расскажем, на что обратить внимание при заполнении в 2023 году отчета ЕФС-1 при приеме сотрудника.
Инструкция по ЕФС-1
Среди всех кадровых мероприятий, подлежащих отражению в ЕФС-1, прием на работу — самое простое с минимальным набором обязательных данных.
Разобраться, по каким правилам в такой ситуации заполнить отчетный бланк, поможет инструкция:
С образцом ЕФС-1 при приеме на работу, оформленным по практической ситуации, вы можете ознакомиться в следующем разделе.
Разнообразные инструкции и алгоритмы, размещенные на нашем сайте, помогут быстро разобраться с различными хозяйственными ситуациями:
-
;;.
Образец на примере
Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу, покажем на примере.
В ООО «Вектор» в течение двух месяцев пустовала должность маркетолога — соискатели не могли пройти отбор по жестким требованиям. Наконец, рекрутинговое агентство подобрало подходящую кандидатуру — специалиста с высшим образованием и опытом работы Гаврилову Евгению Павловну. После собеседования с руководством она написала заявление, а кадровик оформил приказ о приеме на работу № 31 от 21.03.2023. Форму ЕФС-1 со сведениями по новой сотруднице Гавриловой Е. П. компания представила в СФР 22.03.2023.
Посмотрите образец заполнения ЕФС-1 при приеме по данным примера. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Какие документы нужны для оформления на должность нового сотрудника, рассказывает Типовая ситуация, подготовленная специалистами системы «КонсультантПлюс». Полезными рекомендациями можно воспользоваться сразу после оформления демодоступа. Это бесплатно.
Две подсказки по отправке отчета
После оформления отчета остаются два важных вопроса:
- как подать ЕФС-1 о приеме в СФР;
- в какие сроки подачи ЕФС-1 при приеме нужно уложиться.
Ответы на них мы изложили на этой схеме:
Такой порядок применяют не только действующие работодатели, но и вновь созданные организации.
Итоги
При оформлении в 2023 году отчета ЕФС-1 при приеме сотрудников на работу нужно заполнить титульный лист, подразделы 1 и 1.1 к разделу 1. Передать заполненные разделы бланка в СФР необходимо не позднее рабочего дня после издания приказа — в электронной форме (для всех) или на бумаге (при численности менее 10 человек).
В каких случаях и в какие сроки надо подавать сведения по форме СЗВ-ТД
Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.
Кто сдает СЗВ-ТД
Форму СЗВ-ТД должны сдавать все работодатели — российские компании, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и отделения иностранных компаний.
Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.
Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:
- сотрудника приняли на работу или уволили;
- сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- перевели на другую постоянную работу в рамках компании;
- по решению суда сотрудника лишили права занимать какую-то должность или выполнять работу;
- компанию или должность переименовали, сотруднику присвоили вторую профессию или другую квалификацию с записью в трудовую книжку.
Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.
Куда и в какие сроки подавать СЗВ-ТД
Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.
| Основание для сдачи отчета | Срок подачи |
|---|---|
| Прием на работу или увольнение сотрудника | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Если приказ о приеме не издавался — на следующий рабочий день после даты заключения трудового договора. |
Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.
Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.
Как заполнить СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают по форме, утвержденной пенсионным фондом. Заполняют форму на основе внутренних документов: приказов, распоряжений, трудовых договоров. На каждого сотрудника оформляют отдельную форму СЗВ-ТД.
Правила заполнения и сдачи СЗВ-ТД по срочным и бессрочным трудовым договорам одинаковые.
Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.
Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.
Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.
Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»
| Кадровое событие | Что писать в графе 3 |
|---|---|
| Прием на работу | ПРИЕМ |
| Перевод на другую работу | ПЕРЕВОД |
| Изменение названия компании | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ |
| Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности | ПРИСВОЕНИЕ |
| Увольнение с работы | УВОЛЬНЕНИЕ |
| Лишение судом права занимать должность или выполнять работу | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
Графу 4 заполняют в двух случаях:
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, в графе ставят код «РКС».
- Если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — код «МКС».
В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.
Как узнать код выполняемой функции
Графу 6 «Код выполняемой функции» нужно заполнять при приеме на работу или переводе, при других кадровых событиях это не обязательно. Код берут из общероссийского классификатора занятий.
Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.
Примеры кодов для некоторых должностей
| Вид деятельности | Код выполняемой функции |
|---|---|
| Руководитель компании | 1120.9 |
| Бухгалтер | 2411.6 |
| Экономист | 2631.5 |
| Юрист | 2611.8 |
| Секретарь | 4120.1 |
| Системный администратор | 2522.4 |
Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.
Штрафы за непредставление СЗВ-ТД
Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.
Привлечь к ответственности могут руководителя или уполномоченного им сотрудника, который занимается кадрами.
Заполнение ЕФС‑1 при приеме на работу сотрудника
Работодатели и до 2023 года сообщали о приеме новых сотрудников через форму СЗВ-ТД. Теперь это надо делать с помощью нового отчета ЕФС-1, но заполнить нужно только два его раздела. Расскажем, как это сделать, и приведем образец.
В этой статье:
- Что такое ЕФС-1
- Сроки отправки ЕФС-1 при приеме сотрудника
- В какой форме и куда сдавать отчет
- Какой раздел ЕФС-1 заполнять при приеме на работу
- Какой штраф назначат за ошибки в ЕФС-1
Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты
В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.
Что такое ЕФС-1
После объединения ПФР и ФСС изменились и формы отчетности. Теперь вместо нескольких прежних форм появилась единая форма для нового Социального фонда (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, №246п).
Новый отчет состоит из титульного листа и двух разделов:
Раздел 1 — включает сведения о кадровых мероприятиях, зарплате и стаже, дополнительных взносах на накопительную часть пенсии. В этот раздел вошли старые формы с некоторыми изменениями: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СИоЗП, ДСВ-3.
Раздел 2 — включает сведения о начисленных «несчастных» страховых взносах. Этот раздел почти без изменений повторяет старую форму 4-ФСС.
Если вы уже работали со старыми формами, то заполнять ЕФС-1 будет легко. Каждую часть нового отчета можно заполнять и сдавать отдельно под общим титульником. А вот корректировки за прошлые годы нужно сдавать по старым формам.
Важно! Отчет СЗВ-М тоже отменен, но он не входит в состав ЕФС-1. Его заменила новая форма, которую работодатели сдают в ФНС: «Персонифицированные сведения о физических лицах». Часть сведений из этой формы налоговая передает в СФР.
Сроки отправки ЕФС-1 при приеме сотрудника
ЕФС-1 сдают с начала 2023 года. В общем случае срок сдачи — 25 число в месяц после отчетного квартала.
Но когда речь идет о найме сотрудника по трудовому договору или о заключении договора ГПХ с новым подрядчиком (не самозанятым и не ИП) — то соответствующий раздел отчета надо сдать в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Скажем, если вы наняли человека в пятницу, то понедельник следующей недели — крайний срок для отправки отчета.
Если вы переводите сотрудника в другой отдел или ему присвоена новая квалификация, о чем тоже надо сообщить в СФР — то есть обо всех менее важных, чем найм или увольнение, кадровых мероприятиях сообщают в отчете не позднее 25 числа следующего месяца.
В какой форме и куда сдавать отчет
Если у вас 10 и менее сотрудников в штате и подрядчиков на договорах ГПХ (не считая самозанятых и ИП), то ЕФС-1 можно сдавать на бумаге. Если сотрудников больше — только в электронном виде.
Отправить форму нужно в территориальный орган нового Социального фонда России.
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
Какой раздел ЕФС-1 заполнять при приеме на работу
Чтобы сообщить фонду о новом сотруднике или подрядчике, нужно заполнить только следующие части отчета:
подраздел 1 из раздела 1;
подраздел 1.1 из подраздела 1.
Оформить кадровое мероприятие по приему на работу проще всего, в этом случае нужно заполнить минимум полей.
Титульный лист
Титульник всегда заполняют одинаково, независимо от того, какие разделы будут «под обложкой» отчета.
Здесь нужно указать сведения о нанимателе: ФИО предпринимателя или название компании, регистрационный номер в фонде, ИНН и ОГРН, а госучреждения указывают еще и коды статистики.
В правилах заполнения отчета оговаривается, что адрес электронной почты может содержать только латинские буквы, точки, дефис и знак @.
Поле со сведениями о страхователе, за которого подается отчет, заполняют только правопреемники реорганизованных компаний.
Образец заполнения титульного листа ЕФС-1
Подраздел 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности…»
В первую очередь заполняют анкету со сведениями о новом сотруднике — указывают его ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. А еще вписывают коды о статусе и гражданстве:
ПЖИГ — иностранец или человек без гражданства, постоянно проживающий в РФ;
ВЖИГ — иностранец или человек без гражданства, временно проживающий в РФ;
ВПИГ — иностранец или человек без гражданства, временно пребывающий в РФ (это не касается только высококвалифицированных специалистов);
ВКС — временно пребывающие в РФ высококвалифицированные специалисты.
Рядом с четырьмя клетками для статуса есть три клетки для кода страны. 643 — код России. Людям без гражданства проставляют три нуля, коды других стран можно найти в руководстве по заполнению отчета (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № №246п).
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Подраздел 1.1
Дальше идет таблица, знакомая нам по СЗВ-ТД. Если работник подавал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о предоставлении выписки из трудовой книжки, в специальных полях можно указать дату этих заявлений. Если в прошлых отчетах вы подали сведения о таких заявлениях по ошибке, новым отчетом их можно отменить — для этого поставить «Х» в поле «Признак отмены».
В таблице указывают номер кадрового мероприятия, затем дату найма — это должна быть дата заключения трудового договора или договора ГПХ с подрядчиком.
В графе 3 ставят код для мероприятия:
ПРИЕМ — если наняли сотрудника в штат и заключили трудовой договор;
НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ — если заключили с физлицом договор ГПХ.
В 4 графе нужно поставить отметку, если штатный сотрудник или подрядчик работают в районах Крайнего Севера (РКС) или в местностях, приравненных к ним (МКС). Например, ваша компания находится в Москве, и вы наняли удаленного дизайнера в Воркуте — тогда отметка понадобится. Если все наоборот: это компания находится в Воркуте или Печоре, а дизайнер работает из Краснодара, то отметка не нужна — графу в этом случае оставляют пустой.
Графу 5 заполняют только по сотрудникам в штате: здесь надо указать должность или профессию на основании штатного расписания. По совместителям тоже ставят отметку.
В 6 графе указывают код работы, состоящий из пяти знаков, — посмотреть коды можно в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Для подрядчиков вписывают код вида договора:
ДОИП — об отчуждении права на произведение;
ИЗЛД — лицензионный издательский;
ЛДПИ — лицензионный на использование произведения.
Графу 7 при найме пропускают — она нужна при увольнении. В графах 8-10 пишут реквизиты документа, на основании которого нанят сотрудник: трудовой договор, приказ, гражданско-правовой договор — ставят дату утверждения документа и его номер.
В графе 11 ставят отметку «Х», если нужно отменить сведения, переданные в предыдущем отчете. Тогда их воспроизводят во всех графах и ставят признак отмены «Х».
Образец заполнения подраздела 1.1
Какой штраф назначат за ошибки в ЕФС-1
Если ЕФС-1 при найме сотрудника отправить позже 2 рабочих дней или отправить его с ошибками, придется платить штраф (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
некорректные или неполные данные, опоздание с отчетом — 500 рублей за каждого сотрудника или подрядчика;
если нужно было сдать отчет в электронном виде, а он отправлен на бумаге — 1 000 рублей.
Можно избежать штрафов, если вы заметите ошибку первыми и отправите уточненный отчет или если вы отправите уточненку не позднее пяти дней после поступления требования. А еще можно получить 50% скидку на штраф, если платить его в течение 10 дней после поступления требования.
Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты
В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.