Что такое жизненный цикл проекта? И почему для PM-а важно знать из каких этапов состоит проект?
Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики. Этапами часто ещё называют фазами проекта, которые являются набором взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из промежуточных или окончательных результатов проекта.
Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.
Жизненный цикл проекта является важнейшим элементом системы управления проектом, поскольку позволяет:
— чётко структурировать процессы подготовки проекта и принятия управленческих решений;
— устанавливать ответственность за промежуточные и конечные результаты;
— определять процедуры своевременного внесения изменений в проект в зависимости от достигнутых результатов.
Существует 5 основных этапов ЖЦП, которые используются во всех проектах вне зависимости от специфики:
- Инициация;
- Планирование;
- Реализация;
- Контроль и мониторинг;
- Закрытие.
Далее рассмотрим каждый этап подробнее и поговорим какие инструменты проектного менеджмента используются в каждом блоке.
В ходе Инициации проекта исследуются предпосылки реализации идеи проекта, оцениваются вводные, цели, требования, делается первоначальная оценка реализации, готовится первичная оценка стоимости проекта.
— Паспорт/устав проекта/Project charter;
— План управления стейкхолдерами.
Таким образом, этап инициации можно закрывать только после того, как будет подготовлен и согласован с ключевыми стейкхолдерами Паспорт проекта.
На этапе Планирования ведётся детальная проработка всех технических и организационных аспектов реализации проекта, разработка проектной документации, детальных планов и бюджета проекта.
— Матрица RACI (Помогает определить зоны ответственности команды проекта и стейкхолдеров);
— Scope работ над проектом;
— План-график работ (RoadMap);
— План коммуникаций с клиентом и командой проекта (Сommunication plan);
— Оценка рисков (Risk assesment).
Каждый из инструментов выше, после заполнения и проработки, нужно также согласовать со стейкхолдерами проекта.
Основная фаза проекта, в ходе которой создаётся конечный продукт проекта.
Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы:
а) привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, необходимых для реализации проекта;
б) анализ и утверждение промежуточных результатов проекта;
в) принятие решение о переходе к последующим фазам реализации или к фазе завершения проекта;
г) принятие решений о внесении изменений в проект и планы реализации.
Инструменты фазы (для данной фазы важно не создавать и согласовывать, а управлять ранее созданными инструментами):
— Управлением План-графиком работ;
— Документирование хода реализации.
Этап является самым дорогим и длительным для проекта, поэтому чем лучше будет проведена работа на первых двух этапах, тем проще для PM-а пройдёт стадия Реализации.
Фаза предполагает, что PM-у необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану и выполняла работы в срок. В основном работа направлена на поддержание коммуникации с командой и со стейкхолдерами.
Инструменты ( в основном встречи и мероприятия, которые были зафиксированы в План коммуникаций с клиентом и командой проекта (Сommunication plan)):
— отчёты о ходе проекта/выполнения работ;
— презентации проекта для заказчика, руководителя и других заинтересованных лиц;
— еженедельные или ежемесячные совещания;
— встречи для представления результатов проекта и их обсуждения.
Этап Мониторинга аналогично этапу Реализации будет легче проходить для PM-а, если хорошо была проведена подготовка Инициации и Планирования.
Основными задачами фазы являются выполнение финального тестирования продукта проекта и сдача/приёмка результата проекта с заказчиком.
— План-график работ (проверить, что все работы были выполнены);
— Архивация проектной документации;
— Передача продукта заказчику с необходимой документацией и инструкциями;
— План передачи и поддержки продукта после передачи
— Закрытие и согласование закрытия с заказчиком.
Завершающий этап, который нужно также проработать тщательно с заказчиком, чтобы не возникла необходимости переорганизовывать проект.
Разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет PM-у и команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.
Естественно, существуют разные вариации ЖЦП, но в целом по смыслу особых отличий нет. Не важно как называется конкретная фаза, важно, чтобы менеджер понимал по какому принципу функционирует любой проект.
5.4 Процесс эксплуатации
Процесс эксплуатации состоит из работ и задач оператора. Процесс охватывает эксплуатацию программного продукта и поддержку пользователей в процессе эксплуатации. Так как эксплуатация программного продукта входит в эксплуатацию системы, работы и задачи данного процесса связаны с системой.
Оператор управляет процессом эксплуатации на проектном уровне в соответствии с процессом управления (подраздел 7.1), который конкретизируется в данном процессе; определяет инфраструктуру для данного процесса в соответствии с процессом создания инфраструктуры (подраздел 7.2); адаптирует данный процесс к условиям проекта в соответствии с процессом адаптации (приложение А) и управляет процессом эксплуатации на организационном уровне в соответствии с процессами усовершенствования (подраздел 7.3) и обучения (подраздел 7.4). Если оператор является поставщиком программной услуги, то оператор выполняет также процесс поставки (подраздел 5.2).
Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ:
1. подготовка процесса;
2. эксплуатационные испытания;
3. эксплуатация системы;
4. поддержка пользователя.
Читайте также
5.5 Процесс сопровождения
5.5 Процесс сопровождения Процесс сопровождения состоит из работ и задач, выполняемых персоналом сопровождения. Данный процесс реализуется при изменениях (модификациях) программного продукта и соответствующей документации, вызванных возникшими проблемами или
5.5.6 Снятие с эксплуатации
5.5.6 Снятие с эксплуатации Данная работа состоит из следующих задач:Примечание — Программный продукт может сниматься по заявке собственника.5.5.6.1 Должен быть разработан, документально оформлен и реализован план снятия с эксплуатации при прекращении активной поддержки
6.4 Процесс верификации
6.4 Процесс верификации Процесс верификации является процессом определения того, что программные продукты функционируют в полном соответствии с требованиями или условиями, реализованными в предшествующих работах. Для оценки эффективности затрат и выполняемых работ
6.5 Процесс аттестации
6.5 Процесс аттестации Процесс аттестации является процессом определения полноты соответствия установленных требований, созданной системы или программного продукта их функциональному назначению. Аттестация может проводиться на начальных этапах работы. Данный процесс
6.7 Процесс аудита
6.7 Процесс аудита Процесс аудита является процессом определения соответствия требованиям, планам и условиям договора. Данный процесс может выполняться двумя любыми сторонами, участвующими в договоре, когда одна сторона (ревизующая) проверяет другую сторону
7.1 Процесс управления
7.1 Процесс управления Процесс управления состоит из общих работ и задач, которые могут быть использованы любой стороной, управляющей соответствующим процессом(ами). Администратор отвечает за управление продуктом, проектом, работами и задачами соответствующего
7.3 Процесс усовершенствования
7.3 Процесс усовершенствования Процесс усовершенствования является процессом установления, оценки, измерения, контроля и улучшения любого процесса жизненного цикла программных средств.Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ:1. создание процесса;2. оценка
7.4 Процесс обучения
7.4 Процесс обучения Процесс обучения является процессом обеспечения первоначального и продолженного обучения персонала. Заказ, поставка, разработка, эксплуатация и сопровождение программных продуктов в значительной степени зависят от квалификации персонала.
Условия эксплуатации:
Условия эксплуатации: • Соблюдать температурный режим эксплуатации – температуру очищаемой воды и температуры воздуха в помещении. Не устанавливать рядом с источниками тепла более 40 °С.• Соблюдать режим эксплуатации по давлению. Превышение давления в водопроводной
3.1.3. Указания по эксплуатации
3.1.3. Указания по эксплуатации Произвести внешний осмотр изделия. Проверить: соответствие комплектации паспорту изделия, наличие этикетки на изделии, отсутствие признаков предельного состояния – трещин на корпусе и других механических повреждений.Эксплуатация
3.3.3. Указания по эксплуатации
3.3.3. Указания по эксплуатации Проверить:• соответствие комплектации паспорту изделия;• наличие этикетки на изделии;• отсутствие признаков предельного состояния – трещин на корпусе и других механических повреждений.Эксплуатация устройства с признаками предельного
6 Процесс планирования ПО
6 Процесс планирования ПО 6.1 Цели процесса планирования ПО Назначение процесса планирования ПО состоит в том, чтобы определить методы создания такого ПО, которое позволит реализовать системные требования и обеспечить уровень качества, соответствующий требованиям
7.2 Процесс проектирования ПО
7.2 Процесс проектирования ПО Требования верхнего уровня к ПО уточняют далее в процессе проектирования ПО одной или несколькими итерациями, чтобы разработать архитектуру ПО и требования нижнего уровня, которые могут быть непосредственно использованы для получения
7.3 Процесс кодирования ПО
7.3 Процесс кодирования ПО В процессе кодирования ПО на основании архитектуры ПО и требований нижнего уровня создают исходный код.Разработчик должен разработать и зарегистрировать исходный код ПО, соответствующий каждому модулю ПО в проекте ЭКПО. Реализация ПО должна
7.4 Процесс интеграции
7.4 Процесс интеграции Объектный компьютер, исходный код и объектный код, полученные в процессе кодирования ПО, используют при редактировании связей и загрузке с целью создать интегрированную
8 Процесс верификации ПО
8 Процесс верификации ПО Верификация ПО обеспечивает техническую оценку всех средств разработки ПО, в том числе и результатов верификации ПО. Верификацию ПО выполняют в соответствии с Планом верификации ПО (12.3) и Планом квалификационного тестирования ПО (12.4), которые
Основные процессы жизненного цикла Приобретение
Процесс приобретения (как его называют в ГОСТ – “заказа”) определяет работы и задачи заказчика, приобретающего программное обеспечение или услуги, связанные с ПО, на основе контрактных отношений. Процесс приобретения состоит из следующих работ (названия ГОСТ 12207 даны в скобках, если предлагают другой перевод названий работ оригинального стандарта):
Inititation – инициирование (подготовка)
Request-for-proposal preparation – подготовка запроса на предложение (подготовка заявки на подряд)
Contract preparation and update –подготовка и корректировка договора
Supplier monitoring – мониторинг поставщика (надзор за поставщиком)
Acceptance and completion – приемка и завершение (приемка и закрытие договора)
Все работы проводятся в рамках проектного подхода.
Поставка
Процесс поставки, в свою очередь, определяет работы и задачи поставщика. Работы также проводятся с использованием проектного подхода. Процесс включает следующие работы:
Inititation – инициирование (подготовка)
Preparation of response – подготовка предложения (подготовка ответа)
Contract – разработка контракта (подготовка договора)
Execution and control – выполнение и контроль
Review and evaluation –проверка и оценка
Delivery and completion – поставка и завершение (поставка и закрытие договора)
Разработка
Процесс разработки определяет работы и задачи разработчика. Процесс состоит из следующих работ:
Process implementation – определение процесса (подготовка процесса)
System requirements analysis – анализ системных требований (анализ требований к системе)
System design – проектирование системы (проектирование системной архитектуры)
Software requirements analysis – анализ программных требований (анализ требований к программным средствам)
Software architectural design – проектирование программной архитектуры
Software detailed design – детальное проектирование программной системы (техническое проектирование программных средств)
Software coding and testing – кодирование и тестирование (программирование и тестирование программных средств)
Software integration – интеграция программной системы (сборка программных средств)
Software qualification testing – квалификационные испытания программных средств
System integration – интеграция системы в целом (сборка системы)
System qualification testing – квалификационные испытания системы
Software installation – установка (ввод в действие)
Software acceptance support – обеспечение приемки программных средств
Стандарт отмечает, что работы проводятся с использованием проектного подхода и могут пересекаться по времени, т.е. проводиться одновременно или с наложением, а также могут предполагать рекурсию и разбиение на итерации.
Эксплуатация
Процесс разработки определяет работы и задачи оператора службы поддержки. Процесс включает следующие работы:
Process implementation – определение процесса (подготовка процесса)
Operational testing – операционное тестирование (эксплуатационные испытания)
Жизненный цикл проекта
Период времени между инициацией проекта и его завершением с четкой последовательностью этапов называют жизненным циклом проекта. Несмотря на различие проектов по масштабу, сути и целям, все они имеют схожую структуру и на пути развития проходят через определенные фазы. Другими словами, не важно, какая методология выбрала для управления проектом, у него всегда будет начало, середина и конец.
В этой статье рассматриваем, что такое жизненный цикл проекта — его особенности, основные этапы и методы реализации жизненного цикла проекта (ЖЦП). Также предлагаем готовые решения от КСК ТЕХНОЛОГИИ — цифровые инструменты, призванные помочь в управлении проектом и его реализации.
Особенности жизненного цикла проекта
Хотя в каждом жизненном цикле все индивидуально и выстраивается с учетом специфики, у всех есть схожие особенности:
- Всегда в середине жизненного цикла проектов требуется максимальное количество ресурсов (материальных, финансовых, персонала). На стадиях старта и завершения эти показатели уже не так высоки.
- Максимально высокий уровень риска, как правило, на старте жизненных циклов. У команды могут возникать сомнения, неуверенность по поводу успеха проекта.
- На этапе инициации и запуска проекта всегда больше шансов внести изменения, улучшить методики, чтобы по итогу достичь поставленных целей. С развитием проекта это становится сложнее.
Также стоит отметить, что база жизненных циклов разрабатывается на основании нескольких принципов. Отметим, что составляет ЖЦП:
- Обязателен детальный план, где прописаны периоды и сроки, задачи и ответственные по ним. Необходимо отметить показатели в цифровом отображении, чтобы ожидаемый результат был понятен для всех участников.
- Наличие системы отчетности также обязательно. В соответствии с этой схемой по закрытию очередной стадии текущего проекта можно будет свериться с заявленными целями и достигнутыми по факту результатами.
- Также разрабатывают систему анализа, которая используется для прогнозирования дальнейшего развития проекта и внесения корректив по мере необходимости.
- В компании необходимо разработать четкую схему реагирования в случае форс-мажорных ситуаций — предусмотреть, как могут быть изменены задачи на любом из этапов находящегося в разработке проекта.
Зачем вообще нужен жизненный цикл проекта? Четкая структура помогает:
- создать условия для комфортной и открытой коммуникации между клиентом (заказчиком) и проектной командой;
- выстроить понятные шаги для достижения цели проекта с использованием доступных на текущий период ресурсов;
- управлять рисками проекта и по возможности минимизировать их на каждой из стадий.
Основная особенность любого жизненного цикла проектов — наличие четких и последовательных фаз.
Фазы жизненного цикла проекта
Пять фаз любого жизненного цикла проектов:
- Инициация.
- Планирование.
- Исполнение.
- Контроль.
- Завершение.
Обычно стадии жизненного цикла проекта имеют четкую последовательность и идут одна за другой, но бывают и исключения. Например, если в ходе работы потребовалось внести серьезные изменения, можно вернуться на предыдущую фазу, чтобы скорректировать работу команды.
Фаза1. Инициация.
Это первая фаза — старт работы. Команда прорабатывает концепцию, готовится к планированию и реализации проекта. На этом этапе важно поставить перед командой четкую задачу, сформировать ожидаемый результат, подготовить экономическое обоснование и найти партнеров.
В течение этой фазы предполагается много исследований, обсуждений, анализа. Если вы сотрудничаете с партнерами, на старте нужно определить, с какими проектами они уже работали, чего ожидают от этого, каких целей хотят достичь.
Итак, на этапе инициации жизненных циклов важно: определить общие цели и ожидаемый результат. После того как договоренности достигнуты, основные тезисы нужно прописать в уставе проекта. В дальнейшем устав будет использоваться как базис для планирования и решения спорных вопросов.
Фаза 2. Планирование.
Входя в эту фазу необходимо разработать дорожную карту проекта — документ, к которому каждый участник может обратиться в любое время, чтобы свериться с важными деталями, целями и ожидаемыми результатами.
Для более эффективной работы весь процесс лучше разбить на мелкие задачи. На этой фазе собирают команду и распределяют роли между всеми исполнителями. План с пошаговой последовательностью выполнения задач и четкими сроками помогает выстроить работу всей команды. Также на этапе планирования менеджеру нужно убедиться, что каждому из исполнителей хватает ресурсов для реализации поставленных задач.
Когда руководитель проекта составил график, обозначил роли и зону ответственности исполнителей, определил предполагаемые риски и способы их предупреждения, спланировал бюджет, можно собирать совещание со всей командой:
- представить проект, его цели и задачи;
- обсудить основные этапы и их количество;
- ответить на вопросы команды;
- познакомить с инструментами, которые будут использоваться в ходе работ.
Фаза 3. Исполнение.
На этой стадии команда уже сформирована, проект полностью утвержден и можно переходить к работе. Руководитель поддерживает запуск работы всех отделов, ответственных за реализацию проекта, проверяет, все ли исполнители заняты своими задачами и имеют необходимые инструменты для работы.
Фаза 4. Контроль.
Хотя этот из этапов жизненного цикла проекта мы рассматриваем только сейчас, работы по контролю стартуют одновременно с инициаций проекта. Чтобы достичь желаемых результатов, необходимо не просто подготовить и запустить процессы, но и постоянно следить, чтобы все исполнители следовали плану, имели необходимые ресурсы и своевременно выполняли задачи. В случае необходимости вносятся правки. В этом вопросе важна гибкость — вовремя обнаружить проблему, подумать, как ее решить и какие изменения внести.
Также в течение работы над проектом периодически проводятся промежуточные совещания. Руководитель собирает команду, обсуждает успехи, корректировки, решает спорные моменты и рассматривает проблемные ситуации.
Фаза 5. Завершение.
Эта фаза завершает проект. На этой стадии задачи решены, цели достигнуты. При окончании необходимо подготовить всю документацию для клиента, рассмотреть, какие ошибки были допущены, и что сделать, чтобы такого больше не повторилось. Также полезно встретиться со всей командой и обсудить результаты.
Этапы жизненного цикла проекта схожи для разных проектов и проектных команд, но строятся они с использованием различных моделей. Что такое модель, чем отличаются между собой разные модели и как правильно составить структуру жизненного цикла проектов — рассматриваем дальше.
Структура и модели жизненного цикла
Для подробного описания действий, которые планируется совершить в рамках работы над проектом, используют различные модели. Ранее была популярна модель «водопад» или waterfall. Суть такого подхода в установлении четких временных рамок, которые нельзя нарушать, а также в строгом соблюдении всех этапов. Такую модель еще называют каскадной. Она помогает четко спланировать выполнение задач на каждом этапе. Но важно понимать, что если на одной из этих стадий будет допущена ошибка, исправить ситуацию будет сложно. Поэтому сейчас все чаще руководители отдают предпочтение более гибким моделям:
- Спиральная. Суть такой модели в том, что изменения и правки могут вноситься на каждой фазе. Максимум внимания уделяется управлению рисками.
- Инкрементная. Модель, идеально подходящая для масштабных проектных задач. Крупные задачи разбивают на небольшие и делают их друг за другом.
- Итеративная. Модель, увеличивающая расходы на реализацию, но позволяющая обеспечить высокий уровень контроля на каждой фазе. Еще один плюс — минимизация рисков.
- Семиотическая. Модель создания структуры жизненных циклов, которая базируется на изучении смысловой структуры и логики. В этом случае важно оценивать каждый шаг в контексте выгоды.
Также отметим, что для повышения эффективности работы необходимо четко структурировать ЖЦ путем плавного перехода от простого к более сложному. Во всех проектах структура строится на базе матрицы ответственности с использованием таких методов:
- «Сверху-вниз». Одну крупную задачу делят на небольшие.
- «Снизу-вверх». Множество мелких задач постепенно сводятся к одной главное.
Руководитель делегирует обязанности и равномерно распределяет нагрузку на всех исполнителей, следит за затратами времени и ресурсов. Большую роль играет прозрачная система отчетности.
Итак, мы рассмотрели, что реализация любых проектов подразумевает наличие нескольких стадий жизненного цикла и разбивку на отдельные задачи. Теперь переходим к финальному вопросу — какие инструменты можно использовать, чтобы упростить этот процесс.
Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней
- Управление жизненным циклом продукта
- Управление проектами и задачами
- Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
- Аналитика и контроль
- Доступ с любых устройств 24/7
Инструмент для управления проектами от КСК ТЕХНОЛОГИИ
Представляем новую разработку — программное обеспечение КСК. Проекты. Это инструмент, состоящий из четырех модулей, каждый из которых имеет необходимый функционал для управления проектами и рисками, обмена информацией, коммуникации сотрудников. Также вы можете использовать этот инструмент для подготовки каждой фазы жизненного цикла проекта.
Мы создали КСК. Проекты на базе собственной low-code платформы класса BPMS. Это 100% российская разработка, которая облегчает управление продуктами и проектами. Предлагаем несколько вариантов продукта для компаний разного масштаба, удобный интерфейс, быстрое внедрение.
КСК. Проекты — это:
- понятно визуализированная иерархическая структура;
- инструменты для создания плана;
- контрольные точки;
- единое цифровое поле для обмена данными и хранения документов в облаке.
Хотите узнать, как КСК. Проекты поможет вашему бизнесу развиваться и выведет работу над проектами на новый уровень? Оставьте на сайте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию эксперта и подбор лучшего варианта продукта для вашего бизнеса.