Как списать технику в организации

Списание основных средств: проводки и документы

Если объект основных средств перестал приносить экономическую выгоду или пришел в негодность, его стоимость списывается с бухгалтерского баланса. Списание ОС оформляют приказом руководителя и актом. В учете актив списывают со счета 01.

Как списать основные средства

Объект ОС списывается с бухгалтерского учета, если он выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем. Условиями списания являются, например, такие (п. 40 ФСБУ 6/2020):

• прекращение использования из-за физического или морального износа при отсутствии перспектив продажи или возобновления использования;
• передача другому лицу в связи с продажей (меной), передача в виде вклада в капитал другой организации, передача в финансовую аренду, передача в некоммерческую организацию;
• физическое выбытие в связи с утратой, стихийным бедствием, пожаром, аварией и другими чрезвычайными ситуациями;
• истечение нормативно допустимых сроков или других предельных параметров эксплуатации, в результате чего использование становится невозможным;
• прекращение организацией деятельности, в которой использовался объект, при невозможности использовать его в продолжающейся деятельности.

Обоснование списания ОС

Списание с бухгалтерского учета основных средств требует обоснования. Объект относится к основным средствам при одновременном выполнении следующих условий:

• объект предназначен для длительного использования (свыше 12 месяцев) или обычного производственного цикла, превышающего 12 месяцев;
• объект не предназначен на продажу;
• объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем;
• объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд или для предоставления за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

При обосновании списания объекта основных средств необходимо подтвердить прекращение действия хотя бы одного из этих условий.

Списывать основные средства с 2022 года нужно по ФСБУ 6/2020.

Прежде чем ликвидировать имущество, которое невозможно или невыгодно использовать, придется соблюсти ряд процедур и заполнить необходимые документы.

Алгоритм действий при списании основного средства

Списание ОС проводится в строго последовательности:

1. Сначала нужно создать ликвидационную комиссию и составить заключение.
2. Далее принимается окончательное решение о ликвидации, частичной ликвидации и о списании имущества и оформляют приказ.
3. Затем нужно составить акт о списании основного средства.
4. В последнюю очередь делаются делают записи в учетных документах о списании объекта.

Документы для списания основных средств

1. Приказ о назначении ликвидационной комиссии. Комиссия должна осмотреть ОС и составить заключение, на основании которого готовится приказ директора.

2. Акт о списании основных средств. После того как получено заключение комиссии составляют акт о списании имущества. Для этого можно использовать типовую или самостоятельно разработанную форму. Типовые формы актов утверждены постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

Для составления актов о списании основных средств можно использовать следующие типовые бланки:

форма № ОС-4 – для одного основного средства, за исключением автотранспортных средств;

форма № ОС-4а – для автотранспортных средств;

форме № ОС-4б – для группы основных средств.

3.Затем нужно внести информацию в карточки учета:

инвентарная карточка по форме № ОС-6, если учитываете имущество обособленно; инвентарная карточка по форме № ОС-6а, когда основные средства учитываете в составе групп объектов;

Проводки для списания балансовой (остаточной) стоимости основного средства

ОС учитывают на счете О1 и списать их нужно именно с этого счета.

При списании необходимо отразить и все расходы, связанные с ликвидацией.

Балансовая стоимость основного средства признается в бухучете и бухгалтерской отчетности в составе прочих расходов (п. 44 ФСБУ 6/2020).

Проводки по списанию основных средств:

ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01 субсчет «Первоначальная стоимость» – отражена первоначальная стоимость ликвидируемого основного средства;

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» – отражена сумма накопленной амортизации;

ДЕБЕТ 02 субсчет «Обесценение» КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» – отражена сумма накопленного обесценения;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» – списана балансовая стоимость основного средства.

Процедура оформления утилизации оргтехники в компании

Невозможно представить себе современный офис или предприятие без компьютеров, принтеров, ксероксов, факсов и другой оргтехники. Она верно служит предпринимателям, но настает момент, когда оборудование либо устаревает морально, либо непоправимо ломается. На смену старой будет приобретена новая техника, но изжившие себя приборы, превратившиеся в мусор, нельзя просто вывезти к ближайшей помойке.

Почему компьютерная техника нуждается в специальной утилизации и как правильно производить эту процедуру с точки зрения законодательства РФ, читайте в этой статье.

Почему ненужная оргтехника – это не просто мусор

Все, что нельзя продать (подарить) или повторно использовать, представляет собой ненужные вещи, иными словами, мусор. Накопление таких предметов недопустимо на предприятии, где все должно работать на извлечение прибыли. Если компьютер более неэффективен или безнадежно испорчен, работать на нем нельзя, а значит, нужно будет приобрести на его место другой.

Естественно, от неполезных вещей надо избавляться. Такие активы, как оргтехника, списываются и утилизируются по специальной процедуре, предусмотренной законодательно. Причины регулирования утилизации оргтехники:

1. Профилактика вреда окружающей среде. Отработанная офисная техника относится к опасным отходам. При производстве компьютеров и других агрегатов применяются вещества, опасные для жизнедеятельности, например, свинец, мышьяк и др. Обычное выбрасывание техники, особенно регулярное, может нанести непоправимый вред экологии и здоровью.
2. Сбережение того, что можно сохранить. В состав оргтехники входят детали, содержащие цветной металл, а также определенное количество драгметаллов: золота, серебра, платины. Таким образом, Налоговый кодекс РФ считает даже абсолютно непригодную технику не лишенной определенной ценности. Металл можно извлечь и использовать повторно, кроме того, ценные составляющие необходимо правильно провести по бухгалтерии как часть активов.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Достаточным основанием для регламентированной утилизации компьютерной техники является ее законодательное обоснование. Иными словами, организация или лицо, уличенные в обычном выбросе такой техники, будут привлечены к административной ответственности за загрязнение окружающей среды и нарушение эпидемиологических норм.

Что говорит закон

Утилизация отжившей свое оргтехники регламентирована несколькими правовыми актами:

1. Административный кодекс в ст. 8.2 запрещает выбрасывать технику наряду с обыкновенным мусором, причем запрет касается как частных лиц, так и организаций.
2. Отдельный запрет на это действие для юрлиц прописан в постановлении Правительства РФ № 340.
3. Делать это своими силами предприятиям запрещает Федеральный закон № 89.
4. П.2 ст. 20 Федерального закона № 41 от 26 марта 1998 года обуславливает ненадлежащую утилизацию техники как нарушение Налогового кодекса РФ из-за содержания в ней ценных металлов, которые должны быть переработаны и направлены в фонд государства.
5. Специализированным предприятиям разрешено утилизировать технику при наличии соответствующей лицензии, согласно Постановлению Правительства РФ № 524 от 26 августа 2006 года.

Что именно нужно утилизировать

Список техники, подлежащей обязательной утилизации ввиду потенциальной опасности, содержится в приказе Министерства природных ресурсов, а также в Постановлении Правительства РФ № 818. В него входят:

• компьютеры;
• мониторы;
• люминисцентные лампы;
• медицинская техника;
• бытовые приборы;
• аккумуляторы;
• сканеры;
• ксероксы;
• принтеры и картриджи для них и др.

ВАЖНО! Нужно правильно утилизировать не только сами агрегаты, но и их лом, то есть даже отдельные части вышедшей из строя техники.

Списание оргтехники перед утилизацией

Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.

Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.

Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:

• штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
• штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.

ВНИМАНИЕ! Решение ставить старую технику на предприятии, чтобы избежать трат на списание и утилизацию, никак не сэкономит средства, поскольку за остающуюся активом технику придется платить налог.

Бухгалтерские проводки списания оргтехники

Если принято решение утилизировать определенную технику, это априори значит, что как актив она самортизирована до конца и уже никак не принимает участия в производственной деятельности. Ее бухучет ведется на счете 01 «Основные средства» и забалансовом счете 013 «Амортизационный фонд воспроизводства нематериальных активов».

В проводках списание оформляется как выбытие основных средств. Расходы на последующую утилизацию должны быть списаны в том же учетном периоде, несмотря на то что сама утилизация может проводиться позднее.

Вопрос: Предмет закупки — утилизация вычислительной оргтехники (компьютеры, принтеры, мониторы). Должны ли участники такой закупки обладать какими-либо лицензиями?
Посмотреть ответ

Этапы утилизации оргтехники

Первый этап производится силами организации с привлечением сертифицированных экспертов. Последующие этапы имеет право выполнять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.

1. Получение акта списания:
   • экспертная оценка;
   • определение остаточной стоимости списываемой техники;
   • заключение о невозможности ее дальнейшего использования;
   • оформление выбытия ОС.
2. Демонтаж оборудования с отделением содержащих драгоценные металлы частей:
   • обязателен акт об изъятии комплектующих, на основании которого техника списывается с карточек учета;
   • на его основании на каждую деталь заводится своя карточка учета (форма М-17), в которой указывается наименование лома (название узла), его общая масса и доля в ней драгметаллов каждого наименования.
3. Аффинаж – отделение драгоценных металлов от частей техники.
4. Оприходование полученных ценностей.
5. Передача драгметаллов в фонд государства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При обращении для утилизации в специализированную фирму организации достаточно будет провести реализацию старой техники: это избавит от необходимости учета и оприходования лома и драгметаллов.

Как провести утилизацию с помощью спецфирм

Организации, специализирующиеся на утилизации офисной и бытовой техники, имеют все необходимые разрешения и лицензии, а также оборудование для аффинажа драгоценных металлов. Многие из них уполномочены и проводить техническую экспертизу, предшествующую списанию такого оборудования. Специалисты осуществят:

• помощь в составлении актов списания на каждый из утилизируемых приборов;
• транспортировку, обезвреживание и размещение опасной части отходов;
• оформление санитарно-эпидемиологических документов;
• все последующие процедуры, связанные с драгметаллами.

Алгоритм для представителей фирм-владельцев старой оргтехники

1. Выбрать компанию для утилизации техники, сертифицированную в Пробирной палате.
2. Составить предварительный список техники, подлежащей утилизации.
3. Согласовать с фирмой стоимость ее услуг в зависимости от количества единиц техники и предоставляемого сервиса.
4. Заключить договор на утилизацию списанных основных технических средств.
5. Демонтаж поименованной техники.
6. Вывоз демонтированной аппаратуры.
7. Подписание акта о выполнении работ и окончательный расчет.

Не забудьте проверить правильность оформления и полноту пакета документов об утилизации: об услуге их оформления можно договориться с утилизирующей фирмой дополнительно.

Как списать технику в организации

Компьютеры, принтеры, факсы и иная оргтехника обеспечивают работу в любой организации. В процессе эксплуатации устройства устаревают, ломаются и перестают работать. Но в отличие от обыкновенных вещей, используемых в повседневности, компьютерную технику нельзя вывезти на свалку. В этом случае организацию могут привлечь к административной ответственности с назначением штрафа.

Почему оргтехнику нельзя самостоятельно вывезти на свалку

Существует несколько причин, по которым требования законодательства обязывают руководителей компаний списывать устаревшее или сломанное оборудование и утилизировать его посредством заключения договора со сторонней организацией:

• непоправимый ущерб природе. Внутри компьютеров, факсов и телефонов находится большое количество деталей: элементы питания, аккумуляторы и др. Производители изготавливают их из пластмассы и тяжелых металлов, которые наносят урон окружающей среде при попадании в землю. Поэтому отвезти монитор или сканер на полигон нельзя;
• нарушение процедуры списания с баланса организации основных средств. В государственных учреждениях и коммерческих организациях оргтехника относится к ОС. Стоимость серверов, принтеров и компьютеров бывает очень высока. Для их правильного списания необходимо проведение технической экспертизы. По результатам исследования утилизирующая компания выдает заказчику акт с указанием причин списания ОС. Без наличия такого документа вывезти оргтехнику и снять с баланса невозможно;
• вторичное использование запасных частей. Полученные запчасти мастера используют для ремонта устаревших моделей. Передав рабочие элементы в переработку, компания может получить компенсацию. Такая денежная сумма в части покроет расходы на приобретение нового оборудования.

Чтобы утилизировать устройства, важно определиться с причинами такой деятельности.

Причины списания объекта

До списания ОС необходимо выяснить причину:

• физический износ;
• выход из строя;
• моральное устаревание.

При поломке офисной техники или моральном износе необходимо обратиться в организацию по ремонту и утилизации оргтехники. Такая компания предоставляет заказчику заключение о том, можно ли отремонтировать оборудование. Для этого специалисты проводят техническую экспертизу и выдают соответствующий акт с указанием причин списания.

В документе указывают:

• название и модель устройства, инвентаризационный номер;
• признаки выхода устройства из строя по результатам внешнего осмотра и причины обращения к специалистам;
• заключение технической экспертизы, в выводах которой описывается возможность ремонта оборудования, целесообразность его производства или невозможность восстановления, отсутствие экономической выгоды в использовании объекта.

Выданный акт позволяет списать оргтехнику с баланса организации. По результатам исследования и на основании акта руководитель обязан принять решение об утилизации основного средства или продаже на запасные части. К примеру, если отремонтировать оборудование дорого и экономически невыгодно, его необходимо списать и утилизировать.

Алгоритм утилизации

Технику утилизируют компании, которые имеют лицензию на данный вид деятельности. Неработающее оборудование относится к категории вредных и опасных отходов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора бесперебойники имеют класс опасности II, компьютеры – IV класс. Преимущества обращения к профессионалам – точное соблюдение законодательства РФ, защита об окружающей среде и экономия времени.

Списание оргтехники с баланса организации

Получив акт технической экспертизы и документ об утилизации в компании могут запускать процесс списания офисного оборудования. В первую очередь списывают ОС и сумму накопленной амортизации или обесценения.

Обесценение предполагает более высокую стоимость актива по сравнению с суммой от его использования или реализации. Осуществляющие упрощенный учет организации имеют право не проверять объект по данному критерию. Возможен расчет балансовой стоимости в качестве разницы между начальной стоимостью и амортизацией.

В некоторых случаях при утилизации оборудования компания получает запасные части, которые можно использовать вторично. В такой ситуации до списания балансовой стоимости основного средства такие детали необходимо принять на учет.

Ответственность за нарушение требований законодательства об утилизации

За нарушение правил утилизации опасных отходов законодательство предусматривает привлечение виновного лица к административной ответственности. Для различных категорий лиц предусмотрены следующие суммы штрафа:

• для должностных лиц – от 10 000 до 30 000 рублей;
• для ИП – от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 3 месяцев;
• для организаций – от 100 000 до 250 000 рублей или приостановление деятельности компании на срок до 3 месяцев.

Утилизирующая организация также может быть привлечена к административной ответственности, если осуществляет свою деятельность без специального разрешения.

Компания ПК ЭКОВТОР осуществляет комплекс работ по утилизации офисной техники и иного оборудования в Москве и Центральном округе с 2006 года. Услуги предприятия позволят в соответствии с требованиями закона списать компьютеры, факсы, принтеры и другое оборудование и избежать ответственности за неисполнением норм права.

Преимущества сотрудничества с компанией ПК ЭКОВТОР:

• утилизация техники по всей России;
• быстрое списание;
• вывоз и утилизация любых устройств.

Оставить заявку на утилизацию оргтехники можно на официальном сайте компании, позвонив по номеру телефона или заполнив обратную форму связи.

Порядок списания компьютерной техники (нюансы)

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

• физический износ;
• моральный износ;
• неустранимая поломка или порча.

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний

Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.

В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.

На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).

Как принять на учет материалы, оставшиеся после демонтажа основных средств, читайте в статьях:

• «Оприходование материалов после демонтажа основных средств – проводки»;
• «Как оприходовать металлолом от списания основных средств?».

Нюансы списания оргтехники для бюджетников

Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.

При этом чтобы принять решение о списании с учета компьютерной техники, являющейся объектом учета основных средств, бюджетная организация должна проверить соблюдение нескольких критериев (п. 46 приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н), а именно, что она:

• не осуществляет контроль за списываемым объектом ОС;
• не осуществляет расходы, связанные с распоряжением им (владением и (или) пользованием);
• не имеет права на получение экономической выгоды и извлечение пользы от распоряжения (владения или пользования);
• не участвует в распоряжении (владении и (или) пользовании) выбывшим объектом, числящимся на учете,
• не использует его в той степени, которая предусматривалась при его признании;
• оценила величину дохода (расхода) от выбытия объекта;
• оценила прогнозируемые экономические выгоды или полезный потенциал, связанные с объектом, а также прогнозируемые (понесенные) затраты (убытки), связанные с его выбытием.

Решение комиссии о списании компьютера с бюджетного учета оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Форма акта утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

1. Акт должен быть согласован с учредителем бюджетной организации, если списываемое имущество отнесенок особо ценному имуществу, которое закреплено собственником за бюджетным учреждением или которое приобретено бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником на его приобретение (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Так, Минздрав России, Минтруд России, Минспорта России, Росреестр России включили компьютеры в перечень особо ценного движимого имущества независимо от его стоимости. Поэтому если указанные структуры наделили бюджетное учреждение компьютерами, то их списание необходимо согласовывать с учредителями.
2. Если особо ценное движимое имущество было приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, бюджетное учреждение вправе распоряжаться им самостоятельно (письмо Минфина России от 26.09.2012 № 02-06-10/3912). Согласование списания такого имущества с учредителем не требуется.

После подписания акта руководителем бюджетной организации совершаются действия по разборке, ликвидации ОС, и только после этого списание отражается в бухучете на основании акта (п. 52 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н).

О бухгалтерском учете списания основных средств в бюджетной организации читайте в этом материале.

Утилизация компьютерной техники

Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:

• вещества, опасные для окружающей среды, т. е. подпадающие под действие закона «Об отходах» от 24.06.1998 № 89-ФЗ;
• драгметаллы — благодаря драгоценной «начинке», на списываемый компьютер распространяется действие закона «О драгметаллах» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, а также инструкций Минфина по специальному учету драгметаллов.

Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.

Как учесть утилизацию компьютерной техники в бухгалтерском учете? Подробную инструкцию по данной процедуре можно найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с разъяснениями экспертов.

Что делать, если в списываемой оргтехнике присутствуют драгметаллы?

Информацию о наличии в списываемом компьютерном оборудовании драгметаллов обычно можно найти в техпаспорте на это оборудование. В случае утери техпаспорта компании следует провести экспертизу на содержание драгметаллов. Для этого нужно привлечь специалистов из лицензированной компании.

Наличие в списываемых компьютерах драгметаллов (а это порядка 80% случаев) означает, что

1. Их необходимо передать для утилизации соответствующим образом лицензированной компании.
2. Утилизирующая компания должна быть не только лицензирована по деятельности, связанной с обращением с опасными отходами, но иметь регистрационное удостоверение, выданное комитетом драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Принимаемый порядок утилизации и экспертные заключения лицензированной компании должны найти свое отражение в документах на списание.

Расходы, связанные с утилизацией компьютерной техники, могут быть учтены в составе внереализационных расходов предприятия при расчете налога на прибыль (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.