Какими проводками отражаются транспортные расходы?
Большинство компаний, занятых производственной или торговой деятельностью, пользуются услугами транспортных компаний или имеют собственный автопарк. При покупке активов организация также несет другие сопутствующие издержки, которые вместе с затратами на доставку образуют транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).
Согласно новому ФСБУ 5/2019 (применяется с 2021 года) затраты на заготовку и доставку запасов до места их потребления (продажи, использования) должны включаться в фактическую себестоимость запасов.
Новый ФСБУ 5/2019 «Запасы» существенно скорректировал некоторые учетные правила. Посмотреть, что изменилось, вы можете в аналитическом Обзоре от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
Какие именно расходы включать в ТЗР, ФСБУ 5/2019 не раскрывает. Поэтому каждая компания должна разработать свой собственный перечень таких затрат и утвердить его в учетной политике. А поскольку новый стандарт по этому поводу немногословен, ориентироваться при разработке перечня можно на действовавшие до 2021 года ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина от 09.06.2001 № 44н) и Методички по учету МПЗ (утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н). В частности, к затратам, связанным с заготовкой и доставкой МПЗ до места их использования, эти НПА относили:
- собственно затраты, связанные с заготовкой и доставкой;
- затраты, связанные с содержанием персонала предприятия, занятого заготовкой и хранением;
- услуги по транспортировке МПЗ до места их использования;
- расходы по погрузке и транспортировке, если они оплачиваются вне основной стоимости материалов;
- по содержанию реально использующихся складских помещений и др.
Также при составлении перечня можно использовать Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст). В классификаторе есть раздел «Транспортировка и хранение», в нем приводится список транспортных услуг, на который можно ориентироваться.
Следует учесть, что для бухучета большое значение имеет вид ТЗР. А именно:
- ТЗР, обусловленные приобретением материалов;
- ТЗР, обусловленные приобретением товаров:
- в торговой компании;
- неторговой компании;
Отметим особенности бухучета для каждого вида.
ТЗР при покупке материалов
Выше мы уже сказали, что ТЗР включаются в фактическую стоимость материалов.
Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс
Расходы на доставку материалов и других запасов в организацию включают в состав ТЗР, если они оплачиваются отдельно от договорной цены приобретаемых запасов. Их учитывают одним из способов: непосредственно в фактической себестоимости запасов, в составе отклонений или, если организация торговая, в расходах на продажу.
Расходы на доставку запасов покупателям в состав ТЗР не включают. Их учитывают как расходы на продажу на счете 44 «Расходы на продажу».
Подробнее о том, какими способами можно учитывать заготовительно-складские расходы, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатен.Для целей бухучета компания должна выбрать один из указанных ниже способов и внести его в учетную политику предприятия.
- Для отражения используется 15-й счет «Заготовление и приобретение материалов».
Кроме упомянутого 15-го счета при данном способе и при применении учетных цен используется и 16-й счет «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Учетные цены могут быть взяты из следующих категорий:
- договорные цены (при этом в них не должны быть учтены сопутствующие затраты на заготовку и доставку);
- цены, действовавшие в прошлых периодах;
- запланированные цены;
- средние цены, действующие по определенной группе МПЗ.
Для того чтобы показать, какие записи делаются при приходе и списании материалов, составим следующую таблицу:
Записываем стоимость полученных материалов на основании поступивших первичных документов от партнера (по ценам приобретения)
Записываем ТЗР на основании полученных от поставщика первичных документов (п. 85 методических указаний)
Приходуем материалы, используя учетные цены
Списываем сумму, образовавшуюся в виде положительной разницы между фактической ценой и учетной
Если образовалась отрицательная разница, то запись будет обратная
Делаем запись по списанию материалов в производство, используя учетную цену
Записываем разницу между фактической и учетной стоимостью переданных покупателю МПЗ, если эта разница положительна. В противном случае аналогичная проводка сторнируется.
При формировании приведенной таблицы были использованы, кроме уже описываемых, следующие счета:
- 10-й — «Материалы»;
- 20-й — «Основное производство»;
- 23-й — «Вспомогательные производства»;
- 60-й — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 71-й — «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 76-й — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Формулы, по которым ведется расчет процента списания ценовых отклонений, таковы:
К = (Откл0 + Откл1) / (М0 + М1) × 100,
К — размер отклонения в процентах;
Откл0 — размер отклонения в начале месяца (остаток);
Откл1 — размер отклонения, накопленного в течение месяца;
М0 — объем материалов в начале месяца в учетных ценах;
М1 — объем поступивших материалов в течение месяца в учетных ценах.
Откл2 — размер отклонений, которые можно списать на расходы;
М2 — объем материалов в учетных ценах, который списан на расходы.
- Для отражения используется специальный субсчет на 10-м счете «Материалы».
Для таких обстоятельств приведем следующую табличную форму по записям:
Отражаем стоимость материалов по ценам приобретения на основании первичных документов от партнера
Отражаем ТЗР на основании первичных документов от партнера (п. 85 методических указаний)
Списываем материалы в производство
Списываем ТЗР пропорционально стоимости материалов, образовавшееся в конце месяца
Указанные выше формулы могут применяться и в этом случае. При этом выбранный расчетный метод следует утвердить в учетной политике.
- ТЗР напрямую включаются в фактическую стоимость материалов.
Данный способ доступен лишь тем компаниям, у которых перечень используемых материалов невелик и есть группы материалов, которые занимают превалирующий объем в общем их количестве. Иначе говоря, если ТЗР приходятся на такие запасы, то такие расходы войдут в стоимость единицы материала.
Также информацию по учету материалов ищите в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».
Как учитывать транспортные расходы в налоговом учете, смотрите в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
ТЗР при покупке товаров
Когда ведется закупка товаров, соответствующие случаю транспортные расходы могут учитываться тоже разными способами, которые зависят от того, какой деятельностью занимается компания.
Так, торговым компаниям, разрешается выбрать способ учета из следующего перечня:
- ТЗР включены в себестоимость товаров (п. 6 ПБУ 5/01): Дт 41, субсчет «ТЗР» Кт 60.
Если для учета товаров используют 15-й счет «Заготовление и приобретение материальных ценностей», то запись будет такова: Дт 15 Кт 60.
- ТЗР включены в расходы на реализацию товаров (п. 13 ПБУ 5/01), при этом такие расходы:
- разбрасываются между теми товарами, которые реализованы, и теми, которые остались на складе (в описании счета 44, план счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н),
- списываются на себестоимость в полной мере: Дт 44 Кт 60.
По окончании месяца обусловленные продажей расходы можно списать на себестоимость. Запись при этом будет такова: Дт 90, субсчет «Расходы на продажу» Кт 44.
Выбранный способ учета следует обязательно внести в учетную политику предприятия.
В приведенных выше записях в дополнение к уже упоминавшимся приведены следующие счета:
- 02-й — «Амортизация»,
- 41-й — «Товары»,
- 44-й — «Расходы на продажу»,
- 70-й — «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
- 69-й — «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»,
- 90-й — «Продажи».
Если используется частичное списание, то в учетную политику надо будет внести метод, который будет применять компания при разделении ТЗР между реализованными товарами и теми, которые остались храниться на складе. Нормативные акты не содержат рекомендаций, какой метод выбирать в разных обстоятельствах. То есть компании вольны его выбирать сами.
Однако можно сориентироваться с помощью формулы, приведенной в ст. 320 НК РФ:
К = (ТР0 + ТР1) / (Т1 + Т2) × 100,
К — средний процент ТЗР, которые пришлись на товарные остатки на конец месяца;
ТР0 — затраты на транспорт, которые соответствуют нереализованным товарным остаткам на начало месяца;
ТР1 — затраты на транспорт, понесенные в текущем месяце;
Т1 — стоимость товаров, которые уже куплены и проданы в текущем месяце;
Т2 — стоимость товаров, которые куплены, но не проданы на конец месяца.
ТР2 — затраты на транспорт, которые пришлись на нереализованные товарные остатки на конец месяца;
Т2 — стоимость товаров, которые уже приобретены, но не проданы на конец месяца.
Неторговые организации вправе учесть транспортные расходы в качестве расходов на реализацию. Неторговыми организациями следует считать те компании, которые кроме торговых операций осуществляют другие виды экономической деятельности.
Транспортные расходы при продаже товаров или готовой продукции
Возможны следующие варианты учета расходов на доставку:
- Если цена доставки входит в стоимость товара.
Такой вариант чаще всего имеет место, когда товар по договору доставляется поставщиком до склада покупателя и в первичных документах цена доставки не выделяется отдельно.
Транспортные затраты в приведенных обстоятельствах — это расходы на продажу. Запись соответствующей транзакции в бухучете будет такова: Дт 44 Кт 60, 76.
Такие расходы в конце месяца следует списать на себестоимость в полной мере. Запись будет такова: Дт 90, субсчет «Расходы на продажу» Кт44.
- Цена доставки приведена отдельно от стоимости товара.
Если в договоре на приобретение товара цена доставки выделена, это означает, что поставщик намерен получить оплату за доставку отдельно. В таком случае имеет место выручка за транспортные услуги. Затраты, связанные с доставкой, надо отразить следующей записью: Дт 23 Кт 02, 10, 70, 69.
Последующее списание расходов: Дт 90, субсчет «Себестоимость транспортных услуг» Кт 23.
Итоги
Организация для учета транспортных расходов должна использовать тот способ, который оптимально соответствует ее виду деятельности. Он закрепляется в учетной политике, и продуманный выбор поможет до минимума сократить время, затрачиваемое на расчеты разниц между бухгалтерским и налоговым учетом.
Счет 26 бухгалтерского учета: проводки и примеры использования
Счет 26 — затратный. На нем отражаются общехозяйственные расходы организации, они же — управленческие. Это, к примеру, амортизация офисного здания, оплата аренды кабинета, зарплата бухгалтера и директора и другие. После окончания месяца затраты со счета 26 полностью списывают на 90. Расскажем, как работать с 26 счетом.
В этой статье:
- Перечень общехозяйственных расходов
- Характеристика счета 26
- Закрытие счета 26
- Распределение расходов
- Проводки со счетом 26
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Перечень общехозяйственных расходов
На счете 26 учитываются общехозяйственные расходы. Их список в нормативных актах не определен. Можно сказать одно: к ним относятся расходы для административных нужд. Они, как правило, никак не относятся к процессам производства.
Список таких расходов зависит от учетной политики и специфики работы компании. В общем случае на 26 счете учитывают:
- зарплату административно-управленческого персонала, то есть сотрудников, не занятых в производстве; с зарплаты административно-управленческого персонала;
- амортизацию основных средств и нематериальных активов, используемых в управленческой деятельности;
- затраты на ремонт имущества, используемого в управленческой деятельности;
- затраты на консультации специалистов, запросы разных данных, аудит;
- представительские затраты;
- приобретение программного обеспечения;
- покупку периодических изданий;
- мобильную связь и интернет;
- командировочные расходы управленческого персонала;
- затраты на наем сотрудников и так далее.
Организации, которые не занимаются производством, например, комиссионеры или дилеры, могут учитывать на счете 26 все расходы, которые связаны с их деятельностью. А вот компании из торговой сферы могут все свои затраты учитывать на счете 44.
Характеристика счета 26
Счет 26 — активный. Управленческие расходы аккумулируются по его дебету. А вот расходы списываются по кредиту 26 в конце каждого месяца.
Аналитика ведется по статьям затрат и местам их возникновения. Организация может разработать и другие особенности аналитического учета, но они обязательно должны быть отражены в учетной политике.
Важно! Затраты, накопленные на счете 26, могут составлять существенную долю в общих затратах компании, поэтому их нужно постоянно контролировать. На практике про эти категории расходов нередко забывают, и возникает ряд проблем: раздутый штат административного персонала, отсутствие контроля представительских расходов и так далее.
Закрытие счета 26
Счет 26 не может иметь сальдо на конец месяца, так как накопленные расходы ежемесячно должны списываться.
С 2021 года вступил в силу ФСБУ 5/2019 и теперь счет 26 закрывается только в дебет 90. То есть полная себестоимость больше не формируется, единственным правильным вариантом остался директ-костинг — списание расходов напрямую в расходы отчетного периода.
Раньше можно было списывать затраты, накопленные на счете 26, на счет 20. То есть управленческие расходы включались в фактическую себестоимость продукции. Теперь так делать нельзя. Это ошибка, которая может существенно исказить показатели бухгалтерского учета и отчетности.
Списанные на счет 90 общехозяйственные расходы попадают в отчет о финансовых результатах в строку 2220 «Управленческие расходы».
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Распределение расходов
После вступления в силу ФСБУ 5/2019 «Запасы», управленческие расходы нельзя учитывать при формировании себестоимости запасов. Исключением являются только те расходы, которые прямо связаны с производством, их можно включать в себестоимость. То есть в конце отчетного периода они списываются на производственные затраты, например, закрываются на счет 20.
Отсюда следует, что расходы, учитываемые по 26 счету, следует разграничивать.
Если расходы на управленческие нужды связаны сразу с несколькими видами деятельности компании по производству, то их распределяют между всеми ними способом, закрепленным в учетной политике:
- пропорционально зарплате производственного персонала;
- пропорционально выручке от продаж;
- иным способом.
Управленческие затраты, связанные с производством, нельзя признать расходами до тех пор, пока выручка от продажи продукции, на производство которой они потрачены, не будет получена. Все остальные расходы со счета 26 признавайте в расходах по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они понесены.
Решать, какие расходы связаны с производством, а какие — нет, организация должна сама (Письма Минфина от 11.02.2022 № 07-01-09/9702, от 18.11.2021 № 07-01-09/93330). Рекомендуется подтвердить связь документами.
Пример. ООО «Футурус» оказывает другим организациям услуги по управлению компанией. Сам гендиректор этой организации одновременно и является сотрудником, оказывая услуги по управлению.
В таком случае зарплата гендиректора делится на две части: за управление своей компанией — на 26 счет, за управление компанией клиента — на 20 в составе расходов на производство. Подтвердить распределение можно документами учета рабочего времени.
Проводки со счетом 26
На счете 26 учитываются разнообразные управленческие затраты, поэтому он корреспондирует со многими счетами бухгалтерского учета. В таблице мы собрали основные проводки.
Начислена амортизация оборудования, которое использовалось в управленческой деятельности.
Начислена амортизация нематериальных активов, которые используются в управленческой деятельности.
Материалы списаны на управленческие нужды. Например, списана канцелярия.
В состав общехозяйственных расходов списана стоимость услуг, оказанных собственным производственным подразделением.
Полуфабрикаты списаны на управленческие нужды.
Товары переданы на общехозяйственные нужды.
Готовая продукция списана на административно-управленческие нужды.
Задолженность перед поставщиками и подрядчиками учтена в составе управленческих расходов.
Например, затраты на подписку на периодические издания, затраты на услуги связи, интернета и так далее.
В составе общехозяйственных расходов учтены налоговые затраты. Например, транспортный налог по автомобилям директоров.
Начислены страховые взносы с заработной платы управленческого персонала.
Начислена заработная плата сотрудникам органов управления
Учтены представительские или командировочные расходы управленческого персонала.
Расходы будущих периодов отнесены к общехозяйственным.
Счет закрыт, расходы списаны на финансовый результат.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Учет и отчетность транспортной организации
Бухучет и налогообложение транспортных компаний имеет свои особенности. Из статьи вы узнаете, какие документы нужны обязательно, а без каких можно обойтись. Таблица основных проводок поможет вести учет без ошибок.
В этой статье:
- Особенности затрат
- Бухгалтерия и проводки
- Таблица «Основные проводки»
- Специфика затрат при перевозках
- Налогообложение
- Первичка и контроль затрат
- Выводы
Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!
Особенности затрат
Расходы можно рассмотреть с двух сторон: прямые (непосредственно связанные с перевозками) и косвенные. К первым относятся траты на приобретение и страхование транспорта, ГСМ, техобслуживание, медосмотры водителей и т.п.
Существует другая часть расходов, которые напрямую не связаны с основной деятельностью. Например, доставка воды для сотрудников.
Бухгалтерия и проводки
Так как перевозка — основной вид деятельности, прямые расходы учитываются на счете 20. Косвенные расходы собираются на счете 26. С 2021 года затраты, собранные на счете 26, списываются в дебет счета 90.08 (п. 26 ФСБУ 5/2019).
Для перевозок обычно используют собственный транспорт. В некоторых случаях организация может взять машину в аренду. Например, для перевозки крупногабаритного груза. Арендная плата составляет часть расходов и отражается на счете 20 (25, 26).
Автомобиль для перевозок можно приобрести в лизинг. Если транспорт учитывается на балансе лизингополучателя (транспортной компании), бухгалтер отразит операции проводками:
- Дебет 08 Кредит 76 — автомобиль поступил от лизингодателя.
- Дебет 01 «Имущество, полученное в лизинг» Кредит 08 — оформлен ввод в эксплуатацию.
- Дебет 76 «Арендные обязательства» Кредит 76 «Задолженность по лизинговым платежам» — начислены лизинговые платежи.
- Дебет 20 (25, 26) Кредит 02 «Амортизация имущества, полученного в лизинг» — начислена амортизация.
Для лизингового имущества можно применять ускоренную амортизацию с коэффициентом до 3. Чтобы не возникли налоговые разницы, лучше применять одинаковый «ускоряющий» коэффициент в бухгалтерском и налоговом учете (п. 2 ст. 259.3 НК РФ).
Если автомобиль выкупит лизингополучатель, следует сформировать проводки внутри счетов:
- Дебет 01 «Собственное имущество» Кредит 01 «Имущество, полученное в лизинг».
- Дебет 02 «Амортизация имущества, полученного в лизинг» Кредит 02 «Амортизация собственного имущества».
Если автомобиль учитывается на балансе лизингодателя, проводки будут отличаться от указанных выше:
- Дебет 001 — автомобиль учтен на забалансовом счете по договорной стоимости.
- Дебет 20 (25, 26) Кредит 76 «Задолженность по лизинговым платежам» — отражен лизинговый платеж.
После выкупа автомобиль списывается с забалансового учета (делается запись по кредиту счета 001). В рамках балансовых счетов выкуп автомобиля у лизингодателя нужно отразить проводкой: Дебет 01 Кредит 02.
Оказание транспортных услуг оформляется стандартными проводками. Выручка записывается как Дебет 62 Кредит 90, НДС с выручки — Дебет 90 Кредит 68. Затраты компании на оказание услуги перевозки списываются в дебет счета 90.
Если организация помимо перевозок занимается продажей товаров, то проводки могут быть иными. Когда в договоре зафиксировано, что продавец осуществляет доставку товара своими силами и стоимость транспортировки входит в цену товара, бухгалтер делает запись: Дебет 44 Кредит 10 (60, 69, 70 и т.д.) — отражены затраты на доставку. Здесь можно учесть зарплату водителя, бензин, израсходованный на транспортировку и т.п. Дебет 90 Кредит 44 — затраты списываются на себестоимость.
Таблица «Основные проводки»
Дебет Кредит Содержание операции 08 76 Поступление автомобиля по договору лизинга (учет на балансе лизингополучателя) 01 08 Ввод в эксплуатацию 20 02 Начисление амортизации 001 Лизинговый автомобиль учтен на забалансовом счете по договорной стоимости (учет на балансе лизингодателя) 20 76 Отражен в составе затрат ежемесячный лизинговый платеж (учет на балансе лизингодателя) 001 Лизинговый автомобиль списан с забалансового учета (выкуплен или истек срок договор) 01 02 Автомобиль выкуплен после лизинга и поставлен на баланс 62 90 Отражена выручка компании при оказании услуг 90 68 Выделен НДС с оказанной услуги 20 (25, 26) 60 Списана арендная плата по транспорту, взятому в аренду 19 60 Отражен НДС по аренде (если обе стороны работают на ОСНО) 20 (25, 26) 68 Начислен транспортный налог 68 51 Налог перечислен в ФНС 002 Принятие груза на ответственное хранение Специфика затрат при перевозках
Основной штат сотрудников составляют водители. Персонал должен проходить медосмотры, в том числе перед выходом в рейс. Кроме того, водителям при длительных поездках положены перерывы на отдых. Медицинские осмотры, перерывы и т.п. оплачиваются компанией.
Что взять под контроль транспортной организации? Выделим основные моменты:
- Транспорт должен быть учтен: на балансе или за балансом в зависимости от ситуации. Тогда затраты можно принять к учету обоснованно.
- Автотранспорт должен пройти регистрацию в ГИБДД.
- Необходимо платить транспортный налог.
- Обязательный учет и контроль ГСМ. Списание по нормам, утвержденным законодательством и нормативными актами компании.
- Ведется учет не только транспорта, но и запчастей. Например, важно организовать учет зимней и летней резины.
- Транспорт должен быть застрахован. Сумма по полису включается в затраты равными частями ежемесячно.
- Необходимо проходить техосмотры и периодическое обслуживание транспорта.
- Нужно оформлять путевые листы на поездки.
Налогообложение
Компании, занимающиеся перевозками, могут работать на ОСНО или УСН. У индивидуального предпринимателя есть дополнительный выбор — работа на патенте (ПСН).
Налоги транспортной организации в целом не отличаются от налогов любой другой компании. У перевозчиков в силу специфики возникает обязанность по уплате транспортного налога. Особенности расчета и уплаты прописаны в ст. 356-363 НК РФ. ФНС самостоятельно рассчитывает сумму налога, компании остается ее перечислить. Декларацию сдавать не нужно. Налог по итогам года бухгалтер перечислит до 1 марта. Регионы вправе установить отчетные периоды, тогда в течение года организация обязана уплачивать авансовые платежи.
Контролируйте состояние ЕНС в Экстерне. Запрашивайте через сервис справки о наличии сальдо на счете, принадлежности сумм, перечисленных в качестве ЕНП, и исполнении обязательств по уплате.
Все затраты должны быть документально подтверждены и обоснованы, иначе ФНС может аннулировать такие расходы и доначислить налог на прибыль.
ГСМ списывают согласно нормам, учитывая данные путевых листов. Существуют летние и зимние нормы расхода. Всё, что сверх установленных лимитов, списывается за счет прибыли (т. е. не уменьшает налогооблагаемую базу). Лимиты расходования ГСМ утверждает руководитель, издав приказ.
В расходах с целью уменьшения налоговой базы можно учесть проезд по платным дорогам (ст. 264 НК РФ). Такие траты должны быть обоснованы: необходима ускоренная доставка скоропортящихся товаров, такие правила установлены в договоре и т.д.
Налоговая отчетность зависит от системы налогообложения. На ОСНО сдают декларации по прибыли, НДС, 6-НДФЛ. Компании на упрощенке сдают декларацию по УСН. Специальной налоговой и бухгалтерской отчетности у транспортной компании нет. Бухгалтерский и налоговый учет ведется согласно требованиям и нормам ПБУ, Закона № 402-ФЗ и НК РФ.
Первичка и контроль затрат
Чтобы контролировать работу водителей, начислять зарплату и списывать ГСМ, бухгалтеры используют путевые листы (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Порядок заполнения путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. На любую перевозку груза, багажа или пассажиров нужно выписать путевой лист. Срок документа зависит от продолжительности рейса.
Организация должна вести журнал учета путевых листов. Разрешено вести записи вручную на бумаге, при этом пронумеровав и прошнуровав листы. Также предусмотрен электронный вариант журнала, в котором сведения нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.
При перевозке грузов следует оформлять договор и транспортную накладную (Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). С 2022 года транспортную накладную можно составлять и подписывать в электронном виде. Документ содержит 17 разделов, стоимость перевозок указывается в рублях. Транспортная накладная подтверждает расходы в рамках главы 25 НК РФ (письмо ФНС РФ от 02.07.2019 № СД-4-3/12855@).
Некоторые перевозчики прикладывают к грузам товарно-транспортную накладную, но она не является обязательной.
Выводы
Учет в транспортных организациях имеет свои особенности. Чтобы подтвердить расходы, придется позаботиться о специальных документах. Их отсутствие при проверке повлечет штрафы и снятие расходов.
Отчитывайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Учет и контроль транспортных расходов организации
Расскажем, как отражать расходы в зависимости от вида деятельности организации, принятой учетной политики, а также исходя из условий доставки товара, как оформлять необходимые документы.
УЧЕТ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ
Транспортные расходы — составная часть общей величины затрат организаций. В их состав входят расходы, связанные с транспортировкой груза или сотрудников. В российском законодательстве нет индивидуальных правил учета этих расходов, поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает свой вариант учета транспортных расходов.
Бухгалтерский учет транспортных расходов
Общие требования к составу затрат, признаваемых расходами в бухгалтерском учете, содержатся в ПБУ 10/99 «Расходы организации»[1]. Для их учета используют счета:
20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».
В течение месяца транспортные расходы могут быть отражены полностью или частично на счетах:
23 «Вспомогательное производство»;
25 «Общепроизводственные расходы»
с последующим списанием на счет 20 «Основное производство».
К сведению
Организация вправе утвердить порядок распределения транспортных расходов в подобной ситуации самостоятельно, закрепив его в учетной политике.
Например, транспортные расходы могут распределяться пропорционально стоимости приобретенных товаров, их количеству, весу или другим подходящим для конкретного вида товара характеристикам.
При доставке материалов или товаров необходимо учитывать п. 11 ФСБУ 5/2019 «Запасы»[2], предписывающий учитывать транспортные расходы в себестоимости полученных ТМЦ. Этот порядок применяют, если по документам можно установить сумму транспортных расходов, понесенных на доставку конкретных ТМЦ.
Транспортные расходы могут отражаться в стоимости товара либо в текущих расходах организации. Рассмотрим примеры отражения транспортных расходов в бухгалтерском учете.
Отражение транспортных расходов в стоимости товара
Торговая организация приобрела у поставщика товары на условиях самовывоза. Собственного автотранспорта у организации нет, и она заключила договор с транспортной организацией на доставку этого товара со склада поставщика на свой склад.
Так как в этом случае транспортные расходы связаны с доставкой товара, то они учитываются в стоимости доставленного товара.
Отражение в бухгалтерском учете:
1. Товар получен и доставлен на склад торговой организации (НДС не облагается):
Дебет счета 41 «Товары» субсчет «Центральный склад» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 500 000 руб.
2. Услуги транспортной организации за доставку товара (без учета НДС) отражены в стоимости доставленного товара:
Дебет счета 41 «Товары» субсчет «Центральный склад» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 10 000 руб.
3. Отражена сумма НДС от стоимости услуг транспортной организации:
Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 2000 руб.
4. Товар передан в магазин на продажу по фактической себестоимости:
Дебет счета 41 «Товары» субсчет «Склад магазин» Кредит счета 41 «Товары» субсчет «Центральный склад» — 510 000 руб. (500 000 + 10 000).
Отражение транспортных расходов в текущих расходах организации
Производственное предприятие купило пиломатериалы на 200 000 руб. и вывезло их со склада поставщика собственным автотранспортом.
Автотранспорт предприятия регулярно совершает рейсы по доставке приобретенных материалов от поставщиков и изготовленной продукции — покупателям.
Исходя из учетной политики транспортные расходы учитываются по фактическим расходам — 35 000 руб. — по счету 26 «Общехозяйственные расходы».
1. Получен материал от поставщика:
Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 200 000 руб. (НДС не облагается).
2. Отражены транспортные расходы:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Транспортные расходы» Кредит счета 02 «Амортизация основных средств»; счета 10 «Материалы» субсчет «ГСМ» — 35 000 руб.
Налоговый учет транспортных расходов
Для налогового учета транспортных расходов необходимо определить в учетной политике, будут они отражаться в составе прямых или косвенных расходов.
К сведению
Организация вправе учесть транспортные расходы в текущих налоговых расходах, если выполняются требования ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) — расходы экономически оправданы, обоснованы и документально подтверждены первичными документами.
Торговые организации отражают транспортные расходы согласно ст. 320 НК РФ: налогоплательщик имеет право сформировать стоимость приобретения товаров с учетом расходов, связанных с их приобретением. Эта стоимость учитывается при реализации товаров (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ). Так, расходы, связанные с приобретением товаров, могут:
• включаться в стоимость покупных товаров
• или учитываться как издержки обращения и в стоимость покупных товаров не включаться.
Налогоплательщик имеет право выбрать один из предложенных способов учета расходов на доставку покупных товаров до склада. Порядок формирования стоимости приобретения товаров определяется налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения и применяется в течение не менее двух налоговых периодов.
Если транспортные расходы оплачиваются сверх цены товара по договору либо доставку осуществляет сторонняя организация, то для целей налогового учета транспортные расходы, связанные с приобретением товаров, всегда включаются в расходы на продажу (ст. 320 НК РФ).
Если транспортные расходы выделены в договоре отдельной строкой, их нужно учитывать отдельно от цены товара.
При учете транспортных расходов, относящихся к остаткам нереализованных товаров, их налоговый расход определяется по среднему проценту за текущий месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца в следующем порядке (см. таблицу).
При этом сумма транспортных расходов распределяется не на фактические остатки товаров на складе, а именно на остатки товаров, право собственности на которые еще не перешло к покупателю.
Расчет остатка транспортных расходов на конец отчетного периода
В налоговом учете компании числятся:
800 000 руб. — общая стоимость проданных товаров в октябре;
150 000 руб. — стоимость нереализованных товаров на конец октября;
100 000 руб. — сумма транспортных расходов за октябрь;
30 000 руб. (сальдо счета 44) — сумма прямых транспортных затрат, приходящихся на остаток товаров на начало октября.
Расчет налоговых расходов:
• сумма прямых транспортных расходов, подлежащих списанию в октябре:
100 000 руб. + 30 000 руб. = 130 000 руб.;
• сумма товаров, реализованных в октябре, плюс сумма не реализованных на конец этого же месяца товаров:
800 000 руб. + 150 000 руб. = 950 000 руб.
Определим средний процент как отношение суммы прямых расходов к стоимости товаров:
130 000 руб. / 950 000 руб. × 100 % = 13,68 %.
Чтобы определить сумму прямых расходов, относящихся к остатку нереализованных товаров, умножим средний процент на стоимость остатка товаров на конец октября:
150 000 руб. × 13,68 % = 20 520 руб. Эту сумму не учитываем в налоговых расходах за октябрь.
Рассчитаем сумму транспортных расходов, которые будут учитываться в составе прямых налоговых расходов за октябрь:
130 000 руб. – 20 520 руб. = 109 480 руб.
Если компания реализует несколько видов товаров, то сумма транспортных расходов, которая относится к нереализованным товарам, определяется по общему остатку товаров. Распределять транспортные расходы по видам товаров Налоговый кодекс РФ не требует.
Условия отражения в учете транспортных расходов
Итак, порядок учета транспортных расходов зависит от вида деятельности организации, принятой учетной политики, а также условий доставки по каждой сделке. Но при этом важно также выяснить, имеет ли организация право отражать в своем учете понесенные транспортные расходы.
В договоре купли-продажи оговаривается, какая сторона несет расходы по доставке товаров до склада покупателя. Такое же условие должно быть отражено в счете-оферте или договоре публичной оферты.
В договоре может быть установлено, что расходы по транспортировке товаров несет продавец товаров, который и доставляет товар до склада организации. В этом случае у покупателя нет оснований отражать в учете связанные с доставкой товара транспортные расходы.
Доставку товаров может осуществлять покупатель, если право собственности на товар переходит к нему не на его территории, а, к примеру, на складе продавца. Покупатель может воспользоваться собственными транспортными средствами либо услугами специализированной транспортной организации, но в любом случае транспортные расходы будут отражены на его балансе и в составе его расходов.
Виды транспортных расходов
Для анализа, планирования и учета транспортных расходов необходимо их сгруппировать по видам, например:
• транспортные услуги сторонних организаций;
• расходы по содержанию собственного автотранспорта;
• использование личного автотранспорта сотрудников;
• аренда автотранспорта с экипажем и без экипажа.
Кроме этого, в зависимости от вида деятельности организации и объема выручки внутри каждого вида на практике применяют дополнительный аналитический классификатор учета транспортных расходов исходя из требований локального технологического процесса.
Например, в торговле можно применить классификатор в зависимости от конечного пункта назначения:
• расходы, связанные с закупкой товаров (доставка приобретенных товаров до склада торговой компании);
• расходы, связанные с транспортировкой товаров между подразделениями компании (со склада на склад);
• расходы, связанные с продажей товаров (доставка проданных товаров покупателю).
Проанализируем два наиболее используемых вида транспортных расходов.
Услуги сторонней транспортной организации
Чтобы отразить в учете такие услуги, необходимо иметь следующий комплект документов:
1. Договор или счет на перевозку грузов.
2. Акты сдачи-приемки оказанных услуг.
Составляются ежемесячно в произвольной форме в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Акт сдачи-приемки оказанных услуг — основание для отнесения на себестоимость затрат по договору перевозки, а также для составления подрядчиком счета-фактуры для расчетов по НДС. Необходим в тех случаях, когда в стоимость услуг, кроме транспортных, входят оплату дополнительных услуг, например: обеспечение постоянной готовности транспортных средств для ускоренной подачи их по заявке организации и др. Реквизиты акта должны соответствовать ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.
3. Товарно-транспортные накладные (ТТН) на перевозку грузов, принадлежащих организации.
ТТН выполняет, главным образом, две функции:
• во-первых, она служит доказательством наличия правоотношений между грузоотправителем и перевозчиком по перевозке груза и, соответственно, средством правовой защиты интересов сторон при возникновении спора;
• во-вторых, она регулирует отношения сторон по договору перевозки груза, определяя условия перевозки. При приеме груза перевозчик вправе сделать оговорки в транспортной накладной, в частности, касающиеся недостатков упаковки груза. Если договором предусмотрено, что товар доставляется на склад покупателя автомобильным транспортом, помимо накладной формы ТОРГ-12 (или УПД) оформляется еще и ТТН по форме 1-Т[3] независимо от того, кто доставляет товар — покупатель, продавец или специализированный перевозчик[4].
При этом если доставку товара осуществляет поставщик и стоимость доставки выделяется отдельной строкой, такой договор поставки будет являться смешанным (продажа товара и его доставка, которая регулируется правилами, применяемыми к договорам перевозки). Следовательно, у покупателя тоже должна быть товарная накладная (оформляется поставщиком) и ТТН.
Если доставку товара организует экспедитор, кроме транспортной накладной, ТТН (если покупатель является грузополучателем) необходимо наличие поручения экспедитору и экспедиторской расписки[5].
Если надлежаще оформленной транспортной накладной не будет, факт принятия груза перевозчиком и оказания им услуг перевозки может быть признан судом недоказанным. В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами.
4. Счета-фактуры. Они выставляются транспортной фирмой на организацию согласно требованиям ст. 169 НК РФ, составляются в течение пяти дней с даты составления акта сдачи-приемки оказанных услуг и на основании данного акта.
Счета-фактуры — основание для оприходования НДС, уплаченного подрядчику, а также для принятия его к зачету при соблюдении условий, установленных Налоговым кодексом РФ.
Таким образом, если вы планируете использовать услуги сторонней транспортной организации, позаботьтесь о том, чтобы у вас были оформлены первичные документы. И если у вас будет правильно оформленная документации, вам будет проще контролировать целесообразность данных расходов. Кроме того, так вы сведете к минимуму налоговые риски при проверке контролирующего органа.
Расходы по содержанию собственного автотранспорта
К данным расходам, в частности, относятся:
• расходы на ГСМ (все виды топлива — газ, бензин, дизтопливо, масла и смазки и пр.);
• расходы на технический осмотр;
• расходы на покупку «зимней» резины;
• затраты на мойку автомобиля;
• плата за хранение автомобиля на платной стоянке и др.
Такие расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности[6]. Расходы на содержание служебного транспорта отражаются по соответствующей статье затрат — как правило, в составе общехозяйственных расходов по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счетов 10, 69, 70 и др.
Сумма расходов по ГСМ в учете отражается на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией.
Сумма расхода отражается по дебету счета учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 10 субсчет «Топливо».
Основной документ для учета использования ГСМ — путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
К сведению
Актуальные обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368, который применяется организациями и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.
Организации, не относящиеся к транспортным, могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа № 368 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 26.07.2019).
Сверхнормативный расход топлива в бухгалтерском учете включается в состав прочих расходов, а в налоговом не уменьшает налоговую базу. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями[7]. В то же время в письме от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61 Минфин России разрешил налогоплательщику руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, до принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке.
Расчет расходов по ГСМ
Организация закупает ГСМ для служебных автомобилей. В течение августа топливо заправлялось в бак автомобиля трижды (все цены указаны без НДС):
• 2 августа — 70 л по цене 20 руб. за 1 л на сумму 1400 руб.;
• 10 августа — 60 л по цене 19 руб. за 1 л на сумму 1140 руб.;
• 20 августа — 70 л по цене 22 руб. за 1 л на сумму 1540 руб.
Согласно путевым листам и нормам, установленным в организации, за август израсходовано 170 л бензина.
Согласно учетной политике списание производится по средней себестоимости.
Рассчитаем количество ГСМ, подлежащих списанию в августе месяце.
Сначала определяем среднюю себестоимость единицы материалов (1 л):
(1400 руб. + 1140 руб. + 1540 руб.) / (70 л + 60 л + 70 л) = 20,4 руб.
Тогда стоимость бензина, подлежащая списанию, составит:
Дебет счета 20 Кредит счета 10 субсчет «Топливо в баках» — 3468 руб. — списана стоимость ГСМ за август месяц.
Контроль транспортных расходов
При планировании расходов на содержание служебного автотранспорта рекомендуется сопоставить:
• сумму инвестирования денежных средств в покупку новых автомашин (при необходимости);
• плановую сумму затрат по их эксплуатации (с учетом транспортного налога);
• плановый объем их ежемесячных поездок;
• ликвидную стоимость автомашин
и среднюю стоимость аренды автотранспорта или услуг транспортных организаций.
На основе полученных результатов можно будет сделать вывод об эффективности использования или уровне потребности в наличии собственного автотранспорта.
Расходы на собственный автотранспорт организация должна систематически контролировать. Это позволит выявлять непроизводственные расходы и факты хищения имущества организации при эксплуатации собственного автопарка.
Возможные варианты непроизводственных потерь:
• поездки по личным нуждам;
• завышение норм расхода топлива;
• открытый слив ГСМ;
• махинации на топливных складах предприятий и т. п.
Первоочередная задача контроля — предотвратить как разовые прецеденты, так и систематические действия. О хищениях могут свидетельствовать:
• систематический необоснованный перерасход ГСМ;
• указание маршрутов в путевом листе, не соответствующих производственным целям;
ە время и даты заправок машины, не соответствующие рабочему времени.
При контрольных действиях маршруты должны быть проверены на правильность километража и рациональность.
Если окажется, что непроизводственные потери возникли по вине работника, взыскать сумму ущерба можно с его согласия. Если работник не согласен добровольно возместить ущерб, его можно взыскать только через суд, доказав, что есть вина работника в этом перерасходе.
Вполне обоснованной будет и позиция организации, согласно которой виновник должен не только возместить покупную стоимость ГСМ, но и компенсировать расходы, связанные с его доставкой, хранением: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, который регламентирует данный случай (с. 238 Трудового кодекса РФ).
Потери не по вине работников списываются в состав прочих расходов в периоде их выявления на основании решения руководителя о источнике их списания.
Важный блок контрольных мероприятий — проверка наличия в организации и правильного заполнения следующих документов:
1) при списании ГСМ:
• приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива (см. пример);
• документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось через подотчетное лицо;
• акты о списании материальных запасов.
2) при списании расходов по хранению автотранспортных средств на платных стоянках:
• договор на хранение (сохранная расписка (квитанция) — при кратковременной (разовой) постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более суток));
• документы, подтверждающие оплату услуг (платежное поручение, выписка банка по расчетному счету, чеки ККТ, товарные чеки, БСО);
3) при списании расходов на оказание услуг по мойке, техобслуживанию транспортных средств:
• договор, акт об оказании услуг;
• чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, БСО (при оплате наличными денежными средствами).
Резюме
Если у организации есть транспортные расходы, нужно учитывать все составные части этих расходов: расчет норм ГСМ, запчасти, амортизация, оформление путевых листов, текущий и капитальный ремонт автотранспорта, оплата транспортного налога, стоимость услуг транспортных организаций, размер арендной платы при аренде или лизинге автотранспорта.
Все эти показатели должны быть изначально учтены в бизнес-планировании деятельности организации. Все эти показатели нужно систематически мониторить.
[1] Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н (в ред. от 06.04.2015; далее — ПБУ 10/99).
[2] Утвержден Приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н
[3] Утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
[4] Письмо Минфина России от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса РФ.
[5] Письмо УФНС России по г. Москве от 27.09.2011 № 16-15/093505.
[6] Пункты 5, 7 ПБУ 10/99.
[7] Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (в ред. от 20.09.2018).
М. А. Чванова,
аудитор, бухгалтер, налоговый консультант, юрист