Кому можно предоставлять штатное расписание организации

Кому можно предоставлять штатное расписание организации

ПО ЗАКОНУ

6 МИН

Как составить штатное расписание

Объясняем, что такое штатное расписание и чем оно полезно в случае проверок и не только.

Зачем нужна «штатка»

Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.

Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.

Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:

• Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
• Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
• Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
• Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.

Кого не нужно вносить в штатное расписание:

• ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
• Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.

За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.

Энциклопедия решений. Ознакомление работников со штатным расписанием, выдача копий и выписок из него (октябрь 2023)

Трудовое законодательство обязывает работодателя знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ, часть третья ст. 68 ТК РФ). Возникает вопрос: распространяется ли такое требование на штатное расписание?

Роструд дает отрицательный ответ, объясняя это тем, что штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, и в то же время отмечает, что обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, консультации дежурного инспектора портала "Онлайнинспекция.РФ").

Действительно, никакой информации, необходимой работнику для исполнения возложенных на него обязанностей и реализации его прав в рамках трудовых отношений, штатное расписание не содержит. Следовательно, этот локальный нормативный акт не связан непосредственно с трудовой деятельностью работников, а значит, знакомить с ним под роспись работников не обязательно.

Судебная практика подтверждает, что издание приказов об утверждении штатного расписания и о внесении в него изменений не порождает для работодателя обязанности знакомить с ними работников (определение Челябинского областного суда от 30.08.2016 N 11-12178/2016, определение Тверского областного суда от 30.06.2016 N 33-2661/2016, определение Верховного Суда Республики Хакасия от 20.08.2013 N 33-2005/2013).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работникам по их заявлению копии документов, связанных с работой. Вопрос распространения этого требования на штатное расписание является спорным.

Некоторые представители Роструда полагают, что работник вправе запросить у работодателя любые документы, связанные с работой, в том числе штатное расписание. Однако в большинстве случаев специалисты этого ведомства отмечают, что предоставлять работнику по его запросу копию штатного расписания работодатель не обязан.

Суды, как правило, приходят к такому же выводу. Они исходят из того, что штатное расписание не содержит персональной информации о работнике и сведений о его трудовой деятельности у работодателя, поэтому копия такого документа выдаче в порядке ст. 62 ТК РФ не подлежит:

— определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 N 33-663/2017;

— определение Пермского краевого суда от 14.12.2016 N 33-15123/2016;

— определение Московского городского суда от 18.10.2016 N 33-31950/16;

— определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.10.2016 N 33-19337/2016;

— определение Брянского областного суда от 17.03.2015 N 33-966/2015.

Есть мнение, что работодатель вправе отреагировать отказом даже тогда, когда работник просит выдать ему не копию всего штатного расписания, а только выписку из него (определение Пермского краевого суда от 11.01.2017 N 33-124/2017, определение Владимирского областного суда от 24.11.2016 N 33-4733/2016).

В то же время имеются случаи возложения на работодателя обязанности выдать работнику по его заявлению выписку из штатного расписания (определение Нижегородского областного суда от 16.08.2016 N 33-9311/2016, определение Калужского областного суда от 16.05.2016 N 33-1650/2016).

Специалисты Роструда разъясняют, что выписку из штатного расписания, касающуюся своей должности, работник требовать вправе, поскольку она является документом, связанным с его работой.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Информационный блок » Энциклопедия решений. Трудовые отношения, кадры » — это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным темам в сфере трудового права и кадрового делопроизводства

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства

См. содержание Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры

При подготовке информационного блока «Энциклопедия решений. Трудовые отношения, кадры» использованы авторские материалы, предоставленные Д. Бездеткиной, Ю. Борщевской, Н. Булыгой, Е. Вороновой, Ю. Добычиной, В. Евсюковой, П. Ериным, О. Ефимовой, М. Золотых, Е. Карсетской, А. Кикинской, М. Кудряшовым, Е. Кудымовым, А. Мазухиной, Н. Обуховой, О. Сидоровой, Ю. Раченковой, П. Сутулиным, В. Титовым, Д. Титовым, А. Черновой, Т. Штукатуровой и др.

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

Для чего и кому необходимо штатное расписание

Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.

При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15 , 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении расписания;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма штатного расписания

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.

Шаг 1

Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Шаг 2

Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Шаг 3

Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Шаг 4

Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Шаг 5

В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Готовим приказ на утверждение штатного расписания

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.

• как составить приказ об утверждении штатного расписания;
• как и сколько нужно хранить штатное расписание.

Как вносить изменения

Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ , можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.

Штатное расписание работникам не выдается

Работник вправе потребовать у работодателя только выписку из штатного расписания, где указана именно та позиция, которую он занимает в компании. Получить штатное расписание целиком работник может только в том случае, если директор не против.

Штатное расписание содержит информацию о структуре компании, должностях, количестве работников по каждой должности, общей численности персонала, окладах и надбавках.

Если разные работники одной специальности имеют одинаковую квалификацию, занимают одинаковую должность, выполняют один и тот же объем работы, имеют одинаковые условия работы, у них должны быть одинаковые оклады.

О зарплате коллег работник может узнать только от них самих либо от работников бухгалтерии. Изучить штатное расписание самостоятельно он не может.

Директор компании имеет полное право не выдавать работнику штатное расписание. Этот документ хоть и имеет прямое отношение к заработной плате, он не относится к числу тех, которые работодатель обязан выдать согласно статье 62 ТК РФ.

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой (содержащих его персональную информацию).

К числу документов, которые выдаются работнику относятся:

• приказ о приеме на работу,
• приказ о переводах на другую работу,
• приказ об увольнении с работы,
• приказ о предоставлении отпуска,
• выписка из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется),
• справка о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Список неполный. Работник вправе запросить и другие документы. Например, график отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Документ можно не выдавать, если он не содержит персональных данных работника либо содержит информацию о других работниках.

Все документы выдаются в виде копии, заверенных подписью директора и печатью компании.

Какие документы работодатель можно не выдавать работнику

Работник может запросит любые документы, которые он считает относящимися к его работе. Например, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностную инструкцию, характеристику, другие локальные нормативные акты. Большинство из этих документов работодатель вправе не выдавать.

ТК РФ не только разрешает не предоставлять сведения, которые не имеют непосредственного отношения к работнику и его работе, но и запрещать выдавать документы, которые содержат персональные данные других работников.

Поскольку Правила внутреннего трудового распорядка регламентирует трудовой распорядок и не содержат персональных данных конкретного работника, он не вправе требовать копию Правил «на руки». Достаточно того, что работодатель ознакомил его с этим документом под роспись (статья 68 ТК РФ).

Согласно статье 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Локальные нормативные акты компании (Положения, регламенты и т.п.) тоже не нужно выдавать работникам. Обязанность работодателя выдавать копии своих локальных нормативных актов законодательством не установлена.

Помимо этого, важно обратить внимание на то, что такие документы как объяснительные, докладные, протоколы заседаний, служебные записки, заявления так далее, работодатель тоже не обязан выдавать работникам. Эти документы не связаны напрямую с работой, они предназначены для служебного пользования.

Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные других работников, нельзя выдавать работникам, которые не имеют к ним допуска.

Кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании, также не входят в число тех, которые работодатель обязан выдан по статье 62 ТК РФ.

Должностные инструкции выдаются работникам после трудоустройства. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. установлено, что работнику при приеме на работу выдается один из двух экземпляров должностной инструкции под «роспись».

Если должностная инструкция имеет прямое отношение к должности сотрудника, работодатель обязан выдать ее по письменному запросу.

В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, нет служебной характеристики. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе. Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. В этом вопросе суды на стороне работников.