Аренда автомобиля на какой счет отнести затраты

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

реальная протяженность маршрута;
фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
фактический расход топлива на 100 км;
нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Аренда автомобиля у стороннего лица без экипажа

Мы взяли в аренду автомобиль у стороннего лица без экипажа.
шаг.1 Нужно поставить на забалансовый сч 001.,операцией введенной в ручную.Сч Дт 001,а счет Кт какой. Шаг.2. Начислили арендную плату «операцией введенной вручную. Дт 44,01Кт 76,07.Шаг 3 в целях обложения НДФЛ ,не получается ввести в операциях учета НДФЛ. т.к. арендодатель сторонее лицо,не сотрудник.Пришлось тоже использовать проводку введенную вручную. Дт 51 Кт 68,01.Затем поступление оборудования,нужно делать или нет?Какие счета учета использовать?Амортизацию как начислить,или на арендованное авто не имеем права?? Принять ОС к учету не получается,не проводится,пишет,не корректно заполнено..Думаю поступления оборудования нет,поэтому…Договор аренды не основание для оприходования.ПОМОГИТЕ ПОЖАЛУЙСТА ПОШАГОВО ОФОРМИТЬ АВТОМОБИЛЬ В ПРОГРАММЕ,НДФЛ И САМОЕ ГЛАВНОЕ,чтобы АМОРТИЗАЦИЯ РАСЧИТЫВАЛАСЬ. Будем очень признательны.»1 С: Бухгалтерия ПРОФ, ред. 3.0 (3.0.58.41) ,ОСНО

Обсуждение (7)

Добрый день!
Отвечаю по порядку.
1 Нужно поставить на забалансовый сч 001.,операцией введенной в ручную.Сч Дт 001,а счет Кт какой.
Отражение на забалансовых счетах не требует двойной записи, поэтому только Дт 001
Шаг 2. Начислили арендную плату «операцией введенной вручную». Дт 44,01Кт 76,07
Счет 76.07 в 1С не выбирается в проводках, так как является групповым. Группа счетов 76.07.ХХ используется для отражения операций по договорам лизинга.
Для учета расчетов с физлицами используйте счет 76.10.
Шаг 3 в целях обложения НДФЛ ,не получается ввести в операциях учета НДФЛ. т.к. арендодатель сторонее лицо,не сотрудник.Пришлось тоже использовать проводку введенную вручную. Дт 51 Кт 68,01.
Как оформлять документ Операция учета НДФЛ и все операции по оформлению договора ГПХ посмотрите в статье Как в 1С оформить начисления по гражданско-правовому договору (ГПД), чтобы начисленный и удержанный НДФЛ корректно отражался в Регистре налогового учета по НДФЛ?
И в обсуждении Договор ГПХ
То, что физлицо, с которым вы заключили договор аренды — не сотрудник, не страшно. Внесите его в справочник Физические лица, а в справочник Сотрудники не вносите. Документ Операция учета НДФЛ в поле Сотрудник связывается со справочником Физические лица, поэтому составить его на несотрудника можно.
Затем поступление оборудования,нужно делать или нет?Какие счета учета использовать?
Если договор между вами и физлицом — обычная операционная аренда, то принимать на балансовый учет автомобиль не нужно. Соответственно, не нужно и амортизацию на него начислять, ведь расходов по его приобретению у вас нет. Арендные платежи вы начисляете ежемесячно.
Если остались вопросы — пишите.

Спасибо большое,Лариса,что вы ответили на мой вопрос.Сделала все,как сказали,но есть еще вопросы.В операции учета НДФЛ я заполнила только 3 вкладки.Исчислено,удержано,перечислено.Правильно ли это,и не нужно ли заполнять еще вкладку доходы?Если я правильно поняла,то мне не нужно делать операцию учета взносов,т.к. страховых взносов не возникает.По итогам работы,к сожалению не закрылся счет 76,1.Не обращайте внимания на неверно исчисленную сумму 1300,мы потом доплату делали 194 руб. Счет 76,1 должен же закрыться.

Доброе утро,Лариса,мы поняли почему не закрывался счет.В операции введенной вручную,вместо суммы по договору указали сумму удержания.Исправили и все закрылось.Но остался вопрос по аренде автомобиля,мы поставили автомобиль на 001 сч.Но больше нигде не показываем в программе его характеристики.А ведь мы списываем топливо по нему и ГСМ. И в отчетности наверное нужны характеристики автомобиля,где это сделать?Спасибо.

Здравствуйте!
Для обоснования расходов на топливо и прочих расходов на автомобиль вам необходимо иметь:
1. Договор, где будет указано, что расходы по содержанию автомобиля несет арендодатель;
2. Путевые листы, где указан пробег автомобиля, маршруты следования и расход топлива — обоснование, что автомобиль используется в служебных целях;
3. Документы на приобретение топлива
Если ремонтируется авто
4. дефектный акт, характеризующий поломку авто
5. документы на приобретение запчастей и услуги по ремонту и установке
6. акт на списание материалов, если запчасти устанавливаются своими силами
Характеристики автомобиля в программу нужно вносить, если ведете путевые листы в ней. Как это сделать, посмотрите в статье
Путевые листы в 1С

В документе Операция учета НДФЛ вкладку Доходы тоже нужно заполнять.

К сожалению .в моем релизе не предусмотрено ведение путевых листов в программе,но характеристики автомобиля думаю нужно ввести,но не знаю в каких разделах,ведь авто находится на забалансовом счете.Подскажите пожалуйста,как внести авто в программу.И еще подскажите пожалуйста,как правильно посчитать сумму к уплате по НДФЛ?

Если по путевым листам вести учет возможности нет, то для арендованного автомобиля нет необходимости вводить какие-либо характеристики в программу. Ведь транспортный налог вы в отношении него исчислять не должны (ст. 357 НК РФ) и на баланс в качестве ОС его ставить тоже не нужно (п. 4 ПБУ 6/01, п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н).
Если вы считаете, что его нужно зарегистрировать, то напишите, для каких целей. И я отвечу так ли это.
По НДФЛ. Доходом физлица по сданному в аренду автомобилю будет арендная плата, которую вы ему выплачиваете. Датой получения дохода является дата выплаты (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ)
Доход умноженный на ставку НДФЛ (13%) — сумма к уплате в бюджет (если вы не предоставляете по заявлению физлица вычеты).
Например: Арендная плата 50 000 руб. НДФЛ (50 000 *0,13) — 6 500 руб. Выплачиваете:
— 43 500 руб (50 000 — 6 500) — арендодателю-физлицу датой, предусмотренной в договоре;
— 6 500 руб — в бюджет не поздее следующего дня после выплаты дохода физлицу.

СПАСИБО БОЛЬШОЕ,ЛАРИСА!Очень приятно было получить от Вас исчерпывающую информацию!

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

физическое;
юридическое;
индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

марка и модель автомашины;
ее пробег на момент передачи;
стоимость данного актива;
данные технического осмотра;
номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

20 «Основное производство»;
23 «Вспомогательные производства»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

страховку;
парковку;
заправку;
ремонт;
компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

Аренда автомобиля: бухгалтерский и налоговый учет у арендодателя

Корреспонденция счетов: Как арендодателю отразить в учете сдачу в аренду автомобиля (основное средство) белорусскому арендатору, получение арендной платы, а также возврат автомобиля по истечении срока аренды?

Ситуация

По условиям договора аренды:

— срок аренды — 6 месяцев;

— сумма арендной платы за месяц определена в белорусских рублях и составляет 2480,00 (в том числе НДС по ставке 20%). Срок оплаты аренды — не позднее 10-го числа месяца, следующего за текущим месяцем аренды.

По данным бухгалтерского учета на дату передачи автомобиля в аренду его первоначальная (переоцененная) стоимость составляет 9659,08 руб., сумма накопленной амортизации — 357,74 руб., ежемесячная сумма амортизационных отчислений — 89,44 руб.

Арендатор перечислил арендную плату за текущий месяц в установленный договором срок в следующем месяце.

Автомобиль возвращен по истечении срока аренды и отражен в составе основных средств.

Согласно учетной политике арендодателя:

— сдача имущества в аренду относится к инвестиционной деятельности;

— в бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Обратите внимание!
С 01.01.2021 введен транспортный налог (п. 174 ст. 1 Закона № 72-З). Уплачивать его должны организации за транспортные средства, которые зарегистрированы за ними в ГАИ МВД, с учетом установленных налоговым законодательством льгот (абз. 18 ст. 8, ч. 1 п. 1 ст. 307-1, ст. 307-2 и 307-3 НК). При передаче автомобиля в аренду плательщиком транспортного налога является организация-арендодатель. Связано это с тем, что по договору аренды автомобиль не списывается с учета у арендодателя, а передается арендатору на время (ч. 1 ст. 577 ГК).
В рамках данной корреспонденции счетов расчет, начисление и уплата транспортного налога арендодателем не рассматриваются.

Общие положения

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ч. 1 ст. 577 ГК).

Договор аренды заключается на срок, определенный договором (п. 1 ст. 581 ГК).

За пользование имуществом арендатор вносит арендную плату, порядок, условия и сроки внесения которой также оговариваются в договоре аренды (п. 1 ст. 585 ГК).

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором аренды (ч. 1 ст. 593 ГК).

Бухгалтерский учет

В данной ситуации на момент передачи автомобиль числится в составе основных средств (ОС), для учета которых применяется счет 01 «Основные средства» (п. 6 Инструкции № 50). Так как сдача имущества в аренду согласно учетной политике организации относится к инвестиционной деятельности, его стоимость следует отражать на счете 03 «Доходные вложения в материальные активы» (субсчет 03-3 «Прочие доходные вложения в материальные активы») (ч. 1 и абз. 4 ч. 2 п. 8 Инструкции № 50, абз. 3 ч. 1 п. 2 Инструкции № 102). Следовательно, автомобиль, предназначенный для сдачи в аренду, нужно из состава ОС перевести в состав доходных вложений в материальные активы. При переводе первоначальная (переоцененная) стоимость автомобиля отражается по дебету счета 03 «Доходные вложения в материальные активы» (субсчет 03-3 «Прочие доходные вложения в материальные активы») и кредиту счета 01 «Основные средства» (п. 4, 6 и 8 Инструкции № 50).

Начисление амортизации доходных вложений в материальные активы отражается на счете 02 «Амортизация основных средств» обособленно. Поэтому накопленная ранее по автомобилю амортизация переводится на отдельный субсчет, открытый к счету 02 «Амортизация основных средств» (п. 4, ч. 3 п. 7 Инструкции № 50).

В период действия договора аренды автомобиль остается объектом начисления амортизации. Суммы амортизационных отчислений начисляются ежемесячно и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91-4 «Прочие расходы») и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» (субсчет для учета амортизации по доходным вложениям в материальные активы) (ч. 1 п. 50, ч. 1 п. 56 Инструкции № 37/18/6; приложение 4 к Инструкции № 37/18/6; ч. 3 п. 7, ч. 9 п. 71 Инструкции № 50).

Передача автомобиля в аренду, а также его возврат из аренды оформляются арендодателем актом приемки-передачи (передаточный акт). Так как его форма законодательством не установлена, организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (п. 1 — 3 ст. 10 Закона № 57-З).

Датой отражения аренды в бухгалтерском учете арендодателя является последний календарный день каждого месяца аренды и последний день аренды в соответствии с договором. При этом не важно, поступила оплата за аренду или нет (п. 4 ст. 3 Закона № 57-З, подп. 1.1.3 постановления № 55).

Согласно учетной политике арендодателя сдача автомобиля в аренду является для него инвестиционной деятельностью. Поэтому доходы от нее учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91-1 «Прочие доходы») (абз. 3 ч. 1 п. 2, абз. 3 п. 5, абз. 12 п. 14, п. 29 Инструкции № 102; ч. 1, 3 и 4 п. 71 Инструкции № 50).

Для отражения расчетов с арендатором используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (п. 48 и 59 Инструкции № 50).

Исчисление НДС из выручки от сдачи автомобиля в аренду отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91-2 «Налог на добавленную стоимость») и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (ч. 5 и 6 п. 71 Инструкции № 50, подп. 3.2 Инструкции № 41).

Поступление арендной платы отражается по дебету счета 51 «Расчетные счета» и по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ( ч. 3 п. 48, п. 59 Инструкции № 50).

При возврате автомобиля по истечении срока аренды его первоначальная (переоцененная) стоимость отражается по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 03 «Доходные вложения в материальные активы» (субсчет 03-3 «Прочие доходные вложения в материальные активы»). При этом сумма накопленной амортизации переводится на субсчет, открытый к счету 02 «Амортизация основных средств» для учета начисленной по ОС амортизации (п. 4, 6 и 8, ч. 3 п. 7 Инструкции № 50).

НДС

Оборот по передаче арендодателем на территории Республики Беларусь автомобиля белорусскому арендатору признается объектом обложения НДС ( подп. 1.1.6 ст. 115, абз. 3 ч. 2 подп. 1.6 ст. 117 НК).

Моментом фактической реализации при сдаче автомобиля в аренду признается последний день каждого месяца аренды. НДС рассчитывается по ставке 20% и предъявляется к оплате арендатору (ч. 1 п. 11 ст. 120, ч. 1 п. 10 ст. 121, подп. 3.1 ст. 122, п. 2 ст. 130 НК).

На сумму арендной платы арендодатель обязан выставить арендатору ЭСЧФ (п. 1 и 4 ст. 131 НК).

О том, как отразить операции в бухгалтерском учете арендодателя, а также что необходимо учесть при исчислении налога на прибыль с 01.01.2023, читайте в ilex.