Когда надо выдать трудовую книжку при переходе на электронную
Письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933
Комментарий
Бумажную трудовую книжку необходимо выдать на руки работнику в тот же день, в который он подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (предоставление сведений о трудовой деятельности) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Такое мнение высказал Минтруд в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.
Таким образом, ведомство снова изменило свою позицию по этому вопросу. Так, в феврале 2020 года чиновники утверждали, что трудовая книжка должна быть выдана в день подачи работником заявления (см. письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Спустя месяц позиция Минтруда сменилась – трудовую книжку разрешили выдавать в течение трех дней со дня подачи заявления (см. письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260). В новом письме в ведомстве вернулись к первоначальной точке зрения – трудовая книжка должна быть выдана в день подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Отметим, что все три письма подписаны одним и тем же человеком.
Несмотря на то что разъяснения Минтруда, приведенные в письмах, не являются нормами права, а только разъясняют порядок применения действующего законодательства, целесообразно учитывать такие разъяснения в своей деятельности. Возникает вопрос: что делать, если в период действия письма Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260 работодатель выдал трудовую книжку в течение трех дней, не посчитают ли это нарушением сейчас?
Наказание по ч. 1 ст. 234 ТК РФ в данном случае не применяется, поскольку эта норма предусматривает наказание за нарушение срока выдачи трудовой книжки при увольнении работника. Наказать работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение норм трудового законодательства тоже нельзя, поскольку закон не устанавливает конкретный срок выдачи трудовой книжки в данном случае. Таким образом, на данный момент работодателю не грозит привлечение к ответственности за нарушение срока выдачи трудовой книжки работнику, выбравшему электронную трудовую.
Напомним, что сделать свой выбор относительно дальнейшего способа ведения трудовой книжки работники должны до 31 декабря 2020 года. Для этого они должны подать на имя работодателя соответствующее заявление. Если работник выбрал трудовую книжку в электронном виде, работодатель обязан сделать в его трудовой книжке соответствующую запись и выдать ее работнику на руки (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Сроки выдачи бумажной трудовой книжки при переходе на электронную не определены
Согласно ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник до 31 декабря 2020 года включительно обязан сделать выбор относительно того, будет ли работодатель продолжать вести его бумажную трудовую книжку или перейдет на предоставление ему сведений о трудовой деятельности. Воля работника должна быть выражена в соответствующем письменном заявлении. Если работник отказывается от продолжения ведения его бумажной трудовой книжки, то работодатель должен внести в нее запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности и выдать трудовую книжку на руки работнику.
Сроки выдачи трудовой книжки в такой ситуации в законе не оговариваются, и, как видно, чиновники до сих пор не могут прийти к единому мнению по вопросу о том, как быстро работодатель должен выполнить эту свою обязанность. Так, в Письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150 Минтруд России утверждал, что в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником. Через месяц в ведомстве высказали уже другую позицию, согласно которой работодатель в такой ситуации может выдать трудовую книжку в 3-дневный срок (Письмо от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260). И вот в своем новом письме чиновники вернулись к изначальной точке зрения о необходимости выдачи трудовой книжки в день подачи заявления.
Кроме того, в Минтруде России порекомендовали работникам подавать заявления о переходе на ЭТК или о продолжении ведения бумажных трудовых книжек после выдачи работодателем уведомления о необходимости сделать соответствующий выбор. По мнению специалистов ведомства, это позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 августа 2020 г. № 14-2/ООГ-12933).
В какой срок выдать трудовую, если работник перешел на ее электронное ведение
Срок выдачи на руки трудовой книжки работнику, который принес заявление на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, с 01.09.2021 установлен п. 35 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Это нужно сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая выдается работнику не позднее дня увольнения.
Ранее Минтруд давал противоречивые разъяснения по этому вопросу. Он выпустил три письма. При этом в первом и последнем письмах он говорил, что выдать книжку нужно непосредственно в день подачи заявления (письма от 12.02.2020 № 14-2/В-150 и от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
А во втором указывал, что в данном случае применим общий срок на выдачу связанных с работой документов, установленный ч. 1 ст. 62 ТК РФ (письмо от 13.03.2020 № 14-2/В-260). А это 3 рабочих дня после получения соответствующего запроса.
Прежде чем выдать книжку на руки, сделайте в ней итоговую запись. Как она выглядит, мы показали здесь.
Что еще изменилось в оформлении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года, узнайте из аналитического обзора от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Как правильно оформить и заверить трудовую при ее выдаче, смотрите здесь.
Выдается ли трудовая книжка при переходе на электронную?
При переходе на электронную версию трудовая книжка выдается после получения работодателем соответствующего заявления. Выясним, как правильно оформить процедуру и какую запись следует внести в книжку, подлежащую передаче работнику.
Как работнику сделать выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой
2020 год ознаменовал начало цифровизации трудовых книжек: теперь работодатели передают сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд, где они хранятся. Эти процессы происходят в электронном виде, поэтому бумажные трудовые утрачивают значимость.
Но каждый работник волен решить сам, нужен ему бумажный вариант или нет. Поскольку в любом случае сведения о происходящем с ним кадровом событии уйдут в ПФР и сформируют запись в его электронной книжке.
До 31.10.2020 работодатель обязан должным образом уведомить персонал об изменениях в законодательстве в части трудовых книжек и предложить сделать выбор в пользу исключительно электронного формирования сведений о стаже либо совместно с продолжением ведения бумажной трудовой.
После уведомления работникам следует принять решение и обозначить его в своем заявлении на имя работодателя.
Если работник не хочет отказываться от бумажной книжки, то работодатель продолжает хранить ее у себя и вносить необходимые записи с одновременной передачей информации в ПФР.
Если работник решит отказаться от бумажного формуляра, то работодатель должен передать книжку ее владельцу с соблюдением определенных требований, о которых мы расскажем в следующем разделе.
Сроки выдачи трудовой книжки при переходе на электронную версию
У работодателя есть три рабочих дня после получения заявления от работника на выдачу трудовой книжки.
Изначально Минтруд высказывался (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150) о том, что передачу необходимо осуществить в день получения заявления. Однако на некоторых крупных предприятиях практически это осуществить невозможно. Именно поэтому позднее вышли разъяснения (письмо от 13.03.2020 № 14-2/В-260), определяющие стандартные три дня, как и для всех документов и справок, касающихся трудовой деятельности.
Как сделать последнюю запись в трудовой
Последняя запись, которую следует внести перед возвратом трудовой книжки, будет выглядеть следующим образом:
В качестве документа-основания в графе 4 должно быть указано заявление работника.
В подтверждение получения книжки и для исключения претензий к работодателю работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек. Здесь также должна стоять отметка о том, что книжка выдана в связи с решением работника отказаться от ее ведения.
После того, как работник проставит подписи в журнале и получит трудовую на руки, с работодателя снимается всякая ответственность за переданный бумажный формуляр. С этого момента все сведения о трудовой деятельности будут формироваться исключительно в электронном варианте, как на текущем месте работы, так и на всех последующих.
В течение 2020 года всем работающим надо выбрать, нужна ли им бумажная трудовая книжка или нет. Сведения о кадровых мероприятиях будут передаваться в Пенсионный фонд независимо от того, какой выбор сделает человек.