Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации
Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.
К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.
Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- многие другие.
Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.
Что относится к обязательной кадровой документации
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.
Кадровая документация в компании состоит:
- из бланков унифицированных форм;
- положений и инструкций, разработанных самой компанией.
Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.
Какие документы кадрового делопроизводства бывают
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
- документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности;
- документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.
К первой группе относится следующая кадровая документация:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- приказ об увольнении (Т-8);
- приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
- командировочное удостоверение (Т-10);
- служебное задание (Т-10А);
- распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).
Узнайте больше о новом порядке ведения трудкнижек в соответствии с приказом № 320н здесь.
Ко второй группе относятся:
- график отпусков (Т-7);
- штатное расписание (Т-3);
- приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а);
- распоряжение о командировании работников (Т-9а);
- приказ о поощрении сотрудников (Т-11А);
- табель учета рабочего времени (Т-12);
- документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13);
- журнал проверок воинского учета граждан;
- приказ об организации воинского учета;
- внутренние положения:
- коллективный договор;
- положение об охране труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о командировках;
- положение о коммерческой тайне;
- положение об оплате труда;
- положение об использовании личного транспорта в служебных целях.
Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии
В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
- перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
- отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
- доход сотрудника: заработная плата, премии;
- общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
- обязательные правила, действующие внутри компании.
ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Ранее командировочное удостоверение и служебное задание подтверждали расходы предприятия при исчислении налогов. Теперь в этих целях применяются иные документы — о них рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к соответствующим разъяснениям.
Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.
Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.
Подробнее о компенсации транспортных расходов работнику читайте здесь.
Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства
Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.
Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
- защиты трудовых прав сотрудников;
- уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
- информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.
ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
- дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
- административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
- уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
- гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
- налоговые органы при выездных проверках;
- военкомат в целях контроля ведения воинского учета.
Как оформляется спецоценка рабочих мест
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
ВАЖНО! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 3 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
В 2021 году в ст. 11 закона № 426-ФЗ были внесены заметные поправки. Подробности — в специальном материале.
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
- приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
- приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
- декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
- отчет с результатами.
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании — 60 000–80 000 руб.
Все ли компании обязаны вести воинский учет?
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
ВАЖНО! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Узнать больше о практической организации воинского учета на предприятии вы можете из специального материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Получите к нему бесплатный пробный доступ.
Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).
В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
- приказ об организации воинского учета;
- журнал проверок воинского учета;
- личная карточка Т-2.
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017).
Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 1000–3000руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – аналогичного штрафа.
Итоги
Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.
Обязательные документы кадровой службы
Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.
Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Трудовые договоры
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- дата начала работы;
- условия труда;
- режим работы и отдыха;
- оплата;
- характер работы;
- гарантии и компенсации.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Трудовые книжки
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.
Положение об оплате труда
Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.
Расчётный лист
В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:
- размеры каждой составной части;
- периоды, за которые выплачивается каждая часть;
- основания произведённых удержаний;
- общая сумма денежной выплаты.
Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.
Штатное расписание
Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.
«Штатка» имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.
График отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы. Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.
С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.
Положение о персональных данных
В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:
- состав персональных данных;
- правила обработки персональных данных;
- порядок передачи персональных данных третьим лицам;
- права и обязанности работников при обработке их данных и пр.
Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.
Согласия на обработку персональных данных
Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.
В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):
- для ООО — от 60 до 100 тысяч рублей;
- для ИП и должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей.
Табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.
На основании данных о времени, взятых их табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.
Приказы
Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приёме на работу, о премировании, о перевод, об увольнении и другие.
Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации
Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.
К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура.
Таких документов около 20, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.
Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Например, это такие документы:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о премировании;
Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.
Кадровые документы организации. Таблица
Наименование документа
Нормативный акт
Утвержденная форма
Обязательные документы
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним
Форма свободная. Для микропредприятий форма утверждена постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. № 858.
Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.