Как перейти на электронную трудовую книжку

Как перейти на электронные трудовые книжки

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

Рекомендации от экспертов «Актион 360».

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

• Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР.
• Завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. По этому же адресу сможете направлять им в ответ указанные сведения. При этом в должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте так же, как и на бумажное, работодатель должен в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту нужно будет постоянно.
• Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.
• Уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.
• Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде.
• Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
• Каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года . В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года .

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».

Если рассматривать данные новшества с точки зрения работодателя, то объем работ для бухгалтерии безусловно увеличится, т.к. нужно подавать отчет СВЗ-ТД.
Радует, что в отличие от всем известной СЗВ-М, новая персонифицированная отчетность не носит регулярного характера. То есть сдавать ее в ПФР нужно по мере необходимости, а не каждый месяц. Обязанность подачи формы подразумевает случаи приема сотрудников на работу, переводов их на другую постоянную работу, увольнения, а также подачи работниками заявлений о выборе варианта ведения трудовой книжки. Кроме того, если в течение 2020 года в отношении сотрудников не случится никаких кадровых мероприятий и они не заявят о выборе варианта ведения трудовой книжки, подача первого отчета СЗВ-ТД переносится на февраль 2021 года. Ответственность за несдачу СЗВ-ТД, а также сдачу неполных или недостоверных сведений работодатели будут нести по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения за неоднократное (два и более раза в течение года) нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности сотрудников. Думаю не стоит исключать, что со временем будет предусмотрен и штраф.

Интересно, а в какую-нибудь правительственную голову приходило просто отказаться от этого советского рудимента?

Зато уже сократили планируемый переходный период, что не может не радовать. Изначально планировалось обязать работодателей вести и электронные, и бумажные версии вплоть до 2027 года.

С одной стороны, это хорошо, а с другой — непонятно, зачем это ярмо вообще пытаются модернизировать. Удобный повод совсем отказаться от этой бумажки.

Работник может сам где-то посмотреть свою электрическую трудовую книжку?

Да, сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте ПФР и на сайте Госуслуг. Информацию также можно будет получить в бумажном виде, подав заявку работодателю по текущему или последнему месту работы, в территориальном органе ПФР, в многофункциональном центре (МФЦ).

Гребаный киберпанк. У меня каждый раз будет бомбить от этих постсовковых высеров. И главное всех устраивает.

а в чем проблема? убрали лишнюю бумажку, вроде бы норм.

Не убрали, а оцифровали.

А как же теперь быть с ГПХ? Теперь любой рабочий на договоре ГПХ может потребовать запись ЭТК? Но тогда теряется смысл ГПХ. Или все остаётся как есть?

По договорам гражданско-правового характера запись в трудовую не делается, они не попадают под нормы трудового законодательства. Иначе обстоит с работой по совместительству: если у вас бумажная трудовая книжка, то вы можете попросить работодателя по основному месту работы внести сведения о работе по совместительству, но это не обязательно. В электронную трудовую книжку сведения о совместительстве попадут из базы ПФР.

Если вы сейчас работаете по трудовой, до конца года нужно подать в произвольной форме заявление в ваш отдел кадров. Дайте знать, если нужно скинуть пример. Если сейчас не работаете и трудовая на руках, заявление можно написать при приёме у нового работодателя.

А может на одном предприятии Иванов А.А. хотеть бумажную, а на другом хотеть электронную? Или это раз и навсегда и действует для всех его работ?

Электронные книжки будут у всех с 2021 года. Иванов может воспользоваться своим правом на продолжение ведения сведений на бумаге, подав письменное заявление работодателю в течение 2020 года — это не исключает наличие электронной, но работодатель будет обязан вести и бумажную трудовую книжку.

Заявление работодателем направляется в ПФР, и при последующем трудоустройстве к другим работодателям за работником сохраняется право ведения трудовой книжки на бумаге. Также сохраняется право подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой только в электронном виде.

В Китае, например, большая часть документооборота проходит через местный чат-бот Wechat. Несомненно, это тренд, и мы движемся в том же направлении. Вся рутина, бумажная работа уходит в облачный сервис. И ничего не теряется, не надо делать копии, хранить оригинал документа. Есть доступ в любой момент к любому хранилищу. Там же контакты человека, сервис индивидуального оповещения.

да все равно будущее за технологиями и все переводится в электронный вариант, дабы упростить и избежать бумажной волокиты)

Это да, но например чтение книг приятнее в бумажном варианте книги, чем электронной и в этом есть своя романтика.

По остальным вопросам может и электроника лучше и проще

я не романтик, но читать люблю. Поэтому купил Pocketbook и качаю себе бесплатно книги, а экран имитирует бумагу и глаза не устают от него, плюс есть подсветка. Так что даже бумажные книги уже не так популярны как раньше)

Только пидры из правящей "элиты"придумывают(по Климову)отбор наших достижений .Дегенераты пархатые!Странно,что введя запрет на признанную мировую литературу, причем признанную в большинстве стран мира(Г.Климов,Б.Миронов, Емельянов В,Истархов и множество других),они "забыли"запретить такой мультфильм,как "Чиполлино".Для тех,кто не видел-посмотрите! . после того ,как мы ввели налог на воздух-вы стали меньше дышать.А теперь мы вводим налог на дождь. Вырожденцы , имеющие по два,три и более граждств,разворовыющие Россию,уничтожающие именно русских-этот комментарий именно для вас ,сидящих в думах и судах ,принимающих решения в принятии законов чуждых России и русскому народу.Заводы и фабрики уничтожены-рабочий класс опасен,деревни стоят пустые-а вдруг крестьяне соберутся вместе и вновь организуют колхозы-землю ведь обрабатывать легче всем вместе,а то вдруг соберутся и с топорами да вилами попрут на местных и неместных воров-прихватизаторов. против автоматов и танков,против защитников пидров и Лесбос. Для тех,кто умеет думать: цены на бензин за последние 20 лет выросли в два раза,на продукты-в три,квартпаты-завышены,налоги-растут как на дрожжах,штрафы. Советская школа образования ,как самая лучшая в мире-уничтожена,пприче уничтожена именно нашими недоумками.Прав был Задорнв,-одни менеджеры.В медицие . бардак, цены на лекарства . 18тысяч пенсия, 6тысяч оплата жилья,остаток -12000,которые и уходят на лечение,а жить на что?То-же и с зарплатами.Теперь о трудовых в электронном виде.Написать могут все что угодно,после чего вас на работу уже не возьмут.Никуда! Причем напишут именно" правдоподобную ложь",знаю на своем опыте! Правдоподобная ложь-ложью и осанетсЯ,как не поверни. Делайте выводы, читайте,в том числе и книги.

Нужно ли заверять подписью и печатью работодателя запись в трудовой книжке о выборе электронного варианта ведения?

Как перейти на электронную трудовую книжку

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта —

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе . Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Как оформить электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России, СФР.

Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в СФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.

Расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Вот что есть в ЭТК:

1. ФИО, дата рождения, СНИЛС.
2. Место работы.
3. Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы.
4. Даты приемов на работу, постоянных переводов и увольнений сотрудника с указанием причины расторжения трудового договора.
5. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
6. Сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
7. Информация о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.

Чтобы СФР мог формировать ЭТК, работодатели передают ему отчеты по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1. Сроки такие:

1. При приеме на работу — не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
2. При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее рабочего дня после издания приказа.
3. При заключении и прекращении ГПД — не позднее рабочего дня после события.
4. При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 одинаковый для всех организаций и ИП с сотрудниками. Сдавать его надо в свое отделение СФР:

1. только в электронном виде — если численность работающих свыше десяти человек;
2. по выбору — на бумаге или в электронном виде — если работает десять человек и менее.

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, при условии, что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность.

Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года, нужно подать в СФР заявление. Для этого можно прийти в клиентскую службу фонда или в МФЦ или обратиться через госуслуги или личный кабинет гражданина на сайте СФР. Услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.

Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.

Получив заявление, CФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения просто не внесут.

Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-СФР. В ней три страницы. На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли со мной начиная с 2020 года, когда появились ЭТК.

Две следующие страницы — все, что знает обо мне СФР по персонифицированной отчетности, которую сдали работодатели, когда были лишь бумажные трудовые книжки. Информация в блоке краткая: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в СФР заявление, о котором я написала выше.

В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в то время платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только когда мне нужно было бы начислить пенсию.

Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в CФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить СФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая

ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. Каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в СФР, а значит, фонд ведет электронные трудовые книжки.

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: продолжать вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать заявление. Если работник его не написал или выбрал бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и бумажная.

Если работник выбрал только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.

У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.

Как перейти на электронную трудовую

Если человек сначала предпочел оставить бумажную трудовую или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать заявление работодателю. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись, что работник перешел на ЭТК, и вернет ему книжку. Она может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, работнику ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если у работодателя принято их издавать. Дальше наниматель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и фонд заведет электронную трудовую.

Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. Получить выписку из ЭТК легко, удобнее всего — онлайн: на портале госуслуг или сайте CФР.

На госуслугах. Авторизуйтесь и на странице «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не надо: как только нажмете кнопку «Получить выписку», запрос уйдет в СФР.

Результат отобразится в разделе «Заявления» личного кабинета. Обычно выписка приходит через пару минут.

На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.

Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.

В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.

Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.

У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.

Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать ее или нет.

Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Утвержденной формы нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.

Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: СТД-Р — тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто ее сохранил.

Я заказывала выписки через госуслуги, на сайте СФР и в МФЦ. Они ничем не отличались. Только две я смогла скачать, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Куда обратиться	Сколько ждать ответ	Какие сведения в ней будут
Портал госуслуг	В течение дня — обычно мгновенно	Все сведения, которые есть у СФР
Сайт СФР	В течение дня — обычно мгновенно	Все сведения, которые есть у СФР
МФЦ	В течение нескольких минут	Все сведения, которые есть у СФР
Отдел кадров работодателя	Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения	Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Портал госуслуг
Сколько ждать ответ	В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
Сайт СФР
Сколько ждать ответ	В течение дня — обычно мгновенно
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
МФЦ
Сколько ждать ответ	В течение нескольких минут
Какие сведения в ней будут	Все сведения, которые есть у СФР
Отдел кадров работодателя
Сколько ждать ответ	Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения
Какие сведения в ней будут	Только те сведения, которые передавал именно этот работодатель с 1 января 2020 года, и при условии, что у работника нет бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения

Что в итоге

1. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе СФР. Официальное название — СТД-СФР.
2. Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе социального фонда. Запросить сведения можно на бумаге — через МФЦ или работодателя, — через портал госуслуг или сайт СФР. Однако работодатель выдаст выписку, только если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения.
3. Работник, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может выбрать: отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. В первом случае в книжке сделают запись об отказе и выдадут на руки, отменить решение будет нельзя. Если же работник сначала предпочел сохранить бумажный вариант, отказаться от него можно в любой момент.
4. Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу начиная с 1 января 2021 года.

У меня с ЭТК есть проблема, она была и в расчете пенсионных баллов, — пропал год стажа когда один из работолателей за 2015-2016 менял регион регистрации со сменой отделения ПФРФ(налоги все платились, справки и данные о взносах из ЛК налоговой — были корректные).
Как-то раз был с мамой в пенсионном фонде, там это "заодно" оперативно поправили и без заявлений, но после перехода на ЭТК этот год снова пропал как из ЭТК, так и из рассчёта баллов.
Считаю что продолжение ведения бумажной трудовой было единственным решением

Принимая во внимание тот факт, что записи в трудовую вносятся только при кадровых перемещениях, а в остальное время они обычно хранятся в сейфе, то вопрос об их износе не стоит. А если нет физического износа, то и смысла переходить на электронные / пластиковые документы тоже нет.

Иван, стоит не забывать учитывать риски хранения информации (о трудовом стаже в данном контексте) только на бумажном носителе — это же единая точка отказа. Стоит иметь резерв — цифровую/электронную копию.
Представьте, что по случайной и/или намеренной халатности вашего текущего работодателя — бумажная трудовая была утеряна или пришла в негодность. И как вы через дцать лет, при выходе на пенсию, будете доказывать в ПФР свой стаж за период до 01.01.2020?

Dmitry, доказывать точно также, если в один прекрасный момент случится "вжух" и электронные данные успешно похерятся/частично изменятся (а у нас это вопрос времени)

Dmitry, так оно и сейчас фиксируется при сдаче квартальной отчетности. Место работы, должность, доход — все передается. Я оцениваю хранение данных в ПФР (а электронные трудовые подразумевают отказ от бумажных) как рискованное. Вот скачает бухгалтер ПФР шифровальщика, затрет все базы и как вы будете доказывать при выходе на пенсию, что где-то работали?

Иван, моя бумажная трудовая (со стажем до 2020) хранится дома, это и будет подтверждением стажа в случае необходимости. Главное её теперь самому не потерять ��

С 2013 года живу за границей и работаю не по ТК РФ. Так что электронная трудовая мне ниоткуда не полагается.
Но год назад начала сотрудничать с блогерским сервисом, который на входе запросил мои паспортные данные и СНИЛС. За год сотрудничества там накапало меньше 1000 рублей, которые я благополучно перевожу по сотке на телефон.
В итоге месяц назад, тыкаясь где-то по Госуслугам, обнаружила собственную выписку из ПФР. Была приятно удивлена тем фактом, что даже самые сомнительные места моей работы в этот документ честно попали — не раз думала, что в момент оформления пенсии неприятный сюрприз будет. И обрадована тем, что я на сегодняшний день — налоговый резидент РФ, значит, видимо, имею право на ряд пособий и налоговые вычеты, хоть и в смешном размере. Мелочь — а приятно.

Не далее как пару лет назад получила повторное требование на уплату уже уплаченного налога на имущество. Поехала разбираться, по налоговой вместе со мной металась такая же толпа осчастливленных. Оказывается полетела база, мне вручную снимали повторное начисление, не знаю уж как с неприехавшими разбираться дело было.
С трудовой аналогично может произойти, поэтому искренне сочувствую тем у кого уже не будет бумажной трудовой.

Подскажите пожалуйста, если в выписке "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации" стоит дата заявления напротив "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" это значит, что у меня электронная трудовая книжка?

Может ли работодатель в своем кабинете ПФ запросить выписку ЭТК работника?

Слесарь контрольно-измерительных приборов и автоматики вот так обозвал мою профессию в ТК один из альтернативно одарённых кадровиков. Исправить что-либо в ЭТК, если при этом есть та-же самая ошибка в бумажной ТК не реально. Да и при обычном перенесении стажа с бумажной ТК в ЭТК умудряются допустить уйму неточностей.

В ЭТК подборные сведения о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (такие как, например, должность, причины увольнения) внести нельзя. Указывается только работодатель и периоды работы.

Если я подрабатывал в 2013, совмещая со своей основной работой, но ТК лежала у основного работодателя, и я увидел, что эти периоды идут внахлест с основной работой, это нормально? Как данные в ЭТК попали от работодателя подработки? Работал по договору и там и там.

Как перейти на электронную трудовую книжку

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Социального фонда РФ (СФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных СФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте СФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

Плюсы ЭТК

• Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу — всё можно сделать онлайн.
• Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
• Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
• Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
• Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.

Минусы ЭТК

• ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
• Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных СФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
• Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

• Как и до реформы, предоставлять отчёты в СФР не позднее 15 числа каждого месяца.
• При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в СФР не позже, чем на следующий день после издания приказа или подписания трудового договора.
• По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

• После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
• Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Как перейти на ЭТК

1

Письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь ведутся в электронной форме, а также об их праве сохранить бумажную версию.

2

Собирайте с новых работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

3

Учитывайте новый порядок при разработке локальных актов, например, правил внутреннего трудового распорядка.

4

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте СФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.

Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.

Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у СФР, например, через личный кабинет на сайте Социального Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в СФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК — нет. Запросите эту информацию у кандидата — он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в СФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Социальный Фонд — дублировать информацию не нужно.