Как списать печать и штамп и правильно оформить

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

• износ,
• порча,
• устаревание,
• ликвидация или реорганизация фирмы,
• изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

• директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
• сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
• специалист кадрового отдела,
• юрист,
• секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

• резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
• спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

• номер, место и дату создания акта,
• название организации,
• данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
• состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
• причину уничтожения печати или штампа,
• основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
• время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Списали старый штамп и купили новый, самонаборный: учет расходов

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации расходы на списание старого штампа и приобретение нового самонаборного штампа?

Ситуация

На условиях 100-процентной предоплаты был приобретен новый самонаборный штамп стоимостью 42 руб. (НДС — 7 руб.).

Полученный самонаборный штамп был оприходован в качестве отдельного предмета и передан для использования работнику.

Организация списала старый, непригодный к использованию штамп по причине его изношенности, числящийся в бухгалтерском учете в качестве отдельного предмета по остаточной стоимости 10 руб.

Согласно учетной политике организации мелкие ТМЦ (в том числе штампы), используемые в течение периода не более 12 месяцев в качестве инвентаря и хозяйственных принадлежностей, относятся к отдельным предметам. Стоимость отдельных предметов переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в размере 50% — при передаче их в эксплуатацию (в месяце передачи их в эксплуатацию) и 50% — при их выбытии (в месяце их выбытия).

Бухгалтерский учет

Суммы выданных авансов и предварительной оплаты отражаются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета». Данные суммы учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно (ч. 2 п. 40, ч. 4 п. 47 Инструкции N 50).

Бухгалтерский учет штампов законодательством не установлен. Организация вправе определить его самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством, и отразить в учетной политике (абз. 18, 24 ст. 1, п. 1, абз. 7 ч. 1 п. 4, п. 5 ст. 9 Закона N 57-З).

Самонаборный штамп при условии его использования не более 12 месяцев может быть отражен в составе отдельных предметов в соответствии с учетной политикой организации (абз. 2, 7 подп. 2.1, абз. 3 подп. 2.2 НСБУ N 64).

Примечание
Отметим, что нюансы применения НСБУ N 64 разъясняет Минфин. Официальное мнение по данному вопросу можно узнать, обратившись с запросом в данный госорган.

Первоначальной стоимостью приобретенных запасов является фактическая себестоимость, включающая их стоимость по ценам приобретения и другие затраты, непосредственно связанные с их приобретением (ч. 1 п. 7 НСБУ N 64).

Принятие к бухгалтерскому учету фактически поступивших в организацию отдельных предметов отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (ч. 1, 17 п. 16, ч. 3 п. 47 Инструкции N 50).

Самонаборный штамп принимается на учет по счету 10 «Материалы» субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты» (ч. 1, 12 п. 16 Инструкции N 50).

Для целей аналитического учета отдельных предметов можно открыть субсчета второго порядка:

— 10-9-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты на складе»;

— 10-9-2 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты в эксплуатации».

При передаче штампа со склада в эксплуатацию составляется проводка: дебет субсчета 10-9-2 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты в эксплуатации» и кредит субсчета 10-9-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты на складе» (абз. 3 ч. 1 п. 4 ст. 9 Закона N 57-З, ч. 1, 3 п. 3 Инструкции N 50).

Согласно учетной политике стоимость отдельных предметов переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в размере 50% — при передаче их в эксплуатацию (в месяце передачи их в эксплуатацию) и 50% — при их выбытии (в месяце их выбытия) (п. 15 НСБУ N 64).

Расходы на штамп в зависимости от видов осуществляемой организацией деятельности и целей использования штампа в бухгалтерском учете организации включаются:

— в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве прямых затрат с отражением по дебету счета 20 «Основное производство»;

— в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве общепроизводственных и управленческих (общехозяйственных) расходов с отражением по дебету счета 25 «Общепроизводственные затраты» и дебету счета 26 «Общехозяйственные затраты» (44 «Расходы на реализацию») соответственно;

— в расходы на реализацию с отражением по дебету счета 44 «Расходы на реализацию»;

— и др. (абз. 1, 2 ч. 1, ч. 2 п. 9, абз. 1 — 3 п. 10, ч. 1 п. 11, п. 12 Инструкции N 102; ч. 18 п. 16, п. 23, 27, 28, 35 Инструкции N 50).

НДС

Сумма НДС, предъявленная продавцом по приобретенному товару, является для организации налоговыми вычетами и подлежит вычету после ее отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (в случае ее ведения) на основании ЭСЧФ, полученного от продавца и подписанного электронной цифровой подписью организации (подп. 1.1, абз. 2 ч. 1 п. 3, п. 4, подп. 5.1 ст. 132 НК).

Предъявленный НДС отражается в учете по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Подлежащий вычету НДС — по дебету субсчета 68-2 «Расчеты по налогам и сборам, исчисляемым из выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» ( абз. 4 п. 2, п. 4 Инструкции N 41; п. 21, ч. 4 п. 53 Инструкции N 50).

Списание старого штампа не является отчуждением, и соответственно у организации не возникает объекта обложения НДС (п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 115 НК).

Налог на прибыль

Расходы на штамп, используемый в деятельности организации, включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении ( п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК).

Таблица бухгалтерских записей

К субсчету 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» открыты субсчета:

10-9-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности на складе»;

10-9-2 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, переданные в эксплуатацию».

Акт об уничтожении печати и штампа

Акт об уничтожении печати и штампа – это внутренний документ, сопровождающий и подтверждающий фактическое уничтожение фирменного символа организации. Составление документа обусловлено степенью значимости печати для каждой организации.

Файлы для скачивания:

Зачем уничтожать печать

Причины уничтожения фирменного символа предприятия могут быть самыми разнообразными. Тем более, что 82-ФЗ с 2016 сделал использование печати организациями необязательным для большинства юридических лиц. Поэтому печать может быть уничтожена по решению руководства организации за ненадобностью. Возможные причины принятия решения об уничтожении печати:

• различные дефекты печати (нечёткий оттиск и тому подобное);
• общий износ печати;
• ликвидация юридического лица;
• реорганизация предприятия;
• смена реквизитов, указанных на печати (наименование организации, её юридический адрес);
• ненадобность печати в делах организации.

Уничтожение печати позволит избежать множества возможных проблем в будущем. Неиспользуемая длительное время старая печать может оказаться в руках мошенников. Или же мошенники воссоздадут копию старой печати организации. Акт об уничтожении печати и штампа докажет, что оригинал печати был уничтожен по решению руководства предприятия.

Процесс уничтожения печати

Закон не определяет регламент самого процесса уничтожения штампа или печати, организация устанавливает порядок уничтожения самостоятельно. Предприятие вправе уничтожить печать самостоятельно или же обратиться к третьей стороне. Специалисты по печатям, действуя в рамках заключённого с ними договора подряда, уничтожат переданный им штамп. Такой деятельностью занимаются специальные печатные мастерские. Однако передавать печать организации в третьи руки дело довольно-таки рискованное. В случае недоверия к специалистам, печать может быть уничтожена сотрудниками организации подручными инструментами.

В независимости от выбора способа, печать должна быть уничтожена полностью, то есть без возможности её восстановления. Конкретные средства уничтожения предоставляются фантазии руководства предприятия. Вернее всего будет раздробить печать дробящим предметом или же срезать с неё реквизиты организации острым предметом. После таких процедур печать уже не будет подлежать восстановлению.

Процедура составления документа

Уничтожение печати начинается с приказа руководителя организации о назначении специальной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее двух любых сотрудников организации. С точки зрения закона должность назначенных сотрудников не имеет никакого значения для документа. Однако, имеет смысл назначить сотрудников, занимающих высокие должности на предприятии. Желательно, чтобы сотрудники в рамках осуществления своих прямых трудовых обязанностей пользовались печатью организации. Это может быть заместитель руководителя или главный бухгалтер.

В задачи назначенной комиссии будет входить два важных момента:

Во-первых, физически уничтожить печать или штамп без возможности дальнейшего восстановления. Средство уничтожения комиссия выбирает по своему усмотрению. В независимости от средства результат должен быть достигнуть.

Во-вторых, заверить факт уничтожения своими подписями. Именно поэтому важно назначить сотрудников, занимающих руководящие должности. Подпись руководителя, в случае возникновения споров по факту уничтожения печати в дальнейшем, будет придавать документу большую юридическую силу.

Форма документа

Какой-то конкретной формы акта об уничтожении печатей закон не предусматривает. Следовательно, организации вправе составить акт самостоятельно, соблюдая общие правила, предъявляемые к составлению такого рода документов. Предприятие может разработать единую для своей организации форму акта и использовать её при каждом уничтожении печатей. Печати на предприятии уничтожают крайне редко и острой необходимости в разработке фирменной формы нет. Чаще всего документ составляют единоразово при помощи компьютерных средств или же от руки на листе бумаги формата А4.

Необходимо учесть, что акт в любом случае должен отвечать требованиям, прописанным в статье 9 ФЗ "О бухучёте".

Инструкция по составлению акта об уничтожении печати «на пальцах»

Первым шагом в процессе составления документа будет указание его названия. Далее указываем наименование юридического лица, дату составления акта и населённый пункт.

Следом отмечаем факт назначения специальной комиссии приказом руководства. Здесь указываем реквизиты обозначенного приказа (номер и дату) и ФИО руководителя. Далее следует поочерёдно перечислить весь состав комиссии с указанием должности члена комиссии на предприятии и его ФИО.

Так должна выглядеть эта часть документа:

Г. Санкт-Петербург 15 апреля 2024 года

Приказом директора Федотова А. И. № 5 от 15.04.2024 г. назначена комиссия для уничтожения фирменной печати организации в следующем составе:

Заместитель директора Шорохов М. А.

Главный бухгалтер Максимовских В. Д.

Комиссия составила настоящий акт о нижеследующем:

В основной части документа необходимо будет указать:

• причину уничтожения печати;
• какая именно печать уничтожена;
• оттиск подлежащей уничтожению печати
• способ уничтожения печати;
• факт невозможности дальнейшего использования печати.

Это минимальный перечень моментов, которые стоит указать. При желании можно добавить и другие подробности процесса (точное время и конкретное место уничтожения печати), но это не обязательно.

Основная часть акта об уничтожении выглядит следующим образом:

1.Печать, подлежащая уничтожению: фирменная печать ООО «СпортМэш».

2. Печать подлежит уничтожению по следующим причинам: ликвидация юридического лица.

3. (Оттиск печати)

4. Печать уничтожена при помощи следующих средств: строительный молот.

5. Печать раздроблена на мелкие осколки. Дальнейшее использование невозможно. Восстановлению не подлежит.

Составление документа практически завершено. Остаётся лишь заверить составленный акт подписями всех членов назначенной комиссии, уничтоживших печать или штамп.

Как правильно уничтожить печать компании

Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.

Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?

Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.

Печать уничтожается собственными силами

Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.

Приведем примерный алгоритм утилизации.

1. Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
2. Издается приказ об уничтожении печатей.
3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
4. Для фиксации факта утилизации составляется акт.

В акт об уничтожении печати включается такая информация:

• состав комиссии;
• время и место уничтожения печати;
• основание уничтожения;
• наименование и оттиск уничтоженной печати;
• способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
• заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
• подписи членов комиссии.

Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.

Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.

Пример 1

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Визави» Генеральный директор

Петров__ Петров И.И.

АКТ

Об уничтожении печатей

Комиссия в лице:

председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,

члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,

начальник отдела кадров — Воронов К.И.

составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).

Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7

Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:

1. Основную (круглую) печать — 1 шт.
2. Печать отдела кадров — 1 шт.

Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:

Печать ООО «Визави»

Печать отдела кадров ООО «Визави»

Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.

Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.

___Воронов __________________ Воронов К.И.

На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).

Пример 2

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Печать уничтожает сторонняя организация

При сдаче печати на уничтожение в стороннюю организацию нужно подготовить такие документы:

• заявление об уничтожении печати, подписанное руководителем;
• ксерокопию паспорта руководителя;
• доверенность на уничтожение печати от руководителя организации лицу, ответственному за ее уничтожение;
• паспорт (ксерокопию) лица, ответственного за уничтожение печати;
• выписку из ЕГРЮЛ (нотариально заверенную копию);
• документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

Перечень документов рекомендуемый, он не закреплен нормативными документами и его можно изменить. Организация, которая принимает печать на уничтожение, также выдает акт (пример 3), на обороте которого проставляется оттиск печати, подлежащей уничтожению.

Пример 3

Акт №№ об уничтожении печати организации

Составлен в 2-х экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за №______ __________________________________________________________________________________________

(организационно-правовая форма и наименование организации)

гос. регистрации № _______________________________________________________________ уничтожена

ИЗГОТОВИТЕЛЕМ в связи с ___________________________________________________________________

Печать уничтожена в присутствии представителя организации

(фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия_______________ №________________ код подразделения ___________________________

_______________( подпись) ______ «_____«___________ 200_ г.

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведения об уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей», заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

___________ /___________/ «_____«__________ 200_ г.

ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

Как учесть расходы на уничтожение печати

Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).

Пример 4

Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.

Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.

Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).

Бухгалтер сделал такие проводки:

Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати