Как сделать выписку из штатного расписания образец

Выписка из штатного расписания

Выписка из штатного расписания – это самостоятельная официальная бумага, содержащие необходимые заинтересованному лицу сведения из штатного расписания фирмы. В настоящем материале мы разберём, что представляет собой штатное расписание, когда может понадобиться выписка и правила оформления документа.

Файлы для скачивания:

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, утверждаемый руководителем фирмы и её главным бухгалтером, в котором фиксируются следующие положения:

• количество рабочих мест в фирме;
• наименования всех имеющихся должностей, их количество;
• оклад и общая зарплата для каждой должности;
• количество сотрудников на одной должности.

По состоянию на сегодняшний день закон не обязывает коммерческие организации в обязательном порядке иметь в наборе документации штатное расписание, чего нельзя сказать о государственных учреждениях. Как правило, официальную бумагу используют исключительно крупные фирмы, численность сотрудников которых превышает 20 человек.

Когда может понадобиться

Выписка из штатного расписания может носить как внешний, так и внутренний характер. Это означает, что документ используется как во внутренних процессах фирмы, так и предоставляется для изучения третьим лицам. В качестве третьих лиц обычно выступают госучреждения: налоговая служба, пенсионный фонд, фонд социального страхования. Дело в том, что заработная плата работников не может быть ниже МРОТ. Выписка из штатного расписания выступит доказательством соблюдения законодательства в этом аспекте.

Внутренняя выписка применяется, как правило, для решения финансовых или кадровых вопросов. Главбух может запросить документ для правильного исчисления размера заработной платы, пособия, компенсации или иной выплаты.

Выписка для работника

На практике случаются ситуации, в которых и работникам предприятия становится необходима данная выписка. Обычно речь идёт также об обращении в органы социального страхования, налоговую и так далее. Также документ может являться составной частью пакета бумаг, подаваемого подчинённым для получения кредита в банковской организации, хотя это и происходит крайне редко. Сотрудникам банка зачастую достаточно лишь выписки из трудовой книжки, порядок и правила составления которой мы разобрали в другом нашем тексте.

Как получить выписку

Процедура получения всех связанных с работой документов, каковым безусловно является выписка из штатного расписания, содержится в статье 62 Трудового кодекса РФ. Норма гласит, что работник должен самостоятельно написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче официальной бумаги. При чём мотивировать необходимость необязательно. Закон в этой части предусматривает гарантии для сотрудников.

Необходимо учесть, что работодатель не имеет права отказать подчинённому в его просьбе. У администрации компании будет 3 рабочих дня на оформление выписки, по факту истечения которых у работника появится возможность обжаловать действия фирмы в трудовую инспекцию. Инспекция обязана ответить заявителю в течение 30 календарных дней вне зависимости от того, каким будет её решение.

Споры с работодателем по поводу выписки

Несмотря на то, что споры по поводу получения выписки из штатного расписания происходят крайне редко, любой гражданин должен знать, что он имеет право на защиту своих законных интересов. Если решение трудовой инспекции не удовлетворило работника, следует обращаться в суд. Данная категория споров подсудна судам общей юрисдикции. С порядком и правилами составления, подачи искового заявления можно ознакомиться в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса РФ. Работодатель выступит в качестве ответчика, а сотрудник – истца.

Как оформить

Существует два традиционных способа оформления выписок из любых документов. Для наглядности рассмотрим каждый из них.

Первый способ – сканирование изначальной официальной бумаги. Ксерокопия заверяется автографом ответственного представителя компании, тем самым приобретая юридическую силу. Второй способ – собственноручное написание выписки. Лицо, которому было поручено оформить документ, от руки или в печатном виде переписывает положения штатного расписания. Следует отметить, что огласке придаётся только та часть, которую запрашивает заинтересованная сторона. Оба варианта имеют распространение на практике.

Копия или выписка

Следует проводить чёткое разграничение между понятиями «копия» и «выписка». Основное отличие – это объём указанной информации. Далеко не всегда представителям второй стороны обязательно знать все тонкости и нюансы штатного расписания организации. Как правило, запрашиваются лишь данные, затрагивающие конкретного сотрудника, его должности, размера заработной платы.

И копия, и выписка должны быть заверены подписью ответственного лица. Обычно таковым является начальник отдела кадров предприятия.

Рассказываем, как составить выписку «на пальцах»

Напоминаем, что выписка – это самостоятельный документ со своими реквизитами. Первым делом в верхней части листа бумаги прописываем его наименование со ссылками на реквизиты штатного расписания компании (дата утверждения и номер). Далее по тексту указываем наименование компании, её организационно-правовую форму. Следующим шагом обозначаем тот объём данных, который был запрошен заинтересованной стороной.

Примерный образец

Как только все необходимые сведения будут отражены на бумаге, переходим к завершающей части работы. Осталось лишь заверить документ подписью и проставить дату его составления. Автограф в обязательном порядке подлежит расшифровке (фамилия и инициалы). Дата выписки – немаловажный фактор, ведь штатное расписание может быть в любой момент изменено соответствующим приказом руководителя компании.

Как подготовить выписку из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.

Нормативная база

Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников. Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).

Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

• работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
• организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
• организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
• в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет. Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды. Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Кто и как ее оформляет

Законодательством не установлены правила составления, унифицированный бланк не введен. Форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, сейчас обязательной не является, но ее использование для разработки собственных бланков допускается.

Оформлением занимаются работники, которым в соответствии с должностными инструкциями поручено кадровое делопроизводство:

• специалист отдела кадров;
• секретарь;
• офис-менеджер;
• юрисконсульт, бухгалтер, заместитель директора, если предприятие небольшое.

Если в локальных нормативных актах не установлены правила, как делается выписка из штатного расписания, используется стандартный порядок:

• сначала указывается полное наименование работодателя, в левом верхнем углу;
• ниже идет название документа, дата составления;
• основная часть для удобства копирует вид «штатки», то есть излагается в таблице, в ней указываются: структурное подразделение, отдел, должность, количество единиц, заработная плата (в некоторых случаях не указывается);
• визирует документ руководитель;
• далее идет отметка об ознакомлении работником под роспись, если документ выдается ему.

Информация должна полностью соответствовать «штатке»; если документ составляется на нескольких листах, он прошивается и нумеруется, на месте прошивки ставятся подписи, количество листов и дата.

Срок предоставления работнику по письменному заявлению — три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ. Срок предоставления в сторонние организации и государственные органы определяется по договору или запросу.

Выписка из штатного расписания

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

Как оформить выписку из штатного расписания – образец

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна?

• в Пенсионном фонде;
• в ФСС;
• в налоговой или трудовой инспекции;
• в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

1. ксерокопия;
2. скан-копия;
3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

• В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
• Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
• После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
• В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
• В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
• Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
• Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
• Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Как правильно сделать выписку?

• Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
• Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
• Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
• Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !