Как вести учет стоматологических материалов на складе

Бухгалтерский учет в стоматологии

В последнее время открылось много частных стоматологических клиник. Одно из правил успешного бизнеса — это грамотный бухгалтерский учет. Медицинская отрасль имеет некоторые особенности, которые нужно знать специалисту, работающему в этой сфере.

Основные особенности

Для грамотного ведения бухгалтерского учета в стоматологии нужно знать основные направления, которые должны быть в поле зрения бухгалтера.

Точный учет оказания услуг позволяет рассчитывать расходы на материалы, амортизацию оборудования и финансовые поступления. Это позволяет прогнозировать прибыль и планировать закупки на ближайший период.

Оборудование, которое имеется в распоряжении клиники, регистрируется в специальном журнале, где отображается дата приобретения, стоимость. Каждый новый прибор проводится через бухгалтерию, а техника, отработавшая срок, списывается согласно решению специально созданной комиссии. Что касается покупки оборудования, оно может приобретаться в кредит или в лизинг. Задача бухгалтера — в нужный момент подготовить пакет документов для этой процедуры.

Важным аспектом является учет расходных материалов. Их списание производится по факту использования и регистрируется в специальном журнале, а также в личной медицинской карточке каждого клиента. В конце каждого месяца подводится итог, рассчитываются остатки. Вновь поступившие материалы бухгалтер заносит в журнал с точным указанием даты поступления, количества и стоимости. Основная задача — учитывать не только расходные материалы, выданные со склада, но и иметь актуальную информацию об их перемещении и актуальном остатке на каждый день.

В обязанности бухгалтера входит начисление заработной платы. Часть сотрудников получает фиксированную ставку, поэтому с начислением оплаты труда этой группе работников не возникает проблем. Врачи и средний медицинский персонал в большинстве клиник получают зарплату, которая зависит от выполненного объема работы. Учитывается не только количество принятых пациентов и отработанных часов, но и сложность выполненных манипуляций. Для удобства работы необходимо определить сумму, которая идет в счет заработной платы персонала с каждой выполненной процедуры. Для этого используется действующий прейскурант.

В некоторых клиниках есть возможность лечения зубов в рассрочку. Этот момент нужно отражать в финансовой документации. Бухгалтерский учет ведется по тому же принципу, что и при любом товарном кредите. В документации учитываются две операции: предоставления услуги и кредитная. В отчетности обязательно нужно отразить получение первого взноса и дату фактического оказания услуги.

Учет прибыли

Выручка учитывается на основании действующего прейскуранта цен. В стоимость любой услуги закладываются следующие затраты:

• оплата труда персонала;
• налоги с доходов работников;
• затраты на расходные материалы, стоматологические инструменты;
• оплата аренды и коммунальных услуг;
• амортизация техники;
• прочие расходы (реклама, канцтовары, хозтовары).

Прейскурант регулярно пересматривается, поскольку цены на его составляющие могут меняться. В стоимость каждой услуги помимо текущих затрат заложена и прибыль.

Автоматизация бухгалтерского учета в стоматологии

Как и в других сферах, бухгалтерский учет в стоматологии требует автоматизации. Для реализации этой задачи необходимо правильно вести учетную документацию и организовать ее в электронном виде.

Популярный среди бухгалтеров софт 1С предлагает специальное решение для специалистов, занимающихся учетом в медицинской сфере. Это решение позволяет организовать списание расходных материалов в автоматическом режиме, генерировать отчетность, вести статистику посещения и проведения манипуляций и многое другое. Все это значительно упрощает работу бухгалтера и позволяет избежать ошибок.

Особенности налогообложения

Все медицинские услуги согласно действующему законодательству не облагаются НДС. Это нужно учитывать в финансовой отчетности и при формировании прейскуранта. Большая часть клиник работает по упрощенной системе налогообложения, что является наиболее выгодным вариантом.

Ведение бухгалтерии в стоматологических клиниках имеет ряд особенностей, что требует специальных навыков и знаний от специалиста, ведущего финансовую отчетность. Работая в этой области, не обойтись без специального программного обеспечения и знания документации, которая используется в лечебных учреждениях. Именно поэтому многие клиники реализуют бухгалтерский учет по системе аутсорсинга, привлекая специалистов, имеющих опыт работы в медицинской отрасли.

Как списывать медицинские материалы в стоматологии на УСН 15%, ежемесячно или сразу при получении и оплате?

Как списывать медицинские материалы в стоматологии на УСН 15%, ежемесячно или сразу при получении и оплате?

Порядок признания материалов в расходах при УСН устанавливается учетной политикой в целях налогового учета. Для списания материалов при УСН (доходы-расходы) необходимыми считаются условия (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

• принятие на учет;
• оплата.

Если организация установит дополнительное условие для признания расходов на материалы в НУ – списание в производство, то это следует отразить в учетной политике. В программе данное правило устанавливается в настройках УСН, раздел Главное – Настройки – Налоги и отчеты .

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

.На этот вопрос минфиновцы ответили положительно: базу по УСН можно.ФНС рассказала, в какой срок могут перейти на упрощенку бывшие..

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Как вести учет стоматологических материалов на складе

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов.

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований к построению процесса движения материалов в клинике . Если им не следовать, модуль «Материалы» будет неработоспособен.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

• Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п.
• Непосредственно с основного склада врачи не используют материалы. Все материалы сначала перемещаются на дополнительные склады.
• Для корректной работы программы сетевым клиникам мы рекомендуем создать в каждом филиале свой основной склад.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета) или для каждого врача. Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с дополнительных складов материалы расходуются в производство.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Существует 4 способа оснащения складов компьютерами:

• Самый НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет к увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета, так как с материалами непосредственно работают врачи.
• НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера на основном складе. А большая часть работы с материалами должна проводиться именно на основном складе. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два.

• Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Даже если не задействовать компьютеры в кабинетах, отдельный компьютер на основном складе с подключенным к нему сканером штрихкодов поможет заметно облегчить работу по учету материалов и значительно упростить процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь (о предварительной инвентаризации — здесь).
• Идеальный — использовать для учета материалов компьютеры, установленные на каждом кресле, плюс компьютер на основном складе. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «Поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе IDENT не предусмотрена возможность учета сроков годности материалов. Причины две:

• Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов — из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник каждый раз должен будет перепроверять — перемещает ли он (или списывает) именно тот материал, срок годности которого подходит к концу.
• Учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин:

• заказом товаров в избыточных количествах;
• закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности.

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если же избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами, — через списание. В качестве причины в этом случае нужно указывать «Срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет всех материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Поэтому мы не стремимся к точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — сузить список материалов, для которых необходим точный учет.

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

• Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, — до и после приема. И если где-то будет допущена даже небольшая неточность, все измерения потеряют смысл.
• Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Поручить это кому-то из врачей, ассистентов или администраторов — не очень продуктивно. Врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациентов, а не в определении норм. У ассистента множество обязанностей по работе с врачом. Администратор просто не сможет успевать до и после приема измерять все материалы, использованные каждым врачом, ведь приемы проходят одновременно на нескольких креслах и один за другим.
• Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что на одну и ту же услугу (на пломбу, например) может тратиться разное количество материала. Также трудно измерить, сколько именно «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме.
• Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи.
• В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. Так расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью до миллиграмма невозможно.

Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем — установить нормы только на дорогостоящие материалы, расходуемые 1:1 (имплантология, ортодонтия) . Подробнее об установке норм читайте здесь.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета без существенных дополнительных затрат предлагается разделять материалы на две группы: дорогостоящие и недорогостоящие (дешевые). На этапе добавления материалов в программу необходимо определить, к какой категории относится каждый, и у дорогостоящих проставить соответствующую галочку.

Дорогостоящие материалы достаточно легко поддаются учету. К ним, как мы уже сказали, относятся материалы, связанные имплантологией и ортодонтией. Например, норма списания таких материалов, как абатмент или имплантат, обычно 1:1. Их расход связан непосредственно с приемом пациента. О списании материалов во время приема читайте здесь.

Дешевые материалы, перемещенные на дополнительные склады, автоматически списываются в производство, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме. О перемещении таких материалов читайте здесь.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, граммы, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ», так как поставщики материалов продают их упаковками, а не метрами, литрами и граммами. О занесении единиц измерения в программу читайте здесь, о настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Измерение количества материалов в миллилитрах, миллиграммах и тому подобных мелких величинах в IDENT не реализовано. Мы в течение года пробовали построить этот процесс в собственной сети клиник и столкнулись с целым рядом проблем. Если учитывать, сколько и какого материала, в какой коробочке (баночке) осталось, то сложность контроля значительно превысит ожидаемую пользу. Понадобится как-то связывать данные о материалах, хранящихся на складе, с данными об объеме оставшихся материалов, постоянно следить за расходом. И, даже если вам удастся обязать сотрудников все это контролировать, проверить, нет ли ошибок, будет невозможно.

Перенос данных из 1С

Если учет материалов у вас ведется в 1С:Бухгалтерии на платформе последней редакции версии 8.3, возможен перенос справочника контрагентов и номенклатуры, а также накладных из 1С в IDENT. Для переноса данных обратитесь в техподдержку IDENT.

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов. Автоматизация складского учета.

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
   • На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
   • Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
   • Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

ЕКАМ	МойСклад	Бизнес.Ру	1С:УНФ	Контур.Склад
Интерфейс	Понятная панель администрирования, можно работать удаленно с любого гаджета	Не сложно освоить самостоятельно, а также научить сотрудников	Удобный, пользовательский интерфейс, мультиплатформенный	Можно изучить самостоятельно	Простой интерфейс
Деньги	Продажная цена устанавливается автоматически, исходя из заданной наценки	Учитывает комиссионные товары, рассчитывает себестоимость	Одновременная оплата по нескольким заказам, взаиморасчеты с партнерами, отчет по деньгам	Работа с оптовыми, розничными и закупочными ценами. Задать цены можно для групп товаров	Можно вести учет по нескольким торговым точкам и складам
Анализ продаж	Наглядная аналитика по продажам и выручке	Контроль финансов и анализ продаж	Анализ затрат на прибыль, управление ценами, сбор и обработка заявок	Анализ продаж и задолженностей, создание воронки продаж, сегментирование клиентов, стимулирование повторных продаж	Подробные отчеты и аналитика
Подключение торгового оборудования	Можно подключить единую онлайн-кассу для торговой точки	Подключение онлайн-кассы, интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, умной кассой MSPOS-K, поддержка сканеров, этикеток, ценников	Продажа через онлайн-кассы, поддержка сканеров, подключение принтеров для печати ценников	Есть	Возможно работать со штрихкодами
Складской учет	Есть + отчеты по оборотам и прибыльности товаров	Фактические остатки с учетом резерва и ожидания, приходят уведомления, что товар заканчивается	Можно объединять одинаковые товары с разными свойствами, загружать остатки из Excel, планировать закупки. Можно управлять неограниченным количеством складов	Раздельный учет запасов, учет произвольных характеристик номенклатуры, резервирование запасов, проведение инвентаризации, разделение складских и финансовых операции по учету запасов	Контроль остатков, сроков годности, формирование заявок, инвентаризация, учет аналогов, ведение картотеки остатков
Работа с поставщиками	Можно загрузить прайс поставщиков и упростить создание номенклатуры	Можно автоматически заказывать товары поставщикам, на основе статистики продаж	Можно формировать заказы поставщикам	Можно резервировать и формировать заказы на складе поставщикам	Можно отправлять заявки поставщикам
Обмен данными	Можно связать с товароучетной системой: много интеграции с системами 1С. Если нет подходящей, можно использовать открытое API	Импорт данных из Excel, экспорт в 1С:Бухгалтерию 8	Интеграция с 1С: Бухгалтерия, онлайн-магазинами и др.	Можно настроить обмен данными с 1С: Бухгалтерия или бухгалтерией от Фингуру	Работает с 1С:Бухгалтерия
Система лояльности	Спецпредложения можно персонализировать и предлагать каждому клиенту свой вариант скидки	Есть дисконтные карты, можно создать клиентскую базу и формировать воронку продаж	Есть программа лояльности	Нет	Нет

Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из товарной накладной ТОРГ-12 , которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.