Глава 10. Реквизит "Дата документа"
43. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) — дата его утверждения.
44. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями Правительства, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
45. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (правовые акты, письма и др.).
46. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек). Способ написания даты зависит от характера документа.
47. В правовых актах, документах, содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.
Например: 09 апреля 2014 г.
В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов, используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами; буква «г» после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль.
Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.
48. Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
49. Все служебные отметки на документе, подготовленном на бумажном носителе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.
| << Глава 9. Реквизит "Наименование вида документа" |
Глава 11. >> Реквизит "Регистрационный номер документа" |
| Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Документационное обеспечение управления
Наименование организации — составителя документа ( реквизит 08) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.
Помимо непосредственно наименования организации, довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа ( реквизит 10) должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для писем вид документа не указывается.
Дата документа ( реквизит 11) обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является:
- дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.
Регистрационный номер документа ( реквизит 12) — это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа ( реквизит 13), располагающиеся строкой ниже.
Заголовок к тексту ( реквизит 18) отражает основное содержание документа, например «о совместной деятельности» (см. рис. 3.17).
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Текст документа ( реквизит 20) — основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал).
Подпись ( реквизит 22) — обязательный реквизит , который включает:
- наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
- личную подпись;
- расшифровку — инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.
Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.
Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности наименование учреждения не входит.
При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне, если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке убывания значимости занимаемой должности.
При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.
Следует отметить, что разработкой стандартов делопроизводства и документооборота занимаются не только отечественные, но и международные организации. В частности, International Organization for Standardization, ISO (Международная организация по стандартизации, ИСО) объединяет и координирует деятельность 148 национальных институтов в области разработки международных стандартов и имеет свыше 13 700 стандартов для различных сфер деятельности.
Например, стандарты ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг существенно влияют на престиж компаний. Компания, прошедшая процедуру сертификации, имеет приоритет перед другими потенциальными партнерами. Многие западные организации соглашаются сотрудничать только с сертифицированными по ISO фирмами. Среди требований ISO 9000 особое внимание уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных, деловых процессов и т.п.
Визы согласования документа ( реквизит 24) — подписи специалистов, которые проверяли достоверность изложенной в нем информации и подтверждают ответственность за последствия, которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны с указанием должности, подписи, расшифровки и даты. Если у специалиста имеются замечания, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются». Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ( реквизит 28) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.
Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает герб (только для госучреждений), эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, место составления.
Более подробно об оформлении бланков конвертов и ряда других документов как элементов фирменного стиля предприятия мы поговорим в главе «Маркетинг».
Реквизит 11 – дата документа
Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). 2
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). 3
Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. 4
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. 5
Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.
Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. 6
Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. 7
Рис. 1. Пример оформления отметки для реквизита «Дата документа» на бланке письма
Рис. 2. Пример оформления реквизита «Дата документа» в письме
Пример оформления отметок для реквизита «дата документа» на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5). Схема расположения реквизита «Дата документа» приведена на рисунках 3 и 4.
Рис. 3. Расположение реквизита «Дата документа» на формате А4 углового бланка 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа
Рис. 4. Расположение реквизита «Дата документа» на формате А4 продольного бланка 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 54. 2 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11. 3 Там же. – Приложение № 11. 4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 5 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.11. 6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.
Дата документа
Дата документа (реквизит 11, согласно ГОСТу Р 6.30-2003) — дата его подписания, для акта — дата события, для протокола — дата заседания, принятия решения.
При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка: 27.08.2001, 01.09.2001.
Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2001 г.
См. также
- Реквизиты
Ссылки
- Проставить интервики в рамках проекта Интервики.
- Добавить иллюстрации.
- Дополнить статью (статья слишком короткая либо содержит лишь словарное определение).
- Документоведение
Wikimedia Foundation . 2010 .
Полезное
Смотреть что такое «Дата документа» в других словарях:
ДАТА ДОКУМЕНТА — Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным органом дата его принятия; для утверждаемого документа дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим… … Право Белоруссии: Понятия, термины, определения
запретная дата документа — 94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Запретная дата документа — 94 ЗАПРЕТНАЯ ДАТА ДОКУМЕНТА: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации … Официальная терминология
запретная дата документа — Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация документов… … Справочник технического переводчика
Дата поставки — (delivery date) 1. Один из дней данного месяца, в который должны быть поставлены товары по фьючерсному контракту. 2. Дата поставки иностранной валюты по форвардному валютному контракту. 3. Дата получения покупателем ценных бумаг соответствующих… … Финансовый словарь
Дата (значения) — Календарная дата В праве и экономике Дата валютирования Дата документа См. также Дата+ российская компания … Википедия
дата официального документа — Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины… … Справочник технического переводчика
дата введения (нормативного документа) в действие — Календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу. [ГОСТ 1.1 2002] Тематики стандартизация Обобщающие термины разработка, применение и обновление нормативных документов EN date of validity FR date d introduction du document… … Справочник технического переводчика
дата введения нормативного документа в действие — дата, начиная с которой нормативный документ приобретает юридическую силу; Источник: РД 52.14.600 98: Инструкция. Порядок внедрения и контроля за внедрением и соблюдением нормативных документов … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ДАТА — месяц и число на разного рода документах, бумагах и письмах; указывает на время написания. Полный словарь иностранных слов, вошедших в употребление в русском языке. Попов М., 1907. ДАТА числовые данные. День и число на документах; датировать… … Словарь иностранных слов русского языка