Тайм-менеджмент для бухгалтера, 5 шагов к свободному времени
Зачем нужен тайм-менеджмент? И очередная статья на эту тему, которых итак много в интернете.
Для меня тайм-менеджмент – это в первую очередь про мое время. Про самый ценный ресурс, который мне нравится использовать по моему желанию. Выбирать делать то, что я хочу и поставила в план. Не тратить время на мероприятия, встречи, которые не ведут к результату, совещания по 4-6 часов, когда уже все обсудили, но при этом никто не расходится. Больше времени проводить с семьей. И не только поздно вечером и в выходные. А в любой день, когда запланировала свой отдых.
В моем блоге будет про тайм-менеджмент для бухгалтера. Систему планирования, собранную из разных систем, протестированную на себе и сотрудниках и описанную словами бухгалтера, аудитора, финансового директора и психолога.
Сегодня первая статья.
Зачем бухгалтеру тайм-менеджмент?
Для того, чтобы самый ценный ресурс – время использовать по своему желанию: уходить домой вовремя, отдыхать в отпуске, вечера проводить с семьей, найти время на себя, на свои увлечения, просыпаться с улыбкой и идти на любимую работу.
Через планирование своей работы. План – это направление. Это маршрут, дорога, которую мы сами выкладываем к нашим результатам. Когда нет плана – результат всегда не предсказуем. И здорово, если то, что получилось нам нравится. Обычно, бывает по-другому.
Работа без плана в отчетный период = сдача каждого отчета в последний момент. Работа вечерами, большой подвиг с решением массы технических, организационных вопросов. Усталость и ощущение замкнутого круга.
Надеюсь, Вам стало интересно, как подружиться с тайм-менеджментом. Все успевать в рабочее время, начать уходить домой вовремя или перейти на удаленный график работы и получать удовольствие от работы. Тогда начинаем.
1 шаг. Планировать свою работу.
Выбирайте удобную для Вас систему, главное, чтобы все ключевые задачи были зафиксированы. На своих курсах я даю систему планирования именно для бухгалтерии.
На что важно обратить внимание при составлении плана:
— в плане должны быть конкретные действия: провести сверку с контрагентами за 3 квартал по сч.60, сч.76.
— четкий срок: с 01 октября по 7 октября
— ответственный за задачу: ФИО бухгалтера, который отвечает за результат.
И как вы уже догадались план составляется для отдела в целом. В итоге получается удобный инструмент для каждого сотрудника, в котором каждый видит свои задачи, сроки выполнения. И понимает, что от его работы зависит работа коллеги.
задача бухгалтера Анны — провести реализацию за сентябрь по сч.62, сч.90, сч.91 в срок до 01 октября. Если она этого не сделает, сделает плохо или пропустит срок выполнения, то другой бухгалтер – Светлана, ее коллега, не сможет сделать закрытие периода и сформировать книги покупок и продаж за 3 квартал для декларации по НДС.
Приходим к тому, что план – это очень удобный инструмент контроля для Главного бухгалтера. Который вовремя увидит, что бухгалтер Анна из нашего примера не сделала свою задачу вовремя и вот уже другой бухгалтер – Светлана пропускает сроки по своей задаче. И задача по проверке и отправке НДС плавно сдвигается к вечеру 25 числа. Что крайне не комфортно для всех участников процесса.
Эффективные правила тайм-менеджмента для бухгалтера: учимся управлять временем!
Современный бухгалтер живет в жестком режиме, состоящем из гигабайтов важной информации, «горящих» сроков и неотложных задач. Его обычный ритм жизни — это срочные платежи, согласование договоров, заполнение документов, подготовка отчетов, работа с налоговой. А если принять во внимание необходимость повышать свою квалификацию и ежедневно отслеживать изменения в законодательстве, то в результате 8-ми часовой рабочий день затягивается до ночи, а многие дела переносятся «на завтра» или не выполняются совсем.
О том, как бухгалтерам выдерживать сумасшедший ритм и чрезмерную нагрузку, правильно планировать свой рабочий день и спокойно отдыхать в заслуженные выходные, вы узнаете из нашей статьи. Мы поделимся секретами и правилами тайм-менеджмента, которые применяют успешные бизнес-лидеры и известные личности для повышения личной и профессиональной эффективности.
Правильный тайм-менеджмент: что, кому, зачем?
Каждый человек уникален: физически, психологически, духовно. Кто-то обладает творческим талантом, другой имеет хорошо развитый интеллект, третий — технический гений, четвертый — прирожденный спортсмен. Но у всех нас есть то, чем все люди на планете обладают в равном количестве. Столько же, сколько его имеют Билл Гейтс, Роман Абрамович, основатель Facebook — Марк Цукерберг, ваш начальник, столько же этого есть и у вас. Конечно, это время. Те самые 24 часа в сутки!
Но почему одним удается построить супер-корпорацию с нуля, заработать свой первый миллиард в 25 лет, достичь ошеломительного успеха в общественной и политической деятельности, а другие, точно также имеющие 24 часа в сутки, изо всех сил борются за выживание, безуспешно занимаясь монотонной и низкооплачиваемой работой? Причин может быть множество, и одной из них является неумение правильно использовать то время, которым мы все в одинаковой степени располагаем.
Время летит — это плохая новость. Хорошая новость — вы пилот своего времени!
Тайм-менеджмент — это современное искусство управления временем в профессиональной и повседневной жизни. Это наука, без которой сегодня невозможно обойтись финансовому специалисту, который стремится к успеху.
Здесь стоит понимать, что разумное управление временем не подразумевает ведение жесткого плана вашего дня — шаблонная жизнь по графику не доставит никакого удовольствия. Суть тайм-менеджмента заключается в умелой расстановке приоритетов и грамотном планировании работы.
Ниже мы собрали самые действенные техники тайм-менеджмента, которые работают на все 100%, приносят максимум пользы и помогают бухгалтерам увеличивать свою эффективность в разы.
Правило 1. Планирование времени — это фундамент тайм-менеджмента
Люди, которые смогли добиться мирового признания и успеха, по своей натуре «планировщики». В идеале планировать нужно все — не только рабочее, но и личное время. Начать стоит со списка задач, который должен всегда быть под рукой у бухгалтера.
Примерно подсчитав сроки выполнения каждой задачи и составив структурированный план действий, вы получите возможность удобно и оперативно оценивать свою загруженность, а при необходимости, сможете легко вносить коррективы в график и добавлять новые задачи.
Постоянно планируйте и фиксируйте конкретные задачи. Запомните, если на бумаге
нет Вашей цели — тогда ее просто не существует!
Планирование можно осуществлять 2 способами:
- Используя блокнот или органайзер
- В электронном формате (компьютер, мобильный телефон).
Варианты планирования «в уме» или «по памяти» категорически исключены, особенно на первых этапах освоения техник тайм-менеджмента.
Выработайте в себе новую привычку с вечера (лучше перед сном) записывать свои планы на завтра. И придя на работу с утра, вы уже будете четко знать, с каких конкретно задач нужно начинать. Работайте с этим списком в течение всего дня: как только к вам поступит новое задание, сразу внесите его в этот же список с учетом приоритетности по сравнению уже записанными делами. Как только задача будет успешно выполнена — обязательно вычеркните ее. Так, вы не только получите удовольствие от проделанной работы и зарядитесь мотивацией, но также будете гордиться тем, что не впустую потратили время.
ВАЖНО! Когда вы ведете четкий список запланированных задач — вы автоматически увеличиваете свою продуктивность на 25%.
Правило 2. Боритесь с назойливыми «пожирателями времени»
Хронофаги (они же поглотители времени) — это то, что мешает бухгалтеру достигать поставленных целей и отнимает уйму времени, не принося при этом ни пользы, ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся просто по привычке или «от безделья». С развитием информационных технологий «вампиров» стало гораздо больше: электронная почта, социальные сети, развлекательные интернет-ресурсы, Skype, онлайн-игры, видеосервисы, бесцельная болтовня по телефону, просмотр новостей из личной жизни друзей и коллег и др. Привычный музыкальный фон, любимое радио и работающий на заднем плане телевизор — все это тоже назойливые «воришки» нашего времени.
У каждого человека свои хронофаги, а вот общее у них то, что они мешают нам продуктивно и эффективно контролировать время. Конечно, никто не говорит о том, чтобы полностью отказаться от этих «пожирателей», ведь многие из них являются реальностью сегодняшнего дня. Нужно просто научиться разумно управлять своими привязанностями.
Например, для начала разрешите себе «поубивать» время в социальных сетях, но лишь после выполнения всех поставленных задач согласно составленному плану. Затем время, проведенное без пользы, постепенно сокращайте, и в итоге ваш интерес к «пожирателям» исчезнет. Очень полезно будет, если вы заведете специальный дневник, в который начнете выписывать никчемные занятия, крадущие ваше время, не приближающие вас к целям и не приносящие никакой пользы. Поверьте, список будет немалый!
Правило 3. Учитесь расставлять приоритеты
Большой кусок рабочего времени тратится впустую только потому, что бухгалтер теряется в сумасшедшем потоке задач и не может определиться, с чего начать, что стоит сделать во вторую очередь, что в третью, а что можно отложить «на потом». На практике это выглядит примерно так: бухгалтер хватается за одно дело, вспоминает о другом и переключается на него, не завершив первое. Потом возникает третья, казалось бы, тоже важная задача, он концентрирует внимание на ней, как вдруг оказывается, что необходимо в срочном порядке закончить первое. В результате «пролетает» день, и бухгалтеру удается выполнить в лучшем случае половину из запланированного. Все время уходит на постоянные отвлечения и переключения с одной задачи на другую. Если такая ситуация вам знакома, срочно займитесь приоритезацией.
Пожалуй, самый эффективный на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это техника Эйзенхауэра. Эта простая и удобная матрица предполагает распределение запланированных задач по показателям срочности и важности. Расписав в таком формате все свои ежедневные дела, вы получите четкую картину того, как построить свой рабочий день.
- Срочное и важное — это неотложные, «горящие» задачи, которые требуют решения немедленно (отправить отчет в налоговую, сдать декларацию по НДС за 9 месяцев, провести срочный платеж, подготовить документы к приезду руководителя).
- Важное, но не срочное — это то, что необходимо сделать, но допустимо отложить на некоторое время (разобраться с изменениями по налогу на прибыль, обсудить с директором сдачу отчетов в налоговую инспекцию, заполнить бухгалтерский баланс за год и др). Здесь бухгалтер может столкнуться с небольшой проблемой: со временем такие задачи перетекают в категорию «срочных и важных». Поэтому, стоит выделять на их выполнение немного свободного времени еще до того, как они начнут «давить» на вас и вызывать чувство тревоги.
- Срочное, но не важное — задачи, которые хотят внимания здесь и сейчас, но не являются первостепенными (ответить на email, поговорить по телефону, выполнить рутинные дела).
- Не срочное и не важное — задачи, которые можно смело вычеркивать из списка.
Правило 4. «Съедайте лягушку на завтрак!»
Что это значит? Успешный бизнес-консультант, известный на весь мир писатель, гуру тайм-менеджмента — Брайан Трейси «лягушкой» называет самые сложные, неприятные и непонятные, но очень важные дела, с которыми необходимо справиться в течение дня. Когда вы постоянно откладываете их то на час вперед, то на два, то на вечер, вы создаете для себя неприятный эмоциональный дискомфорт, с которым ходите весь день. Свое утро нужно начинать именно с самого трудного — и тогда ваш день будет проходить продуктивно и не принудительно.
Правило 5. Говорите «НЕТ» бесполезным делам и умейте отказать!
Вежливость и тактичность — это, конечно, очень хорошие качества, альтруизм — тоже. Но почему вы должны тратить свое драгоценное время тогда, когда другой человек его экономит за ваш же счет? Конечно, речь не идет о действительно необходимой помощи вашему коллеге, другу или товарищу. Приглашение «поболтать» за чашкой кофе, просьба от коллеги заполнить за нее документы или принять участие в кампании, к которой вы не имеете никакого отношения. Проще говоря, все «пожиратели времени», которые не принесут вам успеха и не послужат тому, что вы достигнете своих целей, не стоят траты усилий. Не бойтесь отказывать конкретным людям, у которых нет ни малейших жизненных позиций, которые любят бездельничать и только умеют жаловаться на свои проблемы. Говорите «нет» ненужным делам, которые не приносят и не принесут вам в будущем никакой пользы, а только отнимут у вас драгоценный ресурс.
Правило 6. Соблюдайте чистоту и порядок на рабочем столе
Успешные бизнесмены и предприниматели всегда работают за чистым столом и в комфортной обстановке. А вот у несобранных бухгалтеров на столе царит полный бардак и аврал. Выработайте в себе полезную привычку выделять 10-15 минут в день на наведение порядка среди огромной кучи бумаг, выбрасывайте ненужное, а файлы в компьютере храните в упорядоченных папках. Ученые доказали, что около 30% рабочего времени мы тратим на поиск нужной записки или документа. Корзина для ненужного хлама станет вашим помощником в соблюдении чистоты.
Правило 7. Никогда не пренебрегайте отдыхом!
Когда у вас есть возможность отдохнуть, сделать перерыв на обед, выполнить легкую разминку для тела — никогда не пренебрегайте этим! Это, пожалуй, самый важный фактор для эффективного управления рабочим временем. Когда бухгалтер погружается в полноценный отдых, все его в это время ресурсы восстанавливаются, и эффективность труда возрастает.
ВАЖНО! Отведенные для отдыха минуты ни в коем случае нельзя тратить на «пожирателей времени». Вы должны полностью абстрагироваться, расслабиться и набраться позитивной энергии для дальнейшей работы.
Используя вышеописанные техники тайм-менеджмента в своей практике, всегда думайте о результатах, которые они вам принесут. Например, это может быть ваш доход, а лучше те материальные цели, на реализацию которых вы планируете его потратить.
Как ускорить работу бухгалтера: три шага к максимальной эффективности
Как правило, бухгалтер уделяет работе с документами гораздо больше времени, чем среднестатистический офисный сотрудник. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит многое: от скорости составления отчётности до производительности бизнес-процессов компании в целом. К тому же, без оптимизации это направление может формировать повышенные расходы.
По данным IDC, большинство организаций тратят на обработку и печать документов свыше 10% выручки.
Поэтому так важно использовать все доступные способы ликвидации узких мест в бумажном и электронном документообороте. Особенно сейчас, когда во многих компаниях бухгалтеры перешли на «удалёнку».
Лучше всего начать с рациональной организации рабочего места. Где бы оно ни находилось: дома или в офисе, каждый его элемент должен помогать вам решать задачи качественнее, быстрее и удобнее. Добиться этого помогут три важных шага: перераспределение времени, внедрение новых технологий и улучшение эргономики.
Шаг 1. Перераспределение времени
Начните с анализа рабочих процессов. Занесите в таблицу всё, на что вы тратите время в течение дня. Ничего не пропускайте — даже если кажется, что речь идёт о мелочах. Чем выше точность и детализация, тем большего вы сможете добиться от оптимизации в конечном итоге.
Используя заполненную таким образом таблицу, посчитайте, сколько времени у вас отнимают разные задачи, и выделите «рекордсменов». Особое внимание уделите потерям, которые напрямую не связаны с работой. Например, на ожидание, пока включается техника, и на устранение проблем, таких как перезагрузка зависающего компьютера, перепечатка зажёванных в принтере или испорченных документов.
Когда вы найдёте источники утечек времени, подумайте, что могло бы их устранить. Возникают ли проблемы с доступом к файлам и обмену данными из-за неудобного программного обеспечения? Насколько удачно необходимые функции распределены по разным устройствам? Например, пользоваться сканером и принтером по отдельности может быть менее удобно, чем многофункциональным устройством (МФУ), которое сразу и печатает, и сканирует, и копирует документы.
Возможно, такая проверка покажет, что пришло время поставить новое, более удобное, функциональное и производительное оборудование. Это потребует дополнительных вложений, но будьте уверены, что оптимизация окупит расходы.
Шаг 2. Внедрение новых технологий
Используйте технические решения, которые экономят время и ресурсы. Например, обратите внимание на облачные инструменты. С ними вы будете меньше зависеть от офисной инфраструктуры и сможете быстро решать любые задачи даже из дома.
Большую помощь бухгалтеру могут оказать и современные СЭД и CRM-системы с возможностью дистанционного подключения. Особенно, если они поддерживают нотификацию пользователей о появлении задач, добавлении документов и других событиях. Так вы не пропустите важные обновления в информационной системе компании.
Значительную долю в работе любого бухгалтера составляют повторяющиеся процессы. По возможности старайтесь их автоматизировать. В частности, это помогают сделать приложения для МФУ (обратите внимание, что их поддерживают далеко не все модели).
Например, с помощью специализированного приложения для печатных устройств на платформе Xerox ConnectKey можно автоматизировать выгрузку и печать расчётных листов, полностью снимая эту задачу с бухгалтера. Каждый сотрудник сможет самостоятельно выбрать на экране устройства расчётный период и получить лист со сведениями о своей заработной плате.
Если вам приходится оцифровывать пакеты товаросопроводительной или другой разнородной документации, приложение Scan&Split поможет не тратить время на распределение файлов в разные папки с сортировкой по контрагентам или другим признакам. Это решение автоматически разделяет пакеты документов на основе машинного распознавания штрихкодов.
Также можно «научить» МФУ распознавать данные в документах и сохранять их в структурированном виде. Например, с этим может помочь приложение ID OCR, которое избавит бухгалтера от ручного ввода информации из паспортов и удостоверений. В результате удастся не только сэкономить время, но и снизить риск ошибок.
При однотипных операциях сканирования, сохранения и пересылки документов увеличить скорость работы способна технология Visioneer OneTouch, встроенная в сканер.
Например, с ней можно одним нажатием кнопки отсканировать документы, сохранить их в необходимом формате, загрузить в облако и отправить по электронной почте.
Шаг 3. Улучшение эргономики
Чтобы поддерживать производительность труда на максимально высоком уровне, важно устранить источники раздражения и неудобства на рабочем месте. Предметы и устройства, которые вы регулярно используете, всегда должны быть под рукой, иначе поиск степлера или записной книжки может надолго отвлечь вас от действительно важных задач. К тому же лишние минуты, которые вы тратите на то, чтобы достать вещь, лежащую в неудачном месте, постепенно сложатся в потерянные часы рабочего времени.
Позаботьтесь о том, чтобы вас не отвлекал шум, поддерживайте комфортную температуру и сохраняйте удобное положение тела за столом. Не забывайте и о хорошем освещении, которое должно сочетаться с приятными для глаз настройками монитора. Тогда вы будете меньше уставать на работе и добиваться более высоких результатов.
Для повышения собственной эффективности бухгалтеру, да и любому другому сотруднику не обязательно проходить дорогостоящие тренинги. Внимательно изучите ваши рабочие процессы, распределите время и ресурсы более рационально, не бойтесь внедрять технологические новшества и создайте комфортную, хорошо продуманную среду, в которой ничто не будет отвлекать вас от главного. Тогда вы сможете успевать больше за меньшее время — как в офисе, так и на «удалёнке».
Тайм‑менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов
Если вы осознали, что не успеваете сделать и половину запланированных дел, если список откладываемого растет день ото дня, самое время подумать о тайм-менеджменте. Начните с простого — освободите пространство, чтобы стало легче дышать.
Тайм-менеджмент — наука о том, как спланировать дела и организовать свое время. В статье опишем простые и понятные методики, которые подойдут работнику любой профессии, в том числе бухгалтеру.
Наведите порядок
Шаг 1. Освободите пространство
Проще говоря, приберитесь на рабочем столе, полках и стеллажах, в папках вашего компьютера. Так вы быстрее будете находить нужные документы.
Неразобранные вещи «замусоривают» взгляд, мешают расставить приоритеты и не дают сконцентрироваться на задачах. Это уменьшает внутренний ресурс, который можно направить на решение рабочих вопросов.
Шаг 2. Проведите ревизию дел и временных затрат
Выпишите в таблицу ежедневные задачи, оцените, сколько времени тратите на каждую из них, зафиксируйте в таблице. Сосчитайте свою рабочую нагрузку. Она оказалась больше или меньше 8-часового трудового дня? Подумайте, как оптимизировать временные затраты и начать обходиться без переработок.
Много времени уходит на переписку с коллегами из разных подразделений? Организуйте личную встречу или конференц-звонок. Не хватает времени на самообразование? Вы можете слушать записи вебинаров по дороге на работу.
Шаг 3. Избавьтесь от хронофагов, то есть пожирателей времени
Сделайте «фотографию» любых двух дней: записывайте все шаги, включая чаепитие с коллегами, звонок подруге и поиск билетов к морю. Например, в 7:00 — подъем, в 7:20 — завтрак, с 8:15 до 8:55 — дорога на работу, 9:00–9:20 — кофе с Леной из кадрового отдела и пр.
Проанализируйте, сколько времени потрачено с пользой, а сколько впустую, и учтите это при планировании.
Уделите время планированию
За один день нельзя выполнить все подвисшие задачи, иногда дня не хватает, чтобы сделать какое-то одно крупное дело. За что хвататься в первую очередь, особенно если позади отпуск или длинные выходные? Изучите методики тайм-менеджмента и выберите ту, что подходит именно вам.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра поможет легко определить приоритетность задач, исходя из двух факторов: важности и срочности. На листке бумаги или в Excel составьте квадрат на четыре больших поля:
- А — срочное и важное дело;
- В — несрочное, но важное дело;
- С — срочное, но неважное дело;
- D — несрочное и неважное дело.
Проанализируйте свои задачи на неделю и впишите их в квадрат. Около каждой можно указать крайний срок выполнения — и перед вами упорядоченный план работы.
| Пример работы с матрицей Эйзенхауэра | |
|---|---|
| А — Срочно и важно Проверить банк, сделать срочные платежи Обработать почту |
В — Не срочно, но важно Завести в программу документы поставщиков Рассчитать зарплату |
| С — Срочно, но не важно Выпить кофе |
D — Не срочно и не важно Разложить первичные документы Прибрать стеллаж с архивом за 2017 год |
Методика Глеба Архангельского
Бизнес-тренер Глеб Архангельский делит задачи на жесткие, гибкие и бюджетированные.
Жесткие привязаны к определенному времени, например, встречи, звонки, совещания. Гибкие и бюджетированные — нет. Последние отличаются тем, что требуют большего количества времени.
Разделите листок ежедневника на две части: в левую впишите жесткие задачи с указанием времени. В оставшиеся промежутки — гибкие, цветом или нумерацией отметьте приоритетность. Обязательно оставляйте временные зазоры между задачами: они потребуются на решение непредвиденных сложностей.
Кроме того, Глеб Архангельский выделяет «лягушек» и «слонов»:
- «Лягушки» — маленькие, но неприятные дела, которые могут занять у вас не более получаса. Это то, что вы все время откладываете, например, звонок задолжавшему контрагенту или проверка дебиторской задолженности. Возьмите за правило с самого утра «съедать» по одной такой « лягушке » .
- «Слоны» — крупные задачи, которые нельзя решить за один присест. Чтобы не откладывать до бесконечности, делите слона на маленькие «бифштексы» и «ешьте» по одному в день.
Используйте современные приложения
Чтобы организовать работу, бухгалтеры часто используют бумажные ежедневники, планинги, стикеры — они всегда перед глазами и ради них не надо выходить из учетной программы.
«У меня на столе лежит ежедневник, куда я записываю, что сделала и что планирую делать. Если у директора возникли вопросы по задачам, он может взять тетрадку и посмотреть сам, если я занята каким-то важным делом», — рассказывает главный бухгалтер АО ФИК «ВИЗ-Инвест» Лидия Куцко.
Присмотритесь и к электронным программам: Google Calendar или календарь в Outlook Еxcange помогут составить расписание, установить напоминания или организовать встречу с руководителем.
А если вам нужен более продвинутый инструмент, установите календарь бухгалтера Контур.Норматив. Вы можете настроить его, исходя из формы собственности организации и системы налогообложения, в календаре будут отражены даты сдачи регламентированных отчетов и любые значимые для вас дни.
Приучите коллег к порядку
Большое значение играет то, как у вас выстроены отношения с коллегами. Вы только сели за отчет, а директор требует проверить банк или сотрудник просит выдать справку 2-НДФЛ. А еще в почте несколько писем от одного сотрудника с пометкой «СРОЧНО!». Знакомо? Чтобы постоянно не отвлекаться на входящие просьбы и несрочные вопросы и сохранить драгоценное время, договоритесь с коллегами о том, в какое время вы готовы отвечать на их письма, делать справки, перепроверять отпускные или больничные выплаты и пр.
«Утром всегда делаю текущие дела, разгребаю мелочь: читаю почту, проверяю банковские поступления, делаю срочные платежи, разбираю документы. И сотрудники знают, что в это время я могу решить их вопросы. Во второй половине дня я занимаюсь отчетами или погружаюсь в какие-то крупные задачи, которые требуют сосредоточенности. В это время сотрудники меня не беспокоят. Если все же заглядывает директор, я, не закрывая программы, записываю просьбу и говорю, когда смогу ее выполнить. Такой распорядок сложился в результате многолетней практики», — рассказывает Лидия Куцко.
Экономит время и упрощает работу и единый порядок работы с документами. Согласуйте с руководителем, как (по электронной почте, через онлайн-хранилище или онлайн-мессенджеры) и в какие сроки сотрудники будут передавать вам первичные документы коллег, убедите его, что от этого зависит, будет ли отчетность сдана своевременно и не возникнет ли вопросов у ИФНС.