Сколько действует отказное письмо

Отказное письмо по сертификации и декларации

Отказное письмо на сертификацию ТР ТС подтверждает то, что на продукцию не нужно получать какие-либо обязательные сертификационные документы согласно техническим регламентам Таможенного союза. Документ носит информативный характер. Письмо оформляется на русском языке на официальном бланке формата А4 с печатью органа по сертификации. Держателем документа может быть только одно юридическое лицо, при этом в письмо можно включить несколько товаров.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо — это документ, подтверждающий, что определенные товары освобождены от обязательной сертификации и декларирования. Производители и продавцы товаров должны предъявлять это письмо по требованию Роспотребнадзора, покупателей или рынка. Это относится как к отечественным, так и к импортным товарам.

Выдавать отказные письма могут только индивидуальные предприниматели, ведущие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей и официально зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные организации, однако, не могут этого делать.

Существует два типа отказных писем: для торговли и для получения таможенной очистки. Данный материал посвящен первому варианту, который необходим для реализации продукции на коммерческих сайтах.

В этой статье рассказывается о российском рынке и о том, как начать продавать на нем.

Может возникнуть вопрос, почему необходимо выдавать отказные письма и какие другие методы доступны для гарантии безопасности товаров?

Подтверждение безопасности товара должно быть представлено одним из требуемых документов.

• сертификат соответствия;
• декларация соответствия;
• отказное письмо.

Сертификат соответствия выдается по установленной форме. Для того чтобы приобрести его, необходимо провести оценку производственного процесса и тестирование образцов продукции. Для заявления и письма с отказом достаточно документальных расследований, проведенных на месте.

Существуют две альтернативы для того, чтобы определить, какие из этих бумаг необходимы для вашего товара:

• Изучить регламенты самостоятельно.
• Позвоните в аккредитационное агентство и узнайте, что необходимо для вашего продукта.

Изучите правила самостоятельно. Вам придется изучить большое количество документов и тщательно отобрать всю информацию.

• Изучите технические правила таможенного союза и найдите там классификацию вашего товара.
• Действующие технические регламенты При отсутствии законов просмотрите реестры объектов, которые должны пройти обязательную оценку соответствия. Подробная информация о предметах, которые должны пройти обязательную проверку

• Если ваш товар указан в стандартах или перечнях, там будет указана необходимая документация: либо сертификат соответствия, либо декларация о соответствии.

Если продукции в техрегламентах и едином перечне нет, для товара достаточно будет оформления отказного письма.

Возможна еще добровольная сертификация, но это длинный и трудозатратный процесс, поэтому большинство предпринимателей ограничивается отказными письмами.

Нормативно-правовая база

Оформление отказного письма на сертификацию регламентируется рядом нормативных актов:

• Постановлением Правительства №982;
• Решением Комиссии ТС №620;
• Решением Коллегии ЕАЭК №294 и т.д.

Когда требуется отказное письмо на сертификацию по техрегламенту

Отказное письмо может потребоваться в различных ситуациях:

• при прохождении таможни (для таможенной очистки);
• для осуществления торговли на территории Российской Федерации;
• для участия в государственных закупках и тендерах;
• для экспорта продукции за границу и т.д.

При этом отказное письмо не может считаться доказательством качества поставляемого товара.

Документы для оформления

При получении отказного письма в сертификационном центре нужно предоставить:

• заявление, составленное по образцу;
• код ТН ВЭД (при наличии);
• реквизиты компании;
• точное техническое описание продукции;
• регистрационные документы заявителя;
• инвойс или упаковочные листы, если инвойс не позволяет идентифицировать поставку;
• удостоверение о том, что товар является гуманитарной помощью (если это действительно так);
• акт таможенного осмотра (актуально для товаров б/у);
• разрешение на проведение клинических испытаний (если товары предназначены именно для проведения испытаний);
• сертификаты соответствия на готовое изделие (если оформляемый товар является запасной частью большой конструкции);
• регистрационное удостоверение Минздравсоцразвития (необходимо в том случае, если продукция относится к тест-системам или группе иммунобиологических препаратов);
• инструкция по эксплуатации;
• свидетельства о государственной регистрации и экспертные заключения (эти документы требуются в том случае, если продукция относится к БАДам);
• паспорт оборудования (при наличии);
• контракт с иностранной фирмой (в случае импорта продукции).

Все документы должны быть составлены на русском языке. Если какие-либо из бумаг оформлены на иностранном языке, нужно оформить их нотариальный перевод.

Образец письма

Образец отказного письма

Цена Отказного (разъяснительного) письма – от 3 900 до 14 900 рублей
Сроки оформления – от 1 до 2 рабочих дней
Срок действия – не ограничен и действует до момента внесения изменений в законодательство

Сроки действия отказного письма ТР ТС

Стандартное отказное письмо имеет законную силу в течение всего срока действия нормативно-правовых документов, на основании которых оно было оформлено. В отдельных случаях письмо имеет определенный срок действия (1-2 года). Этот срок действия на официальном бланке рядом с реквизитами заявителя и перечнем товаров.

Отказное письмо: тонкости оформления

Сейчас стала очень популярной тема сертификации товаров для маркетплейсов. Кто только не пишет эту тему: блогеры, банкиры, продавцы курсов «как продавать на маркетплейсах» и так далее. Решили и мы от лица центра сертификации «Роспромтест» немного рассказать об основных аспектах оформления разрешительной документации. В данном материале рассказываем о порядке оформления отказных писем по сертификации и ответим на самые популярные вопросы по этой теме.

Документ о том, что продукция не подлежит сертификации и обязательному декларированию соответствия. Выдаётся отказное письмо органами по сертификации, аккредитованными в российской службе по аккредитации «Росаккредитация». Оформляется письмо для официального подтверждения, что указанная в нем продукция может реализовываться без сертификата соответствия и декларации о соответствии.

Нет, в законе о техническом регулировании РФ и технических регламентах Таможенного Союза таких требований нет. Отказное письмо носит исключительно справочный характер. Зачем же его оформляют?

• Для предоставления надзорным органонам в случае проверки, чтобы доказать, что реализуемый товар действительно не подлежит сертификации.
• Для реализации товаров на маркетлейсах или через торговые сети. Тут все аналогично, оформляется отказное письмо для подтверждения, что на реализуемый вашей компанией товар не нужно получать сертификаты и декларации.

Эти документы выдаются без срока действия. Но тут есть одна тонкость. В каждом отказном письме указывается такое пояснение: документ действителен до вступления в действие изменений в законодательные акты РФ или технические регламенты Таможенного Союза.

Обычно такие изменения вносятся один раз в год. Чтобы понять, нужно ли обновлять ранее оформленное письмо, нужно проверить, были ли внесены изменения именно по вашей продукции в Постановление Правительства РФ №2425 или технические регламенты.

Если изменения не вносились по реализуемым вашей компанией товарам, то ничего переоформлять не нужно. Можно этот вопрос мониторить самостоятельно, но проще обратиться в тот центр сертификации, в котором Вы оформляли документы.

Тут кто, во что горазд. Все зависит от компании, в которую вы обратитесь. В органах по сертификации оформление отказного письма стоит обычно от 3000 до 4000 рублей. У посредников цена начинается от 5000 рублей. Ничего удивительно, все хотят кушать. Бесплатно получить отказное письмо — не можем сказать, что что это совсем уж не реально, но маловероятно. Возможно и найдутся такие исполнители, которые готовы бесплатно поработать на Вас, но обычно это платная услуга.

Получить отказное письмо по сертификации может любая организация ( ИП, ООО или самозанятый). Это может быть производитель, импортер или просто торговая организация, занимающаяся перепродажей товаров. Дело в том, что в отказных письмах не указывается информация о производителе и даже о стране происхождения. Следовательно, ни каких сложностей в плане оформления нет.

А вот с сертификатами и декларациями все наоборот, там документы можно оформить только на российского производителя или импортера, который официально ввозит импортный товар через таможню. Но это уже другая история и мы расскажем об этом следующем материале.

Примерно 10-12 наименований, не более того. Больше просто физически невозможно отразить. Приложений к отказным письмам, в отличие от сертификатов, не существует. Поэтому вся отражаемая информация должна уместиться на стандартом листе А4. А это же не только перечень товаров, но и реквизиты органа по сертификации, реквизиты компании заявителя, ссылки на нормативные акты и технические регламенты, а также коды ТН ВЭД, которые указываются отдельно по каждому наименованию продукции.

В любом органе по сертификации. Чьи условия для Вас кажутся более привлекательными, там и оформляете. Главное условие, чтобы орган по сертификации был аккредитован в «Росаккредитации».

Сценарий «Сам себе режиссер» в этом вопрос не уместен. Самому себе выписать отказное письмо нельзя. Точнее можно конечно, но юридической силы оно иметь не будет. Этот документ должен быть оформлен независимой стороной. Ну и самое главное, организация должна быть иметь статус аккредитованного органа по сертификации. Даже при выгрузке копии отказного письма в кабинете маркеплейса, нужно указывать номер аттестата аккредитации органа, который выдал этот документ. Идея самостоятельного оформления не имеет перспектив.

Если Вы перепродаете товар, то можете запросить копию письма у поставщика. Такой вариант будет полностью легитимным. Единственный минус такого варианта, что «засвечиваются» данные этого поставщика, так как в самом письме указываются реквизиты получателя. Если это не критично для Вас, то это рабочий вариант и бесплатный.

Отказное письмо

Тема «отказных писем» возникла одновременно с необходимостью сертификации продукции, точнее с необходимостью предоставлять на таможне документы о соответствии на продукцию. Информационные письма условно можно поделить на следующие виды по области применения: для торговли и таможенного оформления. Как правило, их содержание совершенно идентично.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо или письмо о необязательной сертификации является официальным документом, который выдается аккредитованным органом с целью проинформировать, что продукция не подлежит официальной сертификации и декларированию в соответствии с национальной российской системой ГОСТ Р, а также по действующим техническим причинам регламентам таможенного Союза. Такой документ имеет право выдать аккредитованный орган по сертификации, который непосредственно занимается оформлением разрешающих документов. Существует категория товаров на которую не нужно оформлять сертификаты и декларации соответствия. Вместо этого и оформляется отказное письмо.

Группы товаров, которые можно ввозить на территорию РФ без процедуры оценки их качества.

• б/у продукция
• запчасти для товаров, которые уже прошли сертификацию
• тестовые партии товаров
• личная собственность граждан
• продукция для членов иностранных делегаций

Получателями отказных писем на определенную категорию товаров имеют право только юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые граждане.

Образец бланка отказного письма

Необходимые документы для оформления отказного письма

При оформлении документа, нужно помнить, что он относится не к регламентирующему, а к информирующему виду документов. Срок оформления письма для торговли или таможни составляет, как правило, 2 или 3 часа.

• Название компании и юридический адрес
• ФИО Генерального директора
• Наименование продукции

Виды отказных писем

Несмотря на разные виды отказных писем, как правило, их содержание идентично. А именно, обязательно указание наименования товара, код ТНВЭД , код ОКПД2, а также ссылки на действующие законодательные акты (постановление Правительства РФ №982, действующие технические регламенты Таможенного Союза).

• Отказное письмо для таможни
• Отказное письмо для торговли
• Отказное письмо по пожарной безопасности
• Отказное письмо Роспотребнадзора
• Отказное письмо Ростехнадзора

В настоящее время отказное письмо в Российской Федерации не имеет бланка, но существует определенный стандарт формы и содержания. Разъяснительное письмо может быть предоставлено покупателям и надзорным органам. В ситуации с таможенным оформлением продукции тоже зачастую требуется аргументированный ответ в виде наличия отказного письма, заверенного аккредитованным органом.

Срок действия отказного письма

В настоящее время является возможным оформить отказное письмо на бессрочный период, хотя раньше разъяснительное письмо выдавали в основном на год. Переоформлять документ необходимо только при некоторых изменениях в вашей торговой марки.

Отказное (разъяснительное) письмо

Для подтверждения качества и безопасности продукции различного вида могут быть необходимы обязательные разрешения. Надзорные органы, включая таможню, могут потребовать разрешительные документы на товар. Если продукция в обязательном порядке не сертифицируется, то на нее можно заказать отказное письмо. Это является подтверждением того, что на продукцию не требуется получать какие-либо разрешения.

Для чего нужно?

Отказное письмо является официальным доказательством того, что изделие не требует оценки соответствия и безопасности в любой системе сертификации. Выдается документ в добровольном порядке, но часто его требуют сотрудники таможни при затруднении идентификации продукции. Оно устраняет формальные препятствия, которые могут возникнуть при обращении товаров. Это возможность предотвратить спорные ситуации с покупателями, проверяющими организациями и заказчиками.

Заказать его могут юридические лица и ИП, для частного лица эта процедура невозможна.

Отказное письмо потребуется в следующих случаях:

1. Если общепринятое название товара не совпадает с наименованиями из классификаторов.
2. Изделие инновационное, требует проверки со стороны экспертов и имеет новые свойства или характеристики.
3. Появилась новая область применения, отличная от стандартной.
4. Попадание в исключения нормативно-законодательных актов.
5. Когда изделие по наименованию попадает под действие какого-то техрегламента, но по характеристикам не входит в область действия ТР.

Как выглядит документ?

Письмо не имеет строго установленного бланка и образца. Составляется чаще всего в произвольном дизайне, на усмотрение аккредитованной организации.Но бланк должен соответствовать требованиям и нормам делового документооборота и делопроизводства.

В бланке отражается следующая информация:

1. Кто выдал,
2. Кто обратился за разъяснением положений законодательства,
3. Дата регистрации и присвоенный исходящий номер,
4. Сведения о том, что к данной продукции не применяется обязательное подтверждение соответствия,
5. ФИО и подпись руководителя аккредитованной организации.

Часто письмо просто содержит выписку из действующего нормативно-законодательного акта. В большинстве случаев список товаров на один бланк не ограничивается. Но при расширении линейки производства “дописать” новую разновидность нельзя. В таком случае потребуется проходит процедуру заново.

Системы, в которых выдается документ

Различные виды писем подтверждают отсутствие необходимости в:

1. Сертификате и декларации в системах ГОСТ Р и ТР ТС.
2. Сертификате и декларации пожарной безопасности.
3. Свидетельство государственной регистрации Таможенного союза.
4. Регистрационного удостоверения Минздрава.
5. Фитосанитарного сертификата.

По месту предъявления:

1. Для таможенных органов. Необходимость в этом виде основывается на наличии двух систем классификации (ОКПД2 и ТН ВЭД), что может привести к проблематичности определения товара.
2. Для торговли. Покупатель или проверяющие организации могут потребовать предоставление разрешения.

По выдавшему органу:

1. Орган по сертификации. Сюда обращаются для заказа отказных (информационных), необходимых для предъявления при распространении.
2. ВНИИС. Стоимость будет значительно дороже, но “авторитет” документа существенно выше. Имеет дополнительную защиту от подделки в виде голографического знака. Веское доказательство, которое актуально при прохождении таможни. Мнение ВНИИС — истина в последней инстанции.

На какой срок оформляется?

Чаще всего срок действия не устанавливается и отказное письмо действительно до внесения изменений в ПП №982, ТР ТС, иные документы технического регулирования.

Переоформление потребуется в следующих случаях:

1. Любые изменения в наименовании организации-заявителя.
2. Изменение или расширение ассортимента.
3. Изменение или добавление торговой марки. Это касается только тех, кто указывал марку, но это делать необязательно, достаточно прописать код ТН ВЭД или ОКПД2.

Порядок оформления

Предоставляют отказные письма аккредитованные органы по сертификации.

1. Обращение в центр сертификации и подача заявки.
2. Подготовка документационного пакета.
3. Рассмотрение представленных материалов и проверка товара в перечнях обязательного подтверждения соответствия.
4. При отсутствии объекта в указанных перечнях выдается документ.

Стоит отметить, что ответственность за достоверность информации возлагается исключительно на заявителя. Цена документа зависит от его вида.

Пакет необходимых документов

Для заказа отказного письма для таможни нужно подготовить:

• заявление;
• код ТН ВЭД, если он известен точно;
• техническое описание, если речь идет об инновационным, технически сложном изделии, либо о том, где решающее значение при принятии решения по сертификации имеют технические характеристики;
• копия договора на поставку, товарно-транспортной накладной либо инвойса;
• информационная карта с реквизитами предприятия.

• регистрационная и учредительная документация организации;
• точное наименование товара и коды, согласно классификаторам (если заявитель смог их определить самостоятельно);
• детальная информация о товаре (артикулы, изображение, образец этикетки, торговая марка и пр.).

Исчерпывающую информацию относительно списка лучше уточнять у специалистов, так как в зависимости от специфики деятельности компании перечень может дополняться другими позициями. Обращайтесь в наш центр для оформления разрешительной документации!

Отказное письмо ГОСТ Р

Отказное письмо ГОСТ Р свидетельствует о том, что продукция, на которую оформлен данный документ в текущем времени, соответствующем дате выдаче отказного ГОСТ Р, не включена в ПП № 982 от 01.12.2009 г. Т.е. на эти товары не требуется оформление в системе обязательной оценки соответствия ГОСТ Р декларации о соответствии и сертификата о соответствии.

Документ требовалось оформлять еще до введения в действие ПП № 982. Т.к. в то время существовали множественные документы, обязывающие производителя и ли поставщика, оформлять документы подтверждения соответствия требованиям российских стандартов в системе ГОСТ Р, то иногда было достаточно сложно сориентироваться в том, требуется или не требуется обязательное оформление сертификата соответствия ГОСТ Р или декларации о соответствии на ту или иную продукцию.

Расставить точки в этом вопросе (при возникновении разночтений между таможенным инспектором и поставщиком импортной продукции ) помогало отказное письмо ГОСТ Р. Со временем оно стало обязательным для предоставления при таможенной очистке на продукцию, которая не является объектом подтверждения соответствия в системе ГОСТ Р.

Ранее документ требовался для предоставления в Федеральную Таможенную Службу при пересечении грузом границ Российской Федерации при ввозе или при вывозе продукции с территории России. Письмо полагалось представить для таможенной очистки на продукцию, не подлежащую на территории РФ обязательному подтверждению соответствия требованиям российских стандартов и санитарных правил.

Отказное письмо ГОСТ Р на эти группы продукции, наряду с сертификатом соответствия ГОСТ Р и декларацией о соответствии, давало право перемещать грузы через границу России. В этом случае оно должно было обязательно быть оформлено во Всесоюзном Научно-Исследовательском Институте Сертификации и также имело другое название — Отказное письмо ВНИИС. После упразднения Отказных писем ВНИИС в течение недолгого времени оформлялись Отказные письма МинПромТорга.

Документ информирует заинтересованную группы лиц о том, что законодательство РФ не вменяет указанной в письме продукции обязательное декларирование или сертификацию. Отказное ГОСТ Р обязательно включает в себе выписку из законодательства ( в качестве доказательной базы). Разъяснительного (информационного характера) могло быть получено, кроме ВНИИС, в любом органе сертификации, имеющем аккредитацию в системе ГОСТ Р.

Разъяснительное Отказное письмо ГОСТ Р

Оформляется на обычном листе бумаги формата А4. В отличие от сертификата ГОСТ Р или декларации о соответствии оно может содержать любое количество наименований товаров, если по всем пунктам в качестве заявителя указано одно лицо.

Письмо, как правило, имеет срок действия один год. И этот срок должен быть указан в самом отказном письме ГОСТ Р. При отсутствии даты окончания в тексте оно является действующим до внесения изменений в законодательство, связанное с перечнем продукции, обязательной для оценки соответствия в системе государственной сертификации ГОСТ Р. Данные списки корректируются ежегодно в соответствии с требованием Федерального Закона «О техническом регулировании».

Корректировка продукции, подлежащей оценке соответствия в системе ГОСТ Р , т.е. перечней ПП № 982 производится по разным причинам. Это может быть связано с либерализацией технического регулирования и отменой контроля продукции со стороны государства, введение других способов государственного надзора за объектами технического регулирования, вместо сертификации товаров, либо введение Технических регламентов, на основе которых проводится регулирование и сертификация товаров, включенных в перечень самого регламента.

Сертификация на подтверждение соответствия требованиям Технического регламента чаще всего проводится в рамках системы обязательной государственной сертификации ГОСТ Р, в одной из ее подсистем. Важным при оформлении письма отказного ГОСТ Р является анализ продукции, входящей в списки всех действующих на территории РФ Технических регламентов.

Рекомендуется в случае возникновения необходимости, оформлять Отказное письмо ГОСТ Р в органах сертификации, имеющих аккредитацию в Росстандарте. Т.к. существуют свои нюансы при определении, требуется ли для данной продукции письмо Отказное ГОСТ Р (т.е. требует ли российское законодательство, оформления сертификата соответствия или декларации о соответствии).

С вводом на территории РФ законодательства Таможенного Союза отпала необходимость обязательного предоставления при таможенной очистке Отказного письма ГОСТ Р, т.е. письма отказные ГОСТ Р для таможни упразднены. Но по-прежнему являются актуальными письма отказные ГОСТ Р для торговли. Они не предоставляют права их обладателю в проведении каких-либо действий с получением данного письма (как письма отказные ГОСТ Р предоставляли возможность перемещения грузов через границу РФ).

Письмо только информирует лицо, для которого оно оформляется, о требованиях закона в рамках обязательной оценки соответствия в системе ГОСТ Р касательно продукции, указанной в самом письме.

Отказное ГОСТ Р: особенности оформления

Отказное письмо выдается на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации.

Документ представляет собой выдержку из законодательства, подтверждающую, что на данную продукцию предъявление обязательного сертификата не требуется. Отказное письмо представляет собой простой лист А4.

В одно отказное письмо можно включить любой список продукции, главное чтобы держателем письма было одно лицо. Письма, о которых идет речь, пригодны только для торговли и не являются аргументом для таможни при выпуске товара на территорию РФ. Таможня рассматривает только отказные письма ВНИИСа. У Госстандарта существует своя Номенклатура продукции, подлежащая обязательной сертификации, основанная на кодах ОКП. У Таможенного комитета — своя, основанная на кодах ТНВЭД.

По логике, эти номенклатуры должны быть идентичны, но на практике это не всегда так. Объект спора: таможня утверждает что по их номенклатуре ТНВЭД данная продукция подлежит сертификации и для ее растаможки необходимо предъявить сертификат соответствия, а органы по сертификации не могут выдать сертификат так как по номенклатуре ОКП данная продукция не подлежит обязательной оценке соответствия. В таком случае делается запрос во ВНИИС для получения отказного письма, которое решает проблему выпуска товара в страну.

Кстати, существуют программы по подбору ОКП по ТН ВЭД и наоборот, но результат всё равно не однозначный и не всегда верный.