24. Цель, задачи регистрации
Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Цели регистрации:
1) Обеспечение сохранности документов
2) Учет документов
3) Контроль за исполнением документов
4) Информационно-справочная работа по документам
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.
25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов
Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.
Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).
В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.
При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.
Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:
— при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,
— в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),
— тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,
— когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).
Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.
Недостаток карточной системы – потери карточек.
Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.
В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.
Организация регистрации документов: основные принципы и практические советы
Статья рассказывает о регистрации документов, её целях, задачах, принципах организации, требованиях к регистрационной карточке, процедуре регистрации, системе нумерации и шифрования, хранении и архивировании, контроле и учете, а также о возможностях автоматизации этого процесса.
Введение
Добро пожаловать на лекцию по документоведению и архивоведению! В этой лекции мы будем изучать основные аспекты регистрации документов. Регистрация документов является важным этапом в жизненном цикле документа, который позволяет установить его статус, контролировать его движение и обеспечить его сохранность.
Мы рассмотрим определение регистрации документов, цели и задачи этого процесса, а также принципы его организации. Вы узнаете о требованиях к регистрационной карточке документа и процедуре регистрации. Мы также обсудим систему нумерации и шифрования документов, а также важные аспекты хранения, архивирования и учета зарегистрированных документов.
В конце лекции мы рассмотрим возможности автоматизации процесса регистрации документов, что позволяет существенно упростить и ускорить работу с документами.
Нужна помощь в написании работы?
Написание учебной работы за 1 день от 100 рублей. Посмотрите отзывы наших клиентов и узнайте стоимость вашей работы.
Определение регистрации документов
Регистрация документов – это процесс учета и систематизации входящих и исходящих документов в организации. Она включает в себя присвоение каждому документу уникального номера и его регистрацию в специальном журнале или базе данных.
Основная цель регистрации документов – обеспечить контроль и учет всех документов, поступающих и отправляемых организацией. Это позволяет эффективно организовать работу с документами, обеспечить их сохранность и доступность, а также упростить поиск и использование необходимой информации.
Задачи регистрации документов включают:
- Присвоение каждому документу уникального номера для его идентификации и отслеживания.
- Запись основных сведений о документе, таких как дата, отправитель, получатель, содержание и т.д.
- Установление порядка хранения и архивирования зарегистрированных документов.
- Обеспечение контроля за движением документов в организации.
- Предоставление доступа к документам для сотрудников, которым это необходимо.
Организация регистрации документов основывается на нескольких принципах:
- Принцип единства регистрации – каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз.
- Принцип своевременности регистрации – документы должны быть зарегистрированы незамедлительно после их поступления или отправления.
- Принцип полноты регистрации – все документы, поступающие и отправляемые организацией, должны быть зарегистрированы.
- Принцип достоверности регистрации – регистрационные данные должны быть точными и соответствовать содержанию документа.
Для регистрации документов используется регистрационная карточка, которая содержит основные сведения о документе. Это могут быть такие данные, как номер документа, дата, отправитель, получатель, содержание и т.д. Регистрационная карточка может быть в виде бумажного документа или электронной записи в базе данных.
Цели и задачи регистрации документов
Регистрация документов является важной составляющей деятельности организации. Ее целью является систематизация и учет всех поступающих и отправляемых документов, а также обеспечение их доступности и контроля.
Основные задачи регистрации документов:
- Установление идентификации документов – каждый документ должен иметь уникальный номер и быть однозначно идентифицирован.
- Фиксация факта поступления и отправления документов – регистрация позволяет отслеживать, когда и от кого поступил документ, а также когда и кому он был отправлен.
- Создание системы учета документов – регистрация позволяет вести учет всех документов, что облегчает их поиск и контроль.
- Обеспечение доступности документов – регистрация позволяет быстро найти нужный документ и предоставить его заинтересованным лицам.
- Контроль исполнения документов – регистрация позволяет отслеживать выполнение поручений и требований, содержащихся в документах.
- Обеспечение сохранности документов – регистрация позволяет контролировать хранение и архивирование документов, чтобы они не потерялись или не были повреждены.
- Анализ и статистическая обработка документов – регистрация позволяет проводить анализ документов, выявлять тренды и планировать дальнейшие действия.
Цели и задачи регистрации документов направлены на обеспечение эффективной работы организации, упорядочение документооборота и обеспечение контроля над документами.
Принципы организации регистрации документов
Организация регистрации документов основана на нескольких принципах, которые обеспечивают эффективность и надежность данного процесса:
Принцип единства регистрации
Согласно этому принципу, все документы, поступающие в организацию, должны быть зарегистрированы в единой системе учета. Это позволяет избежать дублирования и потери документов, а также обеспечивает целостность и связь между ними.
Принцип своевременности регистрации
Согласно этому принципу, документы должны быть зарегистрированы незамедлительно после их поступления в организацию. Это позволяет оперативно приступить к их обработке и использованию, а также избежать задержек и просрочек в работе.
Принцип уникальности регистрационного номера
Согласно этому принципу, каждый документ должен иметь уникальный регистрационный номер, который присваивается ему при регистрации. Это позволяет однозначно идентифицировать каждый документ и обеспечивает его учет и контроль.
Принцип сохранности и конфиденциальности документов
Согласно этому принципу, документы должны быть сохранены в надлежащих условиях, чтобы избежать их повреждения или утраты. Кроме того, документы могут содержать конфиденциальную информацию, поэтому необходимо обеспечить их защиту от несанкционированного доступа.
Принцип доступности и удобства использования документов
Согласно этому принципу, документы должны быть легко доступны и удобны в использовании. Для этого необходимо правильно организовать их хранение и архивирование, а также предоставить удобные инструменты для поиска и получения нужной информации.
Соблюдение данных принципов позволяет эффективно организовать регистрацию документов, обеспечить их учет и контроль, а также обеспечить доступность и сохранность информации.
Требования к регистрационной карточке документа
Регистрационная карточка документа является основным инструментом регистрации и учета документов. Она содержит информацию о каждом зарегистрированном документе и позволяет быстро и точно найти нужную информацию. Вот основные требования к регистрационной карточке:
Уникальность номера карточки
Каждая регистрационная карточка должна иметь уникальный номер, который позволяет однозначно идентифицировать документ. Номер карточки должен быть проставлен на самой карточке и должен соответствовать системе нумерации и шифрования документов, установленной в организации.
Полнота и точность информации
Регистрационная карточка должна содержать полную и точную информацию о документе. Это включает в себя такие данные, как название документа, дата создания, автор, адресат, содержание, краткое описание и другие сведения, которые могут быть полезны для его идентификации и поиска.
Четкое и легко читаемое оформление
Регистрационная карточка должна быть оформлена четко и легко читаемо. Вся информация должна быть представлена в удобном для восприятия виде, с использованием понятных и ясных обозначений. Также важно использовать стандартные форматы и шаблоны для оформления карточек, чтобы облегчить их использование и обмен информацией.
Систематизация и упорядочение информации
Информация на регистрационной карточке должна быть систематизирована и упорядочена. Для этого можно использовать разделение информации на блоки или столбцы, использовать заголовки и подзаголовки, а также применять специальные обозначения и сокращения для удобства чтения и поиска.
Защита от повреждений и утраты
Регистрационная карточка должна быть защищена от повреждений и утраты. Для этого ее можно хранить в специальных папках или файловых ящиках, использовать защитные обложки или пленки, а также регулярно проверять и обновлять информацию на карточке.
Соблюдение данных требований позволяет эффективно использовать регистрационные карточки для учета и контроля документов, а также обеспечить быстрый и точный поиск нужной информации.
Процедура регистрации документов
Процедура регистрации документов включает несколько этапов, которые необходимо выполнить для правильной и эффективной организации учета и контроля документов.
Подготовка документа к регистрации
Перед регистрацией документа необходимо его подготовить. Это включает проверку наличия всех необходимых подписей и печатей, правильность заполнения всех полей и форматирование текста документа.
Заполнение регистрационной карточки
Для каждого зарегистрированного документа необходимо заполнить регистрационную карточку. На карточке указываются основные данные о документе, такие как его номер, дата, название, автор, получатель и т.д. Также на карточке может быть указано место хранения документа и его статус (например, “в работе”, “исполнен” и т.д.).
Присвоение уникального номера документу
Каждому зарегистрированному документу присваивается уникальный номер. Это может быть числовой или буквенно-цифровой код, который позволяет однозначно идентифицировать документ в системе учета.
Шифрование документа (при необходимости)
В некоторых случаях, особенно при работе с конфиденциальными или секретными документами, может потребоваться их шифрование. Это делается для обеспечения безопасности информации и предотвращения несанкционированного доступа к документам.
Размещение документа в архиве
После регистрации документа и заполнения регистрационной карточки он размещается в архиве. Для этого документы могут быть помещены в специальные папки, ящики или шкафы, в зависимости от их объема и характеристик.
Контроль и учет зарегистрированных документов
После регистрации документов необходимо осуществлять их контроль и учет. Это включает проверку наличия всех зарегистрированных документов, их актуальность и соответствие установленным требованиям. Также необходимо вести учет движения документов, то есть отслеживать их передачу, исполнение и хранение.
Выполнение всех этих этапов позволяет эффективно организовать регистрацию документов и обеспечить их учет и контроль в организации.
Система нумерации и шифрования документов
Система нумерации и шифрования документов является важной частью процесса регистрации и учета документов. Она позволяет однозначно идентифицировать каждый документ и обеспечивает его уникальность в системе.
Нумерация документов
Нумерация документов представляет собой присвоение каждому документу уникального номера. Номер документа может состоять из цифр, букв или их комбинации. Обычно номер документа состоит из нескольких частей, которые отражают определенную информацию о документе, например, год, месяц, номер регистрации и т.д.
Нумерация документов может быть последовательной или иерархической. При последовательной нумерации каждому новому документу присваивается следующий по порядку номер. При иерархической нумерации номер документа может содержать информацию о его принадлежности к определенной категории или подразделению.
Шифрование документов
Шифрование документов представляет собой присвоение каждому документу уникального кода или символа. Шифрование может быть использовано для обозначения определенных характеристик документа, например, его типа, статуса или важности.
Шифрование документов может осуществляться с помощью букв, цифр, специальных символов или их комбинации. Каждый шифр может иметь свое значение, которое определяется внутренними правилами организации.
Система нумерации и шифрования документов позволяет быстро и точно идентифицировать каждый документ, упрощает его поиск и обеспечивает его учет и контроль в организации.
Хранение и архивирование зарегистрированных документов
Хранение и архивирование зарегистрированных документов является важной частью работы с документами в организации. Это процесс, который обеспечивает сохранность и доступность документов на протяжении определенного периода времени.
Цели хранения и архивирования документов
Основные цели хранения и архивирования зарегистрированных документов:
- Сохранение документов в целостности и безопасности;
- Обеспечение доступности документов для использования и контроля;
- Сохранение документов в течение определенного срока согласно требованиям законодательства;
- Оптимизация использования пространства и ресурсов организации.
Организация хранения и архивирования документов
Организация хранения и архивирования зарегистрированных документов включает следующие этапы:
- Определение места хранения документов. Для этого выбирается специальное помещение или архив, где будут храниться документы.
- Разработка системы хранения. Документы могут быть организованы по различным принципам, например, по дате, тематике или алфавиту. Важно разработать удобную и логичную систему, чтобы быстро находить нужные документы.
- Подготовка документов к хранению. Документы должны быть подготовлены перед помещением в архив: удалены скрепки, степлеры, пластиковые папки и т.д. Также может потребоваться упаковка документов в коробки или папки.
- Размещение документов на полках или в ящиках. Документы должны быть удобно размещены, чтобы было легко найти нужный документ.
- Организация контроля и учета документов. Для каждого документа должен быть веден учет, который позволяет отслеживать его местонахождение и использование.
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов определяются законодательством и внутренними правилами организации. Некоторые документы могут храниться в течение нескольких лет, а некоторые – бессрочно. По истечении срока хранения документы могут быть уничтожены или переданы в архив.
Архивирование документов
Архивирование документов – это процесс переноса документов из активного хранилища в архивное хранилище. Архивирование может проводиться по истечении срока хранения документов или при необходимости освободить место для новых документов.
При архивировании документов необходимо:
- Оформить акт архивирования, который содержит информацию о переносимых документах;
- Упаковать документы в специальные архивные коробки или папки;
- Присвоить каждому архивному коробу или папке уникальный номер и описать его содержимое;
- Перенести архивные коробки или папки в архивное хранилище;
- Организовать учет и контроль за архивированными документами.
Архивированные документы должны быть доступны для использования и контроля, но их местонахождение и доступ к ним должны быть ограничены, чтобы обеспечить их сохранность.
Контроль и учет зарегистрированных документов
Контроль и учет зарегистрированных документов являются важной частью процесса документоведения и архивоведения. Они позволяют обеспечить правильное хранение, доступность и сохранность документов.
Учет зарегистрированных документов
Учет зарегистрированных документов включает в себя следующие этапы:
- Присвоение каждому документу уникального номера. Номер документа должен быть уникальным и не повторяться в рамках организации. Это позволяет легко идентифицировать и отслеживать каждый документ.
- Запись номера документа в регистрационную карточку. Регистрационная карточка содержит информацию о документе, включая его номер, дату регистрации, автора, получателя и т.д. Запись номера документа в регистрационную карточку позволяет быстро найти нужный документ и получить информацию о нем.
- Создание электронной базы данных с информацией о зарегистрированных документах. Это позволяет удобно хранить и обрабатывать информацию о документах, а также быстро находить нужные документы по различным параметрам.
Контроль зарегистрированных документов
Контроль зарегистрированных документов включает в себя следующие меры:
- Фиксация движения документов. Каждый документ должен иметь отметку о его передаче или получении. Это позволяет контролировать перемещение документов и узнавать их текущее местонахождение.
- Периодическая инвентаризация документов. Инвентаризация позволяет проверить наличие и сохранность документов, а также обнаружить возможные потери или недостачи.
- Организация системы доступа к документам. Доступ к документам должен быть ограничен и контролируем. Это позволяет предотвратить несанкционированный доступ и сохранить конфиденциальность информации.
- Резервное копирование и архивирование документов. Резервное копирование и архивирование позволяют обеспечить сохранность документов в случае их потери или повреждения.
Контроль и учет зарегистрированных документов являются неотъемлемой частью работы с документами. Они позволяют обеспечить эффективное управление документами, сохранить их целостность и доступность, а также обеспечить соблюдение требований к документообороту.
Автоматизация процесса регистрации документов
Автоматизация процесса регистрации документов – это использование специальных программных средств и систем для упрощения и ускорения процесса регистрации документов. Она позволяет сократить время, затрачиваемое на ручную обработку и учет документов, а также уменьшить вероятность ошибок.
Преимущества автоматизации процесса регистрации документов:
- Увеличение эффективности работы. Автоматизация позволяет сократить время, затрачиваемое на регистрацию документов, благодаря автоматическому заполнению регистрационных карточек и использованию шаблонов. Это позволяет сотрудникам быстрее выполнять свои задачи и улучшает общую производительность организации.
- Улучшение точности и надежности. Автоматизация исключает возможность ошибок, связанных с ручным заполнением регистрационных карточек или неправильным учетом документов. Система автоматически проверяет правильность заполнения данных и предупреждает о возможных ошибках.
- Упрощение поиска и доступа к документам. Автоматизация позволяет создать единый электронный реестр документов, который содержит информацию о всех зарегистрированных документах. Это упрощает поиск и доступ к нужным документам, так как можно использовать различные фильтры и ключевые слова для поиска.
- Улучшение контроля и отчетности. Автоматизация позволяет вести детальную отчетность о регистрации документов, включая информацию о количестве зарегистрированных документов, сроках их обработки и других параметрах. Это упрощает контроль за процессом регистрации и позволяет быстро получать необходимую информацию для анализа и принятия управленческих решений.
- Снижение затрат. Автоматизация позволяет сократить затраты на бумажные носители, печать и хранение документов. Также уменьшается количество ошибок и повторных работ, что позволяет сэкономить время и ресурсы организации.
В целом, автоматизация процесса регистрации документов является важным шагом в развитии современных организаций. Она позволяет повысить эффективность работы, улучшить контроль и доступность документов, а также снизить затраты и риски ошибок.
Таблица регистрации документов
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер документа | Уникальный идентификатор документа |
| Дата регистрации | Дата, когда документ был зарегистрирован |
| Тема документа | Краткое описание содержания документа |
| Отправитель | Организация или лицо, отправившее документ |
| Получатель | Организация или лицо, которому адресован документ |
| Статус | Текущий статус документа (например, в работе, выполнен) |
| Ответственный | Сотрудник, ответственный за обработку документа |
| Примечания | Дополнительная информация или комментарии к документу |
Заключение
Регистрация документов является важным процессом в организации, который позволяет установить контроль и учет за документами. Она осуществляется с помощью регистрационной карточки, которая содержит информацию о документе. Процедура регистрации включает в себя нумерацию и шифрование документов, а также их хранение и архивирование. Важно соблюдать принципы организации регистрации и использовать автоматизацию для более эффективного процесса. В результате правильной регистрации документов обеспечивается удобство поиска и контроля за документами, что является неотъемлемой частью работы в сфере документоведения и архивоведения.
Регистрация документов
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения , а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации:
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
расписка исполнителя в получении документа;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
В чем заключается цель регистрации документов
4.4. Регистрация документов
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (отдельно приказы о перемещении, о командировках, об отпусках, о поощрениях), постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, распоряжения, поручения, договора и соглашения.
Отдел документооборота и контроля осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю.
В Роспотребнадзоре все документы регистрируются в СЭД, дополнительно в журналы регистрации заносятся организационно-распорядительные документы:
— приказы по основной деятельности;
— приказы по личному составу;
— постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;
— решения об отмене постановлений по делу об административном правонарушении;