Как списать моторное масло в бюджетной организации

Как списать моторное масло в бюджетной организации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В бюджетном учреждении несколько автомобилей находились в неисправном состоянии и не использовались. Для ремонта данных автомобилей учреждение приобрело необходимые запасные части, моторное масло и специальные жидкости (тосол, тормозная жидкость, жидкость ГУР). Масло и жидкости в накладных на поставку указаны в штуках (банках). Работник учреждения, который осуществлял ремонт данных автомобилей, получил указанные материальные запасы со склада. Запасные части были списаны. Как следует учитывать масла и автомобильные жидкости в данной ситуации?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС» (ИНН 7718013048, ОГРН 1027700495745). Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

Разработчик ЭПС Система ГАРАНТ – ООО «НПП «Гарант-Сервис-Университет»

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Акт на списание ГСМ

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят бензин, масло, тормозная жидкость, различного рода смазки и т.д. То есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами, проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период. При этом следует отметить, что для каждого вида транспорта нормативы индивидуальны и должны утверждаться отдельно.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно);
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия;
• дату составления документа;
• данные о водителе;
• данные о марке и государственном номере автомобиля;
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых ГСМ лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Учет ГСМ в бюджетных учреждениях

Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы на государственные или собственные деньги. В зависимости от этого и ведется учет ГСМ в бюджетной организации. Но нужно соблюдать инструкции Минфина.

Как вести учет ГСМ

В Приказе Минфина № 157н от 01.12.2010 разъясняется, как принять и как правильно списать масло моторное в бюджетном учреждении: все правила учета горюче-смазочных материалов закреплены в инструкции № 157н. ГСМ относятся к материальным запасам. Фактической стоимостью материальных запасов, которые приобрели за оплату, признают суммы, уплачиваемые по договору или контракту поставщику (п. 102 инструкции № 157н).

Материальные запасы учитываются на аналитических счетах счета 10500. Для матзапасов предусмотрены различные аналитические коды группы синтетического счета. ГСМ соответствует код 3: учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях ведется по счету 105 03. Аналитику ведут по группам и видам ГСМ, их наименованиям, сортам, возрастным группам и количеству.

Горюче-смазочные материалы учитывают в разрезе ответственных лиц, местонахождений объектов, адресов и мест хранения, и при необходимости — правовых оснований поступления с учетом отраслевых особенностей. Руководители организации назначают ответственных лиц, которые ведут учет запасов в книге или карточке учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству. Обычно ответственными назначают бухгалтеров, водителей, кладовщиков, механиков и других сотрудников, которые непосредственно работают с ГСМ.

В инструкции № 157н указано, что относится к горюче-смазочным материалам в бюджете, — это все виды топлива, горючего и смазочных материалов. Бензин, керосин, мазут, автол, торф, уголь, дрова — все это ГСМ. Такие материалы обеспечивают функционирование топливных систем.

ГСМ полностью вырабатываются, их надо постоянно списывать. Учет горючего ведут по первичным документам:

• товарно-транспортным накладным;
• путевым листам;
• актам списания, ведомостям.

Для ГСМ ведется раздельный учет — по направлениям расходования материалов. Отдельно учитывают топливо для транспорта, горючее для производства, смазку для отопления. Порядок учета обязательно закрепляют в учетной политике.

Как закупать горючее в бюджете

При необходимости бюджетники закупают ГСМ за наличный расчет, оформляя все необходимые. Но по правилам, закупки за счет бюджетных средств надо проводить в рамках Федеральной контрактной системы, то есть по 44-ФЗ.

Пошаговая инструкция, как закупить ГСМ по 44-ФЗ.

Шаг 1. Опишите объект закупки. Определите цель заказа, установите количественные, качественные и функциональные характеристики товара.

Шаг 2. Рассчитайте начальную (максимальную) цену контракта. НМЦК на ГСМ определяется методом сопоставимых рыночных цен — путем анализа рынка (ч. 6 ст. 22 44-ФЗ).

Шаг 3. Определитесь со способом закупки. Нефтепродукты (ОКПД2 19.2) и химические вещества (ОКПД2 20) есть в аукционном перечне. Если нет оснований для закупки у единственного поставщика или применения электронного запроса котировок, проводите электронный аукцион (ч. 6 ст. 24 44-ФЗ, РП РФ № 471-р от 21.03.2016 ). Открытый конкурс для ГСМ проводить нельзя.

Электронный запрос котировок проводят, если:

• НМЦК не больше 3 млн рублей, и заказчик не израсходовал годовой объем закупок для котировок (п. 1 ч. 10 ст. 24 44-ФЗ);
• заказчик расторгнул заключенный контракт на поставку горюче-смазочных материалов в одностороннем порядке. В этом случае необходимо закупить ГСМ в объеме, который недополучили по расторгнутому контракту (пп. «б» п. 2 ч. 10 ст. 24, ч. 18 ст. 95 44-ФЗ).

Закупите топливо у единственного поставщика, если стоимость контракта не превышает 600 000 рублей или 3 млн рублей для электронных площадок (п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).

Бюджетники закупают горюче-смазочные материалы и по 223-ФЗ, но только за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности. Чтобы работать по 223-ФЗ, надо разместить положение о закупке в ЕИС и прописать порядок проведения каждой закупочной процедуры.

Иногда бюджетному учреждению ГСМ передают безвозмездно — физические и юридические лица. Ни законом, ни учетными инструкциями это не запрещено.

Некоторые организации приобретают не горюче-смазочные материалы, а топливные карты или талоны, по которым получают топливо. Топливная карта — это особая форма оплаты ГСМ. Их выпускают в форме пластиковой карточки с магнитной полосой или встроенной микросхемой. Выдают:

• лимитированные — карты с оплаченным количеством топлива, которое заправляют в течение определенного периода;
• нелимитированные — карты, по которым получают топливо без временных ограничений.

В бухучете учитывают только форму расчета: денежные или литровые. Операции с топливными картами проводят по счету 020105000 «Денежные документы». Оплаченные талоны тоже учитывают по этому счету. И карты, и талоны хранятся в кассе учреждения и передаются материально-ответственному сотруднику, который занимается обеспечением автомобилей топливом.

Какие КОСГУ и КВР применяются для учета ГСМ

Топливо и бензин в КОСГУ учитывают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» и детализируют по статье 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» ( Приказ Минфина № 209н от 29.11.2017 ).

Матзапасы относят на подстатьи КОСГУ по целевому назначению материалов. На подстатье 343 регистрируют операции по поступлению ГСМ и расходы по оплате государственных контрактов и договор на покупку топлива. То есть и бензин, и керосин, и масло моторное в КОСГУ в 2023 году проводят по одной подстатье 343. Здесь учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, присадок и других материалов, которые используют для топливных систем.

Для регистрации операции в учете КОСГУ увязывают с КВР — кодом вида расходов. Соответствие видов расходов и статей классификации операций сектора государственного управления Минфин приводит в специальной таблице. Увязку КВР и КОСГУ обновляют каждый год.

И в 2023, и в 2024 году для горюче-смазочных материалов в бюджете используют увязки с КВР:

• 221 «Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа»;
• 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Обычно закупки топлива для государственных и муниципальных нужд бюджетники проводят по КОСГУ 340 (если требуется, то с детализацией до 343 подстатьи) и КВР 244.

Как установить нормы расхода ГСМ

Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.

Базовые нормы расхода на 100 км закреплены в рекомендациях Минтранса ( Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008 ). Но если нормируете расход по документам изготовителя с учетом коэффициентов корректировки по условиям эксплуатации, это не нарушение, поскольку нормы Минтранса носят рекомендательный характер (письмо Минфина № 02-10-010/55111 от 13.12.2013).

Как списать ГСМ

Поступление и списание бензина в бюджетных организациях проводится по правилам, закрепленным в учетной политике организации. По правилам, количество списываемого топлива определяется на основании:

• путевых листов, если организация занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта ). В путевых листах заполняют все обязательные реквизиты и для первичного документа, и для самого листа;
• путевых и маршрутных листов, справок и отчетов о перемещении автомобиля, пройденном пути на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS. Но только если организация не занимается перевозками пассажиров, багажа и грузов (письма ФНС № ШС-37-3/6848 от 16.07.2010, УФНС России по г. Москве № 16-15/116577@ от 09.07.2019, Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16.06.2011). В эти документы надо включать обязательные реквизиты первичных учетных документов.

Порядок, как списать антифриз в бюджетных организациях (и другие горюче-смазочные материалы), описан в инструкции № 157н и инструкции № 174н ( Приказ Минфина № 174н от 16.12.2010 ). Обязательно воспользуйтесь нормативами из федерального стандарта для учреждений госсектора «Запасы» ( Приказ Минфина № 256н от 07.12.2018 ).

Поступление ГСМ отражают по счету 0 105 03 000 (п. 117, 118 инструкции № 157н). Списание горюче-смазочных материалов проводят по фактической стоимости каждой единицы топлива или по средней фактической стоимости (п. 108 инструкции № 157н). Учреждение закрепляет метод списания в учетной политике и непрерывно применяет его в течение всего финансового года.

Бухгалтерские записи для проведения ГСМ в бюджетном учете

Стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет:

• Дт 010503340 Кт 0302022730;
• Дт 0302022830 Кт 020101610.

Стоимость топлива, приобретенного за наличный расчет подотчетными лицами:

• Дт 010503340 Кт 020822660.

Списание ГСМ, израсходованного на текущие нужды по основной деятельности бюджетного учреждения:

Учет ГСМ в бюджетных (автономных) учреждениях образования

Бюджетные (автономные) учреждения образования для организации своей работы приобретают различные виды материальных запасов. Какие из них при отражении в бухгалтерском учете следует отнести к горюче-смазочным материалам (ГСМ)? Являются ли нормы расхода топлива, установленные Минтрансом, обязательными для применения бюджетными (автономными) учреждениями образования? В статье ответим на эти и другие вопросы, связанные с бухгалтерским учетом, бюджетной классификацией и налогообложением ГСМ.

Порядок ведения государственными (муниципальными) бюджетными (автономными) учреждениями образования бухгалтерского учета регулируется Законом о бухгалтерском учете[1], федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов, инструкциями № 157н[2], 174н[3] и 183н[4].

В соответствии с нормами, установленными Инструкцией № 157н, к ГСМ в целях бухгалтерского учета бюджетного (автономного) учреждения образования относят следующие виды материальных запасов:

Вид материальных запасов

Обоснование

Пункт 118 Инструкции № 157н

Таким образом, в составе ГСМ учитываются все виды топлива и (или) смазочных материалов, используемые для обеспечения функционирования топливных систем: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол, иные подобные материалы.

С целью определения принадлежности материальных запасов к смазочным материалам бюджетному (автономному) учреждению образования целесообразно руководствоваться п. 1.1 Технического регламента Таможенного союза (Решение Совета Евразийской экономической комиссии от 20.07.2012 № 59 «О принятии технического регламента Таможенного союза «О требованиях к смазочным материалам, маслам и специальным жидкостям»).

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 20 СГС «Концептуальные основы»[5], п. 34 Инструкции № 157н принятие ГСМ к бухгалтерскому учету бюджетного (автономного) учреждения образования осуществляется на основании первичного учетного документа.

При этом наличие отгрузочных документов, предусмотренных условиями договора (контракта), оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия материальных ценностей к бухгалтерскому учету бюджетного (автономного) учреждения образования, и оформление дополнительного первичного учетного документа в виде приходного ордера (ф. 0504207) не требуется (Письмо Минфина России от 07.12.2016 № 02‑07‑10/72795[6]).

Все виды ГСМ учитываются бюджетными (автономными) учреждениями образования на счете 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету учреждения образования по их первоначальной стоимости, которая определяется в сумме фактически произведенных вложений с учетом НДС (п. 17, 19 СГС «Запасы»[7], п. 100 Инструкции № 157н).

В соответствии с требованиями Инструкции № 157н в бюджетных (автономных) учреждениях образования должен быть организован аналитический учет по счету 0 105 33 000. Аналитический учет организуется по группам (видам), наименованиям, сортам, количеству и в разрезе ответственных лиц, местонахождения объектов (адресов, мест хранения), правовых оснований поступления (при необходимости) (абз. 1 п. 119 Инструкции № 157н).

Аналитический учет ГСМ ведется в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (абз. 2 п. 119 названной инструкции).

Записи в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) осуществляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к журналам операций (ф. 0504071), в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода по каждому ответственному лицу отдельно (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н[8]).

В соответствии с абз. 7 п. 119 Инструкции № 157н материально ответственные лица бюджетного (автономного) учреждения образования, на ответственном хранении которых находятся ГСМ, ведут учет ГСМ по наименованиям, сортам и количеству в учетных регистрах.

Вид регистра

Форма регистра

Книга учета материальных ценностей

Карточка учета материальных ценностей

Если бюджетному (автономному) учреждению образования не удалось уверенно отнести материальные запасы на тот или иной счет аналитического учета, то следует руководствоваться положениями отраслевых нормативных правовых актов и Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности, утвержденного Приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14‑ст (п. 2 Письма от 01.08.2019 № 02‑07‑07/58075 «О направлении Методических рекомендаций по применению федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы»).

Бухгалтерский учет приобретения ГСМ

Общий объем средств, направляемых бюджетным (автономным) учреждением образования на приобретение ГСМ, ограничивается размером средств, запланированных к расходованию по подстатье 343 КОСГУ в соответствии с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности по соответствующему источнику финансового обеспечения.

При бюджетной классификации расходов бюджетные (автономные) учреждения образования руководствуются:

Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н[9] (далее – Порядок № 209н) – для классификации по КОСГУ;

Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н[10] (далее – Порядок № 85н) – для классификации по КВР.

В соответствии с п. 11.4.3 Порядка № 209н расходы бюджетного (автономного) учреждения образования на оплату договоров на приобретение (изготовление) ГСМ относятся на подстатью 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (письма Минфина России от 17.07.2019 № 02‑08‑05/53167[11], от 06.08.2019 № 02‑08‑05/59038[12]).

Расходы учреждения образования на приобретение ГСМ учитываются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).

На основании положений инструкций № 174н, 183н операции по оприходованию ГСМ отражаются в учете бюджетного (автономного) учреждения образования различными бухгалтерскими записями в зависимости от способа приобретения ГСМ. Рассмотрим возможные варианты.

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо

При приобретении ГСМ через подотчетное лицо в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения образования формируются следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Перечислен аванс подотчетному лицу на приобретение ГСМ

Забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 343 КОСГУ)

Пункт 105 Инструкции № 174н, п. 108 Инструкции № 183н

Приняты к учету ГСМ, приобретенные через подотчетное лицо

Пункт 106 Инструкции № 174н, п. 109 Инструкции № 183н

Общеобразовательной школой (бюджетным учреждением образования) производится закупка бензина для служебного автотранспорта через подотчетное лицо. На основании распоряжения директора школы на банковскую карту подотчетного лица перечислено 5 000 руб. на приобретение бензина марки АИ-95 за счет средств учреждения от предпринимательской деятельности.

На основании представленного подотчетным лицом авансового отчета им была произведена закупка бензина марки АИ-95 в количестве 15 л по цене 57,20 руб. за 1 л.

В соответствии с требованиями Инструкции № 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения образования сформированы следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс подотчетному лицу

на приобретение ГСМ

Забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 343 КОСГУ)

Приняты к учету ГСМ, приобретенные через подотчетное лицо

(15 л х 57,20 руб.)

После отражения операций по перечислению и расходованию подотчетной суммы, выданной на приобретение ГСМ, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения образования числится дебиторская задолженность подотчетного лица.

Содержание операции

Счет

Сумма, руб.

Подотчетная сумма перечислена на приобретение ГСМ

Приобретение ГСМ по топливным картам

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не определен порядок учета топливных карт бюджетными (автономными) учреждениями. В связи с этим бюджетному (автономному) учреждению образования необходимо разработать и утвердить порядок учета топливных карт в рамках учетной политики для целей бухгалтерского учета исходя из требований органа, которому представляется бюджетная, бухгалтерская (финансовая) отчетность (п. 1 Инструкции № 157н).

В соответствии с разъяснениями, доведенными в Письме Минфина России от 03.06.2008 № 02‑14‑10а/1611[13], учет топливных карт бюджетному (автономному) учреждению образования необходимо вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Расходы бюджетного (автономного) учреждения образования на изготовление топливных карт относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н) и КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Учет топливных карт

Оприходованы услуги по изготовлению топливных карт

Пункт 128 Инструкции № 174н, п. 138 Инструкции № 183н

Перечислена плата за изготовленные топливные карты

Забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 226 КОСГУ)

Пункт 73 Инструкции № 174н, п. 73 Инструкции № 183н

Топливные карты получены от поставщика ГСМ

Забалансовый счет 03

Корреспонденция не пре-
дусмотрена инструкциями № 174н, 183н. Ее применение требуется согласовать с финансовым органом (учредителем) и закрепить в учетной политике

Топливные карты выданы водителям

Забалансовый счет 03

Топливная карта закреплена за водителем автотранспортного средства

Забалансовый счет 03

Топливные карты возвращены поставщику при прекращении действия договора поставки ГСМ

Забалансовый счет 03

Приобретение ГСМ по топливной карте

Перечислена поставщику ГСМ предварительная оплата

Пункт 367 Инструкции № 157н, п. 97 Инструкции № 174н, п. 100, 73, 78 Инструкции № 183н

Забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 343 КОСГУ)

Приняты к учету ГСМ, полученные по топливным картам

Пункт 34 Инструкции № 174н, п. 34 Инструкции № 183н

Зачтена предварительная оплата ГСМ

Пункт 98 Инструкции № 174н, п. 157 Инструкции № 183н

Автономное учреждение образования заключило договор на поставку бензина марки АИ-92 с коммерческой организацией. Договором преду­смотрено следующее:

поставщик ГСМ за счет собственных средств осуществляет выпуск трех топливных карт для учреждения образования;

поставка ГСМ производится на условиях обеспечения постоянного положительного баланса денежных средств на топливных картах.

Поставщику ГСМ за счет средств субсидии на выполнение государственного задания перечислена предоплата в размере 25 000 руб. для пополнения баланса топливных карт.

Водителями учреждения образования произведена заправка служебных автомобилей по топливным картам бензином марки АИ-92 в количестве 153 л по цене 56,80 руб. за 1 л.

На основании путевых листов в целях осуществления служебных поездок было израсходовано 128 л бензина марки АИ-92.

Согласно учетной политике учреждения образования топливные карты учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке «одна топливная карта – один рубль».

На основании Инструкции № 183н в бухгалтерском учете автономного учреждения образования операции по поступлению и учету топливных карт, а также по приобретению и расходованию ГСМ отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Топливные карты получены от коммерческой организации – поставщика ГСМ

Забалансовый счет 03

Топливные карты выданы водителям

Забалансовый счет 03

Топливная карта закреплена за водителем автотранспортного средства (формируется три операции по каждой топливной карте)

Забалансовый счет 03

Пополнен баланс топливных карт

Забалансовый счет 18 (КВР 244, подстатья 343 КОСГУ)

Приняты к учету ГСМ, полученные по топливным картам

(153 л х 56,80 руб.)

Зачтена предварительная оплата ГСМ

Списаны израсходованные ГСМ
(128 л х 56,80 руб.)

После отражения операций по пополнению баланса топливных карт и приобретению ГСМ в бухгалтерском учете автономного учреждения образования числится дебиторская задолженность поставщика ГСМ.

Содержание операции

Счет

Сумма, руб.

Отражен аванс, перечисленный на приобретение ГСМ

(25 000 — 8 690,40) руб.

После отражения операций по приобретению и расходованию ГСМ в бухгалтерском учете автономного учреждения образования на счете 4 105 33 000 числится количественный и суммовой остаток бензина марки АИ-92.

Содержание операции

Счет

Количество, л

Сумма, руб.

Отражен бензин марки АИ-92

1 420,00 (8 690,40 — 7 270,40)

Бухгалтерский учет списания ГСМ

Законодательно не определены обязательные к применению бюджетными (автономными) учреждениями образования нормы расходования ГСМ.

Учреждение образования вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расходования ГСМ служебными автотранспортными средствами, а также иным оборудованием, функционирующим с использованием топлива (например, дизель-генераторной установки).

При разработке внутренних норм расходования ГСМ учреждения образования могут, в частности, руководствоваться Нормами расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте[14]. При этом следует учесть, что Нормы расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте носят рекомендательный характер (Письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03‑03‑07/19283[15]).

Нормы расхода ГСМ, которые бюджетные (автономные) учреждения образования применяют при эксплуатации автотранспортных средств в служебных целях, устанавливаются приказом руководителя (Письмо Управления ФНС России по Ленинградской области от 05.11.2015 № 08‑14‑03/13321 «Об учете расходов на бензин»).

На основании положений инструкций № 174н и 183н в зависимости от соблюдения (либо превышения) установленных норм расходования ГСМ списание ГСМ в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения образования отражается следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Списание ГСМ в пределах установленных норм

Списаны ГСМ, израсходованные в пределах установленных норм

Пункт 37 Инструкции № 174н, п. 37 Инструкции № 183н

Списание ГСМ сверх установленных норм при отсутствии виновных

Списаны ГСМ сверх установленной нормы по учетной стоимости (в связи с отсутствием виновных лиц)*

Пункт 37 Инструкции № 174н, п. 37 Инструкции № 183н

Списание ГСМ сверх установленных норм при установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива

Перерасход ГСМ учтен по справедливой стоимости

Пункт 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н

Перерасход ГСМ списан с бухгалтерского учета

Пункт 37 Инструкции № 174н, п. 37 Инструкции № 183н

Сумма перерасхода ГСМ возмещена виновным водителем в кассу (на лицевой счет) учреждения образования

Забалансовый счет 17

Пункт 110 Инструкции № 174н, п. 113 Инструкции № 183н

* Списание превышения (перерасхода) ГСМ над установленной нормой производится по распоряжению руководителя учреждения образования.

Бюджетное учреждение образования за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, осуществляет закупку бензина для служебных автомобилей.

При проведении процедуры предварительного внутреннего контроля предъявленного путевого листа бухгалтером бюджетного учреждения образования было выявлено превышение нормы расходования бензина, установленной приказом руководителя, на 0,8 л.

Постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов рассмотрела вопрос о перерасходе топлива и пришла к выводу о том, что перерасход возник по вине водителя, который не заглушил двигатель автомобиля на парковке во время ожидания пассажира.

По заключению постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов справедливая стоимость бензина, израсходованного сверх установленной нормы, составила 45,60 руб.

Руководитель бюджетного учреждения образования на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов издал приказ о списании перерасхода ГСМ с бухгалтерского учета и удержании их стоимости с виновного водителя.

На основании положений Инструкции № 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения образования сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перерасход ГСМ учтен по справедливой стоимости

Перерасход ГСМ списан с бухгалтерского учета учреждения образования

Сумма перерасхода ГСМ возмещена виновным водителем в кассу учреждения образования

Забалансовый счет 17 (подстатья 446 КОСГУ)

Налоговый учет расходов на приобретение ГСМ

В соответствии с нормами, установленными ст. 143 гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» и ст. 246 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, бюджетные (автономные) учреждения образования являются плательщиками НДС и налога на прибыль организаций на общих основаниях.

Учет расходов на приобретение ГСМ при расчете НДС к уплате

Бюджетное (автономное) учреждение образования имеет право уменьшить общую исчисленную сумму НДС на налоговые вычеты, предусмотренные НК РФ (п. 1 ст. 171 НК РФ).

Суммы НДС могут быть полностью приняты к вычету, когда ГСМ приобретены бюджетным (автономным) учреждением образования исключительно для использования в приносящей доход деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ).

В случае использования ГСМ для осуществления видов деятельности, как подлежащих обложению, так и не облагаемых НДС, суммы налога, выделенные в счетах-фактурах поставщика ГСМ, подлежат распределению в порядке, установленном в рамках учетной политики учреждения образования для целей налогообложения (п. 4 ст. 170 НК РФ).

Суммы НДС полностью включаются в стоимость приобретенных ГСМ, когда ГСМ приобретены бюджетным (автономным) учреждением образования в следующих целях (п. 2 ст. 170 НК РФ):

для оказания услуг в рамках государственного (муниципального) задания;

для оказания услуг в рамках приносящей доход деятельности, не облагаемой НДС.

Кроме того, суммы НДС подлежат включению в стоимость приобретенных ГСМ при использовании бюджетным (автономным) учреждением образования освобождения от обязанностей плательщика НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

При приобретении ГСМ за наличный расчет без наличия счетов-фактур, выставленных поставщиком, принятие к вычету сумм НДС не производится (Письмо Минфина России от 26.11.2019 № 03‑07‑11/91521).

Учет расходов на ГСМ при определении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций

НК РФ не содержит положений, обязывающих учреждения образования нормировать свои расходы на приобретение ГСМ в целях их признания при исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций.

При этом при определении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций бюджетному (автономному) учреждению образования необходимо учитывать следующие основные положения, установленные НК РФ:

Учитываются при определении облагаемой базы

Не учитываются при определении облагаемой базы

Расходы

Обоснование

Расходы

Обоснование

Обоснованные* и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) бюджетным (автономным) учреждением образования

Абзац 2 п. 1 ст. 252 НК РФ

Расходы, произведенные бюджетным (автономным) учреждением образования за счет субсидий

Абзац 3 пп. 14 п. 1 ст. 251

* Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, расходы на ГСМ, осуществленные бюджетным (автономным) учреждением образования в рамках приносящей доход деятельности, учитываются в целях определения базы по налогу на прибыль организаций в составе материальных или прочих расходов (п. 1 ст. 252, пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом бюджетное (автономное) учреждение образования обязано вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках целевого финансирования (п. 14 ст. 251 НК РФ).

Момент признания расходов на приобретение ГСМ зависит от выбранного бюджетным (автономным) учреждением образования в рамках учетной политики для целей налогового учета метода признания расходов.

Метод признания расходов

Момент признания расходов

Обоснование

Отчетный (налоговый) период, к которому относятся расходы на приобретение ГСМ

Пункт 1 ст. 272 НК РФ

Отчетный (налоговый) период, в котором произведена оплата поставщику

Подпункт 1 п. 3 ст. 273 НК РФ

В заключение сформулируем основные положения.

Для установления факта принадлежности материального запаса к ГСМ бюджетному (автономному) учреждению образования необходимо руководствоваться п. 118 Инструкции № 157н.

Бухгалтерский учет ГСМ организуется бюджетными (автономными) учреждениями образования на счете 0 105 33 000.

Расходы на приобретение ГСМ относятся на подстатью 343 КОСГУ и КВР 244.

Применение норм расхода топлива, установленных Минтрансом, необязательно. Бюджетные (автономные) учреждения образования вправе разработать внутренние нормы расхода ГСМ и утвердить их приказом руководителя.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.

[5] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

[6] «О формировании приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)».

[7] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н.

[8] «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[9] «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления».

[10] «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения».

[11] «О применении КОСГУ в отношении расходов на оплату договоров на приобретение ГСМ, в том числе твердого топлива для обеспечения функционирования топливных систем».

[12] «О применении КОСГУ в отношении расходов на оплату договоров о приобретении ГСМ, в том числе твердого топлива для обеспечения функционирования топливных систем».

[13] «Об отражении в бюджетном учете операции по безналичному перечислению бюджетным учреждением командировочных расходов на счет работника, а также об учете карт ГСМ».

[14] Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р.

[15] «Об определении обоснованности затрат на топливо для служебного автомобиля в целях налога на прибыль».