Как вести учет в кофейне

Учёт товаров и контроль качества

Рассказываем, как правильно принимать и хранить продукты, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.

Правила хранения товаров

Правила хранения кофе

Кофе привозят в кофейни в специальных закрытых вакуумных упаковках. По данным сети кофеен One and Double, кофе в герметичной упаковке можно хранить не более полугода с момента обжарки, согласно международным стандартам. Однако в кофейнях, как правило, напитки варят из свежего зерна. Поэтому оптимальный срок хранения зёрен в закрытой упаковке — 2-3 недели.

Зерно нельзя хранить долго. В продуктовых магазинах можно увидеть на полках зерно, обжаренное полгода назад. Для кофейного бизнеса оно не подойдёт. Люди хотят пить свежеобжаренный кофе. Когда зерно обжарили, оно должно постоять примерно 2-3 дня, чтобы отдать все кислоты. После этого оно сохраняет все свои вкусовые качества в течение 2-3 недель.

В случае, если упаковка разгерметизирована, кофе можно хранить не более двух недель. Наши кофейни размещаются на интенсивном трафике, поэтому кофейное зерно не успевает залеживаться, в день расходуется более 10 кг зерна в одной кофейне сети.

Рассчитывайте поставки так, чтобы свежий кофе привозили к вам в кофейню примерно раз в полмесяца.

Кофе — продукт, который требует соблюдения условий хранения:

• храните кофе в сухом помещении с влажностью не более 25%;
• температура должна быть плюсовая;
• избегайте попадания прямых солнечных лучей, лучше хранить кофе в тёмном месте;
• если пачка открыта или кофе находится в кофемолке, соблюдайте правила товарного соседства: рядом не должно быть скоропортящихся продуктов;
• не открывайте пачку до того, как соберётесь её использовать.

Самое важное при хранении кофе — не вскрывать пачку без необходимости. Бывает, что владельцы кофейни открывают каждую пачку, которую им доставили, чтобы проверить содержимое. Так делать нельзя. Кофе в открытой упаковке быстро теряет свой вкус и аромат. Открытую пачку нужно израсходовать за неделю. Но идеальный расклад — когда вы открыли упаковку и израсходовали её в тот же день.

Существует так называемый «кофейный пояс земли» — это регионы, где растёт кофе. Оттуда его привозят и в Европу, и в Москву, и обжаривается он, как правило, на местах. Локальная обжарка — это единственный правильный путь, потому что свежесть обжарки кофе — один из ключевых параметров, влияющих на вкус вашего напитка. То есть если взять очень качественное зелёное зерно, правильное оборудование и хорошо обученного, подготовленного бариста, но между этими двумя точками пройдёт слишком много времени, вкус кофе будет не тот. В наших кофейнях мы стараемся в течение трёх недель-месяца приготовить весь кофе, который был обжарен.

Для хранения кофейных зёрен используйте обычные полки. Не прячьте упаковки — они могут выполнять декоративную функцию.

Кофе-бар, как правило, не имеет большой складской зоны. Поэтому то зерно, которое бариста засыпает в кофемолку, красиво стоит на выкладке. Его же клиент может при желании купить.

Правила хранения других продуктов

При продаже скоропортящихся товаров нужно выполнять требования к хранению:

• соблюдать условия и сроки продажи продукции;
• одинаково оформлять ценники: должны быть единые шрифт, цвет и размер, а цена должна соответствовать реальной;
• утилизировать просроченную продукцию.

Нельзя принимать и продавать:

• дважды замороженные продукты,
• продукты в повреждённой упаковке,
• продукты с истёкшим сроком годности,
• продукты без сертификатов качества,
• испорченные товары (с плесенью или гниением),
• грязные продукты (упавшие на пол).

Продукты делятся на две группы:

• Товары, которые хранятся в неохлаждаемых помещениях. К ним относятся выпечка, снеки и т. д.
• Товары, которые хранятся при низкой температуре: мясо и рыба, молоко и кисломолочные продукты, торты, пирожные и другие продукты с коротким сроком годности.

Товары второй группы привозят в кофейню в охлаждённом виде. Чтобы они не испортились, нужно соблюдать правильный температурный режим и уровень влажности.

Для этого закупите специальное оборудование:

• холодильные и морозильные камеры;
• охлаждаемые стеллажи для тортов и пирожных;
• торговые стеллажи: могут быть разной конструкции в зависимости от ассортимента кофейни.

Все правила хранения и санитарные нормы разрабатывает Роспотребнадзор . За их нарушение ИП грозит штраф от 50 до 150 тысяч рублей или запрет на работу в течение трёх месяцев. Для юридических лиц штраф выше — может достигать 500 тысяч рублей.

В документе есть точные правила хранения продуктов: от необходимой тары до температурного режима. Например, нельзя хранить скоропортящейся продукции больше, чем это позволяет количество холодильников. Хранить и перевозить сырые продукты и полуфабрикаты вместе запрещено — нужно соблюдать товарное соседство.

Какие документы нужны

На все товары должны быть сопроводительные документы — декларация или сертификат о соответствии продукта. В постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 можно уточнить, какой из документов нужен в каждом конкретном случае.

Если в вашей кофейне продаётся алкоголь, зарегистрируйтесь в системе ЕГАИС, для крепкого алкоголя — получите лицензию. Оборот продукции животного происхождения фиксируется в системе «Меркурий». А для работы с маркированным молоком нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК». Все ваши поставщики также должны соблюдать все эти правила.

Учёт товаров

Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка, хранение, реализация, возврат. А также информация:

• когда товар поступил по накладной от поставщика;
• сколько заплатили поставщику;
• когда продали на кассе;
• какую выручку получили.

Для чего вести учёт

• Отслеживать операции с товарами

Так вы будете знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их количество.

• Планировать закупки

Благодаря учёту не возникнет дефицита — вы будете понимать, сколько товара осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких лучше отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.

• Сократить недостачи и пересортицу

При оперативном учёте легко отслеживается нехватка товаров, их излишки или пересортица. Это сокращает убытки.

• Минимизировать риск кражи

Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.

Способы ведения товароучёта

Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.

Ручной : в тетради или таблице Excel.

Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.

В таблицу вносят данные:

• характеристики товара: производитель, вес, цена, упаковка;
• количество принятого товара;
• количество продаж;
• остатки каждого вида товара;
• данные о возвратах и списанном товаре.

Плюсы: данные можно оперативно корректировать.

Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.

Мы делаем закупки раз в неделю. В таблицу Excel мы вносим перечень всего, что регулярно закупаем — от продуктов до хозяйственных принадлежностей (мыло, тряпки и т. д.). Мы вносим данные по трём периодам: инвентаризация на начало текущего периода, на конец периода и данные, сколько товаров мы закупили. Табличка из этого сама считает, сколько нам надо закупить новых товаров. При правильно проведённой инвентаризации ты всегда знаешь, сколько чего тебе надо закупить. Нашей задачей было упростить систему закупок. С теми или иными модификациями мы до сих пор живём по этой системе. Единственное, мы разбили данные по точкам: каждая автономно делает заказ и ведёт свой учёт.

Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.

• Программа складского учёта: устанавливается на компьютер. В ней можно создавать первичные документы, отслеживать остатки, резервировать товар, вести расчёты с покупателями и поставщиками, считать прибыль.
• Облачный сервис: имеет функционал складской программы, но не требует установки на компьютер. Предприниматель платит провайдеру за пользование сервисом и может работать с любого устройства, подключённого к интернету.

При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платите провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут рухнуть, недоброжелатели могут взломать их и передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.

Программы для учёта товаров

Самые популярные программы товароучёта:

• Мой кассир
• iiko
• Идеалист
• Мой склад
• 1С
• ЕКАМ
• Контур.маркет
• Litebox
• CloudShop
• АТОЛ

Если у вас небольшой кофейный бизнес, подойдёт любая система для ведения учёта: «Идеалист», «Мой кассир» и т. д. Все системы довольно простые и относительно дешёвые: можно найти по цене 300 рублей в месяц. Важно, чтобы все отчёты можно было вести в одной системе: складской учёт, расходы и т. д.

Когда мы только начинали, использовали программу автоматизации и складского учёта заведений Poster. Но когда у нас уже было две точки, работать в системе стало дико неудобно. Это отнимало очень много времени. Приходилось перескакивать с разных вкладок: в одной был указан остаток, в другой — расход за неделю и т. д. Приходилось вычитать одно из другого и экспортировать в отдельную таблицу.

Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти все можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.

1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.

Мы пользуемся системой для ведения учёта iiko. Начали в ней работать недавно, раньше пользовались программой «Мой кассир». Мы перешли на программу посерьёзнее из-за растущего масштаба сети — сейчас у нас больше 850 кофе-баров. iiko — очень удобная система, она может давать около 30 отчётов разных форматов. Например, когда приезжает поставка, её можно принять в один клик с помощью этой системы.

Подключение к системе

При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.

Если в кофейне есть склад, создайте в программе два слота: для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.

Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Кофейни поменьше могут обойтись сканером, заведениям с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.

Этапы учёта

• Поступление товаров

Когда предприниматель принимает товар, он получает накладные от поставщика. В них должно быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и вносите информацию в таблицу или систему учёта.

Как правило, в системе товароучёта можно один раз установить процент наценки для категории товара, и в дальнейшем она будет рассчитывать цены сама.

Когда товар поступил, внесите в систему сведения о нём и поставщике: счета-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.

В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, то вручную вбейте номенклатуры.

Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».

• Перемещение товаров

После приёмки товара фиксируется его вид, количество и стоимость партии, которая хранится на складе.

Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.

• Продажа и возврат товара

Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, списание просроченного товара, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.

• Остатки

Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам, — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.

Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил круассан с шоколадом, а покупателю отдал без начинки.

Пересортица может произойти и из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в кофейню приехало 10 пачек кофе, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше упаковок, чем есть на складе.

Инвентаризация

Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, периодически проводите инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.

Промежуточная инвентаризация в наших кофейнях проводится в середине месяца, финальная — по результатам каждого месяца. Просроченная продукция подлежит утилизации и запрещена к употреблению. Сотрудники проверяют всю продукцию по срокам реализации ежедневно, при истечении срока — сразу списывают.

Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем ниже вероятность пересортицы и недостачи.

Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Бариста продал обычный круассан, а пробил круассан с шоколадом — он и списался. Этот круассан был последним, и в программе осталось ноль, а фактически на витрине — лежит ещё один. И если снова попробовать продать этот круассан, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все круассаны, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты пересортицы.

Нельзя провести пересорт круассанов и упаковок с кофе. Продукты должны быть из одной товарной группы, похожего веса или стоимости.

При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и сформировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.

Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.

Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 тысяч рублей.

Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе: нюансы, о которых должен знать владелец

Основная сложность бухучета в ресторане заключается в том, что в рамках одного заведения происходят производство, розничная торговля и предоставление услуг. Важно при регистрации бизнеса правильно выбрать систему налогообложения, т.к. от нее зависят объем и сложность учета, который придется вести.

У нас есть отдельные статьи на эту тему:

«Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами».

«Как вести бухгалтерию общепита в соответствии с актуальным законодательством: объясняют эксперты».

«Бухучет в ресторане, баре или кафе: как выбрать форму собственности и систему налогообложения, чтобы его не вести».

Давайте рассмотрим нюансы организации бухучета в ресторане, которые вам придется учесть в своей работе.

Учет производства в ресторане

Бухгалтерия в общепите больше связана не с торговлей, а с производством: покупкой ингредиентов, их обработкой и продажей в готовом виде как отдельного товара.

Бухучет производства в ресторане сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например, 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.

Сложность заключается в том, что нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Упростить процесс помогает автоматизация бухгалтерского учета в ресторанах и кафе.

Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, нужно внедрить систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как это работает, попробуйте сервисы PosterPos , IIKO или R-Keeper .

Бухгалтерские приложения не могут обеспечить такой детальный учет, в них нужно вводить всю информацию вручную — это долгий и кропотливый процесс, велики шансы, что данные будут внесены неточно.

Бухучет в ресторане чаще всего ведут в 1С, с ней Poster полностью интегрирован: умеет выгружать накладные, справочники. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в ПО, которым будете пользоваться вы, или ваш управляющий, а он может спокойно работать в привычной системе.

Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать.

Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять, как вести бухгалтерский учет в ресторанах и кафе.

Договор о материальной ответственности (ДМО)

Это соглашение между работником и заведением общепита где:

• оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник;
• устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, которому дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.

Помимо договора о материальной ответственности к бухучету в ресторанеможно отнести товарные отчеты.

Товарный отчет материально ответственных лиц

Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.

К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.

Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.

Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.

Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.

Порядок заполнения отчета:

1. Титульная страница.
2. Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться с данными на конец дня из предыдущего отчета.
3. В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.
4. Сумма остатка на конец дня.

С товарными отчетами разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.

Учет оплаты труда

Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.

Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.

Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные и выходные в соответствии с Трудовым кодексом РФ .

Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:

1. Повременная: расчет заработной платы производится исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.
2. Повременно-премиальная: зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.

Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.

Начислим зарплату и рассчитаем обязательные отчисления в госфонды!

Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера, задаче — учету результатов инвентаризации в кафе или ресторане.

Инвентаризация в ресторане, баре или кафе

Как правило, инвентаризация проводится каждое первое число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.

Если у вас бар, то инвентаризацию управляющему или иному ответственному лицу лучше проводить вместе со старшим барменом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

После проведения инвентаризации данные в кафе или ресторане обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.

Дальше проводим анализ результатов инвентаризации в ресторане, кафе или баре. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

Если возник вопрос по проценту потери при первичной обработке продукта:

• проводим дополнительную проработку;
• создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период.

Также существует частичная инвентаризация в ресторане, которая проводится для проверки одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов все равно остается недостача или излишек.

Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии

Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя также фиксацию поступлений товаров и сырья, их оценку. Все начинается, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику.

Поставщик должен отправить заказчику:

• два экземпляра договора;
• уставные документы предприятия;
• прайс;
• санитарные сертификаты на продукцию;

В договоре с поставщиком важно указать:

• сроки поставки после заявки;
• время доставки;
• порядок компенсации при нарушении этих сроков;
• сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
• порядок компенсации при просрочке оплаты;
• условия возврата неликвидной продукции и возмещение в таких случаях.

Работа с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков и товарных накладных, после чего сдает остаток либо ему возвращают перерасход.

Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком. Периодически поставщики не успевают привезти продукцию вовремя и закупщик может спасти ситуацию. К тому же, нужные позиции иногда выгоднее купить на рынке или в супермаркете.

Наравне с поставками вашему бухгалтеру или вам, если не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать списания. Это могут быть:

• порча;
• питание персонала;
• угощение гостя;
• проработка блюд для ознакомления официантов, фотографий и так далее;
• проверка вкусовых качеств блюда;
• проверка веса блюда;
• проверка соблюдения санитарных норм (для СЭС) и т.д.

Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?

Вариант 1: чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100% (рентабельность затрат).

Вариант 2: сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100% (рентабельность активов).

Доверьте бухучет в ресторане, кафе или баре Фингуру! Вы получите в свое распоряжение троих бухгалтеров (по зарплатам, первичке и налогам) с опытом работы в сфере общепита и пониманием всех важных нюансов.

Основные правила ведения бухучета в общепите (нюансы)

Специфика бухгалтерского учета в общественном питании

Согласно ГОСТ 30389-2013 (введен в действие приказом Росстандарта от 22.11.2013 № 1676-ст) к предприятиям общепита относятся:

1. Рестораны.
2. Бары.
3. Кафе.
4. Буфеты.
5. Столовые.
6. Закусочные.
7. Предприятия быстрого обслуживания.
8. Кафетерии.
9. Кулинарии.

Бухучет на данных предприятиях не регламентирован отдельными нормативными актами бухгалтерского законодательства. В связи с этим компании могут самостоятельно разработать алгоритм бухгалтерского учета, используя при этом различные методики и отраслевые инструкции, которые не противоречат действующим законам (письмо Минфина от 29.04.2002 № 16-00-13/03).

Вместе с тем специфика отрасли такова, что ряд особенностей в учете присутствует практически на всех предприятиях общепита:

• нюансы учета ТМЦ;
• нюансы учета производства (где учет очень близок к фабрично-заводскому производству со сложной технологией);
• некоторые специфические виды расходов и списаний.

Рассмотрим основные нюансы и особенности их применения на предприятиях общественного питания.

Учет ТМЦ в общепите

Традиционно в ресторане или кафе действуют 3 основных подразделения: склад (кладовая), кухня и посетительский зал. Некоторые компании общепита дополнительно выделяют учет в баре и торговлю на вынос, а также организацию развлечений для посетителей. Для ТМЦ при этом характерны внутренние перемещения из одного подразделения в другое.

1. Учет в кладовой.

Особенностью учета ТМЦ в кладовой (на складе) на предприятиях общепита является то, что у такого предприятия одновременно имеются и товарные позиции, и позиции, которые следует относить к сырью. Например, бутилированная питьевая вода:

• может продаваться в заводских бутылках, т. е. в самой точке общепита с нею ничего дополнительно не делают — тогда это товар;
• может использоваться в приготовлении напитков по меню, и тогда воду следует классифицировать как сырье для готовки.

На практике разграничения закладываются на этапе формирования технологических карт (об этом подробнее далее) и создания списка складской номенклатуры: вода, которую планируется использовать для готовки, приходуется отдельной позицией номенклатуры и по литражу, а вода-товар учитывается поштучно, по себестоимости каждой бутылки. При этом при инвентаризации остатков допускается пересортица между счетами 41 и 10 по таким позициям. Это связано с тем, что в процессе работы кухни может происходить замена одной позиции на другую. Например, если закончилась вода, приобретенная по литражу (обычно — в более объемной таре на 2–5 литров), и для приготовления заказа открыли маленькую «товарную» бутылку.

При поступлении ТМЦ формируются типовые записи:

• Дт 41 (10) Кт 60 — поступили товары (сырье) от поставщиков на склад.
• Дт 41 (10) Кт 71 — закуплены товары (сырье) подотчетным лицом.
• Дт 19 Кт 60 (71) — выделен НДС (если это требуется).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В подавляющем большинстве современные предприятия общепита применяют УСН (ЕНВД с 2021 года отменен). В том числе это освобождает бухгалтера от организации усложненного учета по НДС, который тоже можно отнести к нюансам отрасли, — по закупаемым продуктам наверняка встретится и 10% (на продукты питания по п. 2 ст. 164 НК) и 20% (по товарам, не вошедшим в 10%-ный список, например, деликатесной мясной и рыбной продукции). Какие нюансы нужно учесть при ведении бухучета в кафе на УСН, читайте здесь.

С 01.01.2022 общепит на ОСНО освобожден от НДС при определенных условиях. Условия освобождения общепита от НДС описаны экспертами КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Согласно п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы» (до 01.01.2021 — п. 5 ПБУ 5/01), ТМЦ учитываются по фактической себестоимости, то есть их стоимость складывается из цены поставщика и дополнительных накладных расходов. Последние оформляются проводкой:

• Дт 10 (41) Кт 60 — услуги по доставке (или иные прямые затраты).
• Дт 19 Кт 60 — отражен входной НДС.

1. Из кладовой ТМЦ направляются либо в торговый зал на продажу (например, готовые товары, не требующие обработки), либо на кухню для последующего приготовления.

Особенности учета сырья для изготовления блюд (изделий) и товаров для перепродажи по правилам бухстандарта ФСБУ 5/2019 подробно рассмотрены в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.

Перемещения ТМЦ между подразделениями оформляются документом на внутреннее перемещение. Бланки подобных документов предприятие может разрабатывать самостоятельно. На практике часто используются аналоги лимитно-заборной карты либо заборного листа, в котором отмечается каждая позиция ТМЦ, переданная со склада на кухню или в бар под расписку материально ответственных лиц. Ответственность за сохранность ТМЦ в общепите обычно лежит на том подразделении, в котором ТМЦ находятся по ходу производственного цикла. Если есть должность кладовщика, он отвечает за приемку и сохранность в кладовой, при заборе продуктов на кухню ответственность переходит на работников кухни, при выдаче готового блюда официантам за надлежащую «доставку» блюда посетителю отвечают уже официанты. Однако заметим, что подобное деление ответственности не является обязательным, хотя часто учитывается бухгалтерией при проведении результатов инвентаризации и определении вины ответственных лиц за недостачи.

На предприятиях общепита ревизии ТМЦ проводятся значительно чаще, чем в других отраслях хозяйственной деятельности (обычно не реже раза в месяц). Связано это с несколькими причинами:

• большинство запасов являются скоропортящимися и требуют особых условий хранения и проведения оперативной процедуры списания при порче;
• из-за двойственности использования ТМЦ нужно своевременно регулировать пересортицу между счетами 41 и 10;
• по многим видам продуктов производится формирование промежуточных полуфабрикатов, что тоже следует оперативно учитывать (об этом см. ниже).

О существующих способах формирования себестоимости читайте в материале «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».

Нюансы учета в производстве

Сырье, отпущенное в производство (Дт 20 Кт 10) и использованное при приготовлении блюд, списывается с Кт 20 в Дт 90 на основании калькуляции. При этом формирование себестоимости продуктового набора в готовом блюде проходит обычно в несколько этапов с формированием промежуточных полуфабрикатов. Формирование себестоимости, возможно, самая главная специфика общепитовской отрасли. Рассмотрим ее подробнее на практическом примере.

Нужно скалькулировать текущую себестоимость готового блюда — порции роллов «Калифорния». Есть информация о стоимости закупки исходных продуктов (приходные накладные от поставщиков).

Особенность заключается в том, что далеко не по всем компонентам блюда можно взять себестоимость закупки по накладной и сразу включить в себестоимость готового блюда в нужной пропорции.

Разберем подробнее на таком компоненте, как авокадо. Авокадо обладает жесткой кожицей и большой косточкой. В готовке используется только мякоть, составляющая примерно половину от веса сырого плода, который закупили. Для правильного расчета себестоимости нужно сначала привести все компоненты будущего блюда к тому состоянию, в котором они фактически будут использованы (очищены, сварены и т. п.). Образно говоря, этапы приготовления на кухне должны у нас совпасть с этапами отражения в бухучете.

Поэтому начинаем калькуляцию с приготовления полуфабриката авокадо (взятого за пример). «Готовить» для бухгалтерских целей будем по технологической карте на полуфабрикат (далее техкарта). Техкарта представляет собой внутренний документ, в котором зафиксированы необходимые ингредиенты и их количество в блюде, а также рассчитаны продукты «на входе» — брутто и «на выходе» — нетто. Именно соотношение «брутто — нетто» и интересует в первую очередь при составлении калькуляции на полуфабрикаты, т. к. в процессе кулинарной обработки вес или объем исходного продукта изменяется. Здесь стоит заметить, что для целей бухучета обычно сразу устанавливаются единицы измерения для калькуляции. Обычно это килограмм и литр.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существуют так называемые сборники рецептур, по которым можно составить техкарты. На государственных предприятиях (в школах, детских садах, больницах) применяются сборники рецептур издательства «ДеЛи». Однако на практике варианты приготовления одного и того же блюда все равно разнятся на разных предприятиях. Не говоря уже о фирменных блюдах из меню ресторанов (где техкарты вообще могут относиться к коммерческой тайне). Поэтому для составления рабочих техкарт лучше всего провести серию замеров на «своей» кухне в процессе приготовления того или иного блюда поваром и составить индивидуальный вариант техкарты для данного предприятия.

Путем предварительных замеров и завесов у нас имеется информация: при весе брутто необработанного авокадо 2 кг получается мякоти нетто 1 кг, т. е. потери при первичной обработке составляют 50%.

Зная покупную цену сырого авокадо — 325 руб./кг (по последней накладной поставщика), можно вычислить цену на 1 кг полуфабриката, который мы из него приготовим, — 650 руб./кг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В качестве примера мы рассмотрели однокомпонентный полуфабрикат. Но они могут быть и многокомпонентными, например, тесто для выпечки или бульон для супов. Калькуляция при этом происходит по тому же принципу — сначала рассчитывается стоимость полуфабриката по техкарте на полуфабрикат, а затем уже себестоимость всего блюда, в которое входит этот полуфабрикат.

Вот как выглядит техкарта готового блюда (порции из 6 роллов):

И вот теперь, глядя в техкарту готового блюда, можно сказать, что себестоимость авокадо в одной порции роллов «Калифорния» составит: 0,015 × 650 = 9,75 руб.

Заметьте, что полуфабрикат из авокадо в карте не один. Все, что требует предварительной обработки по технологии, сначала учитывается как полуфабрикат. Значит, для окончательной калькуляции нужно «приготовить» все остальные полуфабрикаты, чтобы получить себестоимость каждого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Некоторые продукты, по которым, на первый взгляд, полуфабрикаты не нужны (например, свежемороженая икра для японской кухни), требуют специального обращения, в т. ч. медленного оттаивания. При оттаивании вес продукта тоже изменяется. Лучше всего с такими нюансами знакомы технологи-пищевики. Поэтому при первичном составлении техкарт (например, по новому меню) целесообразно хотя бы приглашать технолога для участия в процессе, если нет возможности держать такую штатную единицу.

Итак, все участвующие в блюде полуфабрикаты скалькулированы. Зная себестоимость всех полуфабрикатов и остальных компонентов по данным последних закупок, можно сформировать актуальную себестоимость порции роллов «Калифорния» на текущий день — 78,19 руб.

В примере получился 2-этапный расчет. На практике может встречаться и 3-, и даже 4-шаговая калькуляция, когда один полуфабрикат входит не в готовое блюдо, а в другой полуфабрикат. Например, соус гуакамоле, в который входит мякоть авокадо. Сам соус является составляющей других блюд. Будет 3-шаговая цепочка: авокадо полуфабрикат — соус гуакамоле полуфабрикат (в который входит полуфабрикат авокадо) — готовое блюдо (например, начос с гуакамоле).

В отношении проводок по калькуляции с полуфабрикатами удобнее использовать промежуточный счет, например, 21:

• Дт 10 Кт 60 — 650 — закуплены 2 кг авокадо по цене 325 руб.
• Дт 21 Кт 10 — 325 — 1 кг авокадо передан на обработку.
• Дт 20 Кт 21 — 325 — 0,5 кг полуфабриката авокадо переданы в производство готовых блюд.
• Дт 90 Кт 20 — 195 — списана себестоимость авокадо в составе себестоимости 20 порций проданных роллов «Калифорния» (9,75 × 20 = 195).

Остатки на конец дня:

• Дт 20 / Суши-бар.

Авокадо полуфабрикат — 130 — 0,2 кг (0,5 — 0,015 × 20) по стоимости 130 (0,2 × 650).

• Дт 10 / Склад.

Авокадо — 325 — 1 кг по стоимости покупки.

В завершение примера можно отметить, что процесс калькуляции и списания себестоимости ресторатору лучше автоматизировать. В настоящее время существует достаточное количество хороших программ для общепита, приобрести которые выгоднее и удобнее, чем держать штат бухгалтеров, занимающихся только ежедневной калькуляцией, так как все наши расчеты действительны именно на ту дату, на которую они произведены. Завтра поступят продукты от другого поставщика по немного другой цене или чего-то не хватит на кухне, и закупят то же авокадо поштучно в ближайшем супермаркете — и все расчеты нужно делать заново, начиная с полуфабрикатов.

О нюансах калькулирования себестоимости блюда, читайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в материал. Это бесплатно.

Как учитывается выручка

Большинство предприятий общепита работают по меню — списку блюд, доступному к приобретению в данном заведении. Продажные цены в меню утверждаются один раз на длительный отрезок времени, и в отличие от калькуляции не пересматриваются каждый раз при изменении закупочных цен. Например, помидоры зимой стоят 150 руб., а летом 80 руб. за кг. Цена готового салата из помидоров может оставаться одинаковой вне зависимости от времени года. В данном случае изменяется маржа заведения. Но если разброс закупочных цен увеличился стабильно, то это повод пересмотреть цены в меню.

При продаже готовой продукции предприятиям общепита также следует применять ККТ, т. к. почти вся их выручка — это наличные расчеты с населением. Выручка от продаж признается доходом от обычных видов деятельности и оформляется записями:

• Дт 50 Кт 90.1 — поступила наличная выручка в кассу.
• Дт 57 Кт 90.1 — поступила выручка по карте (эквайринг).
• Дт 51 Кт 57 — зачислена на р/с выручка по эквайрингу (за минусом комиссии банка).
• Дт 91 Кт 57 — учтена комиссия банка по эквайрингу.
• Дт 62 Кт 90.1 — выручка-безнал от определенных лиц.
• Дт 90.2 Кт 20 (41) — списание стоимости проданной продукции.

Нюансы бухучета расходов

Учет издержек регламентирован нормами ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н). Однако они дают только общие правила учета расходов и не отражают специфику отрасли. Поэтому алгоритм учета издержек разрабатывается компанией самостоятельно и фиксируется в учетной политике.

Согласно ПБУ 10/99, расходы делятся на прямые и косвенные.

К прямым относятся все издержки, напрямую относимые на производство продукции: сырье, оплата труда, амортизация и т. д. Учет прямых издержек ведется на счете 20.

К косвенным относятся прочие затраты, не связанные с производством: оплата труда административного персонала, начисления на нее, аренда помещения и т. д. Учет косвенных расходов осуществляется при помощи счетов 25, 26.

Однако часто компании на счете 20 учитывают лишь стоимость сырья, используемого для приготовления блюд, а остальные издержки относят в дебет 44 «Коммерческие расходы». Это связано:

• с особенностью формирования себестоимости производства на счете 20;
• с регулярными изменениями закупочных цен по сырью, влияющими на оборот по счету 20.

По итогам месяца счет 44 тоже закрывается в себестоимость продаж: Дт 90.2 Кт 44.

Помимо привычных расходов в виде, например, зарплаты штатного персонала, на счет 44 в общепите могут попадать:

• расходы на оформление зала для мероприятий (например, свадебного банкета);
• расходы на организацию развлечений (например, закупку бумаги для рисования, карандашей и красок для конкурсов на детском празднике);
• вознаграждение приглашенным артистам или ведущим мероприятия;
• амортизация оборудования зала, бара, постоянных рекламных вывесок;
• затраты на проведение различных акций — печать сезонного меню, листовок, расходы на промоутеров;
• прочие подобные расходы.

Иные специфические издержки, например, списание порчи продуктов и боя посуды, учитываются следующим образом:

• Дт 94 Кт 10 (41) — по результатам инвентаризации.
• Дт 73 Кт 94 — порча, бой относятся на виновных лиц (если их можно установить).
• Дт 91 Кт 94 — списываются расходы, уменьшающие налоговую базу, в пределах норм естественной убыли продуктов при хранении (устанавливаются приказами Минсельхоза РФ), в пределах норм эксплуатационных потерь столовой посуды, приборов, столового белья.
• Дт 91 Кт 94 — списываются расходы сверх норм, не уменьшающие налоговую базу, по которым нет возможности установить виновных лиц.

О правилах взыскания ущерба с виновного лица читайте в материале «Образец претензии работнику о возмещении материального ущерба».

Итоги

Бухгалтерский учет в общепите довольно специфичен. Порядок бухучета не закреплен нормативными актами на законодательном уровне. Компании разрабатывают его самостоятельно, на базе отраслевых и методических рекомендаций, а также на основе практического опыта.

Бухгалтерский учёт в общепите (кафе, кофейнях и ресторанах)

Антон Артемов

В бухгалтерском учёте общепита свои особенности расчёта себестоимости, определения выручки и чистой прибыли. Рассказываем, что учесть и какие проводки использовать.

• Особенности и специфика учёта в общественном питании
• Как вести учёт в общепите
• Списание продуктов в общепите
• Инвентаризация в кафе, кофейне или ресторане
• Как автоматизировать учёт в общепите

Особенности и специфика учёта в общественном питании

В отличие от розничной или оптовой торговли, в кафе недостаточно учесть закупочную стоимость сырья и материалов, а затем принять выручку по продажной цене.

Во-первых, есть разные подходы к учёту товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Одни и те же продукты можно продавать в исходном виде, а также полностью или частично использовать в производстве.

Во-вторых, производственный процесс часто состоит из нескольких этапов: когда исходное сырьё проходит несколько стадий обработки и только потом включается в состав готового блюда. А ещё нужно следить за регулярным изменением закупочных цен и помнить, что в производстве нередко используют ТМЦ, которые купили для продажи в исходном виде.

В-третьих, в общепите встречаются нестандартные издержки — брак, бой посуды, украшение зала для праздника и т.п.

Бухучёт общепита выстраивают по базовым нормам. Однако, чтобы учесть отраслевые нюансы, создают индивидуальные порядки, которые не нарушают законодательство. Процессы автоматизируют специальным ПО — без него учёт превращается в бесконечную рутину с множеством ошибок.

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Как вести учёт в общепите

Учёт ТМЦ в общепите

Товарно-материальные ценности учитывают по нормам стандарта ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Привычные правила корректируют с учётом отраслевых нюансов. Например, одни и те же ТМЦ могут быть и товаром для продажи, и сырьём для блюд. Самый простой пример — вода. Её покупают в бутылках для продажи в баре или использования на кухне.

Эту особенность закладывают при формировании номенклатуры и технологических карт:

• Воду для продажи учитывают поштучно — например, 10 бутылок по 0,5 л. Счёт: 41 «Товары».
• Воду для приготовления блюд учитывают в литрах — например, 5 л. Счёт: 10 «Материалы».

Операции отражают стандартными проводками:

• Дт 41 (10) / Кт 60 — получен товар (сырьё) от поставщика.
• Дт 41 (10) / Кт 71 — подотчётное лицо закупило товар (сырьё).
• Дт 19 / Кт 60 (71) — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

На практике возможно, что закончилась вода на продажу, поэтому берут ТМЦ для кухни, и наоборот. Из-за этого на инвентаризации сталкиваются с пересортицей по счетам 41 и 10 — в этом нет ничего страшного.

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости, в которую входят закупочная цена и накладные расходы — п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы». Например, в стоимость помидоров включают транспортные издержки:

• Дт 41 (10) / Кт 60 — учтена стоимость услуг по доставке или иные расходы.
• Дт 19 / Кт 60 — выделен НДС, если организация или ИП применяет общую систему налогообложения.

Со склада товары и сырьё отправляют в бар или на кухню. Каждое перемещение сопровождают документами, чтобы избежать краж. Для этого используют индивидуальные бланки на основе заборных листов или специальное ПО, которое минимизирует потерю данных и путаницу в учёте.

Учёт в производстве

В себестоимости готового блюда не все продукты учитывают по закупочной цене. Некоторые сырьё сначала обрабатывают, чтобы создать полуфабрикат. В технологических картах такие позиции обозначают «ПФ».

Если есть отметка «ПФ», сперва обращаются к технологической карте полуфабриката и проводят предварительную подготовку. Когда готовы все ПФ и материалы, приступают к приготовлению.

Рассмотрим пример. Столовая предлагает тефтели из фарша с рисом. Состав продукта:

• ПФ фарш свиной — 100 г;
• ПФ рис сваренный — 20 г;
• соль — 2 г;
• перец — 1 г;
• масло растительное — 20 мл.

Компания закупает цельную свинину с кожей и жировыми образованиями по 50 кг, цена — 190 руб. за кг. Если использовать эти данные при расчёте себестоимости готового блюда, возникнет ошибка. Поэтому сначала сырьё доводят до нужного состояния — фарша.

Из 50 кг свинины получают 40 кг фарша, себестоимость 1 кг — 237,5 руб. Эту величину используют при определении себестоимости тефтели: на одну котлету — 23,75 руб.

Аналогично поступают с рисом, который покупают за 50 руб./кг. Его варят по технологической карте, себестоимость полуфабриката — 75 руб./кг. На долю готового блюда придётся 1,5 руб.

Сырьё в исходном виде списывают следующими проводками:

• Дт 20 / Кт 10 — сырьё отправили в производство.
• Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость сырья.

• Дт 10 / Кт 60 — закуплено 50 кг свинины.
• Дт 21 / Кт 10 — в производство передано 50 кг свинины.
• Дт 20 / Кт 21 — в производство блюд передано 40 кг свиного фарша.
• Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость свинины в составе готовых блюд.

Учёт приготовления блюд автоматизируют. Во-первых, чтобы снизить нагрузку на персонал. Во-вторых, сократить количество ошибок и повысить достоверность учёта. В-третьих, специальное ПО упрощает анализ деятельности кухни и своевременно указывает на перерасход и прочие проблемы.

Учёт выручки

Выручку учитывают по общим нормам. В работе применяют онлайн-кассы и терминалы для банковских карт, так как подавляющая доля клиентов — физические лица. Если заведение организует корпоративы и банкеты, оплаты от некоторых контрагентов принимают на расчётный счёт.

Поступления от продажи блюд и товаров — выручка от основной деятельности:

• Дт 50 / Кт 90.1 — клиент оплатил покупку наличными.
• Дт 57 / Кт 90.1 — клиент оплатил блюда картой через терминал.
• Дт 51 / Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии поступила на расчётный счёт.
• Дт 91 / Кт 57 — учтена банковская комиссия за эквайринг.
• Дт 62 / Кт 90.1 — поступление выручки на расчётный счёт за корпоративы, мероприятия и пр.
• Дт 90.2 / Кт 20 (41) — списана себестоимость проданных блюд или товаров.

Учёт расходов

Расходы учитывают по нормам ПБУ 10/99 «Расходы организации». Есть две категории:

• прямые (счёт 20) — напрямую связаны с производством, величина зависит от объёма приготовленных блюд. Например, сырьё, полуфабрикаты, зарплата поваров, амортизация оборудования и т.п.
• косвенные (счета 25, 26) — не связаны напрямую с производством, величина не зависит от объёма приготовленных блюд. Например, аренда помещения, зарплата бухгалтера, реклама и т.п.

Некоторые по счёту 20 отражают только стоимость сырья и материалов, которые тратят на приготовление блюд. Это упрощает контроль производственной себестоимости и позволяет своевременно реагировать на перерасход.

Остальные расходы учитывают по счёту 44. По окончании месяца накопленную сумму закрывают в себестоимость продаж: Дт 90.2 / Кт 44.

Также счёт 44 используют для учёта прочих затрат:

• оформление зала;
• организация развлечений;
• вознаграждение приглашенным артистам;
• амортизация оборудования зала и бара;
• издержки на проведение акций;
• и пр.

Разрешено вводить собственные правила учёта расходов, которые не нарушают положения законодательства. Норм ПБУ 10/99 не всегда хватает для отражения издержек с учётом особенностей общепита.

Списание продуктов в общепите

Некоторые товарно-материальные ценности списывают из-за истечения срока годности или порчи. Например, когда мясо пролежало в холодильнике месяц или в зале разбили посуду.

• Дт 94 / Кт 10 (41) — списание ТМЦ после инвентаризации.
• Дт 73 / Кт 94 — испорченные ТМЦ относят на виновных лиц.
• Дт 91 / Кт 94 — списание расходов в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь, которые уменьшают налоговую базу.
• Дт 91 / Кт 94 — списание расходов сверх норм, когда нельзя уменьшить налоговую базу или установить виновных лиц.

Инвентаризация в кафе, кофейне или ресторане

Инвентаризация — это подсчёт остатков ТМЦ на складе. Она показывает, есть ли расхождения с учётной системой, критичны ли они и у каких позиций истекает срок годности.

В общепите склад пересчитывают раз в месяц, некоторые организации — раз в две-три недели. Это обусловлено скоропортящимися продуктами, необходимостью следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, в учёте возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени.

Возможны следующие результаты:

• Порядок — данные учётной системы совпадают с результатами инвентаризации.
• Недостача — товаров меньше, чем по учётной системе.
• Излишек — товаров больше, чем по учётной системе.
• Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой. Как в примере с водой, о которой говорили в начале статьи.

Если есть подозрения в краже, проводят частичную инвентаризацию по определённым позициям.

Порядок проведения инвентаризации:

1. Соберите комиссию, которая подсчитает ТМЦ.
2. Утвердите время мероприятия — лучше делать во внерабочее время, чтобы не нарушать работу кухни.
3. Подготовьте документы: бланк инвентаризационной описи, ведомость учёта результатов.
4. Проведите инвентаризацию. Считайте ТМЦ по порядку, чтобы не сбиться и ничего не пропустить. Результаты вносите в бланк инвентаризационной описи.
5. Сравните полученные данные с учётной системой.
6. Расхождения отразите в ведомости учёта результатов.
7. Оприходуйте излишки или спишите недостачу.

Если не хватает сотрудников или времени, поручите инвентаризацию аутсорсинговой организации.

Как автоматизировать учёт в общепите

Переложите бухгалтерскую рутину на онлайн-бухгалтерию Контур.Эльба. Сервис проведёт инвентаризацию без долгих подсчётов остатков товаров. Интеграция с интернет-банком и онлайн-кассой автоматизирует учёт доходов и расходов. А отчёты по общепиту и сотрудникам сможете создать за пару кликов и сразу же отправить.