Как вывести должность из штатного расписания

Штатное расписание — это сводная таблица с данными о численности сотрудников по каждой специальности, перечнем профессий, информацией об окладах и надбавках. Утверждает ее директор предприятия. Иногда руководителю требуется внести новую информацию в этот документ. Например, убрать специальность из структуры фирмы. Для этого необходимо соблюсти определенную процедуру.

Какие способы внесения изменений существуют

Изменения в штатное расписание вносятся, когда работодателю необходимо ввести новые штатные единицы или исключить их. Все эти процедуры производят тем же образом, которым штатное расписание утверждалось. Если это приказ руководителя и требуется изменить наименование должности, то готовят приказ о переименовании должности в штатном расписании. Например, единицу уборщика служебных помещений меняют на оператора поломоечной машины. Если штатное расписание утверждалось визой директора, то и изменения в нем утверждают визой начальника. Рассмотрим, в каком порядке происходит выведение должности.

Обзор: судебная практика по сокращению штата

Увольнение по сокращению штата — стресс для работников, которые попали «под гребенку». Но саму по себе неприятную ситуацию могут усугубить и неправомерные действия работодателей. О спорах, возникающих при проведении такого мероприятия, как сокращение штата компании, — наша статья.

Исключение единиц

Если место вакантно

При необходимости работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ о выведении должности из штатного расписания, но здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

В связи с сокращением

В этом случае допускается утвердить новое расписание без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, издать отдельный приказ об исключении из штатного расписания должностей, подлежащих сокращению, и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, подпадающих под сокращение штата, следует уведомить о происходящем увольнении с помощью письменного документа под подпись за два месяца. Указание на это имеется в части 2 ст. 180 Т К РФ. В соответствии с этим правилом, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не наступит ранее чем через два месяца после издания распоряжения.

В связи с заменой наименований

В этом случае приказ об изменении должности в штатном расписании составляется в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости. В локальном нормативном акте следует указать:

информацию о проводимом мероприятии;
дату внесения планируемых нововведений;
название подразделения, профессии и Ф.И.О. граждан, которых коснется сокращение;
права и гарантии сокращаемых работников.

После издания распоряжения работодатель обязан ознакомить с ним заинтересованных сотрудников. Если они согласны с вводимыми изменениями, с ними заключают соглашения, если нет, то действуют в порядке статьи 74 ТК РФ .

Хранение распоряжений

Штатное расписание, приказ о введении должности в штатное расписание, локальный нормативный акт об исключении единиц и другие подобные документы следует хранить на предприятии постоянно. А все предложения, касающиеся их разработки и изменения, должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Это же время хранения установлено для проектов штатного расписания.

Как закрыть позицию в штатном расписании на примере конфигурации ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1

На рабочем столе необходимо открыть форму штатного расписания, для этого переходим в пункт меню «Предприятие – Штатное расписание». Далее в открывшейся форме по кнопке «Добавить» необходимо добавить запись на туже должностью (которую необходимо закрыть), указать дату в строке «строка штатного расписания действует с:» и количество ставок установить равным 0.

Необходимо перейти в пункт меню «Кадры – Штатное расписание», далее по ссылке «Изменить текущее штатное расписание» открыть форму изменения. Используя кнопку «Закрыть позицию» выбрать необходимую позицию в открывшейся форме и затем провести документ.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику

Обычно приказ о внесении изменений в штатное расписание выпускают, если требуется корректировка существующего документа. Рассказываем, в каких ситуациях придется подготовить такое распоряжение, как его правильно составить, и показываем актуальные образцы.

Иллюстрация: Anete Lusina/pexels

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть ШР, издают специальное распоряжение. Его хранят в отдельной папке.

Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.

Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:

появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;

изменили название должности, переименовали отдел;

изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);

ликвидируют отделы и вакантные позиции; проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Введение новых штатных единиц

Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения.

Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

в шапке документа указывают наименование предприятия;

ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;

слева указывают населенный пункт, справа – ставят дату, когда документ выпущен;

указывают каждую корректировку и причину, по которой она проводится;

вписывают предложения по решению описанных вопросов;

закрепляют ответственных за исполнение принятого решения; при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);

подпись составившего и ее расшифровка.

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии.

Помимо названий новых должностях в распоряжении о корректировке штатки указываем размеры окладов В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.

Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании – она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.

Переименование должности

Такие перемены придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда.

Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР. Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято – соблюдают ряд требований.

Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:

Предварительно согласуйте изменения названий должностей с работниками, которых они касаются.

Пересмотр окладов

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат.

Распоряжение выглядит так:

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту. Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную позицию, соответствующую квалификации трудящегося.

Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Вывод вакансий

Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:

дату, с которой данное изменение вступает в силу;

название должностей, которые исключаются;

количество единиц, которые исключают.

Если вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий:

Сокращение штата

Для проведения такой процедуры потребуется: Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за два месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.

Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых единиц.

Необходимо обосновать причины сокращения: это обычно либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение, и назначают человека, ответственного за процесс.

Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.

Штатное расписание в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция

Для того, чтобы ввести штатное расписание в ЗУП 3.1 в первую очередь подключите возможность ведения штатного расписания в настройках программы через раздел Настройка – Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания :

Если ведение штатного расписания отключено в 1С 8.3 ЗУП, то для кадрового учета используется линейный справочник Должности .

Для того, чтобы включить возможность работы со штатным расписанием установите флажок Ведется штатное расписание :

В этом случае выбор должности в документах кадрового учета будет производиться из справочника Штатное расписание .

Порядок ввода штатного расписания зависит от того, как оно будет вестись:

С сохранением истории изменений
Без сохранения истории изменений

За выбор способа отвечает флажок Ведется история изменений штатного расписания :

Чем отличается ведение штатного расписания с историей и без истории изменений

1. Заполнение справочника Штатное расписание

При ведении штатного расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания ) все изменения «штатки» вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание . Таким образом, чтобы ввести штатное расписание при таком варианте потребуется просто заполнить справочник Штатное расписание .

Если же установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания . В этом случае чтобы первоначально ввести штатное расписание вносим документ Утверждение штатного расписания (рассмотрен далее в статье).

2. Возможность сформировать штатное расписание за прошлые периоды

Такая возможность есть только при ведении «штатки» с сохранением истории (установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания ). При ведении без сохранения истории в программе хранится только один последний вариант штатного расписания.

Где найти штатное расписание в ЗУП 3.1 и как с ним работать

Найти справочник Штатное расписание можно в разделе Кадры – Штатное расписание :

Справочник можно просматривать в иерархическом виде, с группировкой по подразделениям. Переключается вид по кнопке Вид списка :

В нижней части формы имеются флажки:

Флажок Показывать неутвержденные позиции – подключает отображение созданных в справочнике, но еще не включенных в действующее штатное расписание позиций. Такие позиции выделяются в списке жирным шрифтом:

Флажок Показывать закрытые позиции отображает — включает отображение позиций, исключенных из актуального штатного расписания. Они выделяются зачеркнутым шрифтом:

Позиция штатного расписания

Позиция штатного расписания представляет собой должность в конкретном подразделении организации и описывается элементом справочника Штатное расписание .

Доступность полей позиции для редактирования зависит от выбранного способа ведения штатного расписания. Если «штатка» ведется без истории изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят), то все поля можно редактировать непосредственно в карточке позиции. В противном случае работа с карточкой происходит при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания , а в карточке редактирование невозможно:

В шапке формы позиции штатного расписания указаны основные поля: Организация , Подразделение , Должность . Поле Наименование формируется автоматически, при необходимости его можно отредактировать (это поле доступно для редактирования даже если штатное расписание ведется с сохранением истории изменений).

В поле График работы указан график, который по умолчанию будет подставляться в кадровые приказы при приемах и переводах на эту позицию.

Для введенных в штатное расписание позиций флажок Позиция утверждена установлен и указана дата утверждения:

Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается при выводе позиции из штатного расписания, при этом обязательно устанавливается и дата закрытия. В действующих или новых позициях этот флажок снят:

В поле Колич. ед. отражается количество штатных единиц данной позиции:

В нижней части формы на вкладке Оплата труда заданы условия оплаты по данной позиции (плановые начисления и значения постоянных показателей для их расчета). Они по умолчанию подставляются в кадровые документы при выборе данной позиции:

На вкладке Дополнительно следует указать Трудовую функцию для позиции штатного расписания.

Выбранная Трудовая функция будет автоматически подставляться в кадровые документы Прием на работу и Кадровый перевод при выборе позиции. Трудовая функция в кадровых документах необходима для заполнения Кода ОКЗ в отчете СЗВ-ТД .

Также на вкладке Дополнительно можно указать текстовые справочные поля — Условия приема на работу , характер работы , и Краткое описание .

В таблице в правой части формы указываются данные о положенных для данной позиции ежегодных отпусках. Сведения об отпусках также подставляются в кадровые документы при выборе позиции:

Как внести изменения в штатное расписание в ЗУП 3.1

Если в 1С ЗУП 8.3 ведется штатное расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания ), то все изменения штатного расписания вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание .

Если флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания установлен, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания .

Необходимо изменить оклад для позиции штатного расписания, открыли форму позиции, но поле Оклад не редактируется. Почему? Как изменить оклад в штатном расписании?

Если в программе ведется история изменения штатного расписания, то предполагается, что изменения в «штатку» вносятся специализированными документами ( Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания ), редактирование в форме позиции штатного расписания в этом случае не предусмотрено!

Далее рассмотрим, как отражаются те или иные изменения штатного расписания для обоих вариантов ведения «штатки».

Изменения штатного расписания без сохранения истории изменений

Чтобы создать новую позицию штатного расписания, непосредственно в справочнике Штатное расписание нажмите на кнопку Создать и в открывшейся форме заполните характеристики новой позиции:

Чтобы сделать новую позицию действующей («утвердить» позицию) проверьте, что флажок Позиция утверждена установлен и укажите дату утверждения (до утверждения позиция будет присутствовать в справочнике Штатное расписание , но не будет считаться действующей и не будет попадать в отчеты по штатному расписанию):

Для изменения позиции штатного расписания зайдите непосредственно в карточку позиции и отредактируйте изменившиеся реквизиты.

Второй вариант отражения изменений – это отразить закрытие существующей позиции и создать новую позицию. При этом потребуется ввести также перевод сотрудников на новую позицию. Такой подход позволит сохранить в 1С 8.3 ЗУП историю изменения условий труда для позиции даже для варианта ведения «без истории».

В данной статье мы рассмотрим первый вариант внесения изменений – редактирование карточки позиции.

С 01.03.2018 увеличивается количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. История изменений штатного расписания в программе не ведется.

Следует войти в карточку позиции Менеджер по продажам и скорректировать количество штатных единиц:

С 01.05.2018 меняется оклад по позиции Главный бухгалтер с 50 000 руб. до 60 000 руб. История изменений штатного расписания в программе не ведется.

Необходимо войти в карточку позиции Главный бухгалтер и отредактировать размер оклада:

Чтобы исключить позицию из штатного расписания, следует зайти в карточку позиции, установить флажок Закрыта и больше не используется и указать дату закрытия позиции:

Внесение изменений при ведении с сохранением истории

При таком варианте учета штатное расписание изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания .

В шапке формы справочника отражаются все необходимые для работы ссылки:

Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание – открывает документ Утверждение штатного расписания , которым утверждено актуальное штатное расписание.
Утвердить новое штатное расписание – создает новый документ Утверждение штатного расписания для утверждения нового штатного расписания.
Изменить текущее штатное расписание – создает новый документ Изменение штатного расписания .
Документы, изменившие штатное расписание – открывает журнал документов, которыми были внесены изменения в «штатку».

Документ Утверждение штатного расписания

Документ используется, чтобы первично утвердить штатное расписание в программе, а также для того, чтобы внести новую версию штатного расписания, например, при значительных изменениях.

Если штатное расписание утверждается не впервые, то новый документ Утверждение штатного расписания автоматически заполняется текущим штатным расписанием:

В шапке документа укажите Дата – дата утверждения нового штатного расписания и Месяц – месяц, с которого начнут действовать изменения в программе.

По кнопке Добавить позицию можно создать новую позицию штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым цветом:

Для изменения данных существующей позиции, следует двойным щелчком мыши по нужной строке открыть карточку позиции и отредактировать ее:

Для закрытия существующей позиции можно:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на строку и выбрать пункт Закрыть позицию .
Установить выделение на нужную строку и в меню Еще выбрать пункт Закрыть позицию .
Установить выделение на нужную строку и нажать клавишу Delete (Del) на клавиатуре.

Закрытые позиции в таблице выделятся красным цветом.

В графе Комментарий отражается описание внесенных изменений:

После проведения документа внесенные изменения отразятся в справочнике Штатное расписание .

Документ Изменение штатного расписания

Документ позволяет скорректировать только выбранные позиции штатного расписания.

В шапке документа указывается Дата изменений – это дата, с которой изменения начнут действовать в программе, и просто Дата – обычно это дата подписи приказа о внесении изменений (на учет в программе эта дата не влияет).

Для редактирования позиций следует воспользоваться кнопками в шапке документа:

По кнопке Добавить позицию можно ввести данные новой позиции штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым шрифтом.
По кнопке Изменить позицию можно подобрать в документ существующие позиции штатного расписания для внесения в них изменений. Отредактированные позиции выделены в таблице синим цветом.
По кнопке Закрыть позицию можно подобрать позиции, которые нужно вывести из штатного расписания. Закрытые позиции выделены в таблице красным шрифтом.

С 01.03.2018 в Отделе продаж меняется количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. В программе ведется история изменений штатного расписания.

В справочнике Штатное расписание следует нажать на ссылку Изменить текущее штатное расписание . В открывшемся документе в шапке необходимо указать дату изменения. Для подбора позиции в документ следует использовать кнопку Изменить позицию и выбрать нужную позицию:

Затем следует двойным щелчком по строке, войти в форму редактирования позиции и изменить количество ставок:

Унифицированная форма № Т-3

Для печати штатного расписания может использоваться унифицированная форма № Т-3, однако применение именно такой формы не обязательно. Организация может внести изменения, либо разработать свой собственный бланк.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

В программе 1С ЗУП 3.1 получить печатную форму штатного расписания № Т-3 можно несколькими способами:

Из справочника Штатное расписание по кнопке Печать – Штатное расписание (Т-3) — форма выводится по состоянию на текущую дату:
С помощью отчета Штатное расписание (Т-3) из раздела Кадры – Кадровые отчеты — можно сформировать № Т-3 на произвольную дату:

Отчеты по штатному расписанию

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствует целая группа отчетов для анализа штатного расписания:

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Обсуждение (7)

Здравствуйте! столкнулись с проблемой, что при формировании отчета Т-3 на дату 01.01.2021г, норма для пересчета часовой тарифной ставки берётся не за 2021г , а за 2020г.
Чтобы в отчете формировались суммы с учетом новой нормы за 2021г, нужно каждый год вводить документ Изменение ШР и по каждой позиции обновлять ФОТ ? Или есть какой-то другой механизм, позволяющий автоматом пересчитывать ФОТ в ШР ?

Здравствуйте!
Ваш вопрос требует более детального рассмотрения. Задайте свой вопрос на сайте в ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ в разделе МОИ ВОПРОСЫ — https://buhexpert8.ru/profile

Ольга, да, написали в личном кабинете. Девочки нам ответили, что нужно каждый год вводить документ и обновлять ФОТ по штатному расписанию. Порекомендовали это делать через документ Индексация ШР. У нас все получилось! Спасибо Вам всем огромное!

Очень рады, что у вас все получилось! �� С наступающим Новым годом!

Добрый день! подскажите ,пожалуйста, почему номер документа и дата составления остаются в печатной форме т-3 пустыми?

Здравствуйте!
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству. Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете.

Как вывести должность из штатного расписания