Правила учета расходов на проезд по платным дорогам
Расходы на проезд по платным дорогам можно учитывать в налоговой базе по прибыли. Статья 264 НК РФ позволяет подобные расходы отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Для таких расходов, как и для всех, принимаемых к учету, важно наличие подтверждающих документов и экономическая целесообразность.
Расходы на проезд по платным дорогам можно учитывать:
- в составе расходов на содержание служебного автотранспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ;
- в составе сборов за право въезда, проезда, как часть командировочных расходов в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Платная дорога не может быть безальтернативной
Федеральный закон № 257-ФЗ обязывает власти прокладывать платные дороги в дополнение к дорогам, движение по которым бесплатно. То есть, по всем направлениям у водителя должен быть выбор между платной и бесплатной дорогой. Строить платные дороги там, где нет свободных дорог не разрешено.
Часто платная дорога становится безальтернативной для водителя, если на бесплатной дороге накапливаются длинные «пробки» и движение по ней проблематично.
Организации, которые обеспечивают движение по платным дорогам обязаны:
- обеспечивать беспрепятственный проезд, исключающий образование «пробок»;
- устранять неисправности, препятствующие нормальному движению автомобилей;
- обеспечить эвакуацию неисправного транспорта, в том числе в результате ДТП.
Расходы на проезд по платной дороге
Как и все расходы, которые бухгалтер включает в налоговую базу по прибыли, согласно статье 252 НК РФ, расходы на проезд по платной дороге должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Чтобы экономически обосновать необходимость проезда по платной дороге, при наличии на этом направлении или участке бесплатной дороги, директору компании нужно издать приказ. В нем необходимо указать причины, по которым выбрана платная дорога.
В целом платная дорога имеет ряд преимуществ. Такие как: развитая инфраструктура (кафе и заправки через каждые несколько километров, хорошее дорожное покрытие (без ям и выбоин), большое количество полос движения, выше разрешенная скорость движения.
Причины выбора платной дороги при наличии бесплатной альтернативы:
- Сокращение времени в пути.
- Необходима ускоренная доставка (продукты питания).
- Сокращение расходов на ГСМ (платная дорога короче).
- Снижение рисков потери, утраты груза.
- Условия договора пассажирских перевозок.
- Уменьшение износа шин из-за качественного покрытия дороги.
- Обеспечение оптимальной, безопасной, щадящей эксплуатации автомобиля с целью продления срока службы и снижения расходов на техническое обслуживание.
- Наличие необходимой инфраструктуры, обеспечивающей безопасность водителя, соблюдение режима труда и отдыха, питание.
- Любые другие, соответствующие вашей деятельности.
Документы для подтверждения расходов по платным дорогам
Чаще всего расчеты за проезд служебных автомобилей по платным дорогам фирма проводит через оператора дороги. Бывает, что сотрудники самостоятельно приобретают талоны на проезд по платным дорогам, либо оплачивают возможность проезда непосредственно на въезде через специальный терминал.
Во втором случае, деньги работнику оформляются под отчет, а затем нужно составить авансовый отчет, к которому приложить чек-талон.
Траснпондер для фирмы
Транспондер — это электронное устройство, позволяющее безостановочно проезжать пункты оплаты по специально выделенным полосам и производить оплату в автоматическом режиме. Оплата дороги с применением транспондере дешевле.
Транспондер для проезда по платной дороге можно купить или взять в аренду. Стоимость отличается в зависимости от компании, продающей устройство, и точки продажи.
Обслуживанием платных дорог в России занимается государственная компания «Автодор». В случае приобретения транспондеров подтвердить расходы можно договором с ООО «Автодор-Платные Дороги» и документами об оплате.
Юридическим лицам, после завершения отчетного периода, ООО «Автодор — Платные Дороги» предоставляет следующий пакет отчетных документов:
- акт оказанных услуг;
- отчет об исполнении поручения;
- счет-фактуру на услуги с НДС.
Срок предоставления документов с 5 – 15 число по завершению каждого расчетного периода (расчетный период равен 1 (одному) календарному месяцу):
- Акт выполненных работ – ежемесячно;
- Акт сверки взаиморасчетов – ежеквартально.
Срок предоставления документов – ежемесячно после 15 числа по завершению каждого расчетного периода (расчетный период равен 1 (одному) календарному месяцу).
Документы можно получать по системе электронного документооборота. В Личном кабинете на сайте Автодора доступны следующие отчетные документы:
- акт оказанных услуг;
- отчет об исполнении поручения;
- акт сверки за месяц;
- подробный отчет о совершенных поездках (группировка по PAN);
- отчет по списку средств оплаты у клиента и их статусам.
Расходы на платные дороге для УСН-компании
Затраты на парковку автомобилей компании и проезд по платным дорогам прямо не названы в перечне расходов, разрешённых для компании на УСН.
Но, как разъяснял Минфин, эти расходы можно учесть, но нескольким основаниям:
- Если парковку и платную дорогу сотрудник оплачивает по пути в командировку, эти расходы можно списать как командировочные (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
- Плату за парковку можно учесть в составе материальных, как расходы на услуги сторонних организаций (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Главное, чтобы у фирмы были все документы, обосновывающие и подтверждающие расходы.
Кроме того, нужно, чтобы был приказ директора, в котором обосновано использование платной парковки или платной дороги. О том, что указать в приказе мы написали выше.
Как учесть расходы на транспондер для сотрудника, проезжающего по платной дороге к месту работы?
Транспондер – устройство, которое предоставляет возможность безостановочного скоростного проезда на пунктах взимания платы платной дороги. Оно имеет уникальный лицевой счет и идентификационный PAN-номер. Устанавливается на лобовое стекло автомобиля. Водителю достаточно снизить скорость и деньги за проезд по платной дороге автоматически спишутся с лицевого счета.
Для чего нужен транспондер
Пользование платной автомобильной дорогой осуществляется на основании договора между пользователем и оператором (п. 3 Правил оказания услуг по организации проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам общего пользования федерального значения, платным участкам таких автомобильных дорог, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2010 № 18).
Приобретение в собственность или в аренду технического средства автоматической электронной оплаты является одним из способов заключения договора между пользователем платной дороги и оператором.
Техническое средство автоматической электронной оплаты (траспондер) – устройство, которое находится в автомобиле и предназначено для его идентификации в движении системой контроля, используемой оператором.
Бухгалтерский и налоговый учет расходов на приобретение транспондера
Как правило, срок полезного использования транспондера составляет более 12 месяцев, а стоимость не превышает 40 000 рублей.
Поэтому, в бухгалтерском учете приобретенный транспондер следует включить в состав МПЗ по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на его приобретение без НДС (п. 5, п. 6 ПБУ 6/01).
Так как стоимость транспондера составляет менее 100 тыс. рублей, в налоговом учете затраты на приобретение транспондера относятся к материальным расходам.
Они признаются в полной сумме на дату передачи транспондера в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 Налогового кодекса).
Включение затрат в состав расходов производится при условии, что они не поименованы в ст. 270 Налогового кодекса.
Кроме того, расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).
Экономическую целесообразность проезда по платной дороге надо обосновать
УФНС России по г. Москве в письме от 07.06.2012 № 13-11/050285 обращала внимание, что организация может учесть расходы на проезд по платной дороге при соблюдении следующих условий:
- в случае, если организация может документально подтвердить факт понесенных расходов на проезд по платной дороге;
- в случае, если организация может обосновать факт экономической целесообразности использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении.
В последнем случае организация может привести следующий аргумент: с помощью проезда по платной дороге можно сократить время доставки грузов или пассажиров, сократить расходы на ГСМ.
При этом, как указал Минфин в письме от 18.09.2020 № 03-03-06/1/82124, обоснованность расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, которые говорят о намерениях организации получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
Учет расходов сотрудника на проезд по платной дороге к месту работы
Минфин не возражает против того, чтобы расходы сотрудника на проезд по платной дороге к месту работы и обратно организация учитывала по налогу на прибыль.
Однако, в данной случае ей следует иметь в виду некоторые особенности.
Поскольку пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса прямо запрещает учитывать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.
Исключение составляют случаи, когда расходы связаны с технологическими особенностями производства, и случаи, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
Поэтому, если затраты на проезд сотрудника по платной дороге к месту работы связаны с технологическими особенностями производства, и при этом они являются формой системы оплаты труда, то такие расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль.
В иных случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно учесть нельзя, так как такой запрет установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса.
На это обратил внимание Минфин в письме от 18.09.2020 № 03-03-06/1/82124.
Получение услуги по агентскому договору
Добрый день, Коллеги!
Наш авто проехал по платной дороге. В конце месяца агент ООО «Автодор» выставил нам отчет с на сумму 900 руб, в т.ч. НДС 150 руб. и счет-фактуру от АО «Новое качество дорог». Подскажите, пожалуйста, как правильно провести эти документы, чтобы принять НДС к вычету и учесть расходы по налогу на прибыль?
Обсуждение (6)
Здравствуйте!
У вас приобретения услуг через агента. Вы — Принципал , организация А — агент по приобретению услуг связи, организация В — Поставщик.
1. Банк и касса – Банк – Списание с расчетного счета – Оплата поставщику.
Оплата по агентскому договору в адрес агента (организация А).
Договор имеет вид «С комиссионером (агентом) на закупку».
Счет расчетов 76.09.
Проводка Д 76.09 К 51.
2. Поступление услуг от поставщика через агента
Покупки – Покупки – Поступление (акты, накладные) — Услуги (акт)
Контрагент – Агент
Договор с контрагентом «С комиссионером (агентом) на закупку»
Счета расчетов – 76.09, счета затрат – 20,26 и т.д.
В нижней части формы укажите реквизиты перевыставленного агентом счета-фактуры от организации В, укажите, что счет-фактура составлен от имени организации В, и нажмите на кнопку Зарегистрировать.
3. Поступление отчета агента оплата агенту (организации А) за ее услуги.
Покупки – Покупки – Поступление (акты, накладные) – Товары, услуги, комиссия – Услуги.
Контрагент – Агент (организация А)
Договор с контрагентом «С комиссионером (агентом) на закупку»
Проводки Д 20,44.. К 76.09.
Добрый день, Елена!
Только что добилась от Автодор разъяснений откуда появилось Новое Качество Дорог.
Ситуация такая:
Автодор не наш агент, а Эмитент Владельца дороги. Автодор обслуживает наш транспондер и у нас с нам заключен агентский договор, где Мы- Пользователи, Автодор — Эмитент Владельца (взимает плату за проезд), Исполнитель — Владелец (ГК «Российские платные дороги»).
1. Есть участки дорог, за которые берёт плату непосредственно Автодор и выставляет нам акт на «услуги платного проезда» , без НДС , где написано, что Автодор является представителем Исполнителя. (Мы этот акт должны провести как обычно — от Автодора или тоже как комиссию, только без НДС ?)
2. А есть участок дороги, где другой Владелец (АО «Главная дорога») и другой Эмитент (ООО «Новое качество Дорог»). Так вот за проезд по этому участку дороги Автодор выставляет нам Отчет на «Услуги по организации платного проезда. Оператор НКД (видимо Новое качество дорог)» на 900 руб. с НДС. И счет-фактуру от ООО «Новое качество дорог».
Как эти документы правильно провести?
В нашем случае Договоры с контрагентом должны быть «С комиссионером (агентом) на закупку» или «С комиссионером (агентом) на продажу»?
Спасибо.
Здравствуйте, Ирина! Отражение такое, как выше написала. Другого способа отразить поступление (и оплату) по одному контрагенту, а СФ от другого в программе просто нет.
Доброе утро, Елена!
В нашем случае Договоры с контрагентом должны быть «С комиссионером (агентом) на закупку» или «С комиссионером (агентом) на продажу»?
В каком случае заполняется договор как «С комиссионером (агентом) на закупку», а в каком «С комиссионером (агентом) на продажу»?
Вы покупаете услугу, поэтому у вас «С комиссионером (агентом) на закупку».
Тема: Возмещение работнику проезда до работы
Клерк Регистрация 31.08.2007 Адрес Москва Сообщений 10,161
По мнению налоговых экспертов (консультантов), в случае, если организация может документально подтвердить факт понесенных расходов на проезд по платной дороге, а также факт экономической целесообразности использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении, то данные расходы могут быть учтены в составе прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль организаций.
<Письмо> УФНС России по г. Москве от 07.06.2012 N 13-11/050285