Что такое положение как документ

Вопрос 2. Положение об организации: все, что нужно знать о его определении, правилах оформления и содержании

Положение об организации – это документ, который устанавливает правила работы в организации, регламентирует взаимоотношения между сотрудниками и определяет процедуры и порядок выполнения служебных обязанностей. Он составляется на основе трудового законодательства и других нормативных актов, которые регулируют деятельность организации.

Первым шагом при создании положения об организации является определение его структуры и содержания. В нем должны быть четко прописаны основные разделы, такие как «Общие положения», «Права и обязанности работников», «Рабочее время и отпуска», «Организация оплаты труда» и др. Каждый раздел должен быть подробно раскрыт и содержать необходимую информацию для работников.

Оформление положения об организации также имеет свои правила. Он должен быть оформлен на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов и даты утверждения. Рекомендуется использовать простой и понятный язык, чтобы каждый сотрудник мог без труда освоить его содержание.

Внедрение положения об организации является важным шагом для создания эффективного системы управления персоналом. Оно облегчает процессы внутреннего контроля и управления, а также способствует улучшению производительности и эффективности работы организации в целом.

Вопрос 2. Положение об организации: все о его определении, правилах оформления и содержании

Положение об организации — это документ, который содержит правила и инструкции, регулирующие организацию работы предприятия или организации. В положении об организации описываются цели и задачи организации, ее структура, полномочия и ответственность руководителей и сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка и другие аспекты деятельности.

Правила оформления положения об организации могут варьироваться в зависимости от отрасли и внутренних правил организации. В общем случае, положение об организации должно быть оформлено в письменном виде и содержать следующую информацию: название организации, ее организационно-правовую форму, юридический и фактический адрес, реквизиты, дату составления и дату вступления в силу.

Содержание положения об организации может включать следующие разделы: введение, цели и задачи организации, организационная структура, полномочия и ответственность руководителей и сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, процедура приема и увольнения сотрудников, система мотивации и вознаграждения, порядок рассмотрения конфликтных ситуаций и другие вопросы, связанные с организацией работы.

Для наглядности и удобства оформления положения об организации можно использовать различные структурные элементы. Например, использование маркированных или нумерованных списков (

Определение положения об организации

Положение об организации — это документ, который содержит описание структуры, правил и процедур функционирования конкретной организации. В нём определены основные принципы работы, а также обязанности и права сотрудников.

Положение об организации включает в себя информацию о структуре организации, описывая различные подразделения и их взаимосвязи. Оно также определяет положение каждого сотрудника в иерархии и описывает его функции и обязанности.

В положении об организации также могут быть указаны правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют поведение и деятельность сотрудников. Такие правила могут касаться рабочего времени, охраны труда, используемого оборудования и других аспектов трудовой деятельности.

Содержание положения об организации должно быть четким и понятным для всех сотрудников. Он должен содержать все необходимые правила и процедуры, чтобы обеспечить эффективную работу организации и установить рамки ответственности для всех сотрудников.

Правила оформления положения об организации

Положение об организации является основным документом, в котором должны быть четко и ясно определены все основные аспекты ее деятельности. Однако, чтобы положение было удобочитаемым и понятным для сотрудников и других заинтересованных лиц, необходимо придерживаться определенных правил оформления.

Во-первых, положение об организации должно иметь ясную структуру. Для этого рекомендуется использовать заголовки и подзаголовки, которые помогут читателю быстро найти нужную информацию. Также, следует использовать нумерованные или маркированные списки, чтобы выделить основные пункты положения.

Во-вторых, в положении об организации следует использовать ясные и понятные термины. Избегайте использования слишком сложных или специфических слов и фраз, если они несут только формальную ценность. Рекомендуется использовать простой и понятный язык, чтобы каждый сотрудник мог легко разобраться в содержании положения.

В-третьих, важно поддерживать актуальность положения об организации. Оно должно быть регулярно обновляемым и в случае изменений следует осуществлять соответствующие правки. Также необходимо указывать дату последнего изменения положения для обеспечения прозрачности и доступности актуальной информации.

Содержание положения об организации

Положение об организации — это нормативный документ, который определяет порядок и правила функционирования организации. Оно содержит в себе все необходимые сведения о структуре, задачах, полномочиях, правилах внутреннего распорядка и деятельности организации.

В состав положения об организации входят разделы, которые описывают основные аспекты работы организации. В первом разделе обычно указывается наименование организации, ее юридические данные, цели и задачи, а также основные принципы деятельности.

Второй раздел положения об организации содержит информацию о структуре организации, т.е. о подразделениях, их названиях, функциях и взаимосвязи. Здесь также могут быть указаны должности руководителей каждого подразделения и их полномочия.

Третий раздел может содержать положения о правах и обязанностях сотрудников организации, а также о порядке приема и увольнения, принципах оплаты и награждения, правилах поведения и дисциплины внутри организации.

В последующих разделах положения об организации могут быть указаны положения о финансово-хозяйственной деятельности, охране труда, качестве, маркетинге и других аспектах работы организации.

Кроме того, положение об организации может содержать приложения, такие как структурные схемы, правила внутреннего регламента или инструкции по выполнению определенных функций.

Содержание раздела 1: Положение об организации

В данном разделе представлено положение об организации, которое является основным документом, определяющим правила и порядок работы организации. Данное положение содержит информацию о структуре организации, ее целях и задачах, правилах внутреннего распределения полномочий, обязанностей и ответственности сотрудников организации.

1.2 Правила оформления

В соответствии с общепринятыми правилами оформления документов, положение об организации должно содержать заголовок, текст, разделы, подразделы, списки, таблицы и другие элементы, необходимые для полного и точного описания работы и устройства организации. Текст должен быть структурирован, легко читаем и понятен, чтобы сотрудники организации могли быстро ознакомиться с его содержанием и пользоваться им в своей работе.

В положении об организации следует указать следующие элементы:

Наименование организации, ее реквизиты и место нахождения;
Общая характеристика организации: ее цели, задачи и функции;
Структура организации: подразделения, должности, их связь и взаимодействие;
Права и обязанности сотрудников, регламентирующие их работу и взаимодействие в организации;
Процедура создания и изменения положения об организации;
Порядок утверждения, распространения и хранения положения об организации;
Порядок контроля за выполнением положения об организации и ответственность за его нарушение.

1.4 Изменения в положении об организации

В случае необходимости внесения изменений в положение об организации, необходимо следовать процедуре, установленной в самом положении. Изменения должны быть утверждены руководством организации и распространены среди всех сотрудников. После вступления в силу изменений, предыдущие версии положения становятся недействительными.

Содержание раздела 2 положения об организации

В данном разделе положения об организации приводятся основные моменты, касающиеся содержания документа. Здесь указывается цель и задачи документа, а также область применения.

Целью положения об организации является определение основных принципов и порядка деятельности организации. Документ несет на себе информацию о том, какие задачи поставлены перед организацией и как ими должно быть достигнуто.

В разделе также указывается область применения положения об организации. Здесь фиксируется назначение и применимость документа для определенных сфер деятельности или процессов внутри организации.

Важным элементом содержания раздела является перечень основных понятий и определений, используемых в положении об организации. Для уточнения терминологии и единообразного понимания понятий необходимо использовать соответствующие определения.

Также в разделе указывается структура положения об организации, то есть какие главы и разделы входят в состав документа. Это позволяет легко ориентироваться в документе и быстро находить необходимую информацию.

Содержание раздела 3 положения об организации

В разделе 3 положения об организации дается подробное описание основных аспектов деятельности и структуры организации. Здесь представлены сведения о юридическом статусе, регистрации и наименовании организации.

Также в этом разделе приводятся сведения о предмете деятельности организации и основных видов работ, которые она осуществляет. Дополнительно указываются основные направления и цели деятельности, а также задачи, которые организация ставит перед собой.

Помимо этого, в разделе 3 положения об организации подробно описывается структура организации. Указываются должности и функции руководящих и исполнительных органов, а также органов управления, осуществляющих контроль и надзор за деятельностью организации. Описывается порядок принятия решений и осуществления управления.

В конце раздела приводятся сведения о наличии филиалов, представительств и других структурных подразделений организации, а также характеристика их деятельности.

Содержание раздела 4 положения об организации

Раздел 4 положения об организации содержит информацию об основных аспектах организации. В этом разделе приводятся подробности о целях и задачах организации, а также о ее правовом статусе.

1. Цели и задачи организации: В данном разделе указываются основные цели и задачи, которые ставит перед собой организация. Это могут быть как коммерческие цели, направленные на получение прибыли, так и некоммерческие цели, связанные с предоставлением определенных услуг или улучшением качества жизни людей.

2. Правовой статус организации: В этом разделе указывается форма собственности организации (например, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью), а также ее правовой статус (например, коммерческое или некоммерческое учреждение). Также может быть указано наименование и регистрационный номер организации.

3. Структура организации: В данном разделе приводится информация о структуре организации. Это включает в себя информацию о руководителях организации, подразделениях и их функциональном назначении. Также может быть указано количество сотрудников и организационные единицы, на которые она разделена.

4. Финансовые аспекты: В разделе содержится информация о финансовых аспектах организации, таких как оборот средств, прибыль, убытки, налоговые обязательства и др. Возможна также информация о финансовых показателях прошлого периода и прогнозах на будущее.

Все эти аспекты направлены на полное и точное представление организации и ее деятельности, а также на обеспечение ее прозрачности для заинтересованных сторон.

Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно

Т ребования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
структура подразделения,
непосредственный руководитель подразделения,
основные задачи подразделения,
функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Пример 1. Пример типового шаблона положения о структурном подразделении

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).

Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:

статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
цели и задачи кадровой службы;
функции кадровой службы компании;
взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
права и ответственность сотрудников кадровой службы.

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Положение как организационно-правовой документ

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

устав;
учредительный договор;
положение об организации;
положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
регламент;
штатное расписание;
инструкция;
должностная инструкция;
правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

Положение об организации;
положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

Содержание раздела

полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
кто возглавляет СП;
кому подчиняется СП;
порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
наличие печати

Задачи, для решения которых создано и работает СП

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

наименование организации;
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
гриф утверждения документа;
текст документа;
визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).

Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью
«Самарское строительное предприятие»
(ООО «ССП»)
Тольяттинский филиал

ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с заказчиками – физическими лицами

«10» июня 2014 г. № 12-ОПД

УТВЕРЖДАЮ
Начальник филиала
Ромашов Л.А. Ромашов
10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество
«Авторемонтное предприятие»

Общество с ограниченной ответственностью
«Восточный логистический центр»
(ООО «ВЛЦ»)

УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания
Совета акционеров от 26.05.2014 № 2

УТВЕРЖДЕНО
Приказом от 22.05.2014 № 325

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).

Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев Н.К. Васильев
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина Т.А. Лапшина
18.06.2014

Положение разработано. Что дальше?

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями – всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).

Пример 4

Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового

Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)

ПРИКАЗ

В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»

Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров

В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.

Положение о секретариате

В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).

Пример 5

Положение о секретариате

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)

УТВЕРЖДАЮ

Румачик А.Н. Румачик

ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее – Организация).

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.

1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.

1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.

1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:

1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.

1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

1.5.3. Уставом Организации.

1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.

1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.

1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.

1.5.7. Настоящим Положением.

2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

2.1. В состав секретариата входят:

2.1.1. Помощник генерального директора.

2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.

2.1.3. Секретарь главного инженера.

2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

3.1. Основными задачами секретариата являются:

3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее – Руководство), а также коллегиального органа Организации – Собрания учредителей.

3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.

3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.

4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. Секретариат выполняет следующие функции:

4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.

4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.

4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.

4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.

4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.

4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.

4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.

4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.

4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.

4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.

4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.

4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.

4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.

4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.

4.1.19. Проводит оформление и рассылку протоколов заседаний Руководства и Собрания учредителей Организации.

4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.

4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.

5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА

5.1. Начальник секретариата имеет право:

5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.

5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.

5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

5.2. Работники секретариата имеют право:

5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.

5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.

5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:

6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.

6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.

6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.

6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:

6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.

6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.

6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.

6.2.4. Утвержденные нормативные документы.

6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.

6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:

6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.

6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.

6.3.3. Запросы о представлении информации по поручениям Руководства Организации.

6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:

6.4.1. Проекты служебных писем.

6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.

6.4.3. Информационные и справочные материалы.

6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

7.1. Работники секретариата несут ответственность:

7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;

7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;

7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;

7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.

7.2. Начальник секретариата несет ответственность:

7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;

7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Перекресток»
от 14.07.2014 № 4

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Борисов Н.А. Борисов
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Тышкевич Д.А. Тышкевич
17.06.2014

[1]Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.8.