От электронной трудовой книжки отказаться нельзя
Сбои в интернете, утечки персональных данных, «подвисание» сайтов, хакерские атаки – все это стало причиной обращений работников к работодателям с просьбой вернуться к бумажному формату трудовой книжки. Но, увы этого сделать нельзя.
Трудовая книжка на бумажном бланке сегодня выглядит более надежным документом. Но тем, кто отказался от печатной версии и молодым специалистам, которые впервые трудоустроились с 2021 года, придется вести свою трудовую биографии только в формате электронной трудовой книжки.
Почему нельзя перейти с электронного формата трудовой книжки на бумажный
Книжка, которая ведется в электронном формате называется не «трудовая книжка» а «Cведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ). «Электронной трудовой книжкой» эти сведения называют просто для удобства и по привычке.
После того, как работник перешел на электронную трудовую книжку, ее ведет не работодатель. Он всего лишь сдает отчетность, в том числе форму СЗВ-ТД со сведениями о приеме, увольнении, переводах и т.п. До 2023 года электронные трудовые книжки вел ПФР, а с 1 января 2023 года эта функция возложена на Социальный фонд России.
Переход на электронные трудовые оформляется заявлением на имя руководителя компании. На основании заявления в бумажную трудовую книжку, вносится запись о переходе на «Cведения о трудовой деятельности» и она выдается на руки. С этого момента работодатель не отвечает за ведение и хранение бумажной трудовой.
Такой процедуры, как переход от трудовой книжки в электронном формате на бумажный аналог, в законодательство просто нет.
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 дает право работнику отказаться от ведения трудовой книжки на бумажном бланке (п.2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Но, не обратно.
Кстати, у тех, кто сохранил бумажные трудовые книжки, сведения о работе сейчас ведутся в двух форматах:
- вписываются в бумажную трудовую работодателем;
- формируются в электронном виде фондом на основании отчетности компании.
Переход на электронную трудовую проходил в 2022 году, но и сейчас можно в любой момент написать заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном формате.
Как отказаться от электронной трудовой книжки
Отказаться от ведения электронной трудовой книжки (сокращенно – ЭТК) россияне не могут. Во-первых, такого понятия в действующем законодательстве не существует. Есть «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, ведение или неведение ЭТК ни от работника, ни от работодателя не зависит. ЭТК занимается Социальный фонд России (ранее — ПФР) на основе отчетов по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД), которые сдают организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал. Форма отчетности ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Отказ от электронной трудовой книжки невозможен еще по одной причине – это действие не предусмотрено правовыми актами. Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 позволяет работнику полностью отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке (п.2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Он пишет на имя работодателя соответствующее заявление, и затем документ выдается ему на руки. После этого работодатель перестанет отвечать за ведение и хранение бумажной трудовой книжки сотрудника. Когда в отношении работника будут совершаться какие-то кадровые действия, например, увольнение или перевод на другую работу, они будут фиксироваться кадровиком в форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД) и передаваться в Социальный Фонд (ранее — Пенсионный фонд). Таким способом работодатель станет «вести» исключительно электронную ТК работника, а точнее – формировать и отправлять сведения о его трудовой деятельности.
Как отказаться от электронных трудовых книжек – бланк заявления
На работника может вестись:
- либо только электронная трудовая книжка;
- либо ЭТК и бумажная трудовая книжка одновременно.
Других вариантов нет. Для работодателя ведение ЭТК – это подготовка и передача отчета о трудовой деятельности работников, что является его обязанностью (ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Данные сведения необходимы для учета и последующего назначения пенсии, когда у гражданина возникнет право на ее получение. Поэтому он не вправе попросить не вести на него ЭТК.
До 30 июня 2020 года все работодатели должны были уведомить каждого подчиненного о необходимости определиться, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка велась на бумажном носителе после наступления 2021 года.
Если работник решил отказаться от ведения трудовой книжки только в электронном виде (то есть, сохранить бумажную форму), он должен был написать заявление примерно следующего содержания:
Генеральному директору ООО «Саманта»
Германову Ю.П.
От старшего менеджера отдела персонала
Светловой Татьяны Адамовны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном бланке, хранящемся в отделе кадров, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.
12.05.2020 Светлова
Если работник никакого заявления не написал, работодатель должен и дальше вести его трудовую книжку на бумажном бланке. Минтруд в письме № 14-2/В-136 от 10.02.2020 не сильно прояснил, в чем разница между «молчунами» и теми, кто напишет заявление на отказ от электронной трудовой книжки, точнее, о продолжении ведения бумажной ТК. Исходя из разъяснений ведомства, если от сотрудника поступило заявление с вышеуказанным содержанием, то и все последующие работодатели должны исполнить волю нового члена коллектива и вести его ТК традиционным «бумажным» способом. «Молчунам» бумажную ТК продолжат заполнять на нынешнем месте работы, но как считают эксперты, и когда они его сменят, новый работодатель, также обязан будет вести этот документ в общем порядке. Это следует из п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ, поскольку подача заявления – право работника, а не его обязанность.
При подаче заявления с просьбой вести бумажную трудовую книжку сотрудник вправе в дальнейшем изменить свое решение и полностью от нее отказаться (п. 5. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Но тем, кто заявит о желании перейти полностью на ЭТК, обратной дороги не будет – они больше не смогут передумать и попросить вновь заполнять их ТК на обычном бланке.
Можно ли будет поменять электронную трудовую обратно на бумажную?
В Пенсионном фонде предупредили, что после перехода на электронную трудовую книжку нельзя будет вернуть бумажную версию этого документа. Начальник департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц Пенсионного фонда России (ПФР) Наталья Белянцева заявила, что работодатели обязательно должны уведомить об этом своих сотрудников. Россияне, которым начнут на работе вести электронную трудовую, впоследствии не смогут перейти обратно на бумажный вариант.
Кого переведут только на электронные трудовые книжки?
Трудовые книжки в электронном виде станут обязательными для тех, кто впервые начнет трудовые отношения после 31 декабря 2020 года. Им уже не будут оформлять бумажные трудовые. Остальные граждане смогут перейти на электронные книжки по желанию.
До какой даты нужно сделать выбор?
Работодатель обязан до 30 июня 2020 года уведомить каждого сотрудника о праве выбора между бумажной и электронной трудовой. У работников будет время принять решение до 31 декабря 2020 года: до этого времени нужно принести письменное заявление работодателю с указанием предпочтительной формы ведения трудовой книжки.
В Роструде пояснили, можно ли отказаться от электронной трудовой книжки
Как он пояснил в ходе «горячей линии» в «Российской газете», работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенными в них соответствующими записями, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.
«Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этом целесообразно об этом предупреждать работников заранее», — сказал Иван Шкловец.
А вот передумать в обратную сторону можно — выбрать сначала бумажную, а через год-два от нее отказаться.
«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — уточнил он.
Полную версию «горячей линии» читайте в ближайших номерах «РГ» и «РГ- Неделя».