Удержать переплату по зарплате можно только в случае счетной ошибки
Удержать излишне выплаченные работнику суммы в составе заработной платы — проблематично. ТК РФ дает ограниченный перечень случаев для подобных удержаний.
Случаи выплаты заработной платы в большем размере чем нужно, встречаются не часто. Ошибки могут быть связаны с неправильным расчетом или отсутствием у бухгалтерии какой-либо информации.
Согласно статье 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если доказана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Что понимается под «счетной ошибкой» в российском законодательстве не раскрыто. Если обратится к формулировкам из судебных решений, счетной считается только арифметическая ошибка: в умножении, вычитании, сложении.
Технический сбой программы при расчете заработной платы не считается счетной ошибкой (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 07.07.2022 № 88-6013/2022).
Другие причины переплаты заработной платы при отсутствии вины со стороны работника, не дают права на удержание излишне выплаченных работнику сумм.
Такие ошибки, как сбой программы, технические проблемы и т.п. «привязать» к счетным ошибкам нельзя. Если работник обратится в суд и оспорит удержание с него переплаты, решение будет принято в его пользу.
Единственный вариант — договориться с работником.
Но, обратите внимание, что статья 137 ТК РФ ограничивает возможности работодателя по удержанию с работника переплаты, только в части заработной платы, под которой понимается вознаграждение за труд. В отношении других выплат запрет не действует.
Кроме того, скорректировать выплаты работнику можно, если заработная плата состоит из оклада и премии, которая не выплачивается безусловно, а зависит от результатов труда. В каком-то очередном месяце можно снизить премию, сославшись на показатели работы.
Какие еще долги могут быть за работником
Долг за работником образуется в случае выплаты ему командировочных, выдачи денег под отчет, предоставлении отпуска авансом.
Согласно все той же статье 137 ТК РФ право вычета долга из зарплаты появляется у работодателя:
- если работник не отработал полученный аванс;
- если работник не потратил и не отчитаться по командировочным или суммам, выданным на переезд в другую местность и т. п.;
- если бухгалтер допустил счетную, арифметическую ошибку;
- если работник стал виновным в невыполнении норм труда или простое, и он должен возместить полученную оплату;
- если работник должен вернуть отпускные за неотработанный период полученного ранее отпуска.
Как оформить возврат излишне выплаченной зарплаты?
Если есть право и основания для удержания долга из заработной платы работника, нужно:
- Составить приказ, указав в нем сумм удержания из зарплаты работника и основания.
- Ознакомить работника с приказом под расписку.
- При каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок с указанием оснований и конкретных размеров удержания из данной выплаты (ст. 136 ТК РФ).
На удержания из заработной платы работника статьей 138 ТК РФ установлены ограничения.
По общему правилу максимальная сумма всех удержаний составляет не более 20 процентов (по инициативе работодателя и при отсутствии возражений работника).
С 1 февраля 2022 года статьей 446 ГПК РФ установлено, что взыскание по исполнительным документам не может быть обращено на имущество или деньги на общую сумму не менее прожиточного минимума самого гражданина-должника и лиц, находящихся на его иждивении Это правило не применяется, если речь идет об алиментах на детей.
Обоснование и детали взыскания алиментов на детей и на возмещение вреда Роструд РФ привел в письме от 12 июля 2022 г. № ПГ/16129-6-1.
Максимум – 70% из зарплаты – можно удержать:
- на уплату алиментов на несовершеннолетних детей,
- компенсацию вреда, причиненного здоровью другого лица,
- возмещении вреда лицам, потерявшим кормильца,
- возмещении ущерба, причиненного преступлением.
Если работник самостоятельно изъявляет желание, чтобы из его заработка удерживали больше, он должен написать заявление на имя работодателя.
Размер удержаний определяется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Допустимо ли удержание с работника излишне выплаченной зарплаты?
Если работнику начислили и выплатили заработную плату за первую половину месяца в большем размере, чем положено (без учета того, что он находился на больничном), можно ли на излишне выплаченную сумму уменьшить заработную плату за вторую половину месяца? Считается ли излишнее начисление заработной платы по причине неотражения в компьютерной программе сведений о том, что работник находился на больничном, счетной ошибкой?
О выплате заработной платы
Работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, определенные в соответствии с Трудовым кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Как отмечено в Письме Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593, право работника на получение заработной платы не реже чем каждые полмесяца относится к числу условий, предусмотренных законодательством. Оно не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.
В итоге заработная плата должна быть выплачена в установленный день за первую половину месяца – с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, за вторую половину – с 1-го по 15-е число следующего месяца. Разрыв между выплатами за первую половину месяца и за вторую половину месяца не должен превышать 15 календарных дней.
Если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, она должна быть выплачена накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Роструд в Письме от 30.06.2022 № ПГ/16063-6-1 подчеркнул, что выплата сотруднику заработной платы за не отработанный им период действующим законодательством не предусмотрена.
Об удержаниях из заработной платы
Статьей 137 ТК РФ определено, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, установленных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться:
для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в иных случаях;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (удержания производятся не при любом увольнении).
Во всех случаях, кроме последнего, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением следующих случаев:
если допущена счетная ошибка;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
если заработная плата излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Согласно п. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Следовательно, излишне выплаченная работодателем и полученная работником в период трудовых отношений заработная плата подлежит взысканию как неосновательное обогащение, только если выплата заработной платы явилась результатом недобросовестности со стороны работника или счетной ошибки.
О счетной ошибке
Термин «счетная ошибка» в трудовом законодательстве не раскрывается. Поэтому, чтобы понять, что подразумевается под такой ошибкой, обратимся к судебной практике.
Так, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 02.06.2021 № 88-8675/2021 отмечено, что счетной ошибкой, упомянутой в ст. 137 ТК РФ, может являться любая арифметическая ошибка, приведшая к переплате работнику денежных сумм, счетная ошибка – это результат неверного применения правил арифметики. В условиях автоматизированного расчета заработной платы счетная ошибка может быть сопряжена со сбоем программного обеспечения или с ошибкой механического характера при вводе исходных данных.
Вместе с тем внесение недостоверной или неполной информации в программу СПА «Алушта», то есть в систему единой базы данных по каждому военнослужащему, на основании которых истец производит расчет денежного довольствия каждого военнослужащего, по мнению суда, нельзя расценить как счетную ошибку. Эти сведения вносило конкретное лицо, которое ненадлежащим образом исполнило свои должностные обязанности.
В Определении Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 14.10.2021 № 88-8221/2021 также указано, что в условиях автоматизированного расчета заработной платы счетная ошибка может включать и ошибку, произошедшую вследствие сбоя в работе продукта программного обеспечения, используемого для соответствующих расчетов.
Принимая решение в части требований физического лица о признании незаконным удержания работодателем из его заработной платы за апрель 2020 года денежных средств и обязании ответчика вернуть истцу все удержанные суммы, суд учел положения ст. 137, 138 ТК РФ и пришел к выводу, что действия ответчика по удержанию из заработной платы истца излишне выплаченных денежных средств в полной мере отвечают названным правовым нормам, поскольку к счетной ошибке относятся и арифметическая ошибка, и сбой в программном обеспечении.
Факт такого сбоя подтверждается представленными в материалы дела доказательствами, в том числе служебной запиской главного бухгалтера, содержащей указание на то, что в связи с изменением налогового законодательства и введением нового классификатора видов оплат изменился алгоритм расчета заработной платы с 2020 года. В феврале 2020 года при корректировке программного продукта «1-С: Заработная плата» произошла программная ошибка – дважды были начислены районный коэффициент и северные надбавки на премию рабочим по шифру 401 и шифру 421, в связи с чем в апреле рабочим был произведен перерасчет заработной платы за февраль и март 2020 года по шифру 423.
Аналогичная ситуация рассмотрена и такие же выводы сделаны в Определении Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 16.09.2021 № 88-7818/2021.
Из Определения Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 01.12.2022 № 88-11026/2022, 2-644/2022 следует, что ПАО обратилось в суд с иском к физическому лицу о взыскании с него излишне выплаченной заработной платы. Истец пояснил: исполняя решение суда о взыскании с ПАО в пользу физического лица заработной платы, общество в рамках исполнительного производства перечислило денежные средства службе судебных приставов. В результате технического сбоя в программном обеспечении «1С: Зарплата и управление персоналом» ПАО повторно перечислило ответчику заработную плату.
Арбитры выяснили, что спорная сумма была включена ПАО в реестр на перечисление сотрудникам заработной платы, согласно расчетному листку за июнь 2021 года начислена ответчику в качестве оплаты труда и переведена на его банковскую карту.
Суд, руководствуясь ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ, пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения заявленных требований, поскольку материалами дела не подтверждается, что денежные средства были перечислены ответчику в результате счетной ошибки. Доказательств, свидетельствующих о недобросовестном и виновном поведении ответчика, истцом суду не представлено.
Приведем также другие судебные решения, в которых организациям отказано в удовлетворении иска о взыскании излишне выплаченной заработной платы.
Пояснения организации (истца)
Позиция суда
Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 07.07.2022 № 88-6013/2022
При начислении ответчику заработной платы произошла счетная ошибка, из-за которой ведомость была сформирована без учета ранее выплаченной заработной платы, в результате чего были излишне начислены и выплачены учителям школы денежные средства. Ошибка произошла вследствие программного сбоя при переносе и обновлении базы данных
Суд, оценив представленные доказательства (акт обнаружения служебной счетной ошибки, уведомление о возврате излишне выплаченных денежных средств), исходил из того, что излишне выплаченная заработная плата является результатом нарушения порядка ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, в том числе технической ошибки при начислении ответчику заработной платы (вследствие неправильного ввода данных в бухгалтерскую программу).
Счетной ошибкой является ошибка, допущенная в арифметических действиях (в действиях, связанных с подсчетом – умножение, деление, сложение, вычитание), в то время как действия сотрудника, использующего программное обеспечение, нельзя отнести к счетной ошибке.
В итоге в рассматриваемой ситуации излишне выплаченная заработная плата не является следствием счетной (арифметической) ошибки, доказательства недобросовестности ответчика при получении перечисленной ему заработной платы не представлены
Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 28.04.2022 № 88-3873/2022
В связи с интеграцией автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета (1С) в системе «БОСС-Кадровик» по состоянию на 1 января 2021 года произошел программный сбой, что привело к искажению данных программы, повлекшему неоднократную излишнюю выплату работнику заработной платы в период с февраля по июнь 2021 года.
По мнению созданной для проведения служебного расследования комиссии, причиной ошибки стал сбой обработки excel-файла автоматизированным алгоритмом считывания данных при переносе информации из системы 1С в систему «БОСС-Кадровик». В момент обработки произошел сдвиг данных в строке excel-файла по причине наличия в ячейке excel-файла скрытых (нечитаемых) технических символов. В ячейке штатного расписания по ответчику вместо надбавки водителю за классность в размере 15% в систему «БОСС-Кадровик» перешла сумма в размере 2047,35%, в результате оклад сотрудника был умножен на некорректный процент надбавки за классность, что привело к переплате
Суд пришел к выводу об отсутствии счетной ошибки при начислении и выплате ответчику заработной платы в период с февраля по июнь 2021 года, поскольку работодатель не исполнил возложенные на него обязанности по соблюдению требований законодательства при начислении и выплате работнику заработной платы, по правильному оформлению документов, по внесению соответствующих сведений в автоматизированные системы расчета. Виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика не установлено.
Излишне выплаченные суммы должны быть возвращены получателем, если их выплата явилась результатом недобросовестности с его стороны или счетной ошибки. Добросовестность гражданина (получателя спорных денежных средств) презюмируется.
В рассматриваемом споре судом установлено, что переплата произведена в результате не арифметической (счетной), а технической ошибки. Технические ошибки (сбой компьютерной программы, использование в расчетах неверных данных, повторная выплата заработной платы), совершенные по вине работодателя, счетными не являются, поскольку не свидетельствуют о неправильном выполнении арифметических действий
Определения Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.01.2021 № 88-28341/2020, от 29.10.2020 по делу № 88-22175/2020
При закрытии в 2019 году годового баланса за 2018 год и проверке сальдо по оборотно-сальдовой ведомости отделом бухучета и отчетности была обнаружена счетная ошибка в результате сбоя программы «1С: Комплексная автоматизация», приведшая к излишней выплате ответчику заработной платы
Суд пришел к выводу: данных, свидетельствующих о том, что работодателем при исчислении сумм, причитающихся ответчику, были допущены именно счетные (арифметические) ошибки, в материалах дела не имеется, также не установлено наличие виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5503/2021
В период с сентября по октябрь 2019 года штатным программистом учреждения был осуществлен перенос данных по начислению сотрудникам заработной платы из программы «1С: Зарплата и кадры 3.0» в программу с аналогичным названием и по новой программе было произведено начисление заработной платы. При переходе на новую программу возникли технические проблемы, произошел сбой рабочих графиков в расчетах сотрудников, которые работают на 1 ставку при 40-часовой рабочей неделе. Вместо 0,5 ставки для расчета нормы часов программой была учтена полная ставка от оклада, вследствие чего оклад сотрудника был увеличен в два раза
Суд пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения исковых требований, так как истец не представил доказательств в подтверждение доводов о наличии счетной (арифметической) ошибки при начислении заработной платы. Допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы не может быть признана счетной ошибкой, она является технической ошибкой, возникшей вследствие сбоя компьютерной программы. Также судом не установлено наличие виновных и недобросовестных действий со стороны ответчика.
По мнению арбитров, счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с арифметическими подсчетами), технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, или ошибки используемой им программы, счетными не являются
Вывод
Если работнику начислили и выплатили заработную плату за первую половину месяца в большем размере, чем положено (без учета того, что он был временно нетрудоспособен (находился на больничном)), уменьшение заработной платы за вторую половину месяца на излишне выплаченные суммы неправомерно. С учетом приведенной судебной практики полагаем, что излишнее начисление заработной платы по причине неотражения в компьютерной программе сведений о том, что работник находился на больничном, не считается счетной ошибкой.
Представленный подход подтверждается позицией Роструда. Ведомство разместило на сайте «Онлайнинспекция.рф» следующие ответы.
Вопрос:
Если на момент закрытия зарплаты за первую половину месяца не поступили данные по отклонению в работе сотрудника (болезнь, привлечение в выходной день и др.), можно ли скорректировать заработную плату за вторую половину месяца?
Ответ:
Да, но в пользу работника. Производить удержания из заработной платы за вторую половину месяца по причине неверно выплаченной за первую половину месяца заработной платы неправомерно.
Вопрос:
Не будет ли нарушением возникновение переплаты?
Ответ:
Переплата не является нарушением.
Вопрос:
Если работник заболел, а ответственный за табельный учет сотрудник не сообщил об этом при закрытии заработной платы за первую половину месяца, можно ли возникшую переплату удержать при выходе работника на работу в другом месяце? Нужно ли брать заявление о согласии на удержание переплаченной суммы с сотрудника?
Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты
В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.
Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.
В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.
Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.
В каких случаях и за какой период производится перерасчет заработной платы при обнаружении счетной ошибки?
Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.
Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.
Как произвести удержание из зарплаты сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок?
Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:
- на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
- при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
- сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
- премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной заработной платой?
Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.
Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.
К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.
Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки
В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).
Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.
Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).
Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.
Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).
Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.
Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.
Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.
При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.
Техническое нарушение может возникнуть из-за:
- неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
- оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
- некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
- применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.
Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.
К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.
Как отразить возврат денег в бухучете
Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.
Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:
Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.
Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:
Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.
Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:
- Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
- Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:
Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).
В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:
Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.
В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:
Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).
Корректировка расчета НДФЛ
По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.
Соответствующие проводки выглядят следующим образом:
- Дебет сч. 70 / Кредит сч. 68 (удержана недостающая сумма НДФЛ);
- Дебет сч. 68 / Кредит сч. 51 (перечисление разницы по НДФЛ в бюджет);
- Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 69 (доначисление взносов по страхованию);
- Дебет сч. 99 / Кредит сч. 68 (сторно излишка начисления по налогу по прибыли).
При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).
Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.
Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.
К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).
В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.
Счётные ошибки при начислении заработной платы. Как быть?
Вы ошиблись в расчётах и переплатили работнику? Ситуация не очень приятная. Возврат сотрудником излишне выплаченной суммы можно потребовать в том случае, если переплата произошла в результате счётной ошибки бухгалтера. В своей статье я расскажу вам о понятии счётной ошибки, а также приведу примеры из судебной практики.
Со счётной ошибкой всё не так просто, как могло показаться на первый взгляд. Ведь конкретного определения данной ошибки в законодательстве нет. Можно опираться на разъяснения Роструда. В своём письме от 1 октября 2012г. № они определили, что это арифметическая ошибка, допущенная при проведении подсчётов. Выходит, что счётная ошибка и арифметическая — понятия равнозначные.
Подтверждаются ли эти разъяснения судебной практикой? Давайте разберёмся и поразмышляем.
Арбитраж
Сейчас заработную плату рассчитывают в основном в программах, а не по-старинке с использованием калькулятора и листа бумаги. Отсюда следует, что счётные ошибки, как правило, возникают при неверном или некорректном введении данных в программу по расчёту заработной платы. И тут напрашивается вопрос, а признаются ли такие ошибки счётными?
Вот наглядный пример, рассмотренный в Апелляционном определении Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 33-5026/2019. Судьи не приняли сторону и доводы сотрудника, что начисление заработной платы в повышенном размере является счётной ошибкой. Они рассмотрели ситуацию и указали на то, что счётная ошибка образовалась в результате неправильных действий расчётчика, а именно были некорректно внесены данные в программу 1С.
Другая ситуация, которая может возникнуть на любом предприятии. Произошёл сбой компьютерной программы, в результате выплата заработной платы прошла два раза. Можно ли такой сбой приравнять к счётной ошибке? Такую ситуацию рассматривали судьи в Апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 28.11.2016 № 33-8775/2016. Было указано на то, что в условиях автоматизированного расчёта счётной ошибкой может быть не только ошибка в арифметических действиях, но и ошибка, сопряжённая со сбоем программного обеспечения. Такой же позиции придерживались и судьи в Апелляционном определении Омского областного суда от 26.04.2018 № 33-1865/2018.
А вот судьи Санкт-Петербургского городского суда в Апелляционном определении от 17.07.2018 № 33-13081/2018 высказали иную позицию. Они пришли к мнению, что сбой компьютерной программы нельзя приравнять к счётной ошибке. Ведь счётная ошибка может быть только арифметической, которая могла произойти в результате неправильных математических действий.
Такого же мнения судьи Мурманского областного суда в Апелляционном определении от 22.07.2015 № Они указали на то, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, а также ошибки используемой им программы счётными ошибками не являются.
Вот так получается: в одних определениях признали программную ошибку счётной, а в других нет. Будьте внимательны при расчёте и вводе информации в программу.
Хочу обратить ваше внимание, что ошибку бухгалтера не всегда можно признать счётной. Вот несколько таких случаев:
- расчётчик повторно перечислил выплату сотруднику;
- при расчёте зарплаты расчётчик не учёл время неоплачиваемого отдыха;
- из зарплаты сотруднику был вычтен НДФЛ больше, чем требуется;
- ошибочно выплачена премия без соответствующего приказа руководителя.
Действия при обнаружении счётной ошибки
В первую очередь нужно выяснить причину и удостовериться в том, что ошибка точно счётная. Далее нужно известить сотрудника о том, что ему начислили и выплатили больше, чем положено и получить его согласие в письменном виде на удержание этой суммы. Издать приказ об удержании.
Удерживать можно, если у сотрудника нет возражений против причины и размера возврата денежных средств, и с момента обнаружения счётной ошибки прошло не больше 30 дней.
Удержать вы можете не более 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Об этом я писала ранее в своей статье. Однако не возбраняется удерживать и больше, если работник даст на это письменное согласие. Это позволит быстрее погасить долг.
Бывают случаи, что сотрудники против удержания и не дают своё согласие. Тут уже работодателю необходимо обращаться в суд. Но не удерживайте без согласия, иначе иск в суд подадут уже на вас (ст. 248 ТК РФ).
В случае, если сотрудник увольняется, а сумма удержания взыскана не полностью, то оставшуюся часть долга нужно будет взыскивать только через суд.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Задайте вопрос эксперту по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация — бесплатно: