Больничный во время отпуска как продлить отпуск

Сотрудник ушел на больничный во время отпуска: нюансы оформления

В статье речь пойдет только о болезни или травме самого работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска, тогда его можно продлевать или переносить. В других отпусках больничный не оплачивают, и на время отдыха он не влияет. Например, к ним относят отпуск за свой счет, декретный или учебный либо если сотрудник во время ежегодного отпуска брал больничный по уходу за ребенком или родственником.

При этом работодатель может установить в локальном трудовом акте дополнительные гарантии для сотрудников.

Что делать, если сотрудник заболел во время ежегодного отпуска

Если сотрудник заболел или получил травму в отпуске, по закону он может перенести дни отпуска на другое время либо продлить отпуск на то количество дней, которые указаны в больничном листе. Сотрудник сам решает, что делать с этими днями, и сообщает работодателю. А тот не может отказать.

Сотрудник переносит отпуск. Как именно — его решение. Но вот что важно: при разделении отпуска на части, одна из них должна быть минимум 14 дней. Поэтому переносить дни нужно так, чтобы соблюсти это правило.

Инженер Иванов ушел в отпуск с 5 по 18 сентября на 14 дней. 13 сентября он заболел, обратился к врачу и оформил больничный до 18 сентября, то есть на 6 календарных дней. Иванов решил выйти, как и планировал, 19 сентября, а 6 календарных дней он отгуляет в ноябре.

Для оформления переноса сотрудник должен написать работодателю заявление.

Работодатель составляет приказ о переносе отпуска и на его основании вносит изменения в график отпусков. Новый график утверждать не нужно.

Если сотрудник заболел до начала отпуска, он может попросить полностью перенести отдых на другое время.

Сотрудник продлил отпуск. Неиспользованные из-за болезни дни отпуска сотрудник может взять сразу после выздоровления. Тогда отпуск продлевают на количество дней больничного, которые совпали с отпуском. Чтобы это произошло автоматически, сотрудник должен сообщить работодателю о болезни по телефону или электронной почте, отказать в переносе нельзя. Приказ на продление отпуска оформлять не нужно.

Инженер Иванов ушел в отпуск с 5 по 18 сентября 2023 года на 14 дней. 13 сентября он заболел, обратился к врачу и оформил больничный на 8 календарных дней — до 20 сентября. Выйти из отпуска Иванов должен был 19 сентября, но больничный закроет только 20 сентября.

Иванов решил догулять отпуск и продлить его на 6 дней, которые проболел. Получается, из отпуска он выйдет 27 сентября.

Как подтвердить временную нетрудоспособность в отпуске

Если сотрудник заболел и в назначенный день не выйдет на работу, он должен сообщить об этом работодателю, например, по телефону. Чтобы пропуск не был засчитан как прогул, болезнь нужно подтвердить больничным листом.

Порядок получения больничного отличается в зависимости от того, где заболел сотрудник: в России или за границей.

В России. Социальный фонд автоматически оповестит работодателя об открытии больничного. Сотрудник не обязан сообщать его номер работодателю.

За границей. Для переноса отпуска российский больничный работодателю не нужен. Достаточно иностранных документов о болезни: медицинского заключения или справки врача. Отсутствие на работе не будет считаться прогулом. Если сотрудник заболел за границей и хочет получить больничное пособие, тогда нужно заменить иностранные документы о болезни на больничный лист российского образца.

Как оплатить больничный во время отпуска

Больничный во время ежегодного оплачиваемого отпуска оплачивается, как обычно: первые три дня болезни или травмы — за счет работодателя, остальные дни нетрудоспособности оплатит СФР.

Нужно ли пересчитать отпускные, если сотрудник перенес или продлил отпуск

Сотрудник может перенести отпуск и пойти отдыхать в том же месяце или в следующем и позже. От этого зависит порядок расчетов.

Перенос отпуска в том же месяце. Например, сотрудник заболел перед самым отпуском. Поездка отменилась, сотрудник перенес ее на две недели, но отдыхать ушел в том же месяце. Тогда отпускные можно не пересчитывать, потому что расчетный период не изменился.

Крылов уходит в отпуск 4 сентября. 30 августа он заболел и понял, что никуда не улетит, поэтому принял решение перенести отпуск на 2 недели. В итоге Крылов пойдет в отпуск 18 сентября. Отпускные ему выдать не успели, Крылов должен получить их не позднее 15 сентября.

Перенос отпуска на следующий месяц или позже. Если сотрудник и работодатель договорились перенести отдых на другой месяц, отпускные нужно пересчитать, потому что изменится расчетный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха.

Ранее выплаченные отпускные можно зачесть в счет других выплат работнику.

Продление отпуска. Если сотрудник продлил отпуск, работодателю не нужно пересчитывать отпускные. Он уже оплатил сотруднику эти дни ранее.

Что делать, если на отпуск накладывается больничный Рассмотрим подробно

Больничный во время отпуска огорчает не только сотрудника, но и бухгалтера. Приходится разбираться, можно ли перенести или продлить отпуск, думать, как быть с выплаченными отпускными и как отразить всё это в учете. На непростые вопросы бухгалтеров отвечают эксперты Контур.Экстерн .

Очередной отпуск и декрет

Сотрудница ушла в очередной отпуск на 56 дней и, отгуляв 10 дней, принесла больничный по беременности и родам. Как быть с оставшимися 46 днями отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно продлить или перенести на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Лучше всего перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, оформив два документа:

• заявление работника о переносе оставшейся части отпуска (в данной ситуации 46 дней) на другой период;
• приказ работодателя в произвольной форме о переносе остатка отпуска.

Период, на который переносится отпуск, можно оговорить конкретно: назвать даты или обозначить, что отпуск начнется после окончания отпуска по беременности и родам. А можно сказать, что даты будут обозначены в дополнительном заявлении. С приказом о переносе отпуска работника нужно ознакомить под расписку в течение трех дней с момента оформления приказа.

Дополнительно придется внести информацию в личную карточку работника по форме Т-2 и в график отпусков. В личной карточке нужно поменять дату окончания отпуска (обосновать приказом о переносе отпуска). А в графике отпусков скорректировать количество использованных дней отпуска и в примечаниях указать номер и дату приказа и количество перенесенных дней.

Отпуск и больничный по уходу

Сотрудник в отпуске открыл больничный по уходу за ребенком-инвалидом. Продлевается ли отпуск?

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, если на больничный уходит сам работник (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). О том, что отпуск можно перенести из-за болезни других членов семьи, в частности детей, в Кодексе не говорится.

Такой позиции придерживается и сам Роструд. Так, в Письме от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1 специалисты ведомства отмечают, что заболевание ребенка не может служить автоматическим основанием для продления отпуска — несмотря на то что у работника на руках больничный лист.

Однако, если продление или перенос дней отпуска, на которые приходится нетрудоспособность в связи с уходом за ребенком, предусмотрены в локальном нормативном акте вашей организации, вы должны это сделать. Отправить отчёт в ПФР можно в специальной программе.

Больничный и карантин

Продлевается ли отпуск, если человек находился на больничном с кодом 03 (карантин) во время ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работодатель обязан продлить, только если во время него у сотрудника возникла нетрудоспособность из-за заболевания или травмы (ст. 124 ТК РФ, п. 30 Правил, утв. приказом приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н ). Временная нетрудоспособность по причине карантина — не основание для продления или переноса отпуска. Такие разъяснения давал Минтруд в письме от 09.04.2020 № 14-2/В-393 .

За дни карантинного больничного, совпавшие с отпуском, пособие не выплачивается. Так как карантин не относится к страховому случаю по заболеванию или травме (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ). Предоставить отчёт в электронном виде можно в программе.

Больничный и возврат отпускных

По графику сотрудница должна была уйти в июне в отпуск, но ушла на больничный. На больничном она написала заявление о переносе отпуска на конкретную дату, предположив, что успеет закрыть листок нетрудоспособности. Как быть с отпускными? С одной стороны, их надо перечислить за 3 дня до начала отпуска. С другой — больничный ведь могут продлить.

Работодателю придется перенести отпуск сотрудника, если во время отпуска он оказался на больничном и написал заявление о переносе (ч. 1 124 ТК РФ). На какой срок переносить отпуск, работодатель решает сам, но с учетом пожеланий работника.

Если при этом период отпуска уже оплачен, то удержать сумму отпускных из заработной платы работника нельзя: такая ситуация не относится к случаям возможного удержания (ст. 137 ТК РФ). Как действовать в такой ситуации, в нормативных документах не оговаривается. Один из возможных вариантов — попросить работника написать заявление о зачете отпускных в счет зарплаты. В нем может говориться:

«В связи с перенесением отпуска продолжительностью __ дней с «___» ___________ 2021 г. на другой срок прошу зачесть сумму выплаченных мне отпускных в размере _________ рублей в счёт заработной платы за ___________ месяц 2021 года».

На основании данного заявления издайте соответствующий приказ. Тогда выплаченную сумму отпускных можно будет зачесть в счет заработной платы за соответствующий месяц.

Сторнирование отпускных

Работник не сообщил, что во время отпуска оказался на больничном. Перечисленные ему отпускные он внес в кассу организации. Подскажите, пожалуйста, проводки.

По всей видимости, отпускные были начислены и выплачены на основании приказа о предоставлении отпуска. Если работник накануне отпуска заболел, то этот приказ следует отменять другим — об отмене отпуска в связи с болезнью.

На основании этого приказа и листка нетрудоспособности в расчетах с работником отразите сторнировочные проводки по отпускным суммам и начислению пособия по нетрудоспособности. В проводках это будет выглядеть так:

Контур. Экстерн

Отправляйте неограниченное количество отчетов в любые подразделения госорганов всех регионов.

Больничный лист во время отпуска

Отпуск – это период, предназначенный для отдыха и восстановления сил работника. Но случается, что во время отпуска человек заболевает, а значит, имеет право на больничный. Как совместить два этих кадровых события, как оплатить больничный лист во время отпуска, что делать с отпускными днями, которые работник не отгулял из-за болезни? Эти и другие вопросы мы разберём в нашей публикации.

Работник должен отгулять все дни ежегодного отпуска

Начнём со статьи 124 ТК РФ, которая устанавливает следующее правило: в случае временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлён или перенесён на другой срок. В данном случае применяется императив, то есть продление или перенос дней отпуска обязательны и не требуют согласия работодателя.

Обратите внимание: в ТК РФ речь идёт только об ежегодном оплачиваемом отпуске, а не о других его видах (учебном, за свой счёт, декретном, по уходу за больным членом семьи). Однако работодатель может по своему желанию установить в локальном трудовом акте дополнительные гарантии.

Как подтвердить факт заболевания в отпуске

О том, что работник, находясь в отпуске, заболел, надо сообщить работодателю (п. 18 правил, утверждённых НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Каким образом это сделать, не регламентируется, на практике достаточно позвонить на работу, отправить СМС или написать на электронную почту работодателя.

При этом статья 124 ТК РФ остаётся в силе, даже если работник не сообщил о болезни и продлил свой отпуск без согласования с работодателем. Так, в определении ВС от 4 октября 2013 г. по делу № 2-991/12 указывается, что отсутствие уведомления не может быть основанием для увольнения работника, если он не вышел на работу после отпуска в ранее установленный срок.

Конечно, лучше так не делать, даже если Трудовой Кодекс на стороне работника. Ведь работодатель рассчитывает на то, что сотрудник выйдет из отпуска вовремя, особенно когда его должностные обязанности возложены на другого человека, который работает с двойной нагрузкой.

Но одного уведомления работодателя недостаточно, надо оформить больничный лист. И вот с этим могут возникнуть сложности, если в отпуске работник находился за границей. Медицинские документы, полученные за рубежом, должны быть заменены на российский листок нетрудоспособности (п. 17 приказа Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н).

Если страна пребывания входит в список участников Минской Конвенции, то достаточно гербовой печати на документах о болезни и их нотариально заверенного перевода на русский язык. Если же справка о болезни выдана на территории других государств, то её надо заверить в российском консульстве либо в консульстве этой страны на территории РФ. Для государств, подписавших Гаагскую конвенцию, заменой консульского заверения может стать апостиль (его получить легче).

А теперь разберёмся, как оформить продление или перенос отпуска в связи с больничным. Порядок действий в этих ситуациях различается.

Как продлить отпуск из-за больничного

Продление отпуска в случае болезни специально не регламентируется, то есть от работника не требуется писать заявление. Сотрудник просто выходит на работу позже, с учётом количества дней, которые он болел. Не нужно издавать и кадровый приказ о продлении. Тем не менее, никто не запрещает такие документы оформлять, нарушением закона это не является.

Пример формулировки заявления о продлении отпуска из-за болезни:

«Находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 августа 2022 года по 14 августа 2022 года, я заболел. Период временной нетрудоспособности — с 1 по 5 августа 2022 года. На основании п.1 статьи 124 Трудового кодекса РФ прошу продлить мой отпуск на 5 дней. Приложение: листок нетрудоспособности от 1 августа 2022 года № 223 3452 342».

На основании заявления работника оформляется кадровый приказ, но, повторимся, это необязательно.

Как перенести отпуск из-за больничного

В статье 124 ТК РФ также указано, что в случае болезни отпуск или его часть может быть перенесена на срок, определяемый работодателем с учётом пожеланий работника. В этом случае работник должен написать заявление о переносе отпускных дней.

Когда писать заявление? Вообще-то лучше заранее согласовать этот вопрос с работодателем, а заявление подать сразу же, появившись на работе. Дело в том, что если работодатель не будет знать, что работник хочет перенести оставшийся отпуск, а не продлить его, могут возникнуть непредвиденные ситуации.

Например, будет ограничен доступ к рабочему месту, потому что работодатель посчитал, что работник остался дома, догуливая отпуск. Или сложится ситуация, аналогичная рассмотренной в апелляционном определении Красноярского краевого суда от 11.04.2018 № 33-4718/2018.

В этой истории работник вовремя вышел из отпуска, в течение которого болел, полагая, что сможет количество дней болезни отгулять позже. Однако работодатель не получал заявления о переносе, поэтому издал приказ о продлении отпуска, о чём работник узнал только к концу рабочего дня. Посчитав, что здесь нарушен Трудовой кодекс, сотрудник обратился в суд. Судебная инстанция не нашла в действиях работодателя нарушений, потому что работник не представил ни заявления о переносе, ни письменного возражения против продления отпуска.

Пример формулировки заявления о переносе дней отпуска из-за болезни:

«Находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 августа 2022 года по 14 августа 2022 года, я заболел. Период временной нетрудоспособности — с 1 по 5 августа 2022 года. На основании п.1 статьи 124 Трудового кодекса РФ прошу перенести 5 дней моего отпуска на период с 12 по 16 сентября 2022 года. Приложение: листок нетрудоспособности от 1 августа 2022 года № 223 3452 342».

Если желаемые даты переноса дней отпуска согласованы с работодателем, издаётся соответствующий приказ. Но если стороны не могут прийти к согласию по срокам переноса, работнику остаётся только продлить свой отпуск, то есть выйти на работу позже.

Как считать дни продления

В правилах, утверждённых НКТ СССР 30.04.1930 N 169 указывается, что срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, в течение которых работник болел.

Единого подхода к тому, что считать «соответствующим количеством», нет. При этом есть статья 120 ТК РФ, которая устанавливает, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

В старых письмах ведомств, например, ФСС от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 и Росструда от 27.12.20.07 № 5339-6-1, указывалось, что должны учитываться все календарные дни болезни, в том числе, выходные и нерабочие праздничные.

Однако сейчас тот же Роструд придерживается другого мнения. Так, если больничный лист во время отпуска выпадал на нерабочие праздничные дни, то их нельзя учитывать в количестве дней продления. Например, в вопросе, заданном ведомству, приводились такие сроки.

Больничный во время отпуска пришёлся на период с 27 апреля по 10 мая, то есть из 14 календарных дней болезни 2 дня (1 и 9 мая) являются нерабочими праздничными. На какое количество дней в этом случае продлевать отпуск — на 14 или на 12? На это чиновники отвечают, что отпуск продлевается только на 12 дней, то есть без учёта праздников.

А вот какой пример с праздничным нерабочим днем приводит Роструд, если он выпадает на дни продления.

Работник вышел в отпуск с 24 октября по 30 октября 2022 год. В отпуске он заболевает и оформляет больничный в период с 24 октября по 31 октября 2022 год, то есть на 8 календарных дней. На сколько дней продлевается отпуск, если на период продления выпадает праздничный нерабочий день 4 ноября?

Ответ ведомства таков: в соответствии со статьей 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Исходя из этого, отпуск продлевается на 7 календарных дней.

Важно: в табеле учёта рабочего времени по форме № Т-12 надо кодом «Б» отразить дни болезни по больничному, а кодом «ОТ» — дни отпуска без учёта дней болезни и дни продления. Необходимо также внести соответствующие изменения в график отпусков.

Уверены, что именно вам нужно разбираться в нюансах?
Отдайте весь бухучет и кадровый учет профессионалам. Финансовые гарантии

Если ребёнок заболел в период отпуска родителя

Продление или перенос отпуска в связи с больничным листом по уходу за ребёнком не допускается. Но если ребёнок не выздоровел до конца ежегодного отпуска родителя, то работник может оставаться дома и продолжать уход за больным. В этом случае сотрудник выйдет на работу после закрытия больничного листа по уходу за ребёнком. Причём оплачивают пособие по уходу только за дни после окончания отпуска.

Здесь есть важный нюанс: из пункта 50 приказа Минздрава от 23 ноября 2021 года № 1089н следует, что листок нетрудоспособности при болезни ребенка в период ежегодного отпуска родителя не выдаётся. Он оформляется только с даты, когда работник должен был выйти из отпуска. Если больничный открыть раньше, то есть в период отпуска, есть риск, что ФСС признает это нарушением. В таком случае дни болезни ребёнка, выпавшие на отпуск, лучше оформить справкой, если она нужна для предъявления, например, в школе.

Продление отпуска из-за больничного на примере 1С:ЗУП 3.1

В ст. 124 ТК РФ сказано, что если больничный приходится на период ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск на эти дни можно продлить или перенести. Сотруднику нужно известить работодателя о своем решении. Отпуск продлевается или переносится на количество дней, совпавших с периодом болезни.

Ранее в программе предполагалось использовать штатную схему. Но при ее использовании возникают проблемы:

• доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам,
• если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период,
• доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности,
• при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе,
• перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Для обхода этих проблем можно было воспользоваться другой схемой:

• сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы,
• только после этого ввести больничный,
• вернуться в исправление отпуска и пересчитать его.

Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании:

• при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает,
• при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск,
• из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью,
• проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.

Теперь в случае, если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного обязательно нужно сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. И теперь его можно создать по ссылке из самого больничного. (рис 1)

При этом в документе-исправлении отпуска можно автоматически перенести дату окончания на требуемое количество дней. (рис 2.1 и 2.2)

Информация о продлениях отпуска отражается на новой закладке «Продления, переносы, отзывы» документа-исправления. Ей можно также воспользоваться независимо от наличия больничного, например, для отзыва из отпуска. (рис 3)

И уже после того, как рассчитан и проведен документ-исправление, больничный можно рассчитать. (рис 4)

Ситуация когда отпуск не продлевается

Если НЕ планируется продлевать отпуск, то после выбора ответа «Нет». (рис 5)

В документе-исправлении Отпуск появляется отдельная вкладка Продления, переносы, отзывы с указанием периода, количества дней и документа, ставшего причиной изменений. (рис 6)

В документе происходит сторнирование начисленных отпускных и новое начисление отпуска с исключением периода болезни (в нашем примере с 10 по 13 мая). (рис 7)

Т.е. в итоге получается сторнирование части отпуска. Итоговые суммы можно проверить по расчетному листку (рис 8)

Когда сотрудник захочет взять отпуск, то в обычном порядке будет создан новый документ Отпуск, в котором рассчитается новый средний заработок.

Для корректного учета НДФЛ рекомендуем в документе исправлении отпуска Дату выплаты дохода ставить такую же как в первом отпуске или проследить, чтобы корректировка НДФЛ «не убежала» в следующий налоговый период (квартал для 6-НДФЛ).

Если новая схема станет мешать отлаженному у вас процессу работы, то от нее можно отказаться. Для этого нужно включить новую настройку «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» в настройках расчета зарплаты. (рис 9)

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» поможет в решении любых бизнес-вопросов!