Как грамотно написать приглашение на совещание коллегам

Письмо-вызов на совещание

Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Общие сведения

Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.

Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.

Кому можно отправить такое письмо:

1. Руководителям своих подразделений. Это характерно для больших организаций.
2. Компаниям-исполнителям каких-либо проектов. Письмо в этом случае отправляют руководству или лицу, отвечающему за работу с заказчиками.
3. Партнерам, инвесторам. Тем, кто вложил деньги в проект, и заинтересован в получении информации по нему.

Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.

Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание

Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.

Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.

В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:

1. Наименование организации, реквизиты, логотип. Все это будет включено автоматически, если печатать на фирменном бланке.
2. Адресата письма. Указывают в правом верхнем углу.
3. Наименование документа: письмо-вызов, приглашение.
4. Обращение к адресату. Обычно используют формулировку «Уважаемый, …».
5. Когда, в какое время и где состоится совещание. Нужно указать точный адрес, даже если место проведения встречи известно адресату.
6. Информацию о том, чему будет посвящено совещание: подписание документов, обсуждение проектов и т.д.
7. Просьбу посетить совещание.
8. Контактное лицо. Обычно это помощник руководителя или секретарь. Он отвечает за организацию совещания.
9. Телефон и другие контактные данные этого работника.
10. Подпись руководителя компании.

Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.

Образец письма

Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.

Вызов на совещание

Уважаемый Николай Алексеевич!

Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.

В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.

Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru

План совещания прилагается.

С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов

Как написать письмо, чтобы запланировать встречу (+шаблоны)

Для тех из вас, кто ненавидит просить людей уделить им время, написание электронного письма для планирования встречи может показаться похожим на вход в пещеру льва.

(В частности, если это холодные письма для запросов на встречу).

Но при правильном подходе и правильных словах вы можете быть уверены, что к вашей просьбе о встрече отнесутся серьезно и она пройдет даже через переполненный почтовый ящик.

Вот полное руководство по написанию электронных писем для планирования встреч и совещаний в 7 простых шагов.

Совет: прежде чем рассылать письма с просьбой о встрече по списку (особенно при «холодной» рассылке), вы должны убедиться, что отправляете их нужным людям. Вот почему мы предлагаем проверка ваших электронных писем сначала с Вышибалой.

#1 Пишите убедительные темы для сообщений

Хорошая тема письма должна быть креативной и увлекательной, а также давать намек на то, о чем идет речь в письме с просьбой о встрече. Например, если вы обращаетесь к кому-то с приглашением на деловую встречу, подумайте о чем-то вроде » Давайте обсудим это за чашечкой кофе. » Или, если вам нужна более увлекательная тема, попробуйте следующее: » Готовы к личной встрече? ”.

Короткие, милые и по существу темы всегда лучше всего подходят для того, чтобы ваше сообщение дошло до адресата. Добавить не более 9 слов и 60 знаков . Итак, что бы вы ни решили использовать, напишите четкую и лаконичную тему письма, которая побудит читателей открыть ваше письмо и, надеюсь, сразу же затронет их болевую точку.

#2 Используйте правильное приветствие в зависимости от ситуации

Важно помнить, что при написании письма с просьбой о встрече ваш стиль должен соответствовать ситуации.

Если вы пишете письмо случайному сослуживцу, вы можете сделать его легким, используя игривый или шутливый тон. Напротив, если вы отправляете письмо на встречу или запросы клиентам или людям из официальной деловой среды, используйте язык, демонстрирующий уважение и профессионализм.

Вот совет: Если вы не знаете получателя лично, постарайтесь узнать о нем побольше. В наши дни почти каждый человек есть на LinkedIn, поэтому поиск информации о нем займет всего несколько секунд.

Уточните, кто они и какова их точная должность. Проверьте название компании дважды, чтобы не допустить опечаток.

Приветствие по имени поможет вам с самого начала установить более личный контакт. Избегайте таких названий, как Сэр или Мадам любой ценой.

#3 Говорите, чего вы хотите, и не ходите вокруг да около

Правильное вступительное предложение обычно является главной «болевой точкой» при написании писем с просьбой о встрече. После этого вы не хотите тратить время читателя. Переходите сразу к делу и изложите, о чем вы пишете. Объясните в нескольких предложениях, почему вы к нему обращаетесь и в чем заключается ваша просьба о встрече.

Не отвлекайте получателя — переходите сразу к деталям встречи. Укажите тему встречи (можно даже включить в письмо повестку дня, чтобы получатель знал, сколько времени ему выделить). Например, «Я пишу, чтобы попросить о встрече с вами во вторник, 7 мая, в 10:00 утра для обсуждения предстоящей маркетинговой кампании. Вот повестка дня. «.

Не забудьте также указать, какой тип встречи вы планируете, например, быстрый чат или полноценная онлайн-встреча.

#4 Объясните ценность, которую получит получатель

В большинстве случаев люди, назначающие встречи, больше заботятся о том, чтобы встреча состоялась. Вот почему вы должны поощрять своего адресата и объяснять, почему он должен выделить время из своего дня, чтобы встретиться с вами.

Подумайте, какую выгоду они получат, если согласятся встретиться — чему они смогут научиться? Какие предстоящие проблемы вы можете помочь решить?

Например, вы можете предложить:

• a бесплатный демонстрация ценного инструмента
• помощь в решении проблемы для этого человека (например, максимизация эффективности его платной рекламы)
• совместная среда для обмена идеями
• мозговой штурм по поиску решений

Выделение этих преимуществ и ожидаемого достижения цели в письме с просьбой о встрече позволит вам мотивировать их отдать предпочтение запланированной встрече.

Также важно не упустить ни одной детали логистики встречи. Кто будет присутствовать на встрече? Сколько времени должна длиться встреча? Предоставление этой информации заранее дает им всю необходимую информацию, чтобы определить, стоит ли принимать участие в короткой дискуссии.

#5 Предлагайте несколько временных рамок для встреч

При планировании встречи предложите более одного времени встречи в своем электронном письме с просьбой о встрече. Это не только даст вам обоим возможность найти время встречи, которое подходит вам, но и покажет вашу гибкость и то, что вы уважаете предпочтения вашего коллеги.

Кроме того, учитывайте местное время. Если вы планируете встречу с человеком из другой части земного шара, убедитесь, что он знает часовые пояса, в которых вы договариваетесь о встрече.

Информированность о часовых поясах — важнейшая часть написания электронных писем с просьбой о встрече. Если вы не можете понять, что назначаете важную встречу на 4 часа утра, как вы сможете решить их болевую точку? Планируйте встречи для всеобщего удобства.

#6 Запросить ответ для подтверждения встречи

Заранее уточните, нужен ли вам ответ на письмо с просьбой о встрече или нет (» Буду признателен за ваши отзывы по этому поводу «) и когда вам это нужно. Не будьте слишком напористыми или требовательными. Вместо этого проявляйте уважение и цените время друг друга.

Запрос на отправку подтверждения также дает вам возможность перепроверить дату, подходящее время, планировщика встречи и другие детали, а также подтвердить бронирование конференц-зала (что крайне важно для проведения официальной встречи).

Вот совет: Вы также можете автоматизировать этот процесс и отправить запрос в календарь. Существуют различные инструменты, которые можно использовать для этой цели. Многие из них, например, Google Calendar, имеют встроенную функцию. Это помогает сэкономить время и упростить планирование встреч в режиме офлайн и онлайн для всех участников.

#7 При необходимости проследите за следующим электронным письмом для планирования встречи

Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо с предложением встретиться, но в течение следующих нескольких недель слышали радиомолчание?

Не всегда легко уследить за получением ответа. Чтобы не было задержек с назначением быстрой встречи и все стороны были в курсе дела, лучше всего сделать напоминание.

Эффективность последующего письма невозможно переоценить — процент ответов может быть даже на 40% выше, чем при первоначальном запросе на встречу по электронной почте .

Используйте инструменты отслеживания электронной почты, чтобы узнать, было ли прочитано ваше сообщение и не было ли предпринято никаких действий. Это особенно полезно для людей, которые отправляют длинные цепочки писем с просьбой о встрече и которым трудно отслеживать все разговоры для планирования встреч.

Хорошая новость: если вы проявите инициативу и отправите повторное письмо, ваша просьба о встрече не затеряется в общей суматохе.

Если вы хотите узнать больше о том, как писать деловые письма, ознакомьтесь с этой статьей: Руководство по маркетинговым письмам для B2B — что работает, а что нет.

Шаблон электронного письма с просьбой о проведении деловой встречи

Если вы пишете письмо с просьбой о встрече, чтобы встретиться с коллегами, потенциальным клиентом или деловыми партнерами, вы можете использовать эти готовые шаблоны электронных писем.

Ps. Не стесняйтесь адаптировать эти образцы писем с просьбой о встрече к вашим потребностям.

Шаблон электронного письма 1

Тема письма: Давайте поговорим

Уважаемый [имя] ,

Я обращаюсь к вам с просьбой о встрече по поводу [тема] .

Я свободен [дата] на сайте [время] или [дата] на сайте [время] . Я могу создать встречу через [приложение]. . Дайте мне знать, если какая-либо из этих дат подходит для вас.

Надеюсь на скорый ответ!

Шаблон электронной почты 2

Тематическая линия: Сотрудничество // запрос на встречу

Уважаемый [имя] ,

Как мы уже говорили ранее, я очень заинтересован в изучении возможности сотрудничества. Я считаю, что объединение наших сильных сторон и ресурсов будет выгодно для обеих сторон.

Вот повестка дня, которую я составил для нашей встречи:

1. Обзор планов партнерства
2. Обсудить потенциальные возможности и проблемы
3. Определите следующие шаги

Пожалуйста, дайте мне знать, если это [дата] и [время] работать на вас. Я надеюсь услышать вас в ближайшее время.

Шаблон электронной почты 3

Тема письма: Давайте поговорим о бизнесе

Здравствуйте [имя] ,

Как вы знаете, наши компании уже некоторое время работают вместе, и я считаю важным поддерживать открытые линии связи и изучать пути укрепления нашего партнерства. У меня есть несколько интересных идей, которыми я хотел бы поделиться с вами, и я считаю, что личная встреча будет лучшим способом обсудить их более подробно.

Я хотел бы предложить дату встречи на [дата] на сайте [время] , [место проведения/ссылка на собрание] . Если эта дата вам не подходит, пожалуйста, сообщите мне несколько других дат, которые вам подойдут.

С наилучшими пожеланиями,

[ваше имя]

Шаблон электронной почты 4

Тема письма: Давайте встретимся для встречи

Здравствуйте [имя] ,

Я уверен, что вы заняты, но я надеюсь, что мы сможем найти время для общения в ближайшем будущем. Было бы здорово пообщаться и обсудить [тема встречи] .

Сможете ли вы провести онлайн или личную встречу? Пожалуйста, дайте мне знать, что вам больше подходит, и мы обсудим детали дальше.

Шаблон электронной почты 5

Тема письма: Давай выпьем кофе ☕

Уважаемый [имя],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я уже давно собирался встретиться с вами, дорогие коллеги, и подумал, что это прекрасная возможность сделать это. Я думал встретиться за чашкой кофе, чтобы обсудить наши планы на будущее и то, как мы можем укрепить наше партнерство.

Время: [время]

Место: [местоположение]

Подойдет ли это для вашего расписания? С нетерпением ждем вашего ответа в ближайшее время.

А вот и Вышибала

Bouncer помогает улучшить доставляемость электронной почты, проверяя достоверность каждого адреса, снижая количество отказов и поддерживая репутацию отправителя. Наш экономящий время инструмент повышает эффективность кампании за счет автоматизации процесса проверки, гарантируя, что ваши предложения о встрече дойдут до действительно заинтересованных лиц. В результате вы можете сосредоточиться на составлении идеального предложения для потенциальных участников.

Вы находитесь всего в нескольких кликах от отправки запроса на встречу по электронной почте. Обязательно перепроверьте все детали и поместите краткое описание встречи, независимо от того, планируете ли вы командную встречу или отправляете официальный запрос на встречу.

Если вы выполните все шаги, описанные в этой статье, ваши приглашения на встречу будут высокопрофессиональными. В конце концов, стоит начать встречу на высокой ноте еще до ее начала.

Часто задаваемые вопросы

Как написать письмо, чтобы запланировать встречу с начальником?

Все советы, приведенные выше, применимы, и вы даже можете изменить некоторые образцы электронных писем, которые мы перечислили выше, при написании письма с просьбой о встрече. Однако, возможно, лучше попросить начальника о встрече через приложение для обмена сообщениями или лично, а не по электронной почте, так как письмо может затеряться в папке входящих сообщений.

Как вежливо попросить о встрече?

Используйте такие фразы, как «Могу ли я попросить об одолжении», «Не могли бы вы оказать мне услугу», «Могу ли я побеспокоить вас на секунду» и т.п. в своих электронных письмах с просьбой о встрече.

Какое количество запросов на встречу является оптимальным для рассылки?

Это зависит от отношения вы общаетесь с человеком, прежде чем назначить встречу. Однако количество запросов на встречу по электронной почте должно быть не более нескольких. При отправке «холодных» электронных писем лучше меньше.

Письмо-вызов на совещание

Все письма-приглашения оформляются по единому образцу с той лишь разницей, что в каждом конкретном письме указывается, на какое именно мероприятие, на каких условиях, по какому поводу, в какое время и по какому адресу приглашается адресат.

Вызов на совещание

Совещание – это всегда деловое мероприятие, на проведение которого может приглашаться неопределенно широкий круг лиц с целью решения тех или иных вопросов, или для обсуждения той или иной информации. Так:

• на закрытые совещания приглашается ограниченное число лиц, имеющих право голоса при решении проблем, обсуждаемых на совещании;
• на общие собрания приглашается широкий круг лиц, имеющих отношение к организации, проводящей собрание и к вопросам, которые будут обсуждаться.

Содержание письма о вызове на совещание будет варьироваться в зависимости от специфики совещания. К примеру, совещание с внешними партнерами может сопровождаться требованиями по дресс-коду или наличию переводчика.

Вызов может оформляться на каждого приглашенного по отдельности или на всех приглашенных одним письмом. В этом случае все приглашенные указываются в списке адресатов письма.

Составление вызова

В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать шаблон письма-вызова на совещание и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения в шаблон потребуется ввести следующие сведения:

1. наименование органа, проводящего совещание;
2. наименование или ФИО и адрес лица, вызываемого или вызываемых на совещание;
3. место и время проведения совещания;
4. основание для организации совещания;
5. вопросы, планируемые к обсуждению;
6. подпись руководителя, ФИО и контактные данные исполнителя.

Вручается письмо-вызов на совещание либо лично под подпись, либо направляется по почте.

Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Совещания могут быть важным элементом эффективности, координации и единства команды. Многие компании проводят встречи не реже одного раза в неделю, это может быть неформальная встреча, чтобы просто поговорить со своими сотрудниками, или более официальное собрание правления, чтобы обсудить планы компании на будущее и годовой отчет на конец года. Администраторы или руководители обязаны рассылать участникам или гостям письма с приглашением на собрание.

Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу , самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.

Содержание

Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides

Начните за секунды.

Получите быстрые шаблоны с AhaSlides. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите из библиотеки шаблонов!

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Электронное письмо с приглашением на собрание, являющееся ключевой частью деловой активности, представляет собой письменное сообщение с демонстрацией цели собрания и просьбой присоединиться к собранию после определенной даты и места, а также с более подробными вложениями, если они есть. Он может быть написан в формальном или неформальном стилях в зависимости от особенностей встреч. Они должны быть написаны в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать деловому этикету электронной почты.

Однако не путайте электронное письмо с приглашением на собрание с электронным письмом с приглашением на собрание. Основное различие между этими электронными письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы назначить встречу с кем-то, а электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы пригласить вас на встречу в объявленные даты и место.

Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?

Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:

• Он подключается к календарям напрямую. Когда получатели принимают приглашение, оно снова добавляется в их бизнес-календарь, и вы получаете напоминание так же, как и другие события, отмеченные в календаре.
• Это удобно и быстро. Ваши получатели могут получить электронное письмо сразу после того, как вы нажмете кнопку отправки. Поскольку оно направляется прямо получателю, если адрес электронной почты неверен, вы можете сразу же получить уведомление и быстро перейти к дальнейшим решениям.
• Это экономит время. Вы можете отправлять групповые электронные письма с тысячами адресов электронной почты одновременно.
• Это экономично. Вам не нужно тратить бюджет на рассылку.
• Его можно сгенерировать непосредственно с предпочитаемой вами веб-платформы. Если у вас нет личной встречи, вашим первым выбором, вероятно, будет Zoom, Microsoft Teams или что-то подобное. После подтверждения RSVP все ссылки и временные рамки синхронизируются по электронной почте, чтобы участник не путался с другими событиями.

Это факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них являются спамом. Поскольку каждый использует хотя бы одно электронное письмо для обмена важными сообщениями по работе, покупкам, встречам и многому другому. Однако, поскольку вам приходится читать тонны электронных писем в день, неудивительно, что вы иногда сталкиваетесь с явлением «усталости от электронной почты». Таким образом, отправив хорошее электронное письмо с приглашением, вы сможете избежать ненужного непонимания или невежества со стороны получателей.

Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом

Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значение и, как правило, влияет на доставка по электронной почте ставка.

Существуют правила этикета и принципы, которым каждый должен следовать, чтобы заполнить электронное письмо с приглашением на деловую встречу в отношении получателей. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие действия:

Шаг 1: Напишите сильную тему письма

Это факт, что 47% получателей электронной почты читают электронные письма с четкой и краткой темой. Первое впечатление важно. Это может дать получателям чувство срочности или важности, что приведет к более высокому проценту открываемости.

• Коротко, целенаправленно. Будьте правдивы, а не загадочны.
• Вы можете запросить подтверждение присутствия в строке темы в знак срочности.
• Или добавьте сентиментальный тон, например, не забывайте о важности, срочности,…
• Добавьте время, если вы хотите подчеркнуть срочную проблему

Например: «Встреча 4/12: Мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте на приглашение: встреча по стратегии нового продукта 10 октября».

Шаг 2. Начните с краткого введения

В самой первой строке рекомендуется кратко описать, кто вы, каково ваше положение в организации и почему вы обращаетесь к ним. Тогда можно прямо показать цель встречи. Многие совершают ошибку, сообщая неясную цель собрания, поскольку предполагают, что участники должны об этом знать.

• Сделайте ваше представление приятным или связанным с работой
• Напомните участникам, если им нужно закончить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу.

Например Здравствуйте, член команды, я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.

Шаг 3. Расскажите о времени и местоположении

Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.

• Добавьте часовой пояс, если кто-то из сотрудников работает в разных регионах мира
• Укажите предполагаемую продолжительность встречи
• При указании направлений будьте как можно более подробными или прикрепите руководство по картированию.

Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2, на втором этаже административного здания.

Отправьте электронное письмо с приглашением на встречу своей команде – Источник: Alamy

Шаг 4: Наметьте повестку дня встречи

Осветите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не упоминайте подробности. Вы можете просто указать тему и сроки. Для официальных встреч можно прикрепить подробный документ. Это особенно полезно, чтобы помочь участникам заранее подготовиться.

Например, вы можете начать с: Мы планируем обсудить…./ Мы хотим решить некоторые вопросы Или как следующий график:

• 8:00-9:30: Знакомство с проектом
• 9:30–11:30: Презентации Ховарда (ИТ), Нура (маркетинг) и Шарлотты (продажи).

Шаг 5: Попросите RSVP

Требование RSVP может помочь подтвердить ответ от ваших получателей. Чтобы избежать двусмысленности, в ваше электронное письмо следует включить предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники должны сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили их RSVP в то время, когда вы регулируете, вы можете предпринять быстрые последующие действия.

Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]

Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг

Брендинг подписи электронной почты является ключом к повышению доверия и узнаваемости как личных брендов, так и брендов компании. Это свидетельствует о профессионализме и аккуратности. Бизнес электронная подпись должно состоять из полного имени, названия должности, названия компании, контактной информации и других адресов, связанных гиперссылками. Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.