Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?
Изменения в обязательном перечне кассовых документов
Обновленный несколько лет назад (в части ключевых положений — в 2016 году) закон «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ изменил не только требования к применяемой кассовой технике, но и принципиально обновил подход к перечню документов, обязательных для оформления при использовании ККТ.
Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о практическом внедрении онлайн-касс на предприятии. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.
О положительных и отрицательных аспектах применения онлайн-ККТ читайте в статье «Преимущества и минусы онлайн касс».
Изменение требований к документообороту пользователя ККТ было осуществлено в том числе за счет введения в закон № 54-ФЗ обновленной ст. 1, очертившей круг законодательных актов, которыми следует руководствоваться при применении ККТ. К числу таких актов относятся (п. 1 ст. 1):
- сам закон № 54-ФЗ;
- нормативные акты, принятые в соответствии с этим законом.
Таким образом, обязательность применения иных документов, оформлявшихся ранее по операциям, требовавшим использования кассовой техники, была отменена. То есть теперь не нужно использовать следующие формы, унифицированные бланки которых утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
- акт о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
- акт о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
- акт о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
- журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
- журнал регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
- справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6);
- сведения о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7);
- журнал учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8);
- акт о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).
ВАЖНО! Предприятия в установленном порядке ведут учет движения денежных средств по кассам.
В то же время остались в силе документы, относящиеся к операциям, проводимым по операционной кассе, которые имеют место даже в том случае, если поступление наличной выручки, требующее применения ККТ, вообще отсутствует. Они приводятся в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:
- кассовые ордера, оформляемые на приход и расход (п. 4.1);
- кассовая книга (п. 4.6).
В п. 4.1 рассматриваемого норматива в редакции указания от 05.10.2020 № 5587-У появилась норма, по которой кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, созданным на онлайн-кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу. В порядок ведения кассовых операций внесли и другие правки.
Подробнее о нововведениях рассказали эксперты в тематической публикации, которая размещена в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в материал на данную тему.
Таким образом, необходимость ведения кассовой книги при онлайн-кассах в случаях, когда нормативными актами ЦБ РФ не предусмотрено иного, сохранена.
Как вести кассовую книгу по форме КО-4 или вручную, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах?
Правила ведения кассовой книги содержит вышеупомянутое указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. С введением в применение онлайн-касс они не изменились и сводятся к следующему:
- основанием для внесения записей в книгу служат кассовые ордера на приход и расход, каждый из которых отражается в книге;
- остаток, показанный на конец дня, сверяется с фактическим наличием денег;
- книга может вестись электронно, но она обязательно распечатывается, прошивается и заверяется.
ВАЖНО! Налоговики будут проверять пользователей ККТ без предупреждения.
Наличная выручка, поступившая через кассовый аппарат, по-прежнему должна быть оприходована в операционную кассу через составление приходного ордера. Сумму, указанную в приходном ордере, будет подтверждать формируемый онлайн-кассой отчет о закрытии смены. Можно отметить, что он по многим своим параметрам является аналогом Z-отчета, оформлявшегося кассами предыдущего поколения (оснащенными ЭКЛЗ).
Подробнее о нюансах формирования отчета о закрытии смены читайте в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
О том, каким окажется штраф в случае нарушения кассовой дисциплины, читайте в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Итоги
Обновление закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ наряду с изменением требований к применяемой кассовой технике привело и к изменениям в перечне обязательных к применению законодательных актов. В результате исчезла необходимость создания тех документов по ККТ, унифицированные формы которых утверждались Госкомстатом. Однако изменения не коснулись документов, оформляемых по операционной кассе (кассовые ордера на приход и расход, кассовая книга). Поэтому необходимость ведения кассовой книги сохранена, несмотря на внедрение в обиход онлайн-касс.
Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе
Вопрос о необходимости кассовой книги при наличии онлайн-кассы стал появляться тогда, когда был отменен ряд требований относительно наличия документов к кассе с наличием ЭКЛЗ. Это принципиальный момент, так как кассовая книга является основной бумагой, посредством которой осуществляется финансовый учет.
Что собой представляет кассовая книга
Кассовая книга представляет собой бумагу, которая фиксирует перемещение денег внутри кассы фирмы. В ней отражаются эти сведения:
- Объем наличности, которые поступили в кассу.
- Объем денег, которые изъяты из аппарата.
Зафиксированные данные нужно сравнить с кассовым лимитом, который утвержден в конкретной фирме. Если произошел выход за рамки лимита в большую сторону, излишки направляются на хранение в банковское учреждение.
Под кассой в законодательстве понимается не только непосредственно аппарат, а любой объект, где выполняется прием-выдача денег. Это может быть любое место, где присутствует прием-выдача средств. То есть касса может быть не только на предприятии, но и в любом субъекте. Главный признак кассы – это перемещение средств. Под перемещением понимаются эти операции:
- Выдача ЗП.
- Предоставление и возврат командировочных.
- Предоставление и возврат денег под отчет.
Прием денег от покупателей в магазине или в центре по предоставлению услуг – это также перемещение средств. Использование кассы обязательно сопровождается ведением КК. При ее ведении используются вспомогательные регистры. В частности, это приходные и расходные ордера. На базе этих бумаг заносятся записи в КК. В книге фиксируются сведения о документации. К примеру, это могут быть следующие документы: талоны на бензин, питание сотрудников, путевки.
Вести КК обязаны только ЮЛ. ИП освобождены от этой обязанности даже в том случае, если они осуществляют денежные операции. Соответственно, ИП также не должны следовать кассовому лимиту. ЮЛ, являющиеся малыми предприятиями, могут не обращать внимания на лимит ККТ. Но они обязаны вести КК.
ВАЖНО! Если лицо обязано вести КК, но не делает этого, на него накладывается штраф в размере 40 000-50 000 рублей (основание – статья 15.1 КоАП РФ).
К СВЕДЕНИЮ! Рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за правильность ведения КК.
Изменения, касающиеся кассовой документации
Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:
- ФЗ №54.
- Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.
Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:
- Ордера, сопровождающие приход и трату.
- КК.
Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.
Требуется ли вести КК при эксплуатации онлайн-кассы
Касса – это довольно широкое понятие. Это значит, что действия на любом виде кассы при применении онлайн-кассы – это частное обстоятельство в рамках хозяйственных отношений. Эти отношения сопровождаются в обязательном порядке ведением КК. И совершенно неважно, используется ли классическая ККТ.
То есть даже если компания не использует классическую ККТ и онлайн-кассу, она все равно должна вести кассовую книгу. Соответственно, она должна присутствовать и при эксплуатации онлайн-кассы.
В ФЗ №54 вообще ничего не сказано по поводу возможности того, что компания может не использовать КК. Следовательно, нет никаких нормативных обоснований отказа от ведения книг.
Вести КК при использовании онлайн-касс нужно при наличии этих обстоятельств:
- Наличие открытого ЮЛ (сюда относятся и малые предприятия).
- Наличие ИП и решения о том, что КК будет использоваться.
Ведение кассовой книги сопровождает любые операции с деньгами. И неважно, использует ли фирма специальное оборудование.
Особенности ведения кассовой книги при наличии онлайн-касс
Правила ведения КК даны в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Даже если фирма использует онлайн-кассы, эти правила не изменяются. Рассмотрим основы ведения документа:
- База для занесения записей в КК – это ордер на приход денег и их трату. И приход, и расход должен был зафиксирован в книге.
- Фиксируется остаток на завершение рабочего дня, который нужно сравнить с реальным наличием денег в аппарате.
- КК можно вести в электронном формате. Однако в этом случае нужно распечатать файл, а затем прошить его и заверить.
Выручка, которая пришла через ККТ, приходуется в операционную кассу посредством заполнения приходного ордера. В ней указывается соответствующая сумма. Эта сумма будет подтверждаться отчетом о закрытии смены, который создается онлайн-кассой.
Обычно КК ведется на основании формы КО-4. Рассматриваемая форма утверждена Постановлением №88 от 18 августа 1998 года. Однако этот вид документа не является обязательным. То есть форма может утверждаться самой компанией. В этом случае утвержденный вариант фиксируется в учетной политике.
В КК должна содержаться эта информация:
- Указание используемой формы (№КО-4).
- Наименование организации.
- Наименование структурного подразделения.
- Коды.
- Количество страниц, которые были пронумерованы.
- Подписи руководителя и главбуха.
- Дата составления.
КК может быть как бумажной, так и электронной. В последнее время все чаще и чаще используется именно вторая форма. Но при ее использовании в целях заверения потребуется электронная подпись. Она заблаговременно оформляется на сотрудника, ответственного за ведение КК. Если это бумажный документ, его прошивают и нумеруют.
Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года. С этим нормативным актом должен ознакомиться и руководитель, и лицо, ответственное за КК.
Записи в книгу вносятся ежедневно. Они должны быть за каждый рабочий день, в который было движение денег. Рассмотрим пример. Предприятие дважды в месяц выдает ЗП своим сотрудникам. Больше никаких операций с деньгами не производится. В этом случае за месяц вносятся две записи, указывающие на выдачу ЗП.
Записи вносятся на базе информации из РКО и ПКО. Эта работа выполняется ответственным лицом. По окончании смены документ передается главбуху или руководителю. Это специалисты должны заверить документ.
К СВЕДЕНИИ! При ведении КК нужно отделить друг от друга записи о движении денег и движении финансовых документов.
Нужна ли при использовании онлайн-кассы кассовая книга + правила ведения КК в 2021 году
В каких случаях кассовая книга остаётся обязательным документом, а когда от неё можно отказаться? Как работать при наличии онлайн-кассы? Как правильно вести КК, кто за этим следит и чем грозят нарушения?
Эти вопросы далеко не праздные для большинства предпринимателей, ведь кассовая книга — это основной документ, в котором ведется финансовый учет.
- Юридические лица обязаны вести кассовую книгу. Никаких исключений. Не важно, есть при этом онлайн-касса или нет.
-
Индивидуальные предприниматели могут не заполнять кассовую книгу. От этой необходимости они законодательно освобождены, но в любом случае должны вести учет своих расходов и доходов. Могут сами принять решение о ведении КК.
-
У такого вида отчётности есть свои правила, им нужно строго следовать.
А теперь обо всем по порядку.
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Кто должен ее вести и зачем?
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
О лимитах
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
- Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
- ИП сам принял решение о необходимости КК.
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
На каждом предприятии ведется только одна КК.
Как следует заполнять кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Основные элементы оформления
Два способа заполнения
Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.
Вручную
Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.
В электронном виде
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.