Как вести учет техники в организации

Учёт ИТ-оборудования компании на основе справочника в 1С

Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.

Моя команда поддерживает и администрирует:

1000 рабочих мест

50 корпоративных сервисов

В этой статье я расскажу вам, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Здесь не будет кода и тонкостей бухучета, исключительно организационные моменты. Если статья зайдет публике, то я с радостью поделюсь опытом организации процессов в техсаппорте и отвечу на вопросы в комментариях.

Итак, в определенный момент времени перед нами встал вопрос, как вести учет техники? Завхозов нет, кладовщиков нет. Конечно, для учета и инвентаризации оборудования имеется множество ПО и инструментов. Если вы поддерживаете до 50 рабочих мест, то вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о ПО, то в данном случае подойдет, к примеру, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае для учета оборудования нескольких компаний и огромного количества единиц техники этого мало. В любой компании есть бухгалтерия, а значит и 1С. Углубляемся.

Основные задачи учета оборудования:

Как выдать и забирать оборудование

Как контролировать количество оборудования и его состояние

Как и где хранить дополнительную информацию по оборудованию

Как маркировать оборудование и отличать его друг от друга

Кадровое делопроизводство и бухучет словами админа

Все оборудование можно разделить на 2 типа:

Основные средства (ОС)

Как правило, основным средством является оборудование, которое дороже 40000 р., например, ноутбук за 100000 р. Малоценка – все, что дешевле 40000 р, например, смартфон за 10000 р. Основная проблема учета в том, что способ работы в 1С с ОС и с МЦ – разный, т.к.:

это разные справочники

это разные справочники перемещений

ввод в эксплуатацию

у ОС есть карточка, а у малоценки нет

у ОС есть уникальный инвентарный номер, а у малоценки нет

малоценка заводится сразу несколькими позициями и инвентарный номер (код) у всех позиций один

как проходит срок полезного использования, ОС переводится в малоценку, а это значит, что меняется и справочник и инвентарный номер

и т.д. поймут те, кто с этим работает.

С типом оборудования понятно. Теперь встает вопрос, а как нам его выдавать сотрудникам и потом забирать? Если все действие с оборудованием происходит в базе 1С – БП (бухгалтерия предприятия), то все сотрудники находятся в базе ЗУП (зарплата и управление). Между базами БП и ЗУП настроена синхронизация. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ — материально ответственное лицо, т.е. тот самый сотрудник из ЗУП.

Вася Пупкин трудоустроился в компанию. Сотрудник отдела кадров завел Васю Пупкина в ЗУП в день трудоустройства. Отработала синхронизация, сотрудник появился в базе БП. Когда Вася приходит в ИТ отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы БП печатает акт приема-передачи, где сказано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки передает, например, ноутбук. Как выглядит акт сейчас обсуждать не будем.

После ознакомления с бухучетом и кадровым делопроизводством мы подходим к основному – инструменту, о котором я и хотел рассказать.В каждой компании мы создали в 1С еще один справочник, назвали его “Справочник ИТ-оборудования” и объединили в нем все позиции, т.е. ОС и малоценку.

Что это нам дало?

Работа ведется в одном месте, а не в нескольких бухгалтерских справочниках

У каждой позиции есть свой уникальный инвентарный номер

У каждой позиции есть своя карточка, где в свою очередь есть необходимые нам поля, которые мы продумали заранее

При каких-либо операциях с оборудованием, например, передаче от сотрудника к сотруднику, необходимые документы для бухучета создаются автоматически в том месте, где это необходимо, т.е. или для ОС, или для малоценки, или и для того и для другого одновременно.

Как оборудование попадает в справочник?

Как обычно, процесс примерно одинаковый во всех компаниях. Углубляться не будем. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание элементов справочника ИТ на основе полученных инвентарных номеров. Помним, если закупалось основное средство (ОС), то у каждой позиции свой инвентарный номер по бухгалтерии. Если малоценка, то инвентарный номер (код) на все позиции одинаковый.

Купили 5 ноутбуков (дороже 40000 р. за каждый), получили 5 бухгалтерских инвентарных номеров:

Инвентарные номера по справочнику ИТ при заведении:

Купили 5 смартфонов (дешевле 40000 р. за каждый), получили один инвентарный номер (код) по бухгалтерии — МЦ-0000555511. НО! При заведении в справочник ИТ получаем:

Естественно, заполняем и все остальные поля в карточке оборудования. Почувствовали теперь весь кайф контроля?=)

Как отличить друг от друга оборудование разных компаний?

Как я писал выше, мы обсуживаем несколько компаний, часть из которых находятся в одном офисе. В каждой компании своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой справочник ИТ, а значит свое именование уникальных инвентарных номеров по справочнику ИТ.

В одном офисе работают 2 компания: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Значит уникальные инвентарные номера по справочнику ИТ именуем, использую сокращение названия компании. У ООО «Ромашка» инвентарные номера будут начинаться на RM, т. е. RM-000 789, а у ООО «Василек» будут начинаться на VS, т. е. VS-000 890. Далее, берем любой принтер этикеток, например Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и оклеиваем оборудование.

Лайфхак: на ноутбуках клеить этикетку лучше на дне ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше шанс, что этикетку повредят. В добавок можно наклеить еще и доменное имя устройства, если мы говорим про ноутбуки. Это поможет и пользователю при обращении в ИТ. Вуаля! Даже, если какая-то из этикеток отклеится или сотрется в процессе эксплуатации, мы всегда сможем опираться на связку из таких данных, как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже, если ноутбук сильно потрепало и этикеток нет, даже, если по какой-то причине нет доменного имени, то серийный номер можно узнать, например, с помощью админки антивируса или другого ПО, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Profit!

Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

1. определить границы учетной системы;
2. разработать справочник категорий оборудования;
3. разработать модель жизненного цикла;
4. определиться с правилами идентификации оборудования;
5. разработать атрибутную модель.

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Группа	Категория
Компьютеры	Персональный компьютер, ноутбук, планшет
Устройства отображения	Монитор, телевизор
Оргтехника	Принтер, копир, сканер

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

Событие	Статус	Что отслеживает статус?
Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на склад	Хранение на складе	Отслеживает фактический складской запас
Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейда	Настройка/Ремонт	Отслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы
Оборудование передано пользователю	Эксплуатация	Отслеживаем фактическое количество техники в работе
Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника)	Хранение в подразделении	Отслеживаем скрытые резервы
Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатации	Подготовка к утилизации	Отслеживаем хлам, который нужно утилизировать
Передали оборудование на утилизацию подрядчику	Утилизация	Отслеживаем выполнение договора на утилизацию

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Способ идентификации	Преимущества	Недостатки
Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером.	Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировки	Достаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок.
Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом.	Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировки	Не подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах.
Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом.	Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования.	Явных недостатков не выявил.
RFID-метка. На оборудование наносится радиометка.	Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.	Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера.
Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номером	Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.	Высокая стоимость оборудования и расходных материалов.

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

• Общепринятое наименование производителя и модели оборудования. Обратите внимание, что в накладных наименования производителя и модели могут быть искажены. Старайтесь записывать именно общепринятые наименования, чтобы техническую информацию о модели было проще найти на сайте производителя.
• Номенклатурный номер, под которым модель оборудования заведена в справочнике материалов бухгалтерской системы. Его стоит учитывать для быстрого поиска однотипного оборудования.
• Инвентарный номер, присвоенный оборудованию при постановке на бухгалтерский учет. Его стоит учитывать для поиска оборудования в бухгалтерской базе. Обратите внимание, что по правилам бухгалтерского учета инвентарный номер может быть одинаковым у нескольких устройств (например, у ПК, монитора и принтера в составе лабораторной установки). Кроме этого, инвентарный номер обязательно присваивают только основным средствам, т.е. оборудованию стоимостью выше 40 000 рублей (подробнее в ПБУ 5/01, ПБУ 6/01). Поэтому у подавляющего количества компьютерной техники в вашей организации инвентарного номер может и не быть. Взамен его может использоваться сложно-составной номер, например <номер кладовой>/<количество этой номенклатуры на учете в кладовой>.
• Учетный номер, присвоенный ИТ-подразделением при принятии оборудования на обслуживание. Во многих организациях ИТ-службе удобнее присваивать оборудованию свой ID, чем использовать инвентарные номера.
• Серийный номер, присвоенный производителем оборудования. Стоит учитывать на случай гарантийного ремонта и как запасной идентификатор при невозможности определить инвентарный/номенклатурный/учетный номера оборудования.
• Почтовый адрес здания, название или номер строения (если по одному адресу находится несколько строений), номер кабинета (или название участка и строительные оси здания, если это производственное помещение). Такой набор реквизитов поможет найти технику, в каком бы закутке она не находилась.
• Подразделение, в котором работает пользователь, ФИО и телефон пользователя. Контакты пользователя нужны чтобы получить физический доступ к оборудованию. Подразделение, вам пригодится для группировок в отчетах и для выхода на руководителя, если пользователь окажется недоступен. Также полезно знать табельный номер и … дату увольнения пользователя. По табельному номеру удобно строить сводные отчеты, если нужно посмотреть, какие еще ТМЦ числятся за сотрудником. Дата увольнения поможет выявить бесхозное оборудование.
  В моей практике был забавный случай. На небольшом заводе начальник одного из подразделений несколько недель добивался выделения ему более производительного компьютера. Бюджета на технику не было, поэтому приняли решение поискать простаивающую технику в подразделениях. Два дня поисков и более мощный компьютер нашли … в кабинете этого начальника, за соседним столом. Компьютер остался после увольнения сотрудника. О том, что это более производительная машина проситель не знал. А ИТ-службу не предупредили об увольнении пользователя этого компьютера.
• Технические атрибуты, по которым вы сможете принять решение о модернизации оборудования. Например, такие:

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

• внести в систему 200 новых записей (200×10 = 2000 минут);
• два раза обновить статусы у 200 новых устройств (200x2x2 = 800 минут);
• два раза обновить статус у 200 выводимых из эксплуатации устройств (200x2x2 = 800 минут);
• два раза обновить статусы у 100 попавших в ремонт устройств (100x2x2= 400 минут).

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

Прошу дать в комментариях обратную связь. Это поможет мне подробнее раскрыть интересующие вас вопросы при подготовке продолжения статьи.

Учет компьютерной техники

Компьютеры прочно вошли в нашу жизнь и используются повсеместно, в том числе для организации учебного процесса. Поэтому расходы, связанные с их приобретением, составляют значительную долю в общей сумме затрат образовательных учреждений. В материале рассмотрены особенности учета компьютеров и комплектующих к ним.

Способы учета компьютеров

Исходя из положений п. 7, 8 СГС «Основные средства» компьютер соответствует критериям признания его объектом основных средств, поскольку:

выполняет определенные самостоятельные функции;

принадлежит учреждению на праве оперативного управления и используется в его деятельности неоднократно или постоянно;

при его использовании возможно получение экономических выгод или полезного потенциала;

первоначальная стоимость объекта может быть надежна оценена.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект, которым может быть (п. 45 Инструкции № 157н, п. 9, 10 СГС «Основные средства»):

объект имущества со всеми приспособлениями и принадлежностями;

отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, который предназначен для выполнения определенной работы. Таким комплексом признается один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных в единый комплекс (на одном фундаменте), в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно;

часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;

часть имущества, которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

При этом объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым, а стоимость которых не признается существенной (например, компьютерное оборудование), могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения (п. 10 СГС «Основные средства»).

Компьютер представляет собой сложное техническое устройство, состоящее из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и других комплектующих. На основании приведенных норм законодательства его можно принять к учету в качестве:

1) комплекса конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единый инвентарный объект. Такой способ учета применим в случае приобретения компьютера в полной комплектации либо при покупке отдельных комплектующих (запасных частей) для последующей сборки компьютера – автоматизированного рабочего места. При этом любое перемещение составных частей компьютера будет рассматриваться как разукомплектация основного средства;

2) нескольких самостоятельных объектов. При этом способе учета мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов. Такое возможно, например, в случае, когда мониторы и системные блоки планируется эксплуатировать в составе различных комплектаций компьютерного оборудования либо когда указанные объекты приобретаются в разное время, имеют разный срок полезного использования и их стоимость является значительной относительно стоимости других комплектующих компьютера.

Обратите внимание: соответствующий способ учета компьютеров необходимо закрепить в учетной политике.

Выбор КВР и кодов КОСГУ

В соответствии с положениями Порядка № 209н расходы в рамках заключенных образовательными учреждениями договоров (контрактов):

на приобретение компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств необходимо отражать по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ;

на покупку комплектующих (запасных частей) для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений» КОСГУ;

на оплату работ по сборке компьютера, покупку права пользования операционной системой, ее установку и настройку для целей капвложений в инвентарные объекты – по подстатье 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений» КОСГУ;

на приобретение комплектующих (запасных частей), которые не относятся к капвложениям в инвентарные объекты (например, предназначенные для замены изношенных частей), – по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ;

на оплату работ по ремонту компьютера – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Указанные расходы, согласно Порядку № 85н, необходимо относить на КВР:

242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» – если они осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий. На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом;

244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» – если они осуществляются государственными (муниципальными) учреждениями (включая казенные, которые не применяют КВР 242).

Бухгалтерский учет компьютеров

Особенности ведения учета инвентарных объектов

Группировка объектов, отнесенных к основным средствам по счетам бухгалтерского учета (применение аналитики по счетам), осуществляется по видам имущества, соответствующим подразделам классификации, установленным Общероссийским классификатором основных фондов (п. 45, 53 Инструкции № 157н).

В ОК 013-2014 (СНС 2008) (утвержден и введен в действие с 01.01.2017 Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст) для компьютеров и периферийного оборудования предусмотрен код 320.26.2.

При этом согласно примечанию к Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, персональные компьютеры относятся к коду 330.28.23.23 «Машины офисные прочие», который включен во вторую амортизационную группу – имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Поэтому правильным будет использовать именно этот код ОКОФ.

Конкретные коды для системных блоков и мониторов отсутствуют в ОК 013-2014 (СНС 2008). Исходя из этого комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно принимает решение об отнесении их к определенной группе основных фондов (см. Письмо Минфина РФ от 27.12.2016 № 02-07-08/78243). По мнению автора, указанным объектам, так же как и компьютеру, может быть присвоен код 330.28.23.23.

Обратите внимание: самостоятельно принятые учреждением решения об отнесении основного средства к соответствующей группе кодов ОКОФ целесообразно закрепить в учетной политике.

Таким образом, при выборе данного кода срок полезного использования компьютера, системного блока и монитора будет одинаковым – 36 месяцев.

Отметим, что указанный срок определяется в целях начисления амортизации на объекты основных средств стоимостью более 100 000 руб. (в соответствии с рассчитанными нормами амортизации).

Если стоимость объектов варьируется от 10 000 до 100 000 руб. включительно, амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию (пп. «г» п. 39 СГС «Основные средства»).

Объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно не амортизируются. При передаче в эксплуатацию их стоимость списывается с балансового учета на забалансовый (пп. «б» п. 39 СГС «Основные средства»).

Кроме того, каждому объекту основных средств (компьютеру, системному блоку, монитору) должен быть присвоен инвентарный номер. Исключение – объекты стоимостью до 10 000 руб. включительно (п. 46 Инструкции № 157н).

В случае если компьютер поставлен на учет как единый самостоятельный инвентарный объект, всем его конструктивно сочлененным предметам (монитору, системному блоку, клавиатуре, мыши, и т. д.) должен быть присвоен одинаковый инвентарный номер.

Инвентарный номер наносится на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки, и сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Учет операций на счетах бухгалтерского учета

Компьютеры принимаются к бухгалтерскому учету в составе основных средств по их первоначальной стоимости и учитываются на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование». Такая стоимость формируется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» и включает в себя расходы, непосредственно связанные с приобретением (созданием) компьютеров, доведением их до состояния, пригодного к использованию. Полный перечень расходов приведен в п. 15 СГС «Основные средства».

Для учета сумм начисленной на компьютерную технику амортизации предназначен счет 0 104 04 000 «Амортизация машин и оборудования».

Аналогичный порядок учета действует в отношениимониторов и системных блоков, которые принимаются на баланс в качестве самостоятельных инвентарных объектов.

Приобретенные учреждением комплектующие (запасные части), отнесенные к материальным запасам, учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Их первоначальная стоимость формируется на счете 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» в сумме фактически произведенных вложений, перечень которых приведен в п. 19 СГС «Запасы».

Рассмотрим особенности учета компьютерной техники на конкретных примерах.

• монитор на сумму 25 000 руб.;

• комплектующие и запасные части для сборки системного блока – 70 000 руб.;

• клавиатуру – 3 000 руб.;

• мышь – 2 000 руб.

• монитор на сумму 12 000 руб.;

• комплектующие и запасные части для сборки системного блока – 30 000 руб.;

• клавиатуру – 2 000 руб.;

• мышь – 1 000 руб.

Компьютерная техника в образовательном учреждении может быть учтена двумя способами:

как комплекс конструктивно сочлененных предметов (системного блока, монитора, клавиатуры, мыши и т. д.), представляющих собой единый инвентарный объект;

как набор самостоятельных объектов, из которых мониторы и системные блоки учитываются в составе основных средств, а клавиатура, мышь и другая периферия – в составе материальных запасов.

Применение конкретного способа закрепляется в учетной политике.

Компьютеры принимаются к бухгалтерскому учету в составе основных средств и отражаются на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование». Капвложения в указанные объекты учитываются на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства».

Комплектующие (запасные части), отнесенные к материальным запасам, отражаются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Их первоначальная стоимость формируется на счете 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы».

Учет оборудования в 1С 8.3

Учет оборудования на предприятии, а точнее грамотно проведенная амортизация, непосредственно влияет на правильность расчета себестоимости продукции и на получение прибыли в конечном итоге. Помимо этого его неверный учет может вызвать штрафы со стороны налоговых органов. В этой статье будут рассмотрены все этапы этого процесса, в том числе учет ИТ оборудования.

Принятие оборудования к учету в 1С

Чтобы принять на учет оборудование нам надо открыть в программе документ под названием «Поступление оборудования» (Рис.1). Его можно найти в разделе «Поступление ОС и НМА» на главной странице программы. Далее внимательно и правильно заполняем его в соответствии с предоставленными счетами-фактурами и проводим для дальнейшего учета.

Поступление оборудования

После создания необходимо заполнить все реквизитные ячейки в документе:

• Номер и дата документа указывается системой учета 1С автоматически;
• В поле «Наименование организации» выбираем одну из фирм, для которой приходуется оборудование, если же эта ячейка не выдает выпадающий список, значит, учет в системе ведется только для одного предприятия;
• Выбрать поставщика можно либо вручную из списка, либо, если их достаточно много, по ИНН или же по наименованию. Если данный контрагент поставляет оборудование впервые, то его необходимо занести в базу по предложенной форме;
• Также необходимо указать склад, на который будет оприходовано оборудование (из выпадающего списка в ячейке «Склад»).
• Если с данным поставщиком уже заключен договор на поставку, система автоматически предоставит номер договора, ранее занесенного в вашу базу.

После создания необходимо заполнить все реквизитные ячейки в документе

После того как все реквизиты заполнены, необходимо заполнить табличную часть документа.

На закладке «Оборудование» необходимо указать: наименование приходуемого оборудования, количество, соответственно ставку НДС и стоимость. Там же указывается и счет. Обычно это счет 08.04, но у вас он может отличаться. Ниже показан вид готового и заполненного документа:

Вид готового и заполненного документа

Остальные закладки заполняются как обычно. В «Товарах» указываются сопутствующие товары, если таковые имеются, а на «Услугах» может быть указана доставка оборудования, которая не включается в себестоимость.

Остальные закладки

Если же услуги включаются в стоимость оборудования, то имеет место быть документ «Поступление дополнительных расходов». Он находится в той же закладке «ОС и НМА».

Основная часть заполняется точно так же, как и предыдущий документ с указанием того же поставщика и его данных. А вот в табличной части документа на вкладке «Главное» необходимо указать: наименование предоставляемой услуги, стоимость и ставку по НДС и способ распределения расходов по данной услуге, если она затрагивает несколько позиций.

Заполнение вкладки «Главное»

На вкладке «Товары» указываются соответствующие поступившие товары, на которые данная услуга распространяется.

Вкладка «Товары»

После проведения документа необходимо просмотреть регистры, в которые он был записан.

Проверка регистров

После создания такого документа обычно себестоимость поступившего товара либо оборудования возрастает в соответствии, что делает расчет себестоимости более точным.

Здесь же, во вкладе «ОС и НМА», имеется «Передача оборудования в монтаж».

Передача оборудования в монтаж

Он отражает непосредственно конечную цену оборудования и дает возможность включить в себестоимость расходные комплектующие либо технику, необходимую для дальнейшего монтажа. В основной части документа указывается счет, заполняется ячейка объекта строительства и статьи затрат, также указывается организация и из выпадающего списка склад.

Заполнение документа

В табличной части данного документа указывается оборудование либо необходимый материал.

Заполнение табличной части

После проведения всех документов необходимо создать документ, который находится в той же вкладке «ОС и НМА» под названием «Принятие к учету ОС». После создания данного документа его естественно необходимо будет заполнить по всем пустым ячейкам в шапке документа. Номер и дату система выставит сама.

• Ячейка «МОЛ» – это материально ответственное лицо, принявшее к использованию либо хранению данный вид оборудования, заполняется из выпадающего списка;
• Объект «Событие ОС, отражает, каким образом оборудование будет приниматься к учету – с вводом в эксплуатацию или же нет. Эта ячейка влияет на дальнейшие формируемые проводки в регистре.
• «Местонахождение ОС» – это подразделение-объект дальнейшего учета.

В табличном секторе данного документа на закладке «Внеоборотный актив» делаем выбор поступившего оборудования из списка номенклатуры, а также зафиксировать способ оплаты.

Внеоборотный актив

В закладке основные средства необходимо указать карточку товара, которая вносится в справочник «Основные средства».

В принципе данная карточка формируется автоматом при создании и дальнейшем проведении данного документа. В этой карточке хранятся все необходимые сведения о данном оборудовании: текущая и основная себестоимость, сведения об амортизации и дополнительные сведения – название и инвентарный номер. Эти данные система получает из документа, и если документ будет изменен, соответственно и данные в карточке тоже автоматически изменятся.

На вкладке «Бухгалтерский учет» указываются дополнительные сведения о том, каким способом будет проходить амортизация и за какой срок, а также счета учета амортизации – обычно это 02.01 и счет учета самого оборудования – это, как правило, 01.01.

Вкладка «Бухгалтерский учет»

Если организация, по которой ведется учет, платит налог на прибыль, то необходимо заполнить также и закладку «Налоговый учет». Данные заполняются почти так же, как и на закладке «Бухгалтерский учет».

После проведения данного документа можно посмотреть его движение и сформированные им проводки.

Движение документа и проводки

Оборудование, как и материалы, перемещается, только не по складам, а по подразделениям или между МОЛ. Единственным моментом, который стоит учитывать, в этом процессе может поменяться метод исчисления амортизации. Здесь следует пересмотреть ее и заполнить соответствующие реквизиты.

Также по оборудованию, как и по остальным ценностям, на предприятии проводится инвентаризация. Этот документ можно также найти на вкладке «ОС и НМА». Он может показать недостачу либо излишки, а также формирует документы списания либо оприходования. При его заполнении указывается место фактического расположения оборудования и МОЛ. Затем формируется список кнопкой «Заполнить» и в заполненном табличном документе будут показаны все недостачи либо же излишки.

Инвентаризация