Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 13 марта 2015 г. N 200 "Об организации деятельности дежурного врача в медицинских организациях государственной системы здравоохранения города Москвы, оказывающих первичную медико-санитарную помощь"
В целях обеспечения качества и доступности первичной медико-санитарной помощи в медицинских организациях, оказывающих первичную медико-санитарную помощь первого и второго уровней государственной системы здравоохранения города Москвы (далее — медицинские организации) при записи на прием к врачу с использованием функциональных возможностей Единой медицинской информационно-аналитической системы города Москвы приказываю:
1. Утвердить Положение об организации деятельности дежурного врача в медицинских организациях, оказывающих первичную медико-санитарную помощь (далее — Положение) согласно приложению.
2. Руководителям медицинских организаций государственной системы здравоохранения города Москвы, оказывающих первичную медико-санитарную помощь, первичную специализированную медико-санитарную помощь, использовать в работе положение при организации оказания первичной медико-санитарной помощи.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента здравоохранения города Москвы А.В. Погонина.
| Министр Правительства Москвы, руководитель Департамента здравоохранения города Москвы |
А.И. Хрипун |
Приложение
к приказу Департамента
здравоохранения г. Москвы
от 13 марта 2015 г. N 200
Положение
об организации деятельности дежурного врача в медицинских организациях, оказывающих первичную медико-санитарную помощь
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение об организации деятельности дежурного врача в медицинских организациях (далее — Положение) разработано в целях урегулирования порядка приема пациентов для получения первичной медико-санитарной помощи в день обращения в условиях организации процесса предварительной записи на прием к врачу, на исследования и процедуры в электронном виде с использованием функциональных возможностей Единой медицинской информационно-аналитической системы города Москвы (далее — ЕМИАС или система).
1.2. Положение устанавливает обязательные для исполнения сотрудниками медицинских организаций государственной системы здравоохранения города Москвы правила организации дежурства в медицинских организациях государственной системы здравоохранения города Москвы при оказании первичной медико-санитарной помощи врачами терапевтами-участковыми, врачами-педиатрами участковыми, порядок приема пациентов дежурным врачом.
1.3. Для целей Положения используются следующие термины и определения:
1.3.1. Горизонт записи — период времени, на который разрешена запись через ЕМИАС, исчисляемый от даты обращения.
1.3.2. Дежурный администратор — сотрудник, в функциональные обязанности которого входит взаимодействие с пациентом при возникновении нестандартных ситуаций.
1.3.3. Дежурный врач — врач, на которого возложены функции по организации и непосредственному оказанию пациенту медицинской помощи в порядке очереди, без предварительной записи.
1.3.4. Интервал приема — установленный для приема одного пациента период времени.
1.3.5. Пациент — физическое лицо, имеющее право на получение первичной медико-санитарной помощи в городе Москве в рамках территориальной программы государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи города Москвы (или в рамках базовой программы государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи — для иногородних граждан) и обратившееся за получением первичной медико-санитарной помощи, физическое лицо, обратившееся за оказанием неотложной или экстренной медицинской помощи. От имени пациента с запросом о предоставлении первичной медико-санитарной помощи может обратиться законный представитель пациента (далее также именуемый пациент).
1.3.6. Талон на прием — талон, содержащий номер очереди и предполагаемое время приема пациента в порядке очереди.
1.4. Положение распространяется на медицинские организации государственной системы здравоохранения города Москвы, оказывающие первичную медико-санитарную помощь первого и второго уровней, в которых информационное сопровождение организационных и лечебно-диагностических процессов осуществляется с использованием ЕМИАС.
2. Организация дежурства
2.1. Дежурство в медицинской организации организуется в часы работы медицинской организации в целях организации оказания первичной медико-санитарной помощи населению в день обращения.
2.2. Дежурство организуется в терапевтических и педиатрических отделениях, оказывающих первичную медико-санитарную помощь по участково-территориальному принципу.
2.3. Дежурство осуществляется дежурными врачами в соответствии с графиком, формируемым заведующими отделениями (заместителем главного врача по медицинской части) ежемесячно отдельно по каждому отделению и утверждаемым главным врачом (заместителем главного врача по медицинской части) медицинской организации.
2.4. Порядок формирования и утверждения графика дежурства устанавливается приказом руководителя медицинской организации.
2.5. Дежурные врачи назначаются из числа врачей-терапевтов, врачей-терапевтов участковых, врачей-педиатров, врачей-педиатров участковых и врачей других специальностей.
2.6. Предварительная запись на прием к врачу на время в период его дежурства не осуществляется.
2.7. Оплата дежурства осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Москвы.
3. Организация деятельности дежурного врача
3.1. Дежурный врач принимает пациентов, обратившихся за оказанием первичной медико-санитарной помощи, в следующих случаях:
— при необходимости оказания неотложной или экстренной помощи;
— при отсутствии свободных интервалов для предварительной записи к врачу-терапевту, врачу-терапевту участковому, врачу-педиатру, врачу-педиатру участковому в пределах горизонта записи;
— при обращении пациента по направлению дежурного администратора;
— при обращении пациента, имеющего право на внеочередное обслуживание в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Москвы;
— при обращении пациента, выписанного из медицинской организации, оказывающей стационарную медицинскую помощь;
— при обращении пациента с листком нетрудоспособности, выданным в другой медицинской организации.
3.2. Прием дежурным врачом пациентов, имеющих право на внеочередное обслуживание, и пациентов по неотложным или экстренным показаниям осуществляется по записи сотрудника регистратуры, фиксируемой в ЕМИАС.
3.3. Дежурный администратор медицинской организации направляет на прием к дежурному врачу пациентов в случаях, когда это необходимо для обеспечения установленного максимально допустимого времени ожидания планового приема, фиксируя факт в системе.
3.4. Дежурный врач принимает пациентов в порядке очереди, без предварительной записи при наличии талона на прием, выданного с использованием ЕМИАС. Талон на прием выдается сотрудниками регистратуры или посредством информационного киоска.
3.5. Во внеочередном порядке принимаются пациенты, обратившиеся за оказанием неотложной или экстренной помощи, а также пациенты, имеющие право на внеочередное обслуживание.
3.6. Сотрудник регистратуры при направлении к дежурному врачу пациентов, имеющих право на внеочередное обслуживание, фиксирует в системе необходимость приема пациента без очереди.
3.7. При направлении к дежурному врачу пациента, обратившегося за оказанием неотложной или экстренной помощи, сотрудник регистратуры сопровождает пациента к дежурному врачу или вызывает дежурного врача для оказания медицинской помощи по месту нахождения пациента. Неотложная и экстренная помощь оказывается безотлагательно. В случае отсутствия эффекта от оказываемой медицинской помощи, ухудшении состояния пациента и возникновении угрожающих жизни состояний дежурный врач организуют вызов бригады скорой медицинской помощи, либо транспортировку больного в медицинскую организацию, оказывающую специализированную медицинскую помощь, в сопровождении медицинского работника. При устранении, либо уменьшении проявлений неотложного состояния дежурный врач передает врачу-терапевту участковому либо врачу-педиатру участковому сведения о пациенте для динамического наблюдения в установленном порядке.
Обзор документа
Дежурство в медицинской организации организуется в часы ее работы в целях оказания первичной медико-санитарной помощи населению в день обращения. Дежурство организуется в терапевтических и педиатрических отделениях по участково-территориальному принципу. Дежурство осуществляется дежурными врачами в соответствии с графиком, формируемым заведующим отделением. Предварительная запись на прием к врачу на время в период его дежурства не осуществляется.
Дежурный врач осуществляет прием обратившихся пациентов в следующих случаях: при необходимости оказания неотложной или экстренной помощи; при отсутствии свободных интервалов для предварительной записи к врачу; при обращении пациента по направлению дежурного администратора; при обращении пациента, имеющего право на внеочередное обслуживание; при обращении пациента, выписанного из медорганизации, оказывающей стационарную медицинскую помощь; при обращении с листком нетрудоспособности, выданным в другой медорганизации.
Прием пациентов осуществляется в порядке очереди без предварительной записи по талонам на прием. Во внеочередном порядке принимаются пациенты, обратившиеся за оказанием неотложной или экстренной помощи, а также пациенты, имеющие право на внеочередное обслуживание.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Обязанности И Ответственность Администратора Больницы
Одним из наиболее важных активов любого сообщества является больница. Больница — это ресурс для тех, кто нуждается в неотложной медицинской помощи или уходе, помимо того, что может предоставить кабинет врача. Больница укомплектована множеством сотрудников, и в такой напряженной и сложной обстановке должен быть кто-то, кто может организовать и координировать всех людей и необходимые услуги. Эту роль выполняет администратор больницы, человек, который наблюдает за всем, что происходит в больнице.
Найм персонала
Администратором больницы, как правило, является человек, который наблюдает за наймом персонала. От уборщика, который подметает залы, до медсестер, которые ухаживают за пациентами, до надзирателей, которые наблюдают за медсестрами, именно администратор больницы в конечном итоге несет ответственность за наем квалифицированных людей.
Координация бизнес-функций
Большинство больниц имеют различные функции поддержки бизнеса, и администратор больницы координирует и контролирует эти функции. В небольшой больнице администратор может выполнять эти задачи напрямую. В более крупных больницах могут назначаться помощники и менеджеры для выполнения различных деловых и вспомогательных функций, но администратор больницы все равно будет наблюдать за их работой.
Разработка и внедрение политики
Каждая больница имеет свой собственный набор правил, которые регулируют сотрудников, процедуры и услуги, предлагаемые пациентам. От администратора больницы может потребоваться разработка политик и процедур и обеспечение их соблюдения, либо он может применять политики, созданные советом или органом управления. Краткосрочные и долгосрочные планы развития и общего роста больницы также обычно выполняются или, по крайней мере, контролируются администратором больницы.
Управление записями пациентов
Большая часть работы администратора больницы связана с управлением записями пациентов. Администратор должен убедиться, что медицинские истории, текущая медицинская информация, а также счета, страховые и юридические документы обрабатываются надлежащим образом. Хранение всей этой информации в порядке и актуальности является важной ролью, которую должен выполнять администратор больницы.
Требования к образованию
Согласно CareersandColleges.com, для того, чтобы претендовать на должность администратора больницы, кандидату обычно требуется степень магистра в области управления здравоохранением, бизнеса, государственного управления или в другой смежной области. Многие люди начинают как медицинские работники с соответствующими степенями, а затем переходят в администрацию. Как правило, степень бакалавра требуется для того, чтобы начать работу в отрасли.
❓ В чем заключается работа администратора в медицинском центре?
👉 Администратор медицинского учреждения, как правило, выполняет две основные функции: продажа и администрирование пациентов в клинике. Лишь некоторые клиники могут передать функцию продаж менеджерам по продажам, в большинстве же медицинских учреждений администратору приходится совмещать и продажи, и работу на ресепшине.
❓ Что входит в обязанности администратора?
- сохранность вещей в заведении;
- конфликты между клиентами и работниками;
- общение с клиентами, ответы на звонки, консультации и прием заказов;
- претензии и жалобы посетителей;
- пространство: наличие и расстановка мебели, украшение залов на корпоративы, банкеты и другие мероприятия;
❓ Что входит в обязанности дежурного администратора?
👉 2.Обязанности дежурного администратора Организует: — выполнение всеми участниками воспитательно-образовательного процесса расписания уроков, кружков, секций; — деятельность сотрудников, обучающихся школы в случае непредвиденных ситуаций; — в случае необходимости, вызов и деятельность аварийных служб.
❓ Что самое сложное в работе администратора поликлиники?
👉 Самое сложное в этой работе – находить контакт с людьми, общий язык, правильные слова. Порой необходимо успокоить человека в конфликтных ситуациях. Они, правда, возникают не часто, но бывают. Самое главное для нас – создать комфортные условия для посетителей, чтобы им было уютно и приятно.
❓ Что должен делать администратор в больнице?
- прием телефонных звонков;
- предоставление клиентам информации о работе учреждения;
- запись пациентов на прием;
- оформление необходимой документации, составление отчетов;
- ведение клиентской базы;
- встреча клиентов учреждения;
❓ Какие качества должны быть у администратора?
👉 Для администратора также важны такие черты, как ответственность, исполнительность, коммуникабельность, аккуратность, внимательность, грамотная устная и письменная речь, организаторские способности, порядочность, пунктуальность, энергичность.
❓ Каким должен быть администратором?
👉 Эмпатия, любовь к людям. Работа с клиентами подразумевает умение не только разговаривать, но и главное — практически мгновенно установить контакт с любым клиентом, слушать, понимать и выказывать заботу. Администратор должен быть устойчивым к стрессам, уметь гасить конфликты, работать с претензиями и жалобами.
❓ Какие требования к администратору?
👉 На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
❓ Кто такой дежурный администратор в больнице?
👉 Кроме того, в обязанности дежурного администратора входит регулирование потока посетителей, обратившихся в медицинскую организацию, консультация пациентов по вопросам получения медицинской помощи, помощь в организации диспансеризации, обзвон пациентов с напоминанием о визите к врачу и др.
❓ Какие функции выполняет портье Кассир службы приема и размещения?
👉 Менеджеры службы приема и размещения (портье) — отвечают за проверку документов соотечественников и иностранных граждан, предоставляют номера прибывающим гостям, работают с жалобами клиентов, оформляют гостя при заселении в отель и выезде из него, снабжают постояльцев необходимой информацией.
❓ Как должен разговаривать администратор клиники?
👉 Стараться отвечать на телефон после второго звонка. Приветствие: «Добрый день*, Стоматологическая клиника …, администратор Мария, слушаю Вас.» * до 11:00 следует говорить «Доброе утро», после 17:00 «Добрый вечер». Обращаться к пациенту следует так, как он сам представился (по имени-отчеству или по полному имени).
Должностная инструкция ответственного дежурного врача по больнице
Ответственный дежурный врач по больнице назначается из числа заведующих отделениями и наиболее квалифицированных врачей.
Дежурит по графику, утвержденному заместителем главного врача по медицинской части.
Непосредственно подчиняется заместителю главного врача больницы по медицинской части.
В своей деятельности руководствуется правилами и инструкциями несения дежурств, приказами и распоряжениями вышестоящих органов, должностных лиц, настоящей инструкцией.
Основными задачами ответственного дежурного врача по больнице являются: организация работы по своевременному и качественному оказанию лечебно-профилактической помощи больным и соблюдению правил внутреннего трудового распорядка больницы.
Является ответственным администратором. Распоряжения ответственного дежурного врача во время дежурства являются обязательными для всего персонала больницы.
1. Знакомится с инструкцией по руководству деятельностью больницы в период дежурства.
2. Приступает к дежурству в соответствии с установленным графиком начала дежурства.
3. Получает сведения от дежурного персонала больницы о количестве больных, наличии свободных коек в отделениях, укомплектованности структурных подразделений дежурным персоналом.
4. Ведет запись в журнале ответственного дежурного врача о приеме и сдаче дежурства с указанием обо всех событиях, происшествиях и принятых мерах, а также обо всех летальных исходах.
5. Принимает необходимые меры к укомплектованию дежурным персоналом подразделений больницы.
6. В необходимых случаях инструктирует дежурный персонал об изменениях и распоряжениях руководства больницы, соблюдение которых необходимо для несения дежурства.
7. Совершает обходы структурных подразделений больницы с целью личного ознакомления с работой дежурного персонала больницы.
8. Проверяет наличие и правильность хранения необходимых медикаментов, перевязочного материала, белья и другого необходимого инвентаря, оборудования, а также дежурного автотранспорта.
9. Является по вызову дежурного персонала больницы.
10. В необходимых случаях решает вопросы госпитализации, выписки больных из стационара, перевода в другие отделения и стационары, организует вызов консультантов, специализированных бригад и т. д.
11. В случаях нарушения установленных правил дежурным персоналом принимает необходимые меры к их устранению с соответствующей записью в журнале о них для сведения руководителей структурных подразделений.
12. В чрезвычайных условиях руководит действиями персонала больницы по эвакуации больных, оборудования и других материальных ценностей, оповещая об этом главного врача больницы и вышестоящий орган здравоохранения; организует работу персонала при подозрении на наличие особо опасной инфекции.
13. Снимает пробу приготовленной пищи и дает разрешение на раздачу ее больным.
14. Принимает меры к своевременному устранению возникших неисправностей в работе водопроводной, осветительной, отопительной и других систем больницы.
15. В установленном порядке вызывает при необходимости представителей органов милиции, пожарную охрану, информирует главного врача больницы или его заместителя обо всех происшествиях за время дежурства и принятых мерах.
16. Своевременно сообщает работникам приемного отделения о своем месте пребывания в больнице.
17. Следит за соблюдением дежурным персоналом больницы, больными и посетителями санитарно-гигиенического, противоэпидемического режимов, правил техники безопасности и противопожарных правил, правил внутреннего трудового распорядка.
18. Следит за правильным хранением и использованием материальных ценностей в больнице.
Ответственный дежурный врач по больнице имеет право:
1. Запрещать действия персонала, больных, посетителей, направленные на нарушение санитарно-гигиенического и противоэпидемического режимов, правил поведения в больнице, техники безопасности и противопожарных правил.
2. В случаях грубых нарушений дежурным персоналом больницы правил внутреннего трудового распорядка, невыполнения распоряжений ответственного дежурного врача по больнице, за другие допущенные грубые нарушения отстранять от несения дежурства с обязательным уведомлением о принятом решении руководителя соответствующего структурного подразделения и главного врача больницы.
3. Вызывать для устранения неисправностей в работе отопительной, осветительной, водопроводной и других систем соответствующие ремонтные службы.
4. Распоряжаться имеющимися в запасе (фонде) ответственного дежурного врача по больнице бельем, перевязочным материалом, приборами, аппаратами, лекарственными средствами, медикаментами и т.д.
5. Отменять распоряжения дежурного персонала больницы, если они вступают в противоречие с законодательством, приказами, постановлениями, а также распоряжениями ответственного дежурного врача по больнице.
6. Ходатайствовать перед руководством больницы о поощрении отличившихся работников и о наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины.
7. В необходимых случаях производить перестановку дежурного персонала больницы.
8. Направлять дежурный автотранспорт для доставки консультантов, медикаментов, больных в другие отделения и лечебно-профилактические учреждения и т. д.
9. Вносить предложения главному врачу больницы, его заместителям по вопросам улучшения организации дежурств.
10. В экстренных случаях переводить больного из одного отделения в другое или в другой стационар с последующим уведомлением заведующих этими отделениями.
11. В отсутствие главного врача или его заместителя по лечебной части заверяет своей подписью по просьбе больного его завещание.
12. Получать информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.
13. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Несет ответственность за общий порядок и работу отделений во время дежурства; за нечеткое или несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, инструкцией о порядке несения дежурств и правилами внутреннего трудового распорядка больницы; за бездействие и непринятие решений, входящих в сферу его компетенции.
Администратор медицинского учреждения
«Медицинский администратор» – это действительно качественное настольное пособие, как для начинающих администраторов, так и для тех, кто уже имеет опыт работы в данной сфере. Не смотря на название «Медицинский администратор», содержание этой книги и рекомендации, которые приведены в ней, применимы как в медучреждениях, так и в салонах красоты, ведь и в первом и во втором случае клиент приходит за решением своей проблемы, и в том и в ином случае клиент в первую очередь имеет дело с администратором. «Медицинский администратор» – это настольная книга грамотных администраторов, которая помогает улучшить качество обслуживания пациентов, которые благодаря сервису и правильной работе администраторов, становятся постоянными клиентами.
Оглавление
- Вступление
- Раздел 1. Роль администратора в структуре медицинского учреждения
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Администратор медицинского учреждения предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
Раздел 1. Роль администратора в структуре медицинского учреждения
Исторически сложилось, что в больницах и клиниках в советские времена не существовало должности администратора. Были дежурные медсестры, совмещавшие сразу несколько функций. И их всегда невозможно было застать на месте. Ведь они имели среднее специальное образование и делали обязательные уколы между ответами на телефонные звонки. Тогда у пациента не было выбора: хочешь или не хочешь, а как заболит — сразу прибежишь. И будешь лечиться, как миленький. Это было давно, но руководство некоторых клиник продолжает жить прошлым, полагая, что если было хорошо раньше, годится и теперь. Но времена меняются.
Сегодня администратор — важное звено в работе любого медицинского учреждения и ключевой сотрудник в вопросе качественного обслуживания.
Медицина в последние годы стабильно развивается. Если раньше для того, чтобы вылечить зуб или пройти специальное обследование, зачастую нужно было ехать на другой конец города, то теперь остается все меньше уникальных услуг. Услуги становятся доступными. Тому есть простое объяснение: медицинский бизнес очень привлекателен, ведь люди болели и будут болеть. Чуть ли не ежедневно открываются новые медицинские учреждения различного профиля — от обычных стоматологических кабинетов до огромных диагностических клиник. Красивый ремонт, современное оборудование, образованные молодые врачи в белых костюмах с американскими улыбками, стажирующиеся за границей. Но и пациенты стали более требовательными и взыскательными: за свои деньги они хотят получать не только качественное и результативное лечение, но и максимум услуг и удобства. Встал вопрос, кто должен «облизывать клиентов»? Поэтому сетевые клиники сразу задумались об уровне сервиса и плавно начали обучение своего персонала.
Для врачей и администраторов стали проводить тренинги, на которых обучают тонкостям обслуживания клиентов. Именно клиентов: произошел скачок от простого пациента, не имеющего альтернативы в вопросе спасения жизни и здоровья, до клиента, который осознанно выбирает клинику, где им дорожат, понимая, что в противном случае могут потерять доход и репутацию.
Врачи — весьма специфические люди, и что-то я не припомню, чтобы они кого-то сильно ублажали. Они часто ведут себя по-своему, забывая о корпоративной этике и элементарной вежливости. С одной стороны, не слишком приятно, когда ты не встречаешь должного внимания и понимания. Но как эксперт я понимаю, что врачам тоже нелегко, и иногда некоторых пациентов просто хочется придушить еще на рецепции.
В 2016 году пациент — это клиент, требующий оказания качественной услуги за разумные деньги. И, к нашему сожалению, высокая конкуренция ему на руку. Именно конкуренция заставляет искать инструменты удержания клиентов в своем медучреждении, думать, что можно улучшить в работе клиники.
Предположим, вы получили высшее медицинское образование, после интернатуры отработали пару лет в хорошем центре, обзавелись пациентами и решились открыть собственную небольшую узкопрофильную клинику. Но клиенты идут к вам не только за получением определенных услуг, но и за качеством сервиса.
Некоторые скептично настроенные читатели скажут: у меня прием расписан просто на пять недель вперед. Какой там сервис, и на фига мне администратор — и так все довольны.
Я позволю себе не согласиться с подобным утверждением и сделать важную поправку на время. Это сегодня дела у вас идут хорошо. Но завтра под боком может открыться новое заведение, которое будет представлять аналогичный спектр услуг по сходным ценам. Скорее всего, ваши конкуренты установят новое оборудование и наймут квалифицированных администраторов, которые умеют грамотно работать с клиентами. Часть пациентов может перейти к ним сразу, часть останется преданными вам. Но рано или поздно они поинтересуются, что может им предложить новая клиника. И поверьте, что, вернувшись (если еще вернутся), они расскажут вам, что там их встретили и очаровали. Еще до того, как они попали непосредственно к врачу, их обслужили по высшему разряду. И после первого визита позвонили и предложили прийти снова. А некоторых сразу записали на второй сеанс, но об этом их — уже бывший — доктор вряд ли узнает.
Если вы не хотите быть в числе отстающих, вы просто обязаны обучать своих администраторов. Если же вы — действующий администратор, то обязаны учиться и быть лучшим в вопросе обслуживания клиентов в своей сфере. Договорились?
Мне посчастливилось стать преподавателем первой такой школы, открывшейся в 2010 году. Я работал с более чем 200 администраторами, старшими медсестрами и докторами, занимающимися вопросами сервиса в своих клиниках.
Роль администратора в медучреждениях с каждым днем становится более значимой. И простая девушка, работающая на рецепции, клиентов уже может не устроить. Основная задача администратора — трудиться так, чтобы пациент остался доволен и не только обратился в данную клинику повторно, но и порекомендовал ее своим знакомым.
Администраторы ежедневно сталкиваются с капризными клиентами либо с теми, кто находится в состоянии стресса. Но, как я уже говорил, представьте себе состояние человека, страдающего от болей, или получившего травму, или напуганного результатом первых анализов и сдающего повторные. Причин плохого настроения может быть масса, иногда это просто стоимость базовых медицинских услуг.
Я много раз бывал клиентом и пациентом разных клиник. И поверьте, как ни прискорбно мне в этом признаваться, но вел я себя неподобающим образом. Я, наверное, добавлю, что меня «не берет» анестезия, и зубы лечить мне вдвойне «веселее». Это просто рефлекс: когда ты чего-то боишься — тебе все вокруг не нравится. Пол слишком белый, администратор чересчур навязчивая и так далее. Вспомните себя на приеме у доктора и свое поведение.
Так вот, такой клиент, которого мучают сильные боли, приходит к вам в клинику. И от того, как его обслужит администратор, может зависеть результат лечения.
В условиях рыночной конкуренции роль администратора уже не сводится только к функциям регистратора. Наряду с руководством клиники, врачами, медсестрами, администраторы становятся важнейшим звеном в цепочке продажи медицинских услуг.
Самой своей манерой общения администратор должен демонстрировать пациентам высокий класс обслуживания. От того, насколько правильно он исполняет свои многогранные обязанности, зависит впечатление пациента «на входе» в клинику и принятое им решение — воспользоваться услугами данного учреждения или нет. Поэтому основным критерием эффективности является запись пациента на консультацию или прием.
Для того, чтобы убедить пациента обратиться в клинику, администратор должен в полной мере владеть навыками общения.
Профессиональные требования, умения, навыки и качества, необходимые для администратора
Мы можем сколько угодно говорить о требованиях к внешнему виду администратора, но ключевыми являются коммуникабельность, стрессоустойчивость и стремление оказать помощь. Это — образ некоего идеального администратора, которого вы можете себе представить. Существует ли он на самом деле? Некоторые смело скажут: да, мы знаем таких, и начнут описывать реальных людей, выполняющих свои обязанности за небольшие деньги, всегда готовых помочь и грамотно общающихся даже с тяжелобольными пациентами. Следовательно, важно просто более серьезно подходить к поиску потенциального администратора.
Возвращаюсь к требованиям. Ключевая задача администратора — это помощь, консультации клиентов по всем вопросам работы клиники и продажа сопутствующих услуг.
Вот мы и добрались до десерта. Ведь мы в книге постоянно говорим о бизнесе, а если это бизнес, то нужно продавать услуги. Если заболел зуб или мучают боли в желудке, тогда клиент сам придет и запишется к доктору. Но лекарства и сопутствующие товары тоже следует рекомендовать. А также грамотно и эффективно рассказывать об услугах заведения, работать с постоянными клиентами — это все признаки коммуникабельности. Иногда на собеседованиях я прошу потенциального администратора продать мне ручку. Банально до «не могу». Но вот что я вам скажу: 40–50 % начинают мне рассказывать всякие небылицы относительно того, что они здесь не ручки собираются продавать, а спасать жизни людей. Другие 30 % говорят, что они так сразу не могут мне что-то продать и нужно описать реальную ситуацию. И оставшиеся 20 % с горем пополам начинают мне ручку презентовать. Не понимая, что такое продажа вообще. Путая слова и понятия. Вот такая печальная статистика.
Поэтому коммуникабельность — это наше всё. И ею нужно просто обладать. Администратор должен помнить простое правило: чтобы казаться интересным человеком, надо уметь задавать вопросы. Как это выглядит на практике? Пришел клиент — и его надо сначала спрашивать, а потом рассказывать. А у нас, как правило, наоборот.
Стрессоустойчивость проявляется в работе. Тут многое зависит от типа учреждений. В зубной клинике редко встречаются экстраординарные случаи. Конечно, они бывают везде, но не так часто, как в больницах, где есть реанимационное отделение, либо в детских клиниках, куда привозят больных деток, и не всякий взрослый доктор может на это спокойно смотреть. А об администраторе — я вообще молчу. Все приходит с опытом либо не приходит никогда. Я — противник тестов на собеседованиях, а сторонник простой стажировки. Поверьте, пару дней живой работы покажут, насколько сотрудник стрессоустойчив.
Желание помочь — нынче странное достоинство. И некоторым директорам медучреждений достаточно, чтобы присутствовали первые два качества — остальные можете оставить себе.
Позволю себе не согласиться. Ведь мы говорим о медицине! Да, это бизнес. Да, есть жесткие правила: существуют платные услуги, но клиенты, приходя к вам на рецепцию, обычно беззащитны. Зачастую они измучены болью, ведь общество и власть учат терпеть, и настоящие мужики и женщины будут страдать до последнего, и только тогда обратятся к врачу.
Искренне верю, что с приходом на рынок коммерческой и страховой медицины все кардинально изменится. Правда, для того, чтобы привычка или правило прижились, необходимо много времени. Но к нам сейчас приходят вот такие — с синим пальцем, не спавшие пару ночей, ожидая, пока боль пройдет сама. Но боль не прошла и ничего не помогает. Они стоят на пороге в ожидании спасителя-доктора, который им скажет, что резать не стоит, а нужно принять эти дешевые таблетки и через 3 дня будете бегать, как молодой. А доктор вместо этого говорит, что палец необходимо удалять и вам еще повезло: ещё чуть-чуть — и ногу бы не удалось спасти.
По статистике, 70–80 % докторов выбирают свою профессию, потому что считают медицину своим призванием. Что с ними дальше творит работа и общество, а также представители компаний по производству препаратов, я комментировать не буду, пускай это останется на их совести.
Я не владею статистикой, подтверждающей, почему люди идут работать администратором в медучреждение. Но администратор должен обладать стремлением оказать помощь — и точка. Поверьте, пациенты это чувствуют как никто, и вопрос возврата клиента иногда чаще зависит от администратора, нежели от доктора. Доктора ведь боятся и доверяют ему, как трехлетний ребенок маме, а вот администратор — это другое, ему и на врача можно пожаловаться.
Сразу вспоминаю историю, когда клиент вышел на рецепцию и начал негативно отзываться о стоматологе, который его отчитал, что он, мол, за зубами не следит. А администратор, женщина в годах, сказала: «Он прав, я бы еще по попе отлупила вас, Сергей Геннадьевич. Почему вы себя так не бережете? Мы же вам добра желаем. Вот паста, специальная зубная щетка и ополаскиватель. Чистить зубы два раза в день. Понятно?». «Да, — ответил клиент. — Раз вы мне такое говорите, то точно буду. Спасибо вам большое». Администратор должен помогать клиенту и никак иначе.
Я, кстати, постоянно пишу об администраторе-девушке, но допускаю, что администратором может быть молодой человек. Если, конечно, его устроит уровень заработной платы. Но я не акцентирую внимания на половых различиях. Я встречал администраторов — молодых людей, работающих на полставки. Эти ребята — медбратья, совмещающие несколько работ.
В результате получалось довольно неплохо.
Требования к внешним данным и внешнему виду
Сложный вопрос: идеальный администратор медучреждения — каков он? Каждый директор и собственник клиники представляет его себе по-разному.
Требования к внешнему виду
Внешний вид администраторов — довольно пикантная тема. Кто-то из владельцев думает, что администраторы должны быть одеты в белые халаты: они же работают в медучреждении, а не в салоне красоты или фитнес-клубе. Другие считают, что администраторы должны носить деловую одежду, белую блузку и юбку ниже колена.
Это — желание и видение каждого. Одно могу сказать: внешний вид администратора должен гармонировать с дизайном входной группы и учитывать набор функций, выполняемых администратором. Если он еще и помощник доктора, то вопрос его внешнего вида понятен.
Администратор обязан выглядеть так, чтобы клиенту было ясно: перед ним — квалифицированный специалист, готовый помочь. На каждом предприятии вопрос внешнего вида обычно указывают в документах, регламентирующих работу администраторов. Либо в корпоративных стандартах.
Мои советы довольно просты и выполнимы:
• носить утвержденную руководством форму;
• носить именной бейдж установленного образца;
• макияж должен соответствовать деловому стилю и не быть вульгарным;
• руки должны быть ухоженными;
• следует следить за прической: волосы должны быть чистыми, иметь аккуратную форму (укладка или прическа);
• носить туфли черного цвета, изящного фасона, на каблуке не менее 6 см;
• ювелирные украшения должны быть изящными по форме и небольшими.
Важно! Ни в коем случае внешний вид администратора не должен быть сексуальным и вызывающим. Это совсем не правильно.
Я каждый раз с юмором рассказываю, чего нельзя делать администратору. На мой взгляд, взрослому человеку указывать на то, что ему нельзя что-то делать, не совсем правильно. Если у сотрудника нет понимания простых правил этикета и поведения в обществе, думаю, его не стоит брать на работу. Дороже обойдется его переучивать и объяснять прописные истины.
Но в любом случае важно сообщить сотруднику, что ему можно делать, а чего не стоит.
Список того, чего делать нельзя:
• носить короткие юбки, открывающие вид на ваши бедра;
• специально приподнимать край юбки, чтобы мужчина увидел ваши ножки;
• носить блузки с глубоким декольте;
• сильно благоухать (даже очень вкусной и дорогой парфюмерией);
• обильно себя украшать;
• подчеркивать женскую привлекательность жестами или позой;
• в каждом мужчине-клиенте видеть своего потенциального мужа;
Умения и навыки
Для работы с входящими и исходящими звонками администратор должен быть хорошим коммуникатором и иметь навыки общения по телефону. При этом он обязан не только правильно общаться по телефону, но и уметь мотивировать потенциального клиента, позвонившего впервые, прийти в клинику. А это уже — навыки продажи по телефону.
Ведение клиентской базы в компьютере — работа очень кропотливая и сложная: необходимо иметь навык. То есть уметь анализировать, структурировать полученную о клиенте информацию и вносить ее в сжатом виде в клиентскую базу, да так, чтобы любой другой сотрудник мог ее потом прочитать. И быть внимательным, ведь компьютеры обычно не ошибаются — ошибается администратор, который неправильно или некорректно вносит информацию.
Работа с деньгами всегда была и остаётся одной из самых трудных и ответственных задач. Даже не все опытные бухгалтеры могут правильно организовать работу по приему наличных.
Взаимодействие администратора с пациентами предполагает наличие у него коммуникативных навыков, знаний типологии клиентов, стрессоустойчивости и навыков работы с конфликтами, претензиями и жалобами. Другими словами, администратор должен быть «белым и пушистым», лицом фирмы и душой клиники. Он обязан уметь в считанные секунды установить психологический контакт с любым пациентом, не покидая при этом стойки рецепции, являющейся серьезным барьером для процесса общения. Эта преграда зачастую не позволяет администратору грамотно выстраивать коммуникацию с клиентом, ведь правило, запрещающее покидать рецепцию, никто не отменял.
Для того, чтобы переговоры проходили успешно, требуется соблюдать определенные правила, то есть этикет делового общения. Проще говоря, нужно соблюдать правила хорошего тона.
Соблюдение делового этикета позволяет избежать опасности произвести плохое впечатление на посетителя, поэтому не рекомендуется:
• выглядеть хмурым, угнетенным;
• держать голову опущенной, смотреть исподлобья;
• сидеть, откинувшись назад, скрестив ноги, потирать руки;
• демонстрировать высокомерие, качать ногой;
• выглядеть безразличным, угрюмым;
• смотреть в пол, постукивать пальцами по столу;
• теребить волосы, чесаться;
Грубым недостатком внешнего вида считается:
• неопрятный маникюр, слишком длинные ногти;
• избыточный макияж или его отсутствие;
• ношение не установленной руководством одежды;
Администраторы в работе могут столкнуться с проявлениями низкой культуры. Медицинский работник, столкнувшийся с невоспитанностью или грубостью посетителей либо пациентов, должен руководствоваться следующими правилами:
• нельзя показывать огорчение или возмущение, если вас не приветствуют или опаздывают;
• на несправедливое обвинение нужно ответить холодно, но спокойно;
• если собеседник кричит, рекомендуют прием «чужая роль» — войти в его положение: «Я понимаю вас»;
• если собеседник возмущен — выразить сочувствие поддакиванием: «Да, вы правы»;
• если пациент кричит оттого, что не прав, применяйте прием самообвинения — извинитесь!
• если кричат — использовать прием «отстранения» (разглядеть детали костюма, прически, подумать о его возрасте, хобби, семье, проанализировать речь, лексические ошибки). Следить за своим пульсом, «взорвусь — не взорвусь»;
• будьте внимательны с первой минуты встречи. Благодарите, умейте отказать («Да, но…»), учитесь прощаться доброжелательно.
Вспомним известные, но не всегда используемые нами резервы общения:
• не злоупотреблять критикой и не осуждать посетителей;
• реже жаловаться, поддерживая положительную установку;
• убеждать, а не приказывать, берите пациента в партнеры;
• улыбайтесь! Улыбка — знак дружбы и готовности к общению;
• не выражайте сомнение в разговоре, если это может повлечь отрицательную реакцию;
• умейте позитивно закончить разговор;
• не отвергайте человеческих отношений в деловом общении;
• не провоцируйте отрицательных ответов, избегайте словесных обвинений, выражайтесь четко и конкретно по сути дела;
• не ищите виновных и никого не обвиняйте (либо делайте это согласно правилам).
В беседе следует придерживаться пяти нижеперечисленных принципов развития диалога:
Точность. Честность. Корректность и такт. Умение выслушать. Конкретность.
Как происходит процесс коммуникаций клиента и клиники? Если у клиента что-то болит, он обычно идет к знакомому доктору или звонит ему: мол, болит нога, хотя знакомый доктор — зубной врач. Тот его направляет либо к своему товарищу, либо в ближайшую клинику. Возможно, в государственную, но о них чуть позже. Клиент также может найти информацию в Интернете, ориентируясь на отзывы. Вспоминаю, как супруга выбирала специалиста по ультразвуковому исследованию. Так вот, она нашла следующий отзыв: хороший специалист, у него теплые руки, девочки рекомендуют, а вместе с ними к нему на прием часто приходят их мальчики (на УЗИ по определению пола ребенка)!
После определения для себя, кто и почему нравится клиенту, он может набрать номер клиники, при условии, что сможет найти телефон на сайте. И вот он позвонил.
Происходит первая беседа. Как ее проводить грамотно, обсудим в третьем разделе. Далее клиент записывается и приходит в клинику. Администратор может ему дать небольшую телефонную консультацию, даже если о ней не просят. Потом происходит визит. Красивые двери, диван и аквариум с рыбками — это базовый набор. Белые халаты с детства вызывают страх, думаю, у 80 % клиентов больниц. Ведь все в детстве побывали в советских поликлиниках или больницах. Происходит первый контакт, администратор здоровается с клиентом и ведет его к доктору, который очень часто может быть занят, ведь они, врачи, не слишком пунктуальные люди. Либо доктор сам выходит с широкой улыбкой, встречает клиента и провожает его в свой кабинет. Проходит консультация, далее может быть множество сценариев развития событий — все зависит от возможностей вашего предприятия. Но чаще всего пациент получает рекомендации. Если же он должен записаться на повторный визит, доктор может его привести на рецепцию и передать его в очаровательные руки Ольги Денисовны (предположим, так зовут администратора). А Ольга Денисовна уже запишет клиента на повторный прием и подскажет ему, что будет происходить дальше. Обычно пациент может пожаловаться Ольге Денисовне. На стоимость консультации, когда она его будет взимать с него плату, или на самого доктора, которому в лицо он обычно боится это сказать, ведь клиента могут некачественно обслужить.
В этом простом сценарии администратор присутствует постоянно. И важно, чтобы он работал максимально грамотно.
Чего нужно избегать во время разговора
Любые переговоры — это диалог. Если переговоры становятся вашим (или другой стороны) монологом, то ясно, что продуктивного сотрудничества нет и не будет. Ваша задача — добиться, чтобы диалог не превратился в монолог. Для этого требуется уметь слушать и вовремя задавать правильные вопросы.