Организация наличных расчетов в автономном учреждении
Несмотря на то, что электронные платежные системы играют важную роль в модернизации и развитии экономики России, для некоторых учреждений в силу специфики их деятельности или местоположения остается актуальным вопрос о грамотной организации наличного денежного обращения.
В настоящее время при осуществлении наличного денежного обращения учреждения образования обязаны руководствоваться Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Заметим, что данный документ по своему духу является достаточно либеральным и не содержит требования об обязательности наличия в любой организации специально оборудованного помещения кассы, как это было установлено, например, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40).
Организация работы по ведению кассовых операций
Кассовые операции должны осуществляться в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем автономного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Кроме того, кассовые операции может проводить и руководитель учреждения.
Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. Необходимо отметить, что, в отличие от Порядка № 40, Указание № 3210-У не содержит требования о письменном ознакомлении с ним кассира, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». К названному перечню лиц относятся, в частности, и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:
один экземпляр остается у кассира;
второй – передают в кадровую службу или бухгалтерию.
Со стороны учреждения договор подписывает руководитель или уполномоченный им работник.
Согласно п. 4.4 Указания № 3210-У кассир должен быть снабжен:
печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;
образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. Необходимо отметить, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей надо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.
Напомним, что автономные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом нужно учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.
Исходя из положений п. 7 Указания № 3210-У руководителю учреждения необходимо определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Данные мероприятия могут быть зафиксированы в отдельном приказе. Для образца можно воспользоваться положениями Приказа Ростехнадзора от 29.07.2014 № 335 «О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору».
Определяем лимит остатка наличных денег
Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.
Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.
Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.
Лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. Для определения такого лимита учреждение должно учесть объем поступлений наличности за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдач наличных), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработка, стипендий и других выплат работникам. Формулы расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.
Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в случае, если учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Пример.
Автономное учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе на 2018 год взят расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег с 1 по 28 февраля 2018 года (19 рабочих дней). Объем выдачи наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период составил 550 000 руб. Период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег – 5 рабочих дней.
Рассчитаем сумму лимита остатка наличных денег: 550 000 руб. / 19 раб. дн. х 5 раб. дн. = 144 737 руб.
В соответствии с п. 3 Указания № 3210-У уполномоченный представитель учреждения сдает наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет учреждения.
- на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
- на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
Ведение кассовой книги
Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Указания № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит положениям Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.
Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.
Нельзя оставить без внимания вопросы внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.
Прием и выдача наличных денег
В силу п. 5 Указания № 3210-У прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассиру необходимо убедиться в наличии подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – в наличии подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – проверить его соответствие образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему названную квитанцию. При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
При несоответствии вносимой суммы сумме, отраженной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных. При этом кассиру необходимо перечеркнуть приходный кассовый ордер (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставить отметку о необходимости его переоформления) и передать (направить) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
Согласно п. 6 Указания № 3210-У выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.
В соответствии с п. 6.2 Указания № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.
Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У, однако с 19 июня 2017 года оттуда она была исключена.Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.
Пунктом 6.3 Указания № 3210-У установлено, что наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должны выдаваться работнику под отчет на основании:
1) либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается. Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя;
2) либо распорядительного документа автономного учреждения (например, приказа). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа. При подготовке распорядительного документа автономное учреждение должно руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93) (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Необходимо отметить, что, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки нужно требованиями п. 213 Инструкции № 157н и писать заявление надо.
Соблюдаем предельный размер расчетов наличными деньгами
В силу п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.
Наличные расчеты осуществляются в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также наличных денег, полученных в качестве страховых премий на следующие цели:
выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
выдачу работникам под отчет.
Расчеты с населением
При осуществлении автономным учреждением наличных расчетов с населением за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы нужно обратить внимание на соблюдение положений Федерального закона № 54-ФЗ. Из данного документа следует, что ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 данного закона). При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).
Отметим также Письмо Минфина РФ от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, в котором указано, что Федеральным законом № 54-ФЗ не предусмотрено особых условий (исключений) в отношении применения ККТ для пользователя (продавца) при оплате покупателем товара посредством платежного поручения через кредитную организацию.
Обратите внимание: Организации, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ), до 1 июля 2018 года.
Напомним, что выдача учреждением БСО осуществляется до 1 июля 2018 года в порядке, установленном Положением № 359 и Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона № 290-ФЗ). БСО должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Реквизиты, которые должен содержать БСО, указаны в п. 3 Положения № 359.
В силу п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ учреждения могут не применять ККТ при оказании, в частности, следующих услуг:
по обеспечению питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;
по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.
Также могут не применять ККТ:
аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ);
организации, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета между организацией и покупателем (клиентом), содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4 – 12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.
Недостача денежных средств в кассе
Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.
Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.
Виновен всегда кассир
Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.
Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.
КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Виды ответственности за недостачу
- Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.
Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе
| № | Вид правонарушения | Санкция | Срок, сумма |
| 1. | Кража | Штраф | До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода |
| Обязательные работы | До 180 часов | ||
| Исправительные работы | От полугода до года | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
| Лишение свободы | До 2 лет | ||
| 2. | Мошенничество | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов |
| Обязательные работы | До 180 часов | ||
| Исправительные работы | От 6 месяцев до года | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Арест | От 2 до 4 месяцев | ||
| Лишение свободы | До 2 лет | ||
| 3 | Растрата, присвоение | Штраф | До 120 000 руб. или в размере годичного дохода |
| Обязательные работы | До 120 часов | ||
| Исправительные работы | До полугода | ||
| Ограничение свободы | До 2 лет | ||
| Лишение свободы | До 2 лет |
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.
Порядок взыскания недостачи
- Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
- Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
- Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
- У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
- При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.
Когда кассир не виноват
Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:
- стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
- другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).
В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.
Как провести недостачу по бухгалтерии
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Как привлечь кассира к материальной ответственности?
Анна спрашивает: «Продавец-кассир сообщила, что увольняется. рабочий день обнаружили недостачу по кассе. Сотрудница утверждает, что не брала деньги, хотя речь о приличной сумме — больше ее месячной зарплаты.
Хотим сначала сами разобраться в причинах недостачи, прежде чем идти в полицию. Расскажите, как правильно все проверить? И есть ли шансы добиться возврата денег от уже бывшей сотрудницы?»
С бывшего работника труднее взыскать ущерб — зафиксируйте недостачу до его увольнения
Чтобы взыскать всю сумму ущерба, работодатель должен ее доказать. Но для начала важно зафиксировать факт недостачи или пропажи до увольнения работника — иначе взыскать компенсацию будет очень проблематично. Например, если недостачу по кассе выявили через два дня после увольнения продавца — виновным вполне может быть любой другой сотрудник с доступом к наличным деньгам.
Если кассир потерял деньги или, например, деньги пропали из открытой кассы — взыскивать недостачу придется через суд. А если подтвердится кража, то работодатель вправе обратиться с заявлением в полицию.
Далее рассмотрим порядок, как правильно зафиксировать факт недостачи, определить сумму ущерба и собрать доказательства.
С работающего кассира можно взыскать ущерб, не доводя дело до суда
Порядок взыскания зависит от того, согласен ли работник с выводами служебной проверки или нет, а также заключен ли отдельный договор о полной материальной ответственности. Кассир входит в список должностей, с кем можно заключать такой договор.
Установленного образца, как оформлять договор о материальной ответственности кассира нет, документ составляют в свободной форме.
Если работник согласен с суммой ущерба и признает вину, нужно издать приказ о взыскании. На основе этого приказа работодатель удерживает деньги из зарплаты работника.
На принудительное взыскание без суда есть ограничение — разово не более 20% от месячной зарплаты, пока сотрудник не погасит нужную сумму. Максимально — не более его среднемесячного заработка.
Если работник хочет добровольно возместить ущерб, он может договориться с работодателем о сумме компенсации и удобном графике выплат. Также можно договориться, как работник будет возмещать — вносить деньги самостоятельно или согласится на удержания из зарплаты.
Если работник не признает вину или не согласен с расчетом ущерба либо ущерб превышает месячный заработок человека, взыскать деньги можно только через суд. Сумма иска зависит от того, заключен ли с человеком договор о полной материальной ответственности.
В каких ситуациях кассир должен возмещать ущерб
Материальная ответственность работников регулируется главой 39 трудового кодекса. По умолчанию кассир несет частичную материальную ответственность. Это значит, что он должен возместить ущерб на сумму не больше своей среднемесячной зарплаты.
Чтобы кассир полностью отвечал за возможный ущерб, организации нужно подписать с ним отдельный договор о полной материальной ответственности. И, если так будет удобнее, подготовить приказ о назначении материально ответственного лица. Тогда, если возникнут проблемы, есть шансы взыскать через суд всю сумму ущерба.
Это все касается в первую очередь работающего специалиста. Шансы добиться компенсации от уволенного сотрудника невелики — например, украсть деньги из кассы мог кто угодно после его ухода из компании.
Предположим, у автора вопроса кассир зарабатывал 50 000 ₽. В кассе обнаружили недостачу 100 000 ₽. Если подписан договор о полной материальной ответственности, через суд получится взыскать все 100 000 ₽. Если же такого договора не было — не больше 50 000 ₽.
При этом сотрудник не должен возмещать ущерб, если были форс-мажорные обстоятельства или доказано, что сотрудник сделал все возможное, чтобы ущерба не произошло.
К кассовому аппарату есть доступ у других работников. Кассир предупреждал о проблемах с безопасностью, но работодатель эту брешь не устранил. В итоге кто-то воспользовался лазейкой и вынес деньги из кассы. В этом случае кассир не несет ответственность за пропажу денег.
Также работник не несет материальную ответственность, если работодатель сам нарушил условия хранения имущества или денег. Например, если кассы нет вообще, а наличные складывают в коробку под прилавком.
Как определить размер ущерба и взыскать недостачу
Обязанность работодателя — оценить и обосновать размер ущерба, в котором обвиняют работника. Если выявили недостачу — считают точную сумму. Если речь об испорченном или потерянном имуществе, ущерб оценивают по рыночным ценам на день происшествия с учетом износа. Порядок доказательства, для взыскания материального ущерба с работника, такой.
Начать проверку. Для начала проверки директору нужно издать внутренний приказ о служебном расследовании. Если речь о преступлении или административном проступке — руководитель одновременно с приказом подает заявление в полицию. Например, к таким ситуациям относится явное подозрение на кражу денег из кассы, как у автора вопроса.
Если захочет, работодатель может собрать комиссию из сотрудников компании. Ее состав утверждают приказом директора или ИП.
Чтобы обвинения были обоснованными, при работе с наличными в средних и крупных торговых компаниях соблюдают кассовую дисциплину — ежедневно учитывают движение денег по кассе. Есть три кассовых документа, которые при недостаче в компании проверяют в первую очередь — это приходные и расходные кассовые ордеры, а также кассовая книга. Данные этих документов сверяют с фактическим остатком денег в кассе на момент проверки. Без этого доказать вину или невиновность кассира будет сложнее.
В небольших магазинах индивидуальных предпринимателей может не быть такого строгого учета — закон не обязывает ИП вести кассовый учет. На практике это может стать проблемой, если придется доказывать виновность сотрудника. Так, если кассу снимают раз в неделю, просто не будет доказательств, что деньги пропали по вине конкретного сотрудника.
Чтобы подстраховаться, стоит проверять отчеты о закрытии смены по ККТ ежедневно в конце дня и сверять сумму с остатком наличных в кассе. Также можно установить видеонаблюдение на кассовой стойке. Видеозапись, где кассир на камеру кладет деньги из кассы в карман, может стать веским доказательством.
Получить письменные объяснения от работника. Если сотрудник отказывается, это фиксируют отдельным внутренним актом.
Определить степень вины. Работодатель фиксирует результаты проверки письменно — с обоснованием суммы ущерба и обстоятельств. Здесь же указывается, возмещает ли работник ущерб частично или в полном объеме.
Вот какие моменты важно расследовать, понять и отразить в акте:
- Точно ли есть ущерб?
- К каким последствиям это привело или могло привести?
- Кто несет за это ответственность?
- Какие обстоятельства повлияли на виновного сотрудника?
Ознакомить работника с актом проверки. Важно настоять, чтобы сотрудник ознакомился с актом и подписал его, либо придется составить акт об отказе от дачи объяснений. Результаты проверки могут стать основанием для иска и подтверждением суммы ущерба. А в случае с преступлением — дополнительным доказательством при расследовании в полиции.
Дальше порядок действий будет различаться в зависимости от того, взыскивают ущерб с работающего сотрудника или с уволенного.
Если ущерб взыскивают с действующего сотрудника, нужно издать приказ о привлечении к материальной ответственности. Приказ нужно издать не позднее месяца со дня начала служебной проверки. Если не уложиться в этот срок, с сотрудника можно будет взыскать ущерб только через суд. Если речь о бывшем работнике — доказать его вину после увольнения будет проблематично.
Работник должен ознакомиться с приказом и поставить подпись. После этого ущерб, причиненный работодателю, будут взыскивать из зарплаты работника.
Если сотрудник предложил возместить недостачу добровольно, то компенсирует ущерб по согласованному графику. В этом случае работник пишет заявление, где обязуется возместить ущерб с конкретными датами платежей. Если работник не соблюдает сроки платежей, работодатель вправе подать иск и взыскать оставшуюся сумму через суд.
Если сотрудник уже уволен, работодатель сразу готовит судебный иск. Срок исковой давности по делам о взыскании ущерба с работников — один год. Срок считают с даты, когда обнаружили факт недостачи или пропажи имущества, например с даты приказа о начале служебного расследования. Важно начать проверку до увольнения работника — в противном случае будет сложно доказать его вину и добиться компенсации ущерба.
К иску работодатель прикладывает приказ о служебном расследовании, объяснительную от работника или акт об отказе давать пояснения — если проверку проводили во время его работы в компании, — акт о результатах расследования и другие документы, которые относятся к проверке и доказательству ущерба, к примеру выводы независимого аудита.
Тестовые задания по МДК 04.03.в Торговое и контрольно — кассовое оборудование
На задания с 1 по 15 отводится по 2 минуты на каждый вопрос, каждый правильный ответ оценивается в 1 балл.
Выберите один из вариантов ответов:
К рекламно- выставочному инвентарю относятся:
а) монетница, наколка для чеков;
б) подставки, вазы, ёмкости;
г) нет правильного ответа.
Горки предназначены:
г) правильные ответы А и Б.
Для приведения ненагруженных весов в состояние равновесия предназначен:
а) масляный успокоитель;
в) тарировочная камера;
г) нет правильного ответа.
Горизонтальное положение весов регулируют по уровню с помощью:
б) винтовых ножек;
в) тарировочной камеры.
Компенсация тары на электронных весах производится нажатием:
в) клавиши « НУЛЬ.»
Цена товара на электронных весах вводится при помощи:
а) функциональной клавиатуры;
б) цифровой клавиатуры;
в) дополнительной клавиатуры.
После установки электронных весов по уровню пузырёк воздуха в спиртовой капсуле должен находиться:
а) с левой стороны очерчённого кольца уровня;
б) с правой стороны очерчённого кольца уровн;я
в) в середине очерченного кольца уровня.
Какой из перечисленных документов является первичным учетным документом кассира?
а) книга покупок;
в) кассовая книга;
г) товарная книга.
Кто несет материальную ответственность за операционную кассу?
б) контролер- кассир
в) директор магазина
Какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями?
г) не менее 5-и лет.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули производится:
а) на начало рабочего дня;
б) в конце смены;
в) при инвентаризации;
г) все ответы верны.
Как определить недостачу или излишки в кассе?
а) сверить данные Х-отчета с выручкой;
б) посчитать по кассовым чекам;
в) посчитать деньги в кассе;
г) нет правильного ответа.
Если кассир ошибся в выдаче сдачи покупателю, то:
а) покупатель имеет право требовать снятия кассы;
б) кассира увольняют с работы;
в) администрация закрывает магазин;
г) кассир доказывает свою правоту.
При остановке ККМ по неизвестной причине необходимо в первую очередь:
а) покинуть кассовую кабину;
б) изъять денежные средства из кассы;
в) отключить ее от сети;
г) нет правильного ответа.
В каких случаях возникает необходимость внезапной ревизии кассы?
а) по мере необходимости;
б) смена кассира или распоряжение руководителя предприятия;
в) по желанию кассира ;
г) нет правильного ответа.
На задания с 16 по 20 отводится по 3 минуты на каждый вопрос, правильный ответ оценивается в 3 балла.
Продолжите предложение:
Оборудование, предназначенное для хранения замороженных продуктов, имеющее вынесенный холодильный агрегат и большое внутреннее пространство называется____________________________________________.
Спиртовая капсула весов с пузырьком воздуха внутри – это___________.
Приспособление в виде застекленного стеллажа или шкафа, предназначенное для выкладки или демонстрации товара – это _____________.
Выберите несколько правильных ответов:
Измельчительно — режущее оборудование по принципу работы подразделяется на:
а) непрерывного действия;
б) автомеханического и механического действия;
в) электромеханического и гравитационного действия;
г) периодического действия.
Эксплуатационные требования к мебели предусматривают следующие характеристики:
а) удобство выкладки товаров;
б) удаление загрязнений, поверхность без выступов;
в) унификация деталей, типизация;
г) надёжность, прочность.
КОДЫ ОТВЕТОВ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ
ДЛЯ КОНТРОЛЯ УРОВНЯ ЗНАНИЙ
по учебной дисциплине МДК 04.03.в Торговое и контрольно — кассовое оборудование,
для специальности: 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров
Вариант 1
16 – холодильная камера
17 – уровень
18 – витрина
КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»
на заседании предметной (цикловой) Заместитель директора по
комиссии отделения машиностроения, учебной работе ОБПОУ «КГТТС»
экономики и управления _______________Е.В. Никитова
Протокол №___ от ________201__ года «___» __________ 201____ года
Председатель ПЦК________ Ю.А. Конева
Специальность 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров
Междисциплинарный курс МДК 04.03.в Торговое и контрольно — кассовое оборудование
Группа 2 Тов «А»
Продолжительность теста – 45 минут.
«5» — получают обучающиеся, справившиеся с работой на 90-100% (27-30 баллов);
«4» — ставится в том случае, если верные ответы составляют 80% (24-26 баллов);
«3» — соответствует работа, содержащая 50-70% правильных ответов (15-23 баллов)
На задания с 1 по 15 отводится по 2 минуты на каждый вопрос, каждый правильный ответ оценивается в 1 балл.
Выберите один из вариантов ответов:
1. В начале рабочей смены контроллер-кассир обязан:
а) составить кассовый отчет и сдать выручку;
б) подготовить денежную выручку;
в) произвести внешний осмотр ККМ и включить ее.
2. На циферблатно — гирных весах массу товара определяют:
а) складывая показания массы гирь на гиредержателе и показания шкалы коромысла;
б) складывая показания шкал по месту расположения передвижных гирь;
в) складывая показания массы гирь на гиревой площадке и показания шкалы циферблата.
3. Поверка торговых гирь осуществляется:
а) на образцовых весах и образцовыми гирями:
б) на обыкновенных весах и обыкновенными гирями:
в) на обыкновенных весах и условными гирями.
4. Для взвешивания товара в таре на электронных весах необходимо:
а) уложить товар в тару, нажать клавишу «тара», поставить тару на товарную площадку;
б) нажать клавишу «тара», поставить тару на товарную площадку, уложить товар в тару;
в) поставить тару на товарную площадку, нажать клавишу «тара», уложить товар в тару.
5. Торговое холодильное оборудование — это:
а) устройство для кратковременного хранения, выкладки и продажи скоропортящихся продуктов, предварительно охлаждённых или замороженных;
б) оборудование для хранения, выкладки и продажи продуктов;
в) различные приспособления, приборы, используемые в торгово-операционном процессе.
6. Запоминание цены товара на электронных весах производится по следующему алгоритму:
а) вводится цена товара за 1 килограмм с помощью цифровой клавиатуры, нажимается клавиша «ЗАП», нажимается выбранная клавиша цены;
б) нажимается выбранная клавиша цены, нажимается клавиша «ЗАП», вводится цена за 1 килограмм с помощью цифровой клавиатуры;
в) нажимается клавиша «ЗАП», нажимается выбранная клавиша цены, вводится цена за 1килограам с помощью цифровой клавиатуры.
7. Машина для измельчения продуктов:
в) ленточная пила;
г) нет правильного ответа.
8. Checklink –это:
а) жесткий многоразовый датчик – бирка, который прикрепляется непосредственно к товару с помощью зажима.
б) датчик, который при попытке сломать или снять его без ключа выстреливает струей несмываемой краски;
в) одноразовый датчик – ярлык, крепящийся к товару с помощью этикет-пистолета.
9. Активная системная ККМ – это
а) ККМ имеющая возможность работать в компьютерно- кассовой системе, но не имеющая возможность управлять работой этой системы;
б) Кассовая машина, расширение функциональных возможностей которой может достигать только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода;
в) ККМ, имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы.
10. В Журнале кассира — операциониста исправления:
б) допускаются, если они внесены кассиром;
в) не допускаются.
11. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины должны быть:
а) привлечены к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации;
б) незамедлительно уволены;
в) подвергнуты штрафным взысканиям.
12. Какую информацию содержит Х-отчет?
б) о выручке за весь месяц;
в) о выручке за смену по каждому отделу и по всем отделам вместе;
г) о возврате товара.
13. Если по вине материально ответственного лица, с которым был заключен договор о полной материально ответственности, произошла пропажа наличных денежных средств, то организация имеет право:
а) потребовать немедленного погашения стоимости пропажи в полном объеме;
б) ежемесячно удерживать не более 50% из заработной платы сотрудника вплоть до полного погашения задолженности;
в) потребовать от сотрудника погашение задолженности личным имуществом
14. Контрольно-кассовая техника (ККМ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке:
а) вообще не обязательна к применению на территории РФ;
б) некоторыми организациями, использующими ККМ для упрощения подсчета выручки в результате торговли, оказания услуг или выполнения работ;
в) всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
15. При вводе в эксплуатацию ККМ, администрация заводит:
а) книгу кассира-операциониста.
б) жалобную книгу;
в) товарную книгу;
г) нет правильного ответа.
На задания с 16 по 20 отводится по 3 минуты на каждый вопрос, правильный ответ оценивается в 3 балла.
Продолжите предложение:
16. Охлаждение продуктов ниже температуры окружающей среды – это __________________________________________________________________.
17. Контрольно-кассовая техника, или ККТ, с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем. Она передает данные о каждой покупке ОФД — оператору фискальных данных. ОФД в свою очередь передает сведения в Федеральную налоговую службу называется __________________________________________________________________.
18. Соответствие нормативным требованиям к размерам, материалам, качеству изготовления, правилам приемки и маркировки, упаковки, транспортирования и хранения – это __________________________________________________________________.
Выберите несколько правильных ответов:
19. Рекламный инвентарь по способу изготовления различают:
20. Паспорт ККМ содержит:
б) сведения о регистрации;
в) сведения о техническом обслуживании;
г) информацию кассире.
КОДЫ ОТВЕТОВ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ
ДЛЯ КОНТРОЛЯ УРОВНЯ ЗНАНИЙ
по учебной дисциплине МДК 04.03.в Торговое и контрольно — кассовое оборудование,
для специальности: 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров