Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг
Бухгалтерия – это не то, о чем руководству компании хочется думать, и на что бизнес с удовольствием тратит время и деньги.
Об аутсорсинге бухгалтерии чаще всего задумываются в следующих случаях.
Во-первых, если возникает явная проблема:
бухгалтер неожиданно уволился или вышел из строя в период отчетности;
налоговики по вине бухгалтерии оштрафовали компанию или заблокировали расчетный счет;
сотрудники или подрядчики стали жаловаться на бухгалтерию;
бухгалтер попался на мошенничестве.
Первый порыв директора – искать другого главбуха – сменяется трезвыми рассуждениями: а будет ли новый человек лучше, чем предыдущий? Не пора ли что-то менять кардинально: впредь не зависеть от конкретного бухгалтера, от его знаний и настроений и вообще не решать кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом? Так возникает альтернатива – довериться проверенной бухгалтерской компании.
Во-вторых, о передаче бухгалтерии на аутсорсинг начинают задумываться, когда приходит понимание, что твой бухгалтер бизнесу не товарищ:
ответственность на себя брать не хочет, общаться с госорганами боится или не умеет, обычно занимает выгодную для налоговой (и пассивную по отношению к бизнесу) позицию;
оказывать качественную экспертную поддержку не может: на хватает или времени, или знаний, или опыта, или ресурсов;
неповоротлив, не поспевает за изменениями в бизнесе, саботирует новое, предпочитает работать по-старинке.
В общем, бухгалтерская функция понимается узко: рассчитать налоги, зарплату, сдать государству отчетность.
Довольно быстро руководство компании понимает, что чем искать сферического коня в вакууме (универсального специалиста, который одинаково хорошо разбирается в налоговых, юридических, IT-вопросах, при этом инициативен, предприимчив и ориентирован на полезный для бизнеса результат), быстрее и проще нанять бухгалтерскую фирму, обладающую разносторонней экспертной практикой и соответствующими ресурсами.
Получите команду специалистов по цене штатного бухгалтера
Берем на себя функции бухгалтера, кадровика, юриста и налогового консультанта. Переходите на аутсорсинг!
В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают, когда перед компанией стоит задача снизить текущие расходы на бухгалтерию. Со стороны многим кажется, что услуги бухфирмы всегда дешевле, чем содержание штатной бухслужбы (действительно ли это так – рассмотрим ниже).
К тому же, передача бухгалтерии на аутсорсинг дает возможность бесплатно (или почти бесплатно) получить доступ к технологиям, внедрение которых бизнес скорее всего не потянет ни по деньгам, ни по ресурсам.
Ну и еще один распространенный случай, когда бухгалтерский аутсорсинг – хорошее решение, это когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент и нужно сохранить независимость бухгалтерской службы, исключить возможность сговора с бухгалтерией, обеспечить всем заинтересованным лицам равноправный доступ к финансовой информации.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Если вы раньше не сталкивались с аутсорсингом бухгалтерии, неизбежно возникают вопросы:
что представляет из себя обслуживание;
можно ли так наладить взаимодействие с бухфирмой, чтобы удаленный бухгалтер ничем не отличался от штатного;
как контролировать работу бухфирмы;
на какие критерии (кроме цены) опираться при выборе бухгалтерской компании и пр.
Отдать бухгалтерию на аутсорсинг – это значит полностью или частично передать учетную функцию профессиональной компании. В этом смысле аутсорсинг бухгалтерских услуг ничем не отличается от других видов аутсорсинга: хоть клининга, хоть подбора персонала.
Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?
Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.
Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.
В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».
Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету.
Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление.
При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов вам могут предложить.
Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Это может быть и функция главного бухгалтера (выполнение только самых ответственных, сложных задач), и ведение конкретных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты).
Кроме того, это могут быть и услуги, не относящиеся напрямую к бухгалтерии (ведение кадров, юридическая поддержка, оптимизация налогов, помощь в смене учетной системы).
Однако самый распространенный вариант – комплексный аутсорсинг, когда бухгалтерский функционал передают на аутсорсинг целиком.
Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности конкретной компании.
Полный аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг в варианте «все включено» – это полноценная замена штатному главбуху и даже целой бухгалтерской службе.
Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, формирование и сбор первичных документов, подготовку платежек в клиент-банке, сдачу всех видов отчетности.
Кроме того, бухгалтерские фирмы готовы предложить и смежные услуги:
подготовку управленческой отчетности;
доработку или даже смену учетных систем;
интеграцию разных систем друг с другом;
внедрение ЭДО (электронного документооборота);
хостинг или аренду 1С.
Комплексный аутсорсинг бухгалтерии
Минимизируем налоговые риски, защищаем от штрафов и переплат.
Выборочный аутсорсинг
В отличие от комплексного бухгалтерского аутсорсинга, заказчиками которого обычно являются генеральный или финансовый директор, инициатором выборочного аутсорсинга бухгалтерии чаще всего становится главный бухгалтер.
Главбухи делегируют часть своих функций проверенным фирмам по следующим причинам:
хотят отойти от рутины, решать стратегические задачи на уровне финансового директора;
не хотят раздувать штат и решать связанные с этим организационные вопросы (найм, адаптация, обучение новых сотрудников, их контроль, профессиональная и личностная мотивация – все это отнимает немало времени и сил);
хотят воспользоваться готовыми технологическими решениями, на внедрение которых у компании нет времени и свободных денег;
хотят разделить с бухгалтерской фирмой ответственность за ведение особо сложных или высокорисковых участков бухгалтерии;
ценят экспертную горячую линию, где можно бесплатно проконсультироваться по любому профессиональному вопросу ;
В любой бухгалтерии есть участки, ведение которых отнимает много времени и сил, но не требует знаний на уровне главбуха. Поэтому бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге – хороший вариант.
Кстати, уже сегодня важной строчкой в резюме главбуха является умение использовать ресурсы технологичных бухгалтерских компаний для повышения эффективности учетных процессов.
Самые популярные участки, которые передают на выборочный аутсорсинг:
расчет зарплаты сотрудников;
арендные платежи (актуально для компаний с большим количеством торговых точек или разветвленной сетью офисов);
учет кассовых операций (актуально для розничных торговых компаний);
обработка первичных документов (это особенно важно для компаний, подлежащих аудиту или кого часто проверяет налоговая).
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Бывает и обратная ситуация, когда бухгалтерский аутсорсинг нужен не для того, чтобы закрыть какой-то участок под руководством штатного главбуха, а наоборот – чтобы оставить в штате простые учетные функции, передав на аутсорсинг управление бухгалтерией.
Главный бухгалтер на аутсорсинге – одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
Стандартные проблемы штатной бухгалтерии:
контроль качества осуществляется при наличии времени у главбуха (который сам обычно по уши загружен работой);
учетные процессы не задокументированы (либо отражены в рабочих инструкциях формально), поэтому уход главбуха – всегда катастрофа;
многое зависит от понимания, желания, знаний и опыта конкретного специалиста.
Главбух на аутсорсинге – это не только квалифицированное управление учетными процессами, но и детальная формализация работы, что позволяет избежать ошибок по вине человеческого фактора.
Управлять сотрудниками в штате, когда детально прописаны инструкции, люди работают в единой автоматизированной среде, предоставляемой провайдером, вполне можно и удаленно.
Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге
Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях не только в смысле перечня услуг, но и в организации работы бухгалтеров.
Если в маленьких бухфирмах главбух в одном лице выполняет все виды работ, то в крупных бухгалтерских компаниях существует разделение труда, что дает массу преимуществ: за каждый участок отвечает профильный специалист, имеющий не только актуальные знания и релевантный опыт, но и достаточно ресурсов, чтобы сделать работу вовремя и хорошо. Ничто не ускользает от внимания, функции не дублируются. Такой конвейерный подход обеспечивает стабильное качество на всех этапах, еще и сильно удешевляя стоимость услуги (поскольку менее квалифицированная работа не делается силами дорогостоящих главбухов).
Когда речь идет об аутсорсинге, ведении бухгалтерского учета – это не всегда означает, что команда бухгалтеров работает удаленно. Разделение труда позволяет так смоделировать процесс бухгалтерского обслуживания, что часть сотрудников работает в офисе клиента, но по стандартам бухфирмы, под ее управлением. Это актуально, например, в части обработки «первички», когда проще посадить человека в офисе, дав ему удаленный доступ в бухгалтерскую базу, чем передавать в бухфирму массивы необработанных документов.
Бухгалтерское консультирование
Одной из важнейших составляющих бухгалтерского аутсорсинга является всесторонняя экспертная поддержка бизнеса. Бухгалтерский учет, налоги, валютный контроль, трудовое право – запросы бизнеса разнообразны (никогда не знаешь, с чем компания столкнется завтра).
И хотя почти все бухгалтерские компании заявляют об экспертной поддержке, как неотъемлемой части обслуживания, на практике это требует избытка экспертного ресурса и разностороннего опыта, поэтому оказывать ее умеют немногие. На самом деле уже при первом личном знакомстве, еще до заключения Договора, вы многое поймете. Если даже на первой встрече эксперты занимают активную позицию (думают, чем помочь, что улучшить в вашей текущей ситуации, стараются ответить на вопросы) – это хороший признак.
На переговорах задайте вопрос бухгалтерской компании, как у нее поставлен процесс информирования клиентов о важных изменениях в законодательстве, влияющих на их бизнес. А еще лучше – запросите пример рассылки или информационных материалов (если это не просто перепечатка новостей из СМИ, а информация подается с оцифровкой налоговых и бизнес-рисков, с экспертными выводами, с предложением каких-то решений – можете смело нанимать такую бухфирму).
Кстати, поинтересуйтесь, не имеет ли провайдер бухгалтерских услуг ограничений в объеме экспертной поддержки.
Устные консультации (обычно к ним относятся вопросы, которые не требуют серьезной подготовки) не должны быть лимитированы по количеству в месяц (в шутках или часах), а письменные консультации должны иметь разумную стоимость. Проверяйте это на берегу.
Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг
Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?
Генеральные директора рассматривают бухгалтерский аутсорсинг, как способ снять с себя ответственность за ведение учета. Считается, что, если налоговую отчетность подписывает по доверенности генеральный директор бухфирмы, клиент уже ни за что не отвечает. На самом деле это иллюзия. За ведение учета всегда отвечает генеральный директор юридического лица.
Другое дело, что с бухфирмы можно стребовать возмещение материального ущерба. И в этом смысле аутсорсинг бухгалтерии действительно имеет преимущества перед штатным бухгалтером.
Как же подписывается отчетность? Чаще всего бухфирма оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно.
Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге?
Скажем еще раз: кто бы ни вел налоговый и бухгалтерский учет – штатный бухгалтер, фрилансер или бухгалтерская компания – ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре юридического лица.
Правда, отличие между бухгалтерской компанией и штатным бухгалтером все-таки есть.
Взыскать материальный ущерб со штатного, а уж тем более, с приходящего бухгалтера, невозможно: ваши претензии будут рассматриваться в рамках лояльного к наемным сотрудникам Трудового кодекса РФ. Единственный способ привлечь штатного бухгалтера к ответственности – заключить с ним кабальный трудовой договор, на что он вряд ли пойдет.
А вот с бухгалтерской компанией отношения закрепляются юридическим договором, значит, привлечь ее к ответственности можно в рамках Гражданского кодекса.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Ведем учёт так, чтобы вы спали спокойно
Наша профессиональная ответственность застрахована на 70 000 000 рублей
Аутсорсинг или штатный бухгалтер — что лучше?
На этот вопрос каждый руководитель отвечает для себя сам.
Кому-то важно все держать в своих руках. А кто-то хочет сменить статус руководителя на статус клиента:
устраниться от всех кадровых и организационных вопросов;
снять с себя финансовую ответственность за возможные санкции (штрафы, пени), наложенные по вине бухгалтера;
не быть «заложником» конкретного специалиста;
оплачивать не время сотрудника, а фактический результат его работы.
Если раньше аутсорсинг бухгалтерии больше воспринимался как способ сокращения расходов, то теперь рассматривается как способ сохранить и усилить конкурентные преимущества, позволяя владельцам бизнеса сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: на ведении бизнеса.
Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии
5 преимуществ удаленной бухгалтерии на аутсорсинге
Качество бухгалтерского аутсорсинга сильно зависит от того, какая именно компания оказывает бухгалтерские услуги. О том, как выбрать провайдера – поговорим ниже. А пока разберем преимущества удаленной бухгалтерии, если вас обслуживает крупная бухфирма (о небольших компаниях говорить сложно, им не хватает масштаба, чтобы перейти на иной организационный уровень, поэтому их стиль работы мало чем отличается от обычных фрилансеров).
Итак, первое преимущество крупной бухфирмы – это действительно профессиональные сотрудники. В таких компаниях хорошо поставлена система подбора персонала (каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование), продумана система обучения.
Кроме того, квалифицированные специалисты и сами стремятся работать в аутсорсинге – это гарантирует им разноплановую интересную работу с возможностью профессионального и карьерного роста.
У генерального директора, который сам нанимает бухгалтера в штат, чаще всего нет бухгалтерского образования, поэтому он вынужден делать выбор, опираясь на косвенные признаки: рабочий стаж, рекомендации знакомых, личные ощущения. Иногда помогают профессиональные тесты, но и они не панацея.
Во-вторых, вы в принципе освобождаетесь от кадровых вопросов: бухфирма нанимает, адаптирует, обучает, контролирует своих сотрудников, а если нужно – то и заменяет: вы больше никак не зависите от конкретных людей.
В-третьих, вы можете не волноваться за качество учета: в крупных компаниях контролю качества уделяется самое пристальное внимание. Тем более, бухфирма отвечает за свои ошибки рублем.
В-четвертых, вы получаете не просто выходной результат в виде посчитанных налогов или сданной отчетности, но принципиально иной уровень организации учетных процессов, которого трудно достичь в штате (это дорого и трудоемко).
В-пятых, стоимость услуг коррелирует с выходным результатом. Вы понимаете, за что конкретно платите. И это не рабочее время бухгалтера с его больничными и отпусками.
Возможные риски при работе с удаленной бухгалтерией
Бухгалтерский аутсорсинг, несомненно, несет в себе риски, но только если вы работаете с мелкой бухгалтерской фирмой или с бухгалтером-фрилансером. В этом случае не стоит рассчитывать на стабильное качество, быструю замену бухгалтера (если ваш специалист заболеет, уйдет в отпуск или уволится), и на сохранность бухгалтерской базы, поскольку небольшие фирмы не могут содержать ИТ-специалистов, оплачивать серверное оборудование, осуществлять регулярное бэкопирование данных и пр.
Два важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг
Обычно образец договора на бухгалтерский аутсорсинг носит общий характер. Как и любой подобный документ, он содержит предмет договора, стоимость услуг и порядок расчетов, срок действия, права и обязанности сторон, а также – их ответственность по договору.
На что имеет смысл обратить внимание.
Во-первых, на лимиты по ответственности, прописанные в договоре. Например, может быть указано, что срок ответственности бухгалтерской компании ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Солидные компании несут перед клиентами расширенную ответственность, указывая в договоре, что материальный ущерб возмещается в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему в течение именно такого срока? Потому что налоговые органы в рамках выездной проверки смотрят три предыдущих финансовых года.
Ответственность бухгалтера на аутсорсинге – это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухфирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
Во-вторых, поскольку бухгалтерский аутсорсинг – услуга комплексная и довольно сложная, неотъемлемой частью Договора обычно являются Регламенты или Правила оказания услуги. По тому, насколько детально они проработаны, можно судить о надежности компании.
Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
Бухгалтерский аутсорсинг видится многим, как некий «черный ящик»: что там и как происходит – не ясно. Однако солидные бухгалтерские компании серьезно озабочены тем, чтобы их взаимоотношения с клиентами были как можно более прозрачными.
Для этого, во-первых, клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача.
Во-вторых, предоставляется круглосуточный удаленный доступ в бухгалтерские базы.
В-третьих, нужно помнить, что бухгалтерская компания, которая не на словах, а на деле отвечает своими деньгами за качество (мы говорили об этом выше, в разделе про Договор) – сама заинтересована постоянно улучшать контрольные процедуры.
Поскольку содержать внутренних аудиторов довольно дорого, а человеческие ресурсы все равно ограничены, контрольные функции обычно автоматизируются (имеет смысл спросить у фирмы, которую вы потенциально рассматриваете, какие автоматизированные инструменты контроля у нее есть).
Цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве
Первое, что важно понимать – на рынке бухгалтерского аутсорсинга нет единого стандарта ценообразования. Прайс разных компаний формируются на основании разных (и не всегда очевидных) критериев, поэтому в лоб их невозможно и даже ошибочно сравнивать. Не выяснив принципы ценообразования той или иной бухгалтерской фирмы – можно по факту получить более высокий чек, чем заявлялось на старте.
Поэтому первое, что стоит выяснить – какой ключевой показатель лежит в основе стоимости бухгалтерского обслуживания? Показателей может быть несколько, но один из них точно является основным, принципиально меняющим стоимость. Это может быть:
объем первичных документов;
количество бухгалтерских проводок / операций;
фактическое время бухгалтера (почасовая тарификация);
выручка бизнеса клиента.
Конечно, лучше выбирать компании, у которых ключевой критерий ценообразования прозрачен для клиента (например, объем фактически переданной в бухфирму «первички»)
Второй важный момент – за одинаковым названием услуг (например, «ведение налогового и бухгалтерского учета») стоит разное наполнение, поэтому всегда просите дать вам перечень: что входит в стоимость обслуживания, а что будет за дополнительную плату. Компании, которые на входе показывают низкий чек, обычно «добирают» свою выручку в процессе обслуживания.
Есть еще и третий момент. Если у вас развивающийся бизнес, то при расчете стоимости аутсорсинга бухгалтерии некорректно отталкиваться только от того, что есть сейчас. Опытные бухгалтеры всегда перед тем, как озвучить прайс, зададут уточняющие вопросы и только получив больше информации о вашем бизнесе, о ваших ожиданиях от бухгалтерии, смогут дать цену.
А если вы хотите с помощью аутсорсинга сократить текущие расходы на бухгалтерию, не нужно в лоб запрашивать прайс и сравнивать полученные цены на аутсорсинг с текущими затратами. Снижение расходов на бухгалтерию – это проект, к которому надо подходить совсем иначе.
Смена бухгалтерии /переход на аутсорсинг – это прекрасная возможность пересмотреть сложившуюся ситуацию с учетом (которая не факт, что является оптимальной для бизнеса).
Даже налоговый учет можно построить по-разному, не говоря уже об управленке.
Так как же грамотное подойти к пониманию стоимости бухгалтерского аутсорсинга?
Во-первых, внимательно следите за тем, какие вопросы вам задают на старте: чем больше и подробнее вас расспрашивают, тем точнее будет коммерческое предложение и тем меньше сюрпризов будет в процессе обслуживания.
Во-вторых, исходите из средней зарплаты специалистов, уровень которых подходит вашему бизнесу (бухгалтер, ведущий «упрощенку», имеет одну зарплату; главбух, знающий сложный учет, совсем другую). Получив стоимость бухгалтерского обслуживания от компании, примерно «прикиньте» сколько трудочасов в месяц или в квартал заложила на вас бухфирма. Это убережет вас от принятия опрометчивого решения в пользу «самого дешевого предложения». Ничего, кроме проблем, в последнем случае вы не получите.
Бухгалтерия на аутсорсе – это не разовый проект, а длительное партнерство. Изо дня в день, из месяца в месяц вам предстоит общаться именно с этой командой, именно с этой компанией. А значит обязательно встречайтесь, не решайте вопрос сотрудничества по телефону.
Очень важно еще на старте понять, насколько вам комфортно с этой фирмой, есть ли взаимопонимание по ключевым вопросам, соответствует ли вашим ожиданиям то, что вы видите и слышите, а не просто узнали из коммерческого предложения. Ценность сотрудничества складывается из очень многих вещей, и знать, что вы с партнером на одной волне – не менее ценно, чем получить скидку на обслуживание.
Как найти и выбрать лучшую аутсорсинговую компанию?
Найти бухгалтера на аутсорсинге не так просто, как кажется на первый взгляд. Предложений много, но как в этом многообразии понять, что подходит именно вам?
Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на долгий срок, сменить ее внутри отчетного периода – довольно хлопотно, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью.
Особенности рынка бухгалтерского аутсорсинга в России
В Европе услугами бухгалтерских фирм пользуются 86% компаний, а в США – 92%. Для России это явление еще достаточно новое. Хотя первые бухгалтерские компании появились в конце 90-х, а бум пришелся на 10-е, до сих пор бухаутсорсинг использует не более 15% малого и 3% среднего бизнеса.
В России основная целевая аудитория – это микробизнес: компании и индивидуальные предприниматели, у которых нет загрузки для бухгалтера фулл-тайм и у которых относительно простой учет (в основном, это бизнесы на «упрощенке»).
Однако здесь и кроется главный подвох. Поскольку большинство бухфирм ориентированы именно на такой клиентский портрет и массированная реклама дается на него же, из поля зрения уходят крупные игроки, которые хотят и могут обслуживать клиентов с большими бухгалтериями и/или сложными учетными процессами.
На самом деле бухгалтерские компании, предоставляющие аутсорсинг, можно разделить на следующие категории:
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
- юридические услуги,
- бухгалтерские услуги,
- клининговые услуги,
- логистика,
- услуги питания и пр.
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
- штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
- бухгалтер-фрилансер,
- аутсорсинговая компания.
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
- дешевле штатного бухгалтера;
- более гибкие договорные условия;
- отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
- возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
- В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
- Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
- Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
- Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
- На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
- Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
- Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
- Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Бухгалтер, предприниматель и их простые сложности
У бухгалтерий на аутсорсинге, они же — обслуживающие, особые отношения с предпринимателями — и не всегда безболезненные. Эксперты Контур.Бухгалтерии провели фокус-группу с бухгалтерскими фирмами и обсудили самые частые проблемы, которые возникают при взаимодействии с клиентами. В этой статье ТОП-7 проблем и решений, которыми делимся с вами.
1. Клиенты отрицают неприятные новшества
Нередко бизнес, особенно ИП, не верит в неудобные и невыгодные изменения в порядке работы и не готовятся к ним заранее. Например, многие клиенты до последнего ждали продления возможности применять ЕНВД, поэтому в конце 2020 года не успели вовремя подать заявление на патент. Другие закрывали глаза на новые требования к кассам, чекам и маркировке, в итоге получили штрафы и теперь должны экстренно решать проблему.
Решение. Перестроить внимание клиента, чтобы он признал скорые изменения, смирился и начал действовать, хотя это непросто. Помогает рассказ о возможных денежных потерях и разъяснение: чем быстрее морально и организационно перестроиться, тем меньше боли принесет переход на новые условия работы.
2. Патентщики рассчитывают на низкую стоимость обслуживания
Клиенты на патенте считают, что их компанию легко вести, а значит, чек за обслуживание будет приятно маленьким. Но если в штате предпринимателя текучка или приходится работать с технологическими картами, большим потоком продаж в рознице, то стоимость услуг становится выше. Это возмущает клиентов — платить больше они не готовы.
Решение. Рассчитать число операций в месяц и познакомить клиента с этими цифрами. Сравнить его чек за обслуживание с чеком другого предпринимателя на патенте с меньшим числом операций.
3. Клиенты хотят следить за финансовыми потоками без подходящих инструментов
Предприниматели хотят знать, во сколько обойдется им смена налогового режима или какие-либо изменениях в деятельности. Они тратят много собственного времени и активно привлекают бухгалтера к расчетам. Просят создать таблицы для управленческого контроля, иногда покупают программы с аналитикой и с помощью бухгалтера настраивают собственные отчеты. При этом часто решают, что управленческий контроль слишком сложен, поэтому отказываются следить за финансами сами, но регулярно задают вопросы на эту тему бухгалтеру.
Решение. Рекомендовать клиентам формировать базовые финансовые документы или работать в сервисах, которые создают управленческие отчеты на базе данных бухучета. Ориентировать их на минимальное число ключевых показателей.
4. При удаленной работе клиенты не видят ценности бухгалтера
Если клиенты не видятся со своим удаленным бухгалтером и отправляют ему первичку через сервисы или по почте, они начинают забывать о бухгалтере и его работе. Порой это вызывает вопросы: “Что делает мой бухгалтер и за что я ему плачу?” Так в глазах предпринимателя снижается ценность бухгалтера.
Решение. Объяснить, что “незаметность” бухгалтера — это хороший признак. Значит, в бухгалтерии все в порядке: налоги платятся правильно, отчеты сдаются вовремя, первичка передается в срок. А вот если бы бухгалтер действительно ничего не делал, то предприниматель быстро бы узнал об этом по требованиям из налоговой, штрафам, блокировке счета и запросам на документы от самого бухгалтера. Повысить ценность работы бухгалтера помогают и управленческие отчеты: даже одна простая таблица, которая по итогам месяца показывает клиенту его доходы, расходы и ближайшие платежи, заметно повышает лояльность предпринимателя.
5. Консультации по смене налогового режима трудозатратны
Конечно, острой проблемой смена режима становится, когда чиновники отменяют популярный налоговый режим, как было в конце 2020 года. Но и в “мирные” времена клиенты просят рассчитать для них затраты на разных налоговых режимах: кто-то расширяет бизнес, кто-то ищет более выгодную систему налогообложения. Такие консультации трудозатратны, потому что клиенты хотят разобраться во всех тонкостях, при этом испытывают явное сопротивление переменам.
Решение. Терпеливо и аккуратно разъяснять перспективы, заранее подготовиться к непростому общению. Плюс таких консультаций: они помогают укрепить авторитет специалистов бухгалтерии у текущих клиентов, повысить их лояльность и приобрести новых заказчиков.
6. Клиенты ведут товароучет по-старинке, в тетрадке и отказываются от товароучетных систем
Многие предприниматели сами ведут товароучет в таблицах Excel или бумажных тетрадях. Бухгалтеру приходится раз в месяц или квартал сверять данные и запрашивать недостающие документы. Когда клиенту предлагают приобрести товароучетную систему, которую можно интегрировать с бухгалтерским сервисом, нередко следует реакция: “Вам бы лишь бы что-нибудь купить!”
Решение. Пояснять плюсы товароучетной системы на примерах, опираться на опыт самого предпринимателя. Можно уточнить, сколько времени клиент тратит на ведение таблицы или тетрадки по товароучету, как сводит данные, какими формулами пользуется. Тогда можно показать, сколько времени сэкономил бы предприниматель с товароучетной системой, в которой нужно только нажать кнопку для получения результата, сколько полезных и нужных задач он бы решил в освободившееся время.
7. Клиенты не придают значения грамотному бухучету
Некоторые клиенты считают, что главное — заплатить налоги, при этом не переплатить, а бухгалтерский учет неважен. Такие клиенты могут неаккуратно передавать первичку и настаивать на снижении суммы налога любыми методами. Бывает сложно убедить в обратном предпринимателя, пока он не столкнется с проблемой: например, нужно оформить кредит, а бухгалтерская отчетность не соответствует критериям банка.
Решение. Сблизить бухгалтерский и управленческий учет: у предпринимателей есть потребность в управленческой отчетности. Многим нужны именно стройные таблицы с цифрами, в которых они найдут важные для них суммы расходов, доходов, предстоящих платежей и суммы, которые можно изъять из бизнеса на личные нужды. Тогда клиенты начинают ценить бухгалтерский и управленческий учет и охотнее сотрудничают с бухгалтером.
Итак, обсуждение самых частых проблем аутсорсеров показало: не только терпение и дипломатичность помогают бухгалтеру налаживать отношения с клиентами. Очень важно понимать мотивацию предпринимателя и “играть на его поле”.
Возможен ли осмотр в обслужке
Вопрос. Как обезопасить обслуживающую бухгалтерию от осмотра налоговиков, ведь у нас много документов по другим фирмам, кроме той, в которой налоговики проводят налоговую проверку?
Валентина Павлова, Красноярск
Ответ. Елизавета Кобрина, эксперт системы Контур.Экстерн.
Напомним, обслуживающая бухгалтерия — это организация, которая оказывает сторонним юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям услуги по бухгалтерскому сопровождению.
Безопасность бизнеса «обслужки», как и любой другой организации, зависит от того, знает ли организация свои права и обязанности. Налоговые проверки у фирм, для которых ведут учет обслуживающие бухгалтерии, не дают оснований для проведения осмотров в самой «обслужке». Осмотр возможен, только если налоговая проверка идет по вашей организации, то есть по обслуживающей бухгалтерии в нашем случае (пункт 1 статьи 92 НК РФ).
К тому же, сторонняя налоговая инспекция не может проводить осмотр у налогоплательщика, который не состоит в ней на налоговом учете (п. 11 Письма ФНС России от 14.10.2019 № СА-4-7/21065. Также недопустимо делегировать налоговой инспекции, в которой состоит на учете обслуживающая бухгалтерия, право осматривать помещения, документы или предметы. Если даже предположить, что инспекция решится на «незаконный» осмотр, вы вправе не пускать проверяющих к себе на территорию.
Привлечение к субсидиарной ответственности бухгалтерской аутсорсинговой компании
Сегодня проанализирую беспрецедентный кейс о привлечении к субсидиарной ответственности в рамках дела № А40-33003/17-88-45«Б» бухгалтерской аутсорсинговой компании.
05.06.2017 года ООО «САНСАР» решением арбитражного суда признан банкротом, в отношении него открыто конкурсное производство.
Конкурсный управляющий обратился в суд с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности по обязательствам должника генерального директора и учредителя общества, заместителя генерального директора и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг», которое оказывало обществу бухгалтерское обслуживание и вело бухгалтерский учет.
В отношении ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» конкурсный управляющий указал, что именно эта организация вела бухгалтерскую и налоговую отчетность должника, имела ключ от личного кабинета налогоплательщика, сдавала налоговую и бухгалтерскую отчетность не соответствующую фактическому финансовому состоянию должника.
Конкурсным управляющим в материалы дела было представлено заключение, согласно которому в период с 2013 — 2016 произошло искажение показателей бухгалтерского учёта, которое не было своевременно выявлено ответственным лицом и не были приняты соответствующие меры, что привело к формированию недостоверной бухгалтерской (финансовой) отчётности.
Так, инвентаризация фактического наличия товарно-материальных ценностей была произведена только в июле 2016, в бухгалтерской и налоговом учёте ООО «САНСАР» информация о ранее проведённых инвентаризациях отсутствует.
13.09.2013 между ООО «САНСАР» и ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» был заключен договор на оказание профессиональных бухгалтерских услуг согласно которому, исполнитель обязался оказывать заказчику услуги, в том числе: налоговый и бухгалтерский учёт (полный сервис), расчёт заработной платы; казначейство.
По результатам анализа деятельности ООО «САНСАР» следует вывод о том, что система бухгалтерского учёта общества не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, была недостаточно эффективной, большинство операций введены вручную (формирование подобных записей увеличивает риск допущенной ошибки и т.п.), достоверность бухгалтерской (финансовой) отчётности, сформированной по данным бухгалтерского учёта операций вручную, поставлена под сомнение.
Выявлен ряд нарушений при ведении бухгалтерского учёта, в частности, несвоевременное принятие к учёту нематериального актива, инвентаризация МПЗ перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 отсутствовала. Поставлена под сомнение достоверность бухгалтерской отчётности за 2015, в частности, данные строки 1210 «Запасы», показатели бухгалтерской отчётности за 2015 г. поставлены под сомнение как недостоверные.
Причиной сомнения в достоверности бухгалтерской (финансовой) отчётности за 2015 является отсутствие уверенности в реальности поступлений материалов и товаров на склад предприятия, а также не проведение инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
При этом, согласно Приказу Минфина России от 28.12.2001 г. №119, проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Конкурсным управляющим от ООО «Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг» получены документы о деятельности ООО «САНСАР», из которых видно, что инвентаризация имущества и обязательств ООО «САНСАР» в 2013, в 2014, в 2015 не проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Это свидетельствует о том, что ведение бухгалтерского учёта осуществлялось некачественно.
Судом сделан вывод, что вследствие указанных обстоятельств система бухгалтерского учёта не имела достаточную степень защиты от возникновения ошибок, а бухгалтерская (финансовая) отчётность (или её части) ООО «САНСАР» недостоверно отражает финансовое положение и результаты её финансово-хозяйственной деятельности и, таким образом, не может быть признана соответствующей требованиям законодательства РФ в части подготовки бухгалтерской (финансовой) отчётности (или её части).
Резюме:
искажение бухгалтерского учета и отчетности, не проведение ежегодной инвентаризации перед формированием годовой отчетности, может является основанием для привлечения главного бухгалтера, бухгалтера или бухгалтерской аутсорсинговой компании к субсидиарной ответственности.