Финансовые документы что к ним относится

Финансовые документы — важные вопросы отчётности

Профессиональную деятельность предприятия, занимающегося транспортными перевозками груза, невозможно представить без ведения бухгалтерского учёта. Основными бумагами для подобных организаций являются финансовые документы. Без знаний и опыта в их составлении невозможно представить успешные поставки товара через государственную границу. В данной статье рассмотрим список документов финансовой отчётности для компаний-участников ВЭД, содержание этих бумаг и принадлежность права на подпись.

Финансовые документы предприятия — что это такое?

Финансовые документы являются очень важными бумагами для отслеживания рентабельности и продуктивности деятельности предприятия. С помощью них можно получить подробную информацию о финансовом состоянии участника ВЭД, доходах за определённый период времени и результатах работы.

Что может дать полученная из этих бумаг информация? На её основе принимаются решения по поводу:

• реорганизации финансов;
• снижении косвенных трат;
• изменении плана работы;
• дальнейших возможностях предприятия.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Москва и область: +7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Санкт-Петербург: +7 (812) 309-93-24

Виды финансовых документов

Законодательством Российской Федерации установлен перечень бумаг, которые необходимы юридическому лицу для ведения внешнеэкономической деятельности. Рассмотрим их в отдельности.

Балансовый отчёт

Балансовый отчёт даёт наиболее подробную и наглядную информацию о финансовом состоянии предприятия-участника ВЭД. Исходя из указанных в отчёте данных, можно судить о рентабельности компании и эффективности действующего плана.

Балансовый отчёт состоит из трёх подразделов:

• Актив. В нём содержится информация о размерах капитала компании и тратах за отдельный период времени.
• Пассив. Он содержит данные о доходах предприятия.
• Доля собственников. Она зависит от размера инвестиций.

Общий капитал компании, т. е. актив, является суммой пассива и долей инвесторов.

Помимо информации о финансовом состоянии предприятия, из балансового отчёта можно узнать о целесообразности инвестирования в компанию и стоимости акций. Потенциальные инвесторы, исходя из этого документа, оценивают положение предприятия на современном рынке. Это и обуславливает огромную значимость балансового отчёта.

Отчёт о прибылях и убытках

Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков. Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период. Это, как правило, квартал или год.

Отчёт должен содержать следующую информацию:

• Размер доходов;
• размер убытков;
• соотношение прибыли и убытков;
• общие результаты деятельности организации.

Существует две разновидности этого документа:

1. Одноступенчатый. Результаты деятельности компании оцениваются путём вычета из общих доходов всех убытков.
2. Многоступенчатый. В данном случае производится последовательный вычет соответствующих форм расходов и убытков. После всех вычислительных операций подводится итог.

При составлении этого документа рекомендовано пользоваться установленной законодательством Российской Федерации формой. Бланк можно дополнять или исключать некоторые позиции по собственному усмотрению (в рамках закона), он является лишь примером.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денежных средств показывает, по каким путям поступают и расходуются средства компании. Это позволяет наиболее эффективно составлять и регулировать план деятельности участника ВЭД.

Используются два метода составления этого документа:

• Прямой. Этот метод позволяет установить размеры притока и оттока денежных средств. С его помощью нельзя сопоставить расходы и доходы, установить взаимосвязь между этими показателями.
• Косвенный. Этот метод заключается в сопоставлении чистой прибыли и денежного прироста компании. Он может быть использован для автоматизации процесса бухгалтерского учёта.

Выбор между этими двумя методами полностью зависит от типа организации. Прямой метод идеально бы подошёл для малого бизнеса. Крупным же организациям необходимо использовать косвенный метод составления этого документа для автоматизации учёта большого количества платёжных бумаг.

Отчёты о банковских операциях

К ним относятся квитанции об осуществлении платежей или поступлении денежных средств, банковские гарантии и т. д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

• Основные характеристики товаров.
• Стоимость единицы товара и всей партии.
• Данные продавца и покупателя.
• Информация о поставщике и условиях перевозки.

Счёт-проформа

Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

Счёт-проформа же является подтверждением реальной таможенной стоимости продукта. Данная бумага используется для выполнения процедуры таможенного оформления. Информация, указанная в ней, влияет на размер налоговых пошлин. Отправляется она до осуществления поставки.

Инвойс

Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

• Коды ТН ВЭД.
• Наименование продукции.
• Вес и количество продукции.
• Основные характеристики.
• Информация об упаковке и маркировке.
• Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
• Данные всех участников сделки.
• Стоимость поставки.

Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи подробнее здесь.

Право подписи финансовых документов

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Оформление доверенности

Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

• Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
• Дата оформления документа.
• Название организации и её юридический адрес.
• Срок действия доверенности.

Дополнительная информация о финансовой отчётности предприятия в этом видео:

От документооборота предприятия во многом зависит его рентабельность. А финансовые документы являются просто неотъемлемой частью внешнеэкономической деятельности. Именно в отчетах и прочих бумагах можно отследить динамику развития и эффективность действующего плана.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а составлять документы необходимо с учетом требований ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Таблица со сроками хранения документов приведена в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в справочный материал.

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2022-2023 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12, кликнув по картинке ниже:

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости Т-49, кликнув по картинке ниже:

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец акта приема-передачи основных средств ОС-1, кликнув по картинке ниже:

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2022-2023 годов:

• Приходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец приходного кассового ордера (КО-1), кликнув по картинке ниже:

• Расходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расходного кассового ордера (КО-2), кликнув по картинке ниже:

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

1. Авансовый отчет.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в этой статье.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

1. Бухгалтерская справка.

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к перечню.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2022-2023 – список был предложен выше:

• Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2022–2023 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.

Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Из чего состоит финансовая отчетность и как ее читать

С помощью финансовых отчетов можно проанализировать компанию и сделать вывод о ее деятельности — она либо развивается, либо находится в фазе стагнации, либо близка к банкротству. Такую отчетность сдают в контролирующие органы все предприниматели на территории РФ, некоторые ее формы признаются публичными. Сегодня бизнесу доступны современные IT-решения, существенно упрощающие процесс подачи отчетности. Цифровая платформа СберКорус является лидером российского ЭДО и предлагает клиентам сервис СФЕРА Отчетность, в котором можно передать декларации и другие формы обязательных отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в режиме онлайн. В статье разберемся, какие документы являются основными в финансовой отчетности компании и как научиться их анализировать.

Классификация финансовых отчетов

Изучение финансовой отчетности следует начать с группировки входящих в нее документов по трем основным признакам:

Периодичность подачи. Квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Квартальный отчет содержит промежуточные сведения, годовой — суммарные.

Применяемые стандарты. Для бухгалтерского отчета используют российские стандарты (РСБУ), для финансового — международные (МСФО).

Достоверность сведений. Отчеты подразделяются на прошедшие аудиторскую проверку и не прошедшие. Заверенные аудитором документы принято считать более достоверными.

Основные формы финансовой отчетности

На первый взгляд кажется, что чтение и интерпретация отчетности требует специальной подготовки. Впечатляюще выглядят и объемы финотчетов — не менее 60 страниц. На практике ключевые для анализа сведения представлены на 5-6 страницах основных форм финансовых отчетов. Рассмотрим их далее.

Балансовый отчет (Balance Sheet, BS)

Документ позволяет понять что в целом представляет из себя организация: какой у нее размер собственного капитала, сколько денег имеется на счетах, какие объемы долгов. Бухгалтерский баланс оценивает финансовое состояние и раскрывает информацию по активам (то, чем владеет бизнес) и пассивам (то, за счет чего приобретены активы). При этом работает правило — итоговые показатели по стоимости активов и пассивов должны соответствовать, иными словами, формула баланса выглядит так:

Активы = Капитал + Обязательства

Активы подразделяют на оборотные и внеоборотные. Внеоборотными активами является имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев, а оборотными активами — имущество со сроком полезного использования менее 12 месяцев. Оборотными активами являются наиболее ликвидные ресурсы — деньги на счетах, товарно-материальные ценности на складах, дебиторская задолженность.

Пассивы в балансе представлены двумя разделами — капитал и обязательства. Капитал делится на нераспределенную прибыль и уставной капитал. Обязательства делятся в зависимости от их срока — долгосрочные (более 12 месяцев на погашение) и краткосрочные (менее 12 месяцев на погашение).

Отчет о финансовых результатах (Profit and Loss, P&L, IS)

Отчет позволяет понять, как у компании идут текущие дела: сколько заработано денег за определенный период, какие каналы получения выручки, сколько понесено операционных расходов?

В процессе реализации товаров и услуг организация генерирует выручку, которая отображается в первой строке этой отчетной формы. Также указывается себестоимость продаваемых товаров и услуг, то есть количество ресурсов, затраченных на их производство и реализацию. Показатель валовой прибыли в отчете считается как разница между выручкой и себестоимостью. Прибыль от продаж считается как разница между валовой прибылью и расходами (коммерческими и управленческими).

Организация вправе получать прибыль не только от реализации товаров и услуг, но и от участия в других компаниях, от финансовых вложений и от иных источников. Эти показатели могут являться затратами компании, в таком случае их следует вычесть из прибыли от продаж — получится прибыль до налогообложения.

Чистая прибыль или убыток — основной финансовый результат деятельности компании. Рассчитывается как разница между прибылью до налогообложения и суммой уплаченных в бюджет налоговых платежей.

Отчет о движении денежных средств (Cash Flow, CF)

Документ помогает отследить распределение денег и проверить уровень ликвидности предприятия. Он отвечает на вопросы: сколько израсходовано средств и на какие цели, сколько требуется на текущие и будущие потребности и из какого источника компания может их взять? Этот отчет следует рассматривать только в комплексе с отчетом о финансовых результатах. Сам по себе он лишь раскрывает данные о денежных потоках компании за определенное время, т.е. их сальдо на начало и конец периода.

Потоки денежных средств в данном отчете группируются по трем направлениям деятельности компании:

Текущая (операционная): прямые доходы и расходы на производство основного продукта, в том числе заработная плата сотрудников, все налоги и отчисления.

Инвестиционная: движение денежных средств в части поступления и выбытия внеоборотных активов.

Финансовая: получение заемных средств и долевого финансирования от собственников, а также выплаты собственникам и кредиторам.

За какой период изучать отчеты?

Инвесторы и финансовые аналитики исследуют не единичные отчеты, а пул отчетности за период не менее 5 лет. Такой подход обеспечивает глубокое понимание и более объективную оценку процессов, происходящих в компании. Существуют и более показательные практики, к примеру — сравнить сведения по компании с показателями конкурентов в смежной отрасли.

Зачем внедрять электронный финансовый документооборот: рассказываем на примере продукта «Логика: ФИНДОК»

Налаженный финансовый документооборот влияет практически на все бизнес-процессы. Активная цифровая трансформация последних лет привела к тому, что российские компании медленно, но уверенно переводят финансовые документы (в частности, бухгалтерскую «первичку») на ЭДО. Поговорим о преимуществах, а также задачах, которые решает автоматизация финансового документооборота на предприятии.

Финансовый документооборот сопровождает все бизнес-процессы компании, собирая и сохраняя данные, необходимые для следующих задач:

• Подтверждать и легализовывать финансовые операции в процессе деятельности.
• Предоставлять финансовые данные за определенный период в контролирующие органы.
• Понимать и публиковать финансовые результаты деятельности.

К финансовым документам относятся:

• первичные бухгалтерские документы (договоры с контрагентами, счета на оплату, счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ, товарные и транспортные накладные и др.);
• балансовые отчеты;
• отчеты о прибыли/убытках;
• отчеты о направлениях расхода денежных средств;
• документация, отражающая платежно-банковские операции (квитанции об осуществлении платежей, паспорта сделок, банковские гарантии);
• и другие.

Электронные финансовые документы: юридическая сторона вопроса

Начиная с мая 2012 года, когда был окончательно утвержден электронный формат счетов-фактур, Налоговый кодекс РФ разрешил составлять все первичные бухгалтерские документы в цифровом формате. При условии заверения электронной подписью документы обладают полноценной юридической силой и могут использоваться в судебных и/или налоговых органах наравне с бумажными экземплярами. Кроме того, электронная «первичка» может считаться законным основанием для расчета налогов и сборов.

Исходя из положений Федеральных законов выделены следующие правовые свойства:

• Документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному документу, заверенному «мокрой» печатью, а также собственноручной подписью ответственного лица (63-ФЗ).
• Акты, счета, накладные и другая «первичка» могут составляться в цифровом виде с использованием ЭП (402-ФЗ).
• Предприятие может использовать в работе с контрагентами электронные счета-фактуры, но обмен ими должен осуществляться в соответствии с порядком, установленным Минфином (ст. 169 НК РФ, ПП РФ №1137).
• Обмен счетами-фактурами в цифровом формате должен осуществляться через операторов ЭДО на основании утвержденных требований (приказ Минфина №14н).
• При подписании контрагентских договоров могут использоваться электронные подписи (ст. 160 ГК РФ).
• Электронные финансовые документы могут использоваться в качестве письменных доказательств при рассмотрении исков в судебных органах (ст. 75 АПК РФ).

Преимущества перевода финансового документооборота в цифру

Перевод финансового документооборота в цифровой формат, как и в случае с другими категориями делопроизводства, гарантирует предприятию множество выгод:

• Многократно повышается эффективность бизнес-процессов за счет информационного и документационного обеспечения управления.
• Снижаются трудозатраты на обработку финансовой документации, а также на внутреннее согласование.
• Практически полностью исключаются риски ошибок при составлении и подаче отчетности в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы.

Компания получает возможность снизить расходы на печать, обработку и архивное хранение финансовых документов.

• Сводятся к минимуму риски утери, порчи оригиналов документов.
• Благодаря системному разграничению прав доступа, повышается уровень безопасности операций, в которых задействована конфиденциальная информация.

Перевод финансовой документации в электронный вид экономит ресурсы

Внедрение системы обработки финансовой документации позволяет снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии, сокращая время выполнения рутинных операций. Благодаря грамотной автоматизации, обработка большинства процессов, таких как заведение счетов, актов, накладных и т.п., их комплектация и маршрутизация, может занимать до 10 раз меньше времени, чем в случае с бумажными бланками, появляется возможность автоматической проверки комплектности пакетов документов и соответствия установленным правилам.

Иногда формат работы не требует полного перехода на электронный обмен. Например, могут быть контрагенты, которым не выгодно или невозможно перейти на ЭДО, поэтому с ними обмен будет продолжаться в бумажном виде.

В этом случае возможна частичная автоматизация, при которой пакеты бумажных документов оцифровываются с автоматическим распознаванием и классификацией в системе, далее переходят в работу в электронном виде (согласование, утверждение, принятие к учету и т.п.), а бумажные оригиналы подписываются (если требуется) и передаются в бумажный архив. Это упрощает движение и сопутствующую обработку документов внутри компании.

Документы не потеряются в процессе их обработки

Утеря документов – проблема, с которой сталкиваются организации даже с четко отлаженными механизмами документооборота. Перевод в электронный вид позволяет интегрировать все финансовые документы в единую автоматизированную базу, обеспечивая защиту от ошибок и утери в процессе формирования, обработки и дальнейшего использования. Резервное копирование данных позволяет сохранить документацию даже в том случае, если в автоматизированной системе произойдет непредвиденный сбой.

Электронные архивы, в отличие от бумажных, обеспечивают более простой и безопасный доступ к финансовой отчетности. Ответственным сотрудникам не придется формировать запросы и тратить время на ожидание бумаг, которые нужно доставить из архива. Достаточно воспользоваться инструментами быстрого поиска по автоматизированной системе, практически моментально выгрузив необходимые реестры и подобрав пакеты документации. При этом многоуровневые настройки пользовательских прав обеспечивают доступ для работы с документами только тем лицам, у которых есть на это подтвержденные полномочия.

ЭДО стандартизирует финансовые документы

Стандартизация и автоматизация, которую обеспечивает переход на ЭДО, для компаний с большим объемом первичной бухгалтерской документации — это возможность структурировать многие бизнес-процессы, облегчить и ускорить процедуру обработки, приведя документооборот к установленным стандартам. Кроме того, автоматизация процессов повышает контролируемость потока документации, а значит, большинства работ на предприятии.

Еще одно преимущество ЭДО – автоматизированная проверка корректности и полноты комплектации пакетов «первички». Электронный формат обработки практически исключает влияние человеческого фактора, что сводит к минимуму вероятность ошибок, без которых не обойтись при формировании и комплектации первичных бухгалтерских документов вручную.

ЭДО в бухгалтерии экономит ваши деньги

Еще один важный аргумент в пользу внедрения финансового документооборота в электронном виде – возможность для предприятия существенно сократить ряд издержек. Автоматизация снижает расходы на печать, сопутствующие материалы и транспортировку.

По экспертной оценке, компании крупного бизнеса в среднем отправляют 1,25 тыс. пакетов документов в день. Таким образом, это 27,5 тыс. пакетов в течение 22 рабочих дней в месяц. Стоимость отправки одного пакета документов – 50 рублей. Предположим, в пакете 5 листов. Средняя цена печати 1 листа — 4 руб. Таким образом, затраты на бумажный оборот 1,65 млн. документов составляют почти 24 млн. руб. в год. *

Перевод первичной бухгалтерской документации на ЭДО позволяет сократить до 80% расходов. Сюда входит экономия на бумаге, расходных материалах и доставке, а также снижение издержек на аренду помещений, требуемых для организации бумажных архивов.

Как это выглядит на практике: «Логика: ФИНДОК»

«Логика Бизнеса» разработала универсальный IT-продукт, позволяющий легко перейти на финансовый документооборот в цифровом формате. «Логика: ФИНДОК» – это система для автоматизации и управления процессами получения, передачи и контроля обработки первичной документации в бухгалтерских службах, а также автоматизации сбора документации для подачи в контролирующие органы.

Продукт поставляется уже настроенным на обработку типового сценария для работы с разными видами финансовых документов. В то же время функция гибкой настройки позволяет адаптировать «Логика: ФИНДОК» под компанию-пользователя с учетом всех требований.

Решение легко интегрировать в корпоративный ландшафт, например, для синхронизации сведений с учетной системой или получения документов из внешних источников для их последующей обработки (от операторов ЭДО, из ОЦО после потокового сканирования и т.п.).

Для чего вам «Логика: ФИНДОК»

Внедрение продукта «Логика: ФИНДОК» решает следующие задачи:

• снижение трудоемкости работы с бухгалтерской «первичкой»;
• экономия времени на форматирование, внутреннее согласование, пересылку документов и т.п.;
• повышение информационной безопасности бизнес-процессов;
• увеличение скорости расчетов по сделкам;
• снижение издержек на хранение финансового архива;
• минимизация ошибок, рисков утери, налоговых рисков;
• предоставление более прозрачного контроля над первичной документацией;
• многое другое.

Решение «Логика: ФИНДОК» поддерживает широкий набор функциональных возможностей, от автоматического распознавания финансовых документов и гибкого структурирования до архивного хранения.