Договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией
Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».
Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто. К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.
Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства. Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля. Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).
Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
- марка автомобиля;
- год изготовления;
- цвет кузова;
- номера двигателя и кузова авто;
- гос. регистрационный знак.
По ссылке ниже вы можете скачать готовый образец договора аренда автомобиля между юридическим и физическим лицом:
Скачать бланк договора аренды транспорта
В случае если какого-либо из вышеперечисленных реквизита не будет в договоре, то он может быть признан недействительным. Ко всему прочему, в договоре аренды автомобиля должна быть указана его текущая стоимость, которая определяется по договоренности сторон.
В договоре прописывается сумма арендной платы, обычно – фиксированная ежемесячная. Следует иметь ввиду, что данная плата может быть изменена только с заключением дополнительного соглашения к договору и не может быть пересмотрена чаще одного раза в год.
Передача авто оформляется актом, в котором указывается техническое состояние автомобиля, технические характеристики, пробег и стоимость.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение . Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства , подтвердить расходы можно следующими документами:
- путевой лист – оформляется ежемесячно с указанием пройденного маршрута, пробега расхода топлива;
- подтверждающие расходы на ГСМ документы – кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры;
- договор с топливной компанией на приобретение горючего;
- актами выполненных ремонтных работ, накладными и т.п.;
- квитанции об оплате автостоянки, мойки и т.п., в которых должны быть указаны марка и гос. номер авто.
Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля.
Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля
Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%. Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды – арендодателю.
Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.
Договор аренды автомобиля
Отношения по передаче в платное пользование автомобиля можно описать в договоре аренды.
Договор аренды автомобиля физическому лицу
Договор аренды автомобиля, как правило, составляется в простой письменной форме. Это документ, который закрепляет отношения арендатора и арендодателя по поводу использования автомобиля. В договоре аренды обязательно должны быть описаны:
- сам автомобиль;
- срок и порядок использования;
- страхование автомобиля;
- размер и порядок уплаты арендной платы;
- другие условия.
Договор аренды авто может быть неоплатный, но только между частными лицами и в таком случае он называется ссудой. При передаче машины в аренду и её возврате к договору должны быть составлены акты приёма-передачи.
Образец договор аренды автомобиля
Договор аренды автомобиля может быть сложным и объёмным документов, состоящий из десятков разделов и пунктов. Но, в обычных случаях в таком договоре нет необходимости. Достаточно сделать документ по образцу, состоящему из стандартных условий и полей для заполнения. Это поможет не упустить важные детали, без которых договор аренды может быть признан недействительным. В тоже время образец можно подправить или дополнить, если отношения сторон выходят за стандартные рамки. Для заключения договора, вместе с его образцом потребуются формы актов приёма-передачи и доверенности на управление ТС.
Договор аренды автомобиля между организациями
Договор аренды автомобиля между организациями должен содержать больше деталей, чем в случае аренды между физическими лицами. Это связано с тем, что при заключении договора аренды у организации возникают не только правовые, но и финансовые последствия. К примеру, при наличии соответствующего условия в договоре арендатор может начислять амортизацию на сделанные им улучшения (переоборудования) автомобиля.
В договоре аренды авто между организациями нужно детально описать порядок страхования: кто оплачивает страховку и кто является выгодоприобретателем при наступлении страхового случая.
Договор аренды с выкупом автомобиля
Договор аренды автомобиля с правом выкупа мало чем отличается от договора лизинга. Аренда с правом выкупа сочетает в себе условия договоров аренды и купли-продажи. Как и в случае с лизингом, по договору аренды с выкупом автомобиля покупатель (арендатор) принимает в пользование машину и делает арендные платежи, часть которых засчитывается в сумму продажи автомобиля. По результату покрытия всей стоимости стороны должны заключить договор купли-продажи. Но, в отличие от лизинга, в таком договоре участвуют только две стороны, вместо трёх при лизинге, заключение арендодателем договора аренды с выкупом не будет считаться финансовой операцией и не потребует специальных разрешений, которые необходимы для совершения финансовых (лизинговых) операций.
Договор аренды автомобиля с экипажем
Брать автомобиль в аренду с экипажем очень удобно, поскольку управление и всё техническое обслуживание авто проводится экипажем. Как правило, экипаж состоит из одного или нескольких сменных водителей. Такие договоры часто заключают для перевозок пассажиров на мероприятиях или для бизнес-поездок.
В рамках действия договора аренды экипаж подчиняется арендатору, но при этом находится в трудовых отношениях с арендодателем.
Водитель может отказываться выполнять требования арендатора только, если они противоречат условиям пользования автомобиля или опасны для него или других лиц.
Договор аренды грузового автомобиля
Грузовой автомобиль, как правило, берётся в аренду, вместе с экипажем (водителем). Хотя договором может быть предусмотрено, что взятый в аренду автомобиль будет управляться другим лицом, с одобрения арендодателя или по самостоятельному выбору арендатора. Аренда грузового автомобиля уместна, когда детали маршрута будут уточняться по ходу перевозки или на момент заключения договора не известны другие подробности. В остальных случаях удобнее заключить договор перевозки. В таком случае перевозчик будут ответственен за груз и сроки его доставки, чего не будет в случае заключения договора аренды.
Подводные камни договора аренды
Подводных камней в договоре аренды автомобиля может быть довольно много. Какими они будут, зависит от того, что за автомобиль и для каких целей вы арендуете. В первую очередь неожиданности могут быть с техническим состоянием автомобиля. Если вы берёте в аренду автомобиль на недолгий срок и не собираетесь покупать на него страховку, стоит удостовериться, что передаваемый вам полис рассчитан на любого водителя. Обратить внимание стоит также и на формирование платы (за время, километраж, смешанная), чтобы иметь возможность спрогнозировать свои расходы на аренду заранее.
Совет от Сравни.ру: в акте приёма-передачи нужно тщательно прописать видимые дефекты и проверить, чтобы ответственность за поломки машины во время аренды лежала на арендодателе.
Договор аренды транспортного средства
Самым популярным способом передачи права управления транспортным средством в 2023 году является доверенность.
С 2012 года доверенность не нужно предъявлять сотрудникам ГИБДД, поэтому автомобили зачастую передаются просто на основании устного соглашения. У подобных схем есть недостатки, которые и будут рассмотрены сегодня.
Кроме того, Вы узнаете, как заполнить договор аренды автомобиля между физическими лицами, получите бланк и образец данного документа:
Отмечу, что целью составления договора аренды в рамках данной статьи является минимизация возможных рисков владельца автомобиля при передаче транспортного средства.
На практике договор аренды может также применяться и для получения прибыли, т.е. для сдачи автомобиля в аренду незнакомым лицам. В этом случае я советую дополнить договор дополнительными пунктами. Например, об обеспечительных мерах (о сумме залога за автомобиль).
Зачем нужен договор аренды авто?
На практике для передачи автомобиля другому водителю обычно используется доверенность. Этот способ находится на слуху у водителей и получил широкое распространение.
Доверенность выдается собственником автомобиля и подписывается только им. После выдачи доверенности автомобилем может пользоваться как собственник, так и доверенное лицо.
В связи с этим на практике владелец автомобиля может получить следующие проблемы:
- Штрафы, зафиксированные камерами, работающими в автоматическом режиме, приходят на имя владельца и именно он должен их оплачивать. Существует возможность «переписать» штрафы на доверенное лицо, однако для этого само доверенное лицо должно обратиться в ГИБДД и сообщить, что именно оно было за рулем в момент нарушения. Зачастую доверенное лицо отказывается обращаться в ГИБДД по тем или иным причинам. При накоплении штрафов на сумму более 10 000 рублей действие прав владельца автомобиля может быть приостановлено за долги.
- Если доверенное лицо скроется с места ДТП, то лишение прав может быть наложено на владельца автомобиля. Стоимость ремонта чужого автомобиля также будет взыскана с владельца. Естественно, на практике есть вероятность, что собственнику автомобиля удастся доказать, что за рулем в момент ДТП был не он. Однако это потребует значительных затрат времени, да и нервы придется потрепать. Особенно, если явных доказательств (алиби) не найдется.
- Если доверенное лицо сядет за руль в состоянии алкогольного опьянения или не имея водительского удостоверения, то собственник автомобиля может получить наказание за передачу управления лицу в состоянии опьянения или лицу, не имеющему права управления. Штрафы в каждом из случаев довольно крупные — 30 000 рублей. Плюс лишение прав на срок от полутора до двух лет в случае пьяного водителя. При этом можно попытаться доказать невиновность собственника автомобиля, однако придется изрядно потрудиться.
- Текущий ремонт автомобиля производится за счет его собственника. Доверенное лицо, например, может проехать на автомобиле несколько десятков тысяч километров. За это время успеют выйти из строя детали подвески, потребует обслуживания двигатель.
В общем, у доверенности есть много недостатков. Если подвести итоги сказанному выше, то можно сказать, что не стоит доверять автомобиль непроверенному человеку.
Например, можно без опасений выписать доверенность на имя супруга или супруги. Бюджет у семьи общий, поэтому в любом случае финансировать возможные неприятности придется за общий счет.
С другой стороны, если Вы передаете автомобиль товарищу, которому нужно один раз «сгонять в деревню за картошкой», то лучше заключить договор аренды. Даже если поездка и займет всего несколько часов.
Лучше потратить 20 минут на составление договора аренды, чем впоследствии пытаться доказать собственную невиновность, многократно обращаясь в ГИБДД и в суд.
Составление договора аренды машины
Составить договор аренды автомобиля между физическими лицами можно в простой письменной форме. Ниже Вы найдете бланк и образец договора, однако при желании Вы можете написать договор самостоятельно. При этом Вы можете вычеркнуть ненужные пункты, а также добавить дополнительную информацию по собственному желанию.
В договоре важно указать следующую информацию:
1. Стоимость транспортного средства. Сумму можно выбрать по соглашению сторон. Она необходима на тот случай, если за время использования автомобиля арендатор его разобьет или автомобиль будет украден из-за халатности.
2. Срок, на который передается автомобиль. В течение этого срока ответственность за машину будет нести арендатор.
3. Стоимость аренды, а также порядок выплат.
В данной статье речь идет о договоре аренды, как альтернативе для доверенности, поэтому в качестве стоимости аренды можно указать «0 (ноль рублей)».
4. Обязанности арендатора по несению всех расходов, связанных с автомобилем. В данном случае речь идет об оплате штрафов, ущерба при ДТП, ремонте транспортного средства за время аренды. Все это должно производиться за счет Арендатора.
Договор, в отличие от доверенности, подписывается обоими участниками сделки. Кроме того, составляется акт передачи автомобиля в аренду, также подписанный сторонами.
Перечисленные выше условия позволят владельцу автомобиля избежать негативных последствий.
Например, если на имя собственника придет штраф, то он сможет обратиться в ГИБДД со своей копией договора и актом приема-передачи и доказать, что автомобилем в указанное время он не пользовался и не мог пользоваться.
То же самое касается и других неприятных ситуаций, описанных в начале статьи.
Бланк договора аренды автомобиля
Pdf-файл содержит 4 страницы:
1-2. Текст договора аренды.
3. Акт приема-передачи автомобиля от Арендодателя Арендатору.
4. Акт приема-передачи автомобиля, подтверждающий возврат машины Арендодателю.
Образец договора аренды транспортного средства
Чтобы упростить заполнение договора аренды, предлагаю воспользоваться следующим образцом:
Заполнение договора аренды автомобиля
1. В первую очередь следует заключить сам договор аренды. Его нужно заполнить и распечатать на одном листе формата А4 с двух сторон. Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждого из участников сделки.
2. Передачу автомобиля в аренду следует зафиксировать с помощью акта приема-передачи (страница 3). В пункте 2 акта нужно описать все недостатки, которые есть у автомобиля в момент его передачи в аренду. Этот список неисправностей потребуется продавцу впоследствии, при возврате автомобиля.
3. Возврат автомобиля фиксируется с помощью другого акта приема-передачи (страница 4). В этот акт вносятся недостатки, которые есть у автомобиля после завершения срока аренды. Если у автомобиля появились какие-то новые повреждения, то они должны быть устранены за счет арендатора.
Договор аренды автомобиля
Договор аренды автомобиля — соглашение, которое устанавливает арендные отношения между владельцем автомобиля и арендатором.
В таком договоре обязательно прописывается плата за временное использование машины, сказано в ст. 642 Гражданского кодекса РФ.
В договоре аренды автомобиля обязательно прописываются:
При необходимости владелец может внести разрешение на управление автомобилем третьими лицами. Кроме того, можно прописать в договоре запрет на выезд за пределы города, установить максимальный пробег за определенное время.
Договор составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Регистрировать договор не нужно, при желании его можно заверить нотариально.
К договору стоит приложить акт приема-передачи автомобиля. В нем описывают техническое состояние автомобиля, все неисправности и недостатки. За их устранение арендатор не платит. Оплатить арендатор должен только стоимость устранения тех недостатков, которые появились после использования им автомобиля.
Условия заключения договора аренды авто
Договор можно заключить на условиях аренды автомобиля с экипажем или без него. В первом случае арендодатель также может оказывать услуги вождения и технического обслуживания автомобиля, сказано в ст. 632 Гражданского кодекса РФ.
При этом арендатор оплачивает все дополнительные услуги. Во втором случае арендатор управляет автомобилем и обслуживает его сам, отмечено в ст. 642 Гражданского кодекса РФ.
Какие документы нужны для составления договора
При оформлении соглашения на аренду авто потребуются:
— документ о регистрации на территории РФ для иностранцев;
— удостоверение водителя нужной категории;
— свидетельство о регистрации авто;
— доверенность, если договор подписывает представитель одной из сторон;
— устав организации, если одной из сторон является юрлицо.
На что обратить внимание при заключении договора:
Сроки аренды и сдачи по договору
Предельный максимальный срок действия договора аренды авто закон не устанавливает. Такой договор может быть бессрочным, если период его действия не указан в документе, сказано в ст. 610 Гражданского кодекса РФ.
Ответственность сторон по договору
При повреждении машины ответственность по ее ремонту полностью лежит на арендаторе, если договор аренды заключался без экипажа.
На нем лежит ответственность за имущество и документы, прилагаемые к автомобилю, на весь срок аренды.
Транспортный налог уплачивает собственник авто.
Расходы на страховку также покрывает владелец, если иного не прописано в договоре.
Владелец несет уголовную и материальную ответственность, если автомобиль, переданный арендатору, оказался неисправным.
Если арендатор стал виновником ДТП, то уголовная и административная ответственность, а также обязанность оплатить расходы пострадавших по решению суда полностью лежат на нем.
Что делать, если стороны нарушают договор
Согласно ст. 611 Гражданского кодекса РФ, арендодатель обязан предоставить арендатору имущество, которое соответствует условиям договора аренды и назначению имущества.
В п.1 ст. 615 Гражданского кодекса также сказано, что арендатор должен использовать имущество только в соответствии с условиями договора аренды.
Если арендатор авто не соблюдает условия договора или регулярно их нарушает, то с ним можно досрочно расторгнуть договор аренды на основании ст. 619 Гражданского кодекса РФ.
Однако перед этим арендодатель должен направить арендатору письменную претензию с отметкой о вручении. В ней прописываются условия урегулирования ситуации. Оптимальный срок для этого 30 дней.
Если арендатор на претензию в течение этого времени не отреагировал, арендатор может подать исковое заявление в суд.
Во время рассмотрения заявления суд учтет требования и доводы сторон и вынесет решение о расторжении договора и материальной компенсации при необходимости.
Если решение не устроит одну из сторон, можно обжаловать его в течение десяти дней.