Какие комиссии должны быть в бюджетном учреждении

Состав инвентаризационной комиссии: кто туда входит — задачи, виды, требования и порядок ее оформления при инвентаризации

В бухгалтерском учете нет сослагательного наклонения, поэтому важно точно знать все его особенности и требования законодательства. Например, кто входит в состав рабочей инвентаризационной комиссии на предприятии по закону, какие виды есть, включаются ли туда материально ответственные лица или нет, нужно ли в приказе писать о создании постоянно действующей или временной группы проверяющих. Все это актуальные вопросы, необходимые для ведения прозрачного бухучета и контроля целевого использования активов компании.

Состав группы рабочих для инвентаризации

На каждом предприятии руководитель волен самостоятельно выбирать людей, которые будут принимать участие в процессе. Это могут быть не только занимающие административные должности люди, непосредственно относящиеся к сфере учета и аудита, но и любые технические специалисты: инженеры, техники, слесари, уборщики, дворники и другие.

Критерием отбора может стать компетентность того или иного работника в определенной сфере и необходимость создания отдельных групп для проверки различной собственности организации:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• финансовые вложения;
• материальные ценности;
• товары;
• расчеты.

Из вышеизложенного становится понятно, что посчитать количество столов, техники и калькуляторов в административном здании могут даже неквалифицированные кадры. А чтобы провести профессиональный учет финансовых вложений, нужны квалифицированные работники, компетентные в данной области.

Законодательные требования к составу инвентаризационной комиссии (кроме минимального участия 2 человек без МОЛ) и ее количеству отсутствуют. Поэтому каждый руководитель самостоятельно определяет, сколько людей будет принимать участие в процессе. Это зависит от объемов работы, а также численности штата. Нет смысла на небольшом производстве задействовать весь персонал, достаточно будет 2-3 рабочих. Для крупных фирм целесообразно увеличивать это число.

Начинать формирование лучше с утверждения председателя. Обычно им выступает главный бухгалтер, заместитель руководителя, аудитор или другой административный персонал, сведущий в экономической части работы.

Далее по необходимости проводится разделение групп на участки, для каждого выбирается 2-3 человека из штата, которые будут организовывать проверку. Если сотрудников числится немного, то отрывать их от производственного процесса нет необходимости, а состав комиссии можно уменьшить.

Стоит помнить, что в соответствии с п. 2.3 Методических указаний утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49, если один из членов не явился в указанное время, отказался самостоятельно нести бремя ответственности, то результаты могут быть оспорены в суде, а сама инвентаризация не считается легитимной.

Входят ли материально ответственные лица

Также при формировании комиссионного состава нужно учитывать заинтересованность отдельных служащих. Матответственные сотрудники заинтересованы в том, чтобы в результате не было выявлено серьезных нарушений или недостач. Поэтому их нельзя включать в список, но они обязательно должны присутствовать в ходе процесса и наблюдать за тем, чтобы штат ответственно относился к своим обязанностям, не пропуская важных мелочей и деталей. Это регламентируется п. 2.3, 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49. Если такие работники будут входить в комиссию, ее результаты могут быть оспорены в судебном порядке.

Как создавать комиссии

В статье рассмотрим практические вопросы создания комиссий и приведем образцы сопровождающих этот процесс документов.

Комиссия – это коллегиальный орган, так как она состоит минимум из трех человек. Комиссии создают:

• для работы над объемной задачей, если одного работника недостаточно. Например, при инвентаризации создают инвентаризационную комиссию;
• когда нужны не «рабочие руки», а свидетели, которые подписями подтвердят выполнение задачи. Например, комиссии выполняют прием- передачу материальных ценностей или аттестацию работников;
• если для выполнения задачи нужны работники, обладающие знаниями из разных областей. Например, экспертная комиссия может состоять из главного бухгалтера, начальника юридического отдела, кадровика и других должностных лиц.

Некоторые комиссии – это совещательные органы при руководителе. Руководитель может принять или не принять решение такой комиссии, оставив его за собой. Например, если экспертная комиссия предлагает уничтожить некоторые документы за прошедшие годы, руководитель организации может с этим не согласиться. Аттестационная комиссия, проведя экзамен, рекомендует аттестовать работника, но соответствующий приказ должен подписать глава организации.

• создают приказом по основной деятельности;

• имеют «правление»: председателя и секретаря, а также установленных членов комиссии;

• выполняют конкретные функции;

• действуют на основании положения о комиссии.

ПРИКАЗ О СОЗДАНИИ КОМИССИИ

Приказ о создании комиссии (Пример 1) относится к приказам по основной деятельности. Постоянно действующая комиссия работает со дня издания приказа. Прекратить ее работу может только соответствующий приказ. Временную комиссию создают на определенный срок для выполнения конкретной работы. Она перестанет действовать, когда закончит работу.

В таком случае в первом пункте распорядительной части приказа, например, о создании временной комиссии, используйте формулировку «Создать инвентаризационную комиссию в составе…», а во втором – «Инвентаризационной комиссии в срок с 01.07.2019 по 31.07.2019 провести инвентаризацию…»

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2019.

Структура комиссии и требования к ее членам

Комиссия должна состоять из председателя и членов комиссии. На практике часто из числа членов комиссии также назначают заместителя председателя комиссии и секретаря.

В комиссию могут входить:

1. работники учреждения независимо от должности.

Это могут быть директор учреждения, сотрудники бухгалтерии, контрактный управляющий, сотрудники контрактной службы, юристы и т.д.

На практике встречаются случаи, когда актами субъекта РФ или муниципального образования определены дополнительные требования к составу комиссии или порядку ее формирования. Однако Закон N 44-ФЗ не наделяет их правом устанавливать такие требования;

1. работники других организаций, не состоящие в трудовых отношениях с вашей организацией (Письмо Минэкономразвития России от 17.03.2016 N Д28и-634).

Кого нельзя включать в комиссию

В комиссию не могут входить (ч. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ):

• супруг (супруга), близкие родственники руководителя организации — участника закупки, его усыновители или им усыновленные;
• заинтересованные лица, состоящие, например, в штате участника закупки или подавшие заявку на участие в этой закупке;
• лица, на которых могут повлиять участники закупки. Например, член комиссии не должен состоять в органах управления организации — участника закупки и не должен быть ее участником, акционером, кредитором;
• должностные лица контрольного органа в сфере закупок, которые осуществляют контроль закупок;
• эксперты, которые оценивали конкурсную документацию, заявки участников в ходе предквалификационного отбора, соответствие участников конкурса дополнительным требованиям.

Требования к членам комиссии

Не менее половины комиссии должны составлять лица, которые прошли профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок или обладают специальными знаниями относительно объекта закупки. Это установлено в ч. 5 ст. 39 Закона N 44-ФЗ и указано в Письме Минэкономразвития России от 29.08.2016 N ОГ-Д28-10399.

Численность членов комиссии

Общее количество человек в комиссии зависит от ее вида (ч. 2, 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ):

Инвентаризация в бюджетном учреждении: важные моменты

Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества бюджетному учреждению необходимо провести инвентаризацию. Как это сделать правильно, каким образом учесть результаты проверки, расскажем далее в нашей статье.

Иллюстрация: Gustavo Fring/pexels

Как проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Порядок проведения ревизии активов, обязательств, других объектов бухучета должен быть утвержден учетной политикой бюджетного учреждения. В частности, должны быть установлены основания и сроки ее проведения (п. 80 Федерального стандарта, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н).

Следует учитывать, что инвентаризация обязательна (п. 81 Федерального стандарта № 256н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49):

в целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

при ликвидации или реорганизации бюджетного учреждения;

выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества;

смене материально ответственного лица;

передаче (возврате) имущества в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе или продаже;

в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Хотите понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании? Мы составили программу курса «Управленческий учет» так, чтобы каждый бухгалтер научился видеть бизнес-процессы. А еще — сделали возможность выбора удобного графика и доступную стоимость обучения от 4990 руб. Смотрите бесплатный урок и записывайтесь!

Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

При установлении сроков годовой ревизии необходимо учитывать, что (пп. 1.5, 2.1 методических указаний):

проверку основных средств можно осуществлять один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

в бюджетных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, сверку остатков товаров, сырья и материалов можно проводить в том периоде, в котором эти остатки минимальны.

Годовую инвентаризацию обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Случаи и сроки продления обязательной инвентаризации законодательством не установлены, поэтому их целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.

Проведение годовой инвентаризации в бюджетных учреждениях

В целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности необходимо провести опись всех активов и обязательств (п. 7 инструкции, утвержденной Приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н, п. 9 инструкции, утвержденной Приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н).

При проведении проверки сверяют правоустанавливающие документы на каждый нефинансовый актив, находящийся в пользовании (недвижимость, земля и так далее), с данными учета и ЕГРН.

При составлении годового отчета в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризации» пояснительной записки (ф. 0503160) фиксируют информацию о результатах годовой ревизии в части выявленных расхождений (п. 158 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н).

Порядок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

Проведение инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Формирование инвентаризационной комиссии. Подробности рассмотрим в следующем разделе нашей статьи.

Подготовка к ревизии. Необходимо распечатать достаточное количество инвентаризационных ведомостей. Бухгалтерия должна оприходовать все материальные ценности, которые поступили на дату проверки, и провести документы на списание, представленные материально ответственными лицами.

Проведение проверки. Члены комиссии в местах хранения производят подсчеты, взвешивание, выполняют необходимые замеры для установления фактического наличия нефинансовых активов. Они проверяют состояние объектов основных средств, наличие инвентарных номеров, вносят в ведомости сведения о неисправности, длительном неиспользовании и так далее. Все действия следует выполнять в присутствии материально ответственных лиц. Комиссия сверяет полученные фактические результаты с данными бухучета, при обнаружении отклонений заполняет акт о результатах инвентаризации и ведомость расхождений.

Учет результатов ревизии. Комиссия рассматривает полученные результаты и готовит акт о результатах инвентаризации. Его утверждает руководитель бюджетного учреждения.

Состав комиссии по инвентаризации в бюджетном учреждении

Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения своим приказом (постановлением, распоряжением).
В него включают работников администрации, бухгалтерской службы и других специалистов, которые способны оценить состояние имущества и обязательства учреждения.

В комиссию можно включить работников службы внутреннего аудита учреждения или представителей независимых аудиторских организаций (п. 2.3 методических указаний).

При инвентаризации финансовых активов и обязательств целесообразно включить в комиссию работников бухгалтерской службы. Ранее министерство считало участие бухгалтеров в инвентаризации обязательным, поскольку так обеспечивается предоставление информации, необходимой для инвентаризации.

Функциями и полномочиями постоянно действующей инвентаризационной комиссии является обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Если при проведении ревизии не будет хотя бы одного члена комиссии, ее результаты могут быть признаны недействительными (п. 2.3 методических указаний).

Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но обязаны присутствовать при проверке фактического наличия имущества (п. 2.8 методических указаний).

Документы при инвентаризации в бюджетном учреждении

При инвентаризации следует оформить немало документов. Для начала руководитель учреждения издает приказ о сроках проведения проверки, составе комиссии и имущества, подлежащего пересчету.

Инвентаризацию в бюджетном учреждении оформляют по формам, приведенным в приложениях к приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н. Если в этом приказе нет необходимых форм инвентаризационных актов, можно разработать свои бланки или использовать другие установленные формы. В таком случае их нужно утвердить в учетной политике учреждения (пп. «г» п. 9 Федерального стандарта, утвержденного приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н).

Инвентаризационные акты составляют не менее чем в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственному лицу (пп. 1.3, 2.5 методических указаний). Их подписывают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи материально ответственные лица дают расписку о том, что у них нет претензий к членам комиссии и они принимают перечисленное в описи имущество на ответственное хранение.

Кроме того, расписка подтверждает, что комиссия проверила имущество в их присутствии (п. 2.10 методических указаний). Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Комиссия на основании инвентаризационных актов (сличительных ведомостей) при наличии расхождений оформляет ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней она отражает:

расхождения между показателями по данным учета и данными инвентаризации;

количество и стоимость объектов, которые не соответствуют условиям признания активов в целях бухгалтерского (бюджетного) учета.

Ответственное лицо дает инвентаризационной комиссии письменные объяснения по всем недостачам и излишкам, пересортице. На основании этих и других материалов комиссия определяет причины и характер выявленных отклонений от данных бухгалтерского (бюджетного) учета и отражает это в инвентаризационных описях.

На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) комиссия составляет акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Его должны подписать все члены комиссии. Акт представляют на рассмотрение и утверждение руководителю.

Приказ о проведении инвентаризации в бюджетном учреждении

Необходимо оформить приказ (постановление, распоряжение) руководителя учреждения о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

в произвольной форме;

используя унифицированную форму № ИНВ-22;

по форме решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439), установленной приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.

В документе следует указать:

дату составления и порядковый номер документа;

состав инвентаризационной комиссии (Ф.И.О. и должности председателя комиссии и ее членов);

наименование имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации;

даты начала и окончания проведения инвентаризации;

причину ее проведения.

Приказ следует зарегистрировать в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23 или произвольная). Председатель и члены инвентаризационной комиссии должны поставить в нем подписи, которые подтверждают ознакомление с приказом (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Учет результатов инвентаризации в бюджетном учреждении

Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а результаты инвентаризации, проведенной в целях составления годовой отчетности, — в этой отчетности (п. 5.5 методических указаний, п. 82 Федерального стандарта № 256н).

Излишки основных средств, а также других нефинансовых активов бюджетного учреждения принимают к бухучету по текущей оценочной стоимости, признаваемой справедливой стоимостью на дату принятия к учету (пп. 25, 31 инструкции № 157н).

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, исходят из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов. При ее определении можно использовать метод рыночных цен (п. 25, 220 инструкции № 157н).

Стоимость матценностей в пределах норм убыли относят на расходы текущего финансового года. Недостачу сверх норм естественной убыли относят на виновных лиц (п. 111, 112 инструкции № 157н).

Бухгалтерские проводки при инвентаризации в бюджетном учреждении

Выявленную при инвентаризации недостачу необходимо отразить в бухгалтерском учете следующим образом:

недостача имущества (за исключением материальных запасов), а также имущества, пришедшего в негодность, списывается с учета по балансовой стоимости на финансовый результат в дебет счета 0 401 10 172 с учетом ранее начисленных амортизации и убытка от обесценения (пп. 12, 17 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н);

недостача материальных запасов в объеме норм естественной убыли, в том числе пришедших в негодность, списывается с учета по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, зачисляя их на финансовый результат в дебет счета 0 401 20 272 (пп. 108–112 инструкции № 157н, пп. 37, 40, 43 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н);

недостача материальных запасов сверх норм естественной убыли списывается с учета по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, зачисляя их на финансовый результат в дебет счета 0 401 10 172 (пп. 108–112 инструкции № 157н, пп. 37, 43, 47 инструкции № 174н).

Расчеты по выявленным недостачам денежных средств и других ценностей, подлежащих возмещению виновными лицами, учитывают на счете 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 инструкции № 157н).

Для отражения в бухгалтерском учете излишков, выявленных по результатам инвентаризации нефинансовых активов, можно использовать следующую запись.

Операция

Дебет

Кредит

Принятие к учету излишков, выявленных при инвентаризации объектов нефинансовых активов