Когда должны выплатить командировочные

Минтруд России рассказал о сроках выплаты командировочных

Специалисты Минтруда ответили на вопрос о том, в какие сроки необходимо выплатить работнику средний заработок, сохраняемый за ним на период нахождения в командировке (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 июня 2019 № 14-1/ООГ-4422).

В ведомстве отметили, что ни ТК РФ, ни Положением о командировках не предусмотрены порядок осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки.

Чиновники порекомендовали работодателям в целях предупреждения возникновения трудовых споров предусмотреть в локальном нормативном акте, например, положении о командировках, сроки осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки. При этом, по мнению Минтруда России, эти сроки должны быть аналогичны срокам выплаты заработной платы, предусмотренным статьей 136 ТК РФ.

Приведем пример. Заработная плата в организации выплачивается за первую половину месяца – 20 числа соответствующего месяца, за вторую половину месяца – 5 числа месяца, следующего за отработанным. По условиям трудового договора заработная плата работнику выплачивается путем перевода на счет в кредитной организации. С 10 по 25 сентября работник находится в командировке. Значит, 20 сентября на счет работника должны быть переведены заработная плата за фактически отработанное время в периоде с 1 по 9 сентября, а также средний заработок за все рабочие дни по графику работника, приходящиеся на период с 10 по 15 сентября. А 5 октября работнику необходимо будет перечислить средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на период с 16 по 25 сентября, и заработную плату за фактически отработанное время в периоде с 26 по 30 сентября.

Когда выплачиваются командировочные?

Командировка – это поездка сотрудника организации по служебным делам в другие населённые пункты для выполнения поручений на определённый срок. Продолжительность определяется руководителем исходя из количества конкретных целей, которые ставятся перед работником. На протяжении всей рабочей поездки за командируемым сохраняется его рабочее место. В статьях 167 и 168 ТК РФ закреплены все выплаты, которые полагаются сотруднику при направлении его в командировку, и порядок их предоставления.

Что выплачивается командируемому сотруднику

Гарантированными выплатами на период рабочей поездки являются:

• Суточные – денежная выплата сотруднику для покрытия его расходов в командировке. Они выплачиваются командировочному согласно оформленному приказу, подписанному руководителем о командировании в рабочую поездку. Их размер зависит от количества дней командировки;
• Расходы на проживание, дорогу, питание, если организация заранее не забронировала и не оплатила их. Это не исключает выплату суточных;
• Выплата заработной платы за каждый день командировки.

На протяжении служебной командировки командировочному выплачивается средний заработок. Он должен выдаваться из расчёта фактически начисленной оплаты труда за отработанное время за предыдущий год.

Также производится выдача денежных средств за все нерабочие дни, даже если в эти дни сотрудник добирался до места назначения.

Оплата отработанных дней производится в ближайшую дату выдачи заработной платы. Оплачиваются иные расходы, оговоренные с руководителем и связанные непосредственно с выполнением возложенных на работника обязанностей.

Размер суточных

Сколько выплачивать суточных, определяется из расчёта не менее 700 рублей при командировке по России и 2,5 тысячи рублей, если поездка планируется за рубеж. При этом не важно, каким именно способом будут выплачиваться данные суммы: наличными средствами через кассу или безналичным переводом.

Работник после возвращения из поездки обязательно отчитывается в финансовом отделе по всем расходам, прилагая соответствующие финансовые документы. Помимо этого, им составляется авансовый отчёт.

Расходы, не подлежащие возмещению

Не все денежные траты сотрудника подлежат оплате. К ним относятся следующие:

• Затраты, которые работник совершает по собственной инициативе, и не относящиеся к служебной работе, не возмещаются;
• Не выплачиваются суточные за однодневную командировку, если не предусмотрена ночёвка.

Когда выплачиваются командировочные: до или после командировки

Чёткие сроки выплаты командировочных расходов в законодательстве не предусмотрены. Главное – они обязательно выплачиваются до поездки. Сумма должна выдаваться авансом.

Выдача денежных средств осуществляется под роспись. Если этого не сделать, то по возвращении из поездки работнику необходимо будет платить компенсацию за несвоевременную выплату.

Если работодатель перед поездкой не выдаёт денежные средства на расходы, работник вправе отказаться от командировки.

За несвоевременную оплату командировочных дней ответственным должностным лицам и самой организации грозят большие штрафы.

Конкретный срок, за сколько дней выдаются командировочные расходы, может быть прописан работодателем во внутренней документации предприятия.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю

Работодатель должен оплатить все расходы сотрудника, связанные с командировкой, а также выдать ему суточные.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Официальные суточные

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749).

Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .

Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Стоимость 26000 6490 руб. до 6 октября

Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов – дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).

Размер суточных

Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК или нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).

Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством.

Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729).

Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен указом Президента от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки.

При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).

Суточные при командировках по России

Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749).

Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):

документы о найме жилья на месте командировки;

служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Суточные при заграничных командировках

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.

За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

при проезде по территории России – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено ТК, другими нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);

при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).

Пример 1

Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля.

Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей – для командировок по России, 2 500 рублей – для командировок за границу.

За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля – 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом.

При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 постановления Правительства от 26.12.2005 № 812).

Пример 2

Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40.

Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).

Пример 3

В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей – при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей – при командировках в страны Европейского союза.

Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля – в Минск из Берлина.

За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.

Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).

При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).

Расчет суточных

Разберем расчет суточных на конкретном примере.

Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40.

В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.

Суточные надо выплатить за 4 дня – с 10.03.2023 по 13.03.2023.

Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.

НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. – 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.

Учет суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).

До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

Налогообложение суточных

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК):

700 рублей – за каждый день нахождения в командировке на территории России;

2 500 рублей – за каждый день нахождения в командировке за границей;

в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).

Для этого нужно рассчитать:

сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;

сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК).

Страховые взносы

Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:

в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

2 500 рублей – за каждый день нахождения в заграничной командировке;

в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, – если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);

На страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):

членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;

личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК.

Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).