На основании чего формируется отчет кассовая книга

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.

Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 — 2021 годах».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

• вручную на готовых бланках;
• на компьютере (с последующей распечаткой);
• на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

• лицевые (образец обложки или титула);
• внутренние (страницы с 3 по 10);
• завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

• распечатать все страницы кассовой книги;
• подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

• защиту от несанкционированного доступа;
• отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
• защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

Итоги

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Кассовая книга по форме КО-4

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. Кроме того, роли не играет и используемая форма налогообложения.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами, обычно это или кассир или бухгалтер организации. Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках. Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Кассовую книгу оформляют только в унифицированном формате. В бланке учтены графы и поля для необходимых сведений, а также правильно пронумерованы страницы.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовую книгу заводят ежегодно и ведут с начала до конца года. Если она закончилась до окончания отчетного периода, то оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вносить в хронологическом порядке.
2. Заполнять документ можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Всю информацию надо вносить по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Формирование кассовой книги (КО-4) в 1С 8.3 Бухгалтерии 3.0

Каждая организация, занимающаяся торговыми операциями купли-продажи товаров, обязана регистрировать все движения наличных денежных средств. Отражение осуществляется по специальным документам: приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). В обязательном порядке ежедневно ведется кассовая книга по форме КО-4. Здесь должны быть зафиксированы все операции выдачи и получения наличных денег. Оформление и заполнение каждого листа книги происходит дважды. Один лист для отчетности кассиру, а второй для кассовой книги. При ведении книги вручную все листы предварительно прошиваются и опечатываются. Гораздо удобнее вести данный учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Нажимаем на клавишу «Кассовая книга» в верхней части панели и попадаем в форму отчета.

Здесь имеются всего два параметра, которые нужно указать для формирования: период и организация. В случае, когда учет ведется по одной организации, название будет уже отображено. Если по нескольким организациям, например при аренде 1С, то необходимо заполнить поле верным значением путем выбора из справочника. Параметр «Период» можно задать любой по необходимости, все равно на каждый день сформируется отдельный кассовый лист:

Чтобы попасть в раздел установки дополнительных параметров отображения кассовой книги, нужно нажать клавишу «Показать настройки».

Книга формируется – необходимо установить «По основной деятельности» или «По деятельности платежного агента».

Формировать обложку и завершающий лист — отмечается галочкой. Данный параметр устанавливается для формирования кассовой книги в конце отчетного периода (года). На титульном листе выведутся данные об организации, а на последнем отразится общее количество листов. Все листы в обязательном порядке прошиваются и заверяются печатью и подписью главного бухгалтера и руководителя.

Выводить основания кассовых документов – отмечается галочкой. Если установить, то в книге по каждому зарегистрированному документу отразится информация, на основании чего выдан или получен.

Нумерация листов кассовой книги – поле доступно будет при формировании не с начала отчетного периода (года), а с более поздних дат. Если частично книга уже формировалась, можно указать номер листа для продолжения нумерации.

Кассир и бухгалтер – здесь отображаются фамилии ответственных лиц, указанных в учетной политике организации. При необходимости можно выбрать из справочника.

После произведенных настроек нажимаем клавишу «Сформировать», и на экране выводится заполненный отчет «Кассовая книга»:

В отчете по каждому кассовому документу выводится информация: от кого получено или кому выдано. Так же, при отмеченном выводе основания, отображается непосредственно само основание. По соотношению заполняются колонки: номер корреспондирующего счета (субсчета), приход и расход наличных денежных средств. На каждом листе указывается дата формирования, порядковый номер листа, итоговая сумма за день, остаток денег на начало и конец рабочего дня. Все обязательно заверяется подписью кассира. Вывод каждого листа происходит автоматически в двух экземплярах. Печать кассовой книги осуществляется по одноименной клавише. Данный отчет можно сохранить в электронном виде, так как в программе он не сохраняется, как и любой другой отчет, а формируется по необходимости.

Кассовая книга: как вести, хранить, образец

Все операции с наличными денежными средствами должны фиксироваться не только кассовыми ордерами, но в сводном документе – кассовой книге. В ней отражаются сведения о приходных и расходных операциях, а также общий оборот наличных денег в течение каждого рабочего дня. Кто должен вести кассовую книгу и как заполняется этот документ, читайте в статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ведение кассовой книги

Кассовую книгу по форме № КО-4 должны вести все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Исключение — обособленные подразделения, которые не хранят наличные деньги и сдают их по окончании ведения кассовых операций в кассу организации.

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как для них установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в контрольно-кассовой технике. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге.

Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно фискальным документам (отчетам о закрытии смены), сформированным с помощью контрольно-кассовой техники в операционных кассах.

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то операции с наличными отражаются в отдельной кассовой книге подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию.

Порядок передачи определяет компания самостоятельно, главное — учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Обособленное подразделение может не вести кассовую книгу, если не хранит наличные деньги и сдает их по окончании смены в кассу головного отделения.

В период выездной торговли приходовать выручку будет сотрудник, который принимает наличные за проданный товар.

Для этого работник временно назначается ответственным за ведение кассовых операций с правом подписи кассовых документов. Этому сотруднику выдается отдельная кассовая книга, а также бланки приходных и расходных кассовых ордеров.

В дни выездной торговли он должен оформлять на полученную выручку приходные кассовые ордера и заносить записи в кассовую книгу. Копию отрывного листа кассовой книги сотрудник обязан передать в бухгалтерию организации. Сроки и порядок передачи отрывного листа определяет руководитель.

В данном случае лимит остатка кассы по организации будет общий с учетом выручки, полученной по всем точкам выездной торговли. Чтобы контролировать лимит в кассе, можно, например, поручить работнику отправлять копию листа до конца текущего дня и на следующий день.

Всю информацию о лимите кассы: кому нужен, как утвердить, примеры расчета + образцы приказов, найдете здесь.

После того как сотрудник вернется с выездной торговли, он оформляет на всю сумму выручки расходный кассовый ордер, делает запись в кассовой книге с места выездной торговли и сдает выручку в основную кассу. Кассир организации приходует выручку по ордеру и заносит запись в кассовую книгу организации. Отрывной лист кассовой книги с места выездной торговли подшивается и хранится в бухгалтерии.

Банковские платежные агенты должны вести отдельную кассовую книгу, если принимают наличные деньги в рамках своей деятельности. Платежный агент может также оказывать физическим лицам услуги по снятию в кассах своих магазинов наличных с банковских карт. В этом случае они выплачивают деньги из кассы магазина за счет выручки. Поэтому вести отдельную кассовую книгу не нужно.

Заполнение кассовой книги

Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. В бумажной версии листы обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге выполняются в двух экземплярах через копировальную бумагу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

подсчитывает итог операций за день;

определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;

передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить исправления. Для этого неверные данные зачеркивают и пишут достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются.

Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса».

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения.

Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями. В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и при ведении на бумажном носителе. При этом исправления в книгах, оформленных электронно, не допускаются.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию по ст. 15.1 КоАП. Если нарушения выявлены в нескольких обособленных подразделениях, штраф выпишут на каждое подразделение.

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах — когда записи в кассовой книге сделаны не в день поступления наличности в кассу.

Штрафные санкции на организацию составят от 40 до 50 тыс. рублей, должностные лица, виновные в нарушениях, заплатят штраф от 4 до 5 тыс. рублей. Привлечь к ответственности могут только предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха). Кассиры к должностным лицам не относятся. Несмотря на то что они материально ответственные лица, административный штраф для них не предусмотрен.

При этом законодательно предусмотрены две ситуации, когда компания может избежать штрафов:

за это же нарушение привлекли к ответственности должностное лицо;

организация приняла все меры к соблюдению норм и правил, за которые оштрафовали должностное лицо.

Малые компании и микропредприятия оштрафуют как ИП. Если штраф для предпринимателей не предусмотрен, величина санкции составит от половины минимального до половины максимального штрафа для организаций.

Если статьей КоАП предусмотрен фиксированный размер штрафа, его величина составит половину от этой суммы. При этом сумма не может быть меньше минимального штрафа для должностного лица.

При выявлении на проверке нескольких нарушений, ответственность за которые предусмотрена одной статьей КоАП, оштрафуют как за одно нарушение. Если выявят несколько нарушений, санкции за которые предусмотрены разными статьями КоАП, выберут более строгое наказание.

Кассовая книга: образец

Заполнение формы КО-4 начинается с указания наименования организации и структурного подразделения, по которому открыта кассовая книга. В обязательном порядке заполняется код ОКПО.

Номер формы по ОКУД — 0310004 — единый и менять его не требуется.

На титульном листе также должны быть сведения о наименовании унифицированной формы и реквизиты нормативно-правового документа, которым был утвержден шаблон документа. В центральной части титульного листа указывают период, на который компания открывает кассовую книгу. Это может быть год, квартал или иной период.

Далее в кассовой книге ежедневно заполняют сведения о движении наличных денежных средств. Информация указывается на основании каждого приходного и расходного ордера. В кассовую книгу заносят данные, от кого получены и кому выданы наличные из кассы.

По каждой операции фиксируется корреспондирующий бухгалтерский счет, сумма прихода или сумма расхода, а также номер документа, на основании которого выполнена операция.

Например, при выдаче денежных средств под отчет сотруднику в кассовой книге необходимо заполнить:

номер расходного кассового ордера;

фамилию и инициалы сотрудника;

номер корреспондирующего счета — 71;

сумму, полученную работником.

Дополнительно в кассовой книге фиксируют общий приход и расход наличных денег за день, остаток на начало и конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». В конце дня кассир и ответственный бухгалтер ставят свои подписи, подтверждая корректность сведений.

Если в течение дня выявлена недостача денег, необходимо составить акт инвентаризации. Он будет основанием для заполнения данных в кассовой книге:

номер акта инвентаризации и его дату — в графе 1;

«недостача» — в графе 2;

счет 94 — в графе 3;

сумму недостачи — в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе. Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, надо оформить это приходным кассовым ордером и сделать запись в кассовой книге о поступлении денег.

После окончания периода, на который была заведена кассовая книга, она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяют подписями руководитель и главный бухгалтер организации (с указанием даты визирования).

Хранение кассовых книг

Порядок сохранения кассовых книг регулируется как бухгалтерским, так и налоговым законодательством. В соответствии со статьей 23 НК документация, содержащая информацию о кассовых операциях, должна храниться организациями в течение 5 лет. Аналогичное время хранения расходных и доходных регистров устанавливается по требованию налоговых органов.

Длительность хранения документов, связанных с кассовыми операциями, также определена в законе № 402. Статьей 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров, который составляет 5 лет после завершения отчетного периода, что совпадает с требованиями НК.

Каждая организация самостоятельно хранит и предоставляет необходимые условия для сохранности документации. При необходимости создается архив, в который переносятся все регистры предыдущих лет.

Минимальные сроки хранения кассовых книг и других кассовых документов в организации подтверждаются приказом Росархива № 236. В пункте 277 указанного приказа установлены сроки хранения банковских регистров, кассовых документов, обложек денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с пунктом 277 перечня № 236 срок хранения приходного кассового ордера составляет 5 лет. Расходно-кассовый ордер, кассовая книга, журналы кассира и чеки также хранятся в течение данного периода.

В указаниях Центрального банка РФ № 3210-У установлено, что предприниматели обязаны хранить кассовые документы в течение 5 лет, но только в случае, если они решили вести кассовую документацию (п. 4.1 и 4.6 указаний). Индивидуальный предприниматель имеет право не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и документацию о приходах и расхода.