Сколько юристов должно быть в организации

СКОЛЬКО ЮРИСТОВ ДОЛЖНО БЫТЬ В КОМПАНИИ

Принято считать, что в юридической фирме должно работать как минимум юристов, чтобы ее всерьез воспринимали на рынке услуг. И это действительно так, но справедливо ли это для всех фирм вне зависимости от их типа и региона деятельности? По статистике 50% юридических фирм используют KPI преимущественно для определения размера премирования юристов компании. Это – еще одна распространенная проблема, так как подобное премирование вынуждает юристов гнаться за показателями, что влечет за собой.

Услуга	Цена
Первичная юридическая консультация онлайн	Бесплатно
Первичная юридическая консультация по телефону	Бесплатно
Личная (устная) юридическая консультация	от 500 руб
Правовое заключение	от 3000 руб
Правовая экспертиза документа	от 1000 руб
Правовая экспертиза стандартного договора	от 1000 руб
Составление дополнительного соглашения к договору	от 1000 руб
Составление приложения к договору	от 500 руб
Редакция договора	от 500 руб
Составление индивидуального договора	от 4000 руб
Составление различных соглашений	от 2000 руб
Составление претензий	от 2000 руб
Правка документов	от 500 руб
Составление претензии	от 2000 руб
Ответ на претензию	от 2000 руб
Досудебное урегулирование	от 5000 руб
Составление искового заявления	от 4000 руб
Составление заявления о выдаче судебного приказа	от 3000 руб
Составление апелляционной жалобы	от 4000 руб
Составление возражения на исковое заявление	от 3000 руб
Составление мирового соглашения	от 3000 руб
Оценка перспективы судебного разрешения спора	от 1500 руб
Ознакомление с материалами дела в суде	от 2000 руб
Подача процессуальных документов в суд	от 1000 руб
Получение исполнительного листа в суде	от 2000 руб
Представительство в суде в первой инстанции	от 4000 руб
Комплексное представительство в суде	от 12000 руб
Полное ведение дела в суде в первой инстанции	от 15000 руб
Полное ведение дела в суде второй инстанции	от 12000 руб
Составление претензии в страховую компанию	от 3000 руб
Определение границ земельного участка	от 20000 руб
Раздел земельного участка	от 25000 руб
Иные судебные земельные дела и споры	от 20000 руб
Составление претензии к работодателю	от 3000 руб
Раздел имущества	от 30000 руб
Взыскание алиментов	от 15000 руб
Увеличение размера алиментов	от 15000 руб
Определение порядка общения с ребенком	от 20000 руб
Заказ несрочной выписки из ЕГРИП	от 1500 руб
Сбор доказательств и документов	от 2000 руб

Сколько юристов должно быть в штате предприятия при списочном количестве работников чел. (среднесписочный — чел.)?. сколько должно быть юристов в организации — отправлено в Трудовое право: Коллеги! Сколько специалистов по охране труда должно быть в компании? 19 марта охране труда на предприятии должно быть разработано в ответов на повседневные вопросы юристов и мы публикуем. Сколько должно быть юристов в фирме — отправлено в ЮрБизнес, ОргВопросы, карьера: собственно, вопрос в заголовке в компании, где я работаю, решили оптимизировать штаты крупная фирма.

Как выбрать компанию для банкротства

Минтруд России предложил проект типовых межотраслевых норм труда на работы, выполняемые специалистами юридических служб. Сколько юристов должно быть в штате предприятия при списочном количестве работников чел. (среднесписочный — чел.)? Сколько должно быть юристов в фирме — отправлено в ЮрБизнес, ОргВопросы, карьера: собственно, вопрос в заголовке в компании.

Маркетинг юридического ремесла как бизнеса

У юридического отдела должно быть исключительное право на просмотр большей части документации компании. Юрист организации – это должностное лицо, которое регулирует правовые аспекты деятельности предприятия. В среднем, небольшая юридическая компания имеет в своем распоряжении: Юристов – человека. Доход и рентабельность юридической компании во многом зависят от квалификации сотрудников. В первые месяцы работы не следует рассчитывать на большие.

Для чего нужна юридическая служба малому и среднему бизнесу?

Распространенное заблуждение начинающих бизнесменов в том, что молодому предприятию юрист не нужен, может привести к финансовым убыткам и даже уничтожить бизнес. Сегодня каждый предприниматель должен понимать, как создается и работает юридическая служба организации

Для чего нужна юридическая служба малому и среднему бизнесу?

Сегодня юридическая служба нужна малому и среднему бизнесу как никогда. По результатам прокурорской деятельности наблюдается увеличение количества случаев нарушения прав субъектов предпринимательской деятельности – с 152 807 в 2019 г. до 165 548 в 2020 г. (прирост – 8,3%). Усугубляют ситуацию распространенные заблуждения начинающих бизнесменов: предприятие молодое, долги мы еще не накопили, и государственные органы с проверками пока не придут; ответы на все вопросы можно найти в интернете; возникла проблема – так она решится сама по себе.

А вот что Д.В. Засухин пишет в своей книге «Юридический маркетинг»: «К сожалению, мы очень ленивы и инертны. Давайте будем честными с собой и признаемся, что решать проблемы мы не любим. Авось и так пройдет? Это утверждение верно не только для бизнеса. Вспомните, как вы посещаете стоматолога? Мало кто из нас раз в полгода записывается на профилактику и при первых симптомах бежит в стоматологический кабинет. Большинство из нас откладывают решение проблемы до последнего. »

Однако такое легкомысленное отношение крайне опасно. Из-за стремительного изменения законодательства непрофессионалу трудно уследить за нововведениями, а по общему правилу незнание закона не освобождает от ответственности. Непродуманные действия предпринимателя могут не только сказаться на репутации компании и привести к финансовым убыткам, но и уничтожить бизнес.

Для развития и обеспечения безопасности любой организации необходима юридическая служба. Ее специалисты призваны внедрять юридические механизмы для эффективного осуществления компанией своей деятельности, обеспечивать ее правовую защищенность путем выявления и устранения возможных рисков. Без юридической службы успешное функционирование организации сегодня представить практически невозможно.

Зачем нужна юридическая служба?

Основные задачи юридической службы можно разделить на две категории.

1. Внутренние задачи, связанные с деятельностью юридической службы непосредственно в области права:

договорная работа: ведение реестра договоров; создание проектов (бланков) договоров, использующихся в организации; юридическая экспертиза договоров и устранение в них ошибок; составление к договорам дополнительных соглашений, приложений;
претензионная работа: ведение реестра контрагентов, которые исполняют свои обязательства ненадлежащим образом или вовсе их не исполняют; работа по дебиторской задолженности; составление и отправка претензий, отслеживание ответов и действий контрагентов после получения ими претензий; подготовка ответов на претензии контрагентов к организации и т.д.;
работа по ведению судебных дел: выработка правовой позиции; сбор, анализ, обработка и подготовка документов для подачи исковых заявлений в суд; составление процессуальных документов (заявлений, ходатайств, запросов) и т.д.;
работа с доверенностями: ведение реестра доверенностей, составление доверенностей для предприятия, контроль срока их действия и т.д.;
консультирование руководителя и работников предприятия по вопросам правового характера;
представление интересов организации во время проверок: анализ оснований проведения проверки, подготовка документов, выработка правовой позиции по результатам проверки, обжалование действий должностных лиц и т.д. (см. также подборку статей на тему «Предпринимателям – о проверках контролирующих органов»);
представление интересов компании при проведении регистрационных действий: сбор и подготовка документов для внесения изменений в учредительные документы организации, составление документов для получения лицензий и аккредитации, оформление и постановка на учет недвижимости, автотранспорта, спецтехники;
представление интересов компании в исполнительном производстве.

Перечисленные виды деятельности не могут выполнять лица без юридического образования и соответствующего опыта работы.

2. Внешние задачи, связанные с деятельностью юридической службы, которая лишь отчасти касается юриспруденции:

правовой аудит локальных нормативных актов компании (положений, приказов, инструкций, распоряжений, решений общего собрания акционеров и совета директоров);
работа с входящей документацией, подготовка ответов на запросы, обращения граждан и т.д.;
частично управленческая деятельность, связанная с обеспечением соблюдения норм права органами управления компании, подготовка документации для принятия решений советом директоров и т.д.

Подобная деятельность юридической службы подразумевает работу с документацией исключительно в части права. Например, в заявлении от гражданина могут содержаться вопросы, касающиеся не только юридической стороны, но и экономической или технической. Ответ на такое обращение юрист готовит совместно с экономистом или техническим специалистом компании.

Задачи юридической службы пронизывают деятельность каждой компании независимо от ее формы и размера в любом сегменте бизнеса. Каждодневное выполнение этих задач напрямую связано с грамотным ведением документооборота и решением важных правовых вопросов. Поддержание стабильной и планомерной работы юридической службы упрощает и делает более эффективной работу компании по всем направлениям деятельности, позволяет экономить средства и беречь нервы руководителя организации.

По каким принципам работает юридическая служба?

Рассмотрим основные принципы, по которым должна работать любая юридическая служба.

Оперативность. Быстрое реагирование на поступающие вопросы важно для их своевременного решения и экономии времени руководителя компании.
Непредставление интересов, противоречащих интересам компании.
Конфиденциальность. Как говорится, болтун – находка для шпиона. Юристы призваны решать проблемы своих работодателей и клиентов без распространения информации о них.
Максимальная правовая защита предприятия. Суть этого принципа очень точно передает фраза Беликова из произведения А.П. Чехова «Человек в футляре»: «Как бы чего не вышло». Деятельность юридической службы должна быть направлена на выявление правовых рисков организации и их устранение.
Профессионализм. У сотрудников юридической службы должны быть соответствующее образование и желательно опыт работы. В противном случае организация рискует своими активами.
Построение работы на четырех законах логики – законах достаточного основания, тождества, непротиворечия и исключения третьего. Но это не значит, что каждый раз юрист должен обосновывать свою позицию через круги Эйлера. Достаточно того, что на законах логики будут основываться ведение дел и работа с документами.

Как выбирать специалистов в юридическую службу?

Прежде всего нужно понять, кого принимать на работу и на что обращать внимание. Для проверки знаний и практических навыков претендентов на должность вам понадобится помощь профессионального рекрутера или юриста. При этом вопросы, которые он будет задавать на собеседовании, должны быть вам разъяснены.

Мы рекомендуем задавать вопросы о видах исковых заявлений и сроках их подачи, об адресе суда, о действиях при проведении проверки, размерах штрафов по делам об административных правонарушениях и т.п. Также пусть претендент на должность расскажет, как учился и чем интересуется. Вы должны определить уровень знаний и кругозор человека. Обязательно выясните, выступал ли он публично. Если у кандидата нет такого навыка, он не сможет представлять ваши интересы в суде и перед иными государственными органами.

Имейте в виду: если претенденту прежде приходилось подавать много исков или работать с большим объемом документов, это еще не значит, что он профессионал. Количество не всегда равняется качеству. Вы должны понимать, что юрист призван решать стратегические и тактические правовые вопросы. Такой специалист, как снайпер, должен попадать в цель с первого раза, его действия должны быть аналогом точного выстрела: он собирает данные, оценивает обстановку и в нужный момент подает иск, чтобы выиграть дело. Иными словами, важно не количество составленных документов, а то, насколько эффективна и продуктивна деятельность юриста, как быстро она позволяет достичь нужного результата.

Оцените диплом претендента. Мы советуем отдавать предпочтение кандидатам, которые получили высшее образование в государственных вузах, так как их больше контролируют и у их выпускников похожая подготовка. Определите средний балл – он должен быть не ниже 4. Если средний балл ниже, можно обратить внимание на отметки по специальным предметам. Например, если вы владелец маленькой пилорамы, то вас должно заинтересовать знание претендентом таких предметов, как гражданское, трудовое и экологическое право. Знать на отлично уголовно-исполнительное право или криминалистику ему необязательно. В целом, на наш взгляд, принимать на работу лучше специалистов с гражданско-правовой или государственно-правовой специализацией. При этом можно присмотреться и к кандидату с уголовно-правовой специализацией, тем более если он некоторое время работал в системе правоохранительных органов: въедливость, скрупулезность и умение вести расследование всегда пригождаются.

Можно ли брать выпускников без опыта работы? Можно. И тут будет важно наличие у претендента аналитического склада ума и широкого кругозора, полученных знаний и навыков. С осторожностью следует рассматривать кандидатуры людей, которые долго не работали, либо работали, но не по специальности, либо учились заочно, работая по другой специальности.

При приеме сотрудника на работу с испытательным сроком рекомендуем на данный период оформить договор ГПХ. Это позволит сэкономить на уплате обязательных взносов в государственные фонды и сократить процедуру оформления документов. Если специалист не пройдет проверку, вам будет легче расторгнуть договор ГПХ, нежели трудовой. Полагаем, месяц будет оптимальным сроком для проверки профессиональной подготовки работника.

А может, перейти на аутсорсинг?

Ответ на этот вопрос зависит от ваших предпочтений. Отметим только, что плюсами аутсорсинга являются: экономия денег, времени на оформление правоотношений, исключение проверок трудовой инспекции в случае конфликтов. Все это сыграет на руку руководителям малого и среднего бизнеса.

Обязательным условием договора аутсорсинга должно быть оказание вам услуг на вашем же предприятии, так как невозможность оперативно связаться с юристом может обернуться большими штрафами. При заключении договора с юридической фирмой почитайте отзывы о ней и ознакомьтесь с рекомендательными, благодарственными письмами и характеристиками; выясните, какова выручка компании, на каких клиентов она ориентирована, давно ли на рынке и как планирует себя позиционировать дальше; вела ли она громкие дела и какими были результаты. Внимательно изучите коммерческое предложение. Узнайте об образовании исполнителей, задайте вопросы об их кругозоре, знаниях и навыках.

Обратите внимание на договор обслуживания. Он не должен казаться вам слишком простым – в этом случае важные понятия и условия скорее будут сильно размыты, что не позволит уловить их смысл. Договор не должен быть и чересчур подробным и объемным – чрезмерная детализация может вас запутать. Оптимальный вариант, когда договор написан простым языком, но при этом не слишком детализирован. Особое внимание необходимо уделить следующим разделам договора: предмет, цена, порядок оплаты, права и обязанности сторон, их ответственность. Чтобы исполнитель вдруг не исчез, в договор нужно включить такие разделы, как антикоррупционная оговорка, заверения и гарантии.

Как определить объем работы юридической службы?

До образования юридической службы необходимо оценить будущие объемы ее работы исходя из документооборота компании. В некоторых организациях все документы проходят через юристов, в других юристам передают только те документы, которые касаются правовых вопросов. В идеале юридическая служба должна проверять каждый документ на соответствие его требованиям законодательства, но при таком подходе юристы не будут успевать решать важные правовые вопросы, потому тут необходимо найти баланс. Для экономии времени можно работать по такой схеме: юристы разрабатывают шаблоны документов и ответов на часто повторяющиеся вопросы, запросы и обращения, а в дальнейшем подготовкой аналогичных документов и ответов занимается секретарь или работник, ответственный за решение конкретных вопросов.

Сколько человек должно быть в юридической службе?

Для решения вопроса о необходимом количестве юристов в компании нужно учитывать те направления деятельности юридической службы, о которых речь шла выше: внутренняя юридическая деятельность (отстаивание интересов компании при проведении проверок, подготовка претензий, ведение судебных и исполнительных дел, регистрации изменений компании, консультирование ее работников и руководителей, ведение договорной работы и т.п.); внешняя деятельность юридической службы (проверка локальных нормативных актов на соответствие законодательству и т.п.), стратегическая, тактическая деятельность (общие задачи: планирование внешней и внутренней деятельности юридической службы, аккумуляция опыта, внедрение и оптимизация юридических механизмов для совершенствования деятельности компании; а также специфические задачи: решение вопросов о том, использование каких методов не будет нарушением закона в части работы с конкурентами, какие нюансы учесть при приобретении активов других компаний и т.п.).

Для небольшого бизнеса достаточно двух юристов. Один занимается внутренней деятельностью, другой – внешней, а оба они осуществляют стратегическую, тактическую деятельность по своим направлениям.

Если компания совсем маленькая, можно взять одного человека. Но чтобы юрист всё успевал, необходима будет постоянная оптимизация работы. Например, юрист ответил на претензию – шаблон сразу отдайте другим специалистам, разработал договор – основные его положения пусть специалисты сами вставляют в будущие договоры и т.д. Не загружайте человека лишней работой, лучше перенаправьте его на решение действительно важных правовых вопросов.

Откуда берется недопонимание между юристами и руководителями компаний?

Залогом успешной работы юридической службы являются постоянное планирование, соблюдение графика работы и регулярное представление отчетности. Контролировать ее деятельность должен руководитель бизнеса или его заместитель (в случае аутсорсинга контрольная функция переходит к руководителю организации, оказывающей услуги).

В ходе такого контроля у руководителя могут появиться вопросы, которые нередко становятся причиной недопонимания между ним и юристами:

Почему на решение проблем уходит так много времени?
Почему юристы выигрывают не все дела и не все правовые вопросы решаются в пользу компании?
Почему возникают конфликты между специалистами юридической службой и других отделов?
Является ли юрист предприятия хорошим специалистом?

Ниже мы дадим ответы на эти распространенные вопросы.

Почему юристы так долго решают проблемы компании?

Ответ на этот вопрос вы найдете в Гражданском процессуальном кодексе РФ. Два месяца отводится на рассмотрение дела в суде первой инстанции, столько же – в судах апелляционной и надзорной инстанций. Причем срок этот нередко увеличивается из-за сложности дела. Гражданское дело может рассматриваться до полугода в суде первой инстанции, не говоря уже об обжаловании. Затем нужно дождаться вступления судебного решения в силу. Немало времени может уйти на получение исполнительных документов и работу по ним с ФССП.

А теперь представьте: у вашего юриста 10 или 20 производств, и ему нужно выработать правовую позицию по каждому делу, подготовить десятки документов, опросить свидетелей в суде и т.д. В это время ему передали несколько локальных нормативных актов организации на проверку. Нельзя забывать и о каждодневной договорной работе, проверках государственных органов, которым необходимо предоставить информацию и документы. Даже при таком небольшом объеме работы юрист всегда будет «завален» ею.

Как же понять, действительно ли человек не справляется или просто работы очень много? Требуйте пояснений у юриста: чем он сейчас занят, насколько это важно и сколько времени уйдет на решение конкретных вопросов. Попробуйте разобраться, отделяет ли человек важные и срочные дела от второстепенных, как он распределяет свое время. Например, если юрист вместо составления ответа на жалобу клиента или требование госоргана пишет по своей инициативе информационное письмо о действии законов во времени для руководителя, тогда проблема в человеке. Но если у юриста завтра проверка, потом заседание в суде и подача документов на регистрационные действия, и он отказывается срочно проверить договор, который должен быть заключен через четыре дня, то тут специалист все делает верно. Выходит, у него просто много работы.

Почему не все правовые вопросы решаются в пользу компании?

Решение всех вопросов в пользу компании в принципе невозможно. Например, представьте, что организация вовремя не подала иск, и при этом отсутствуют основания для восстановления срока его подачи, либо она своевременно не уплатила налог, не отправила отчет. Юридической службы у компании нет, и она обратилась за помощью к стороннему юристу. Он взялся решить вопрос и не смог. Но ведь виноват не юрист, а организация. Тут ей не поможет даже такой специалист, как персонаж фильма «Линкольн для адвоката» Микки Холлер. Бывают ситуации, когда уже ничего не поделать. Юридическая служба как раз для того и нужна, чтобы не допустить таких случаев. Ну а если юридическая служба в организации есть? Возможно, и тут виноваты не юристы. Скажем, им попросту могли слишком поздно передать документы из другого отдела.

Кроме того, всегда учитывайте, в чем именно выражается проигрыш вашей организации. Так, несколько лет назад я представлял интересы ответчика Ф. по иску страховой компании к нему в связи с его виновностью в ДТП. Согласно статистике, 99% таких дел являются проигрышными. Суд окажется на стороне ответчика, только если дорожное полотно было непригодно для езды (ямы и ухабы зафиксированы в схеме ДТП и т.п.). Но тогда все же удалось уменьшить сумму исковых требований с 400 тыс. до 40 тыс. руб. Можно ли говорить о победе страховой компании, если сумма была уменьшена в 10 раз? Бывают ситуации, когда юридическая служба поможет лишь уменьшить размер штрафа, и это уже отличный результат.

Почему конфликтуют юристы и специалисты других отделов?

Подобные конфликты случаются по разным причинам. Специалист отказывается передавать договоры юристу, потому что он ему просто не нравится. У юриста не было времени на то, чтобы попросить документ, и он взял его без спроса. Специалист считает, что юрист придерживается неверной позиции по конкретному правовому вопросу или усложняет дело, причем сам он не имеет юридического образования. Такие конфликты нужно урегулировать сразу. Для этого необходимо все выяснить и провести разъяснительную беседу с зачинщиком. Если разговор не подействует, придется задуматься о поиске нового сотрудника. А чтобы минимизировать вероятность возникновения споров, мы рекомендуем наладить крепкую связь между специалистами разных отделов, которая позволит им максимально быстро обмениваться информацией.

Как определить, является ли ваш юрист хорошим специалистом?

Если юридическая служба в вашей компании только начинает работать, рекомендуем обратить внимание на то, имеются ли график и план работы у юриста, как он ее организует и распределяет свое время. Всерьез задуматься о пользе специалиста для предприятия нужно в том случае, если: график работы он не составил; на компьютере и даже на столе беспорядок, а потому он не может быстро найти нужный документ; он путается в юридических терминах и допускает в документах ошибки. Без самодисциплины юриста и порядка во всем вы получите лишь имитацию бурной деятельности. Представьте, если нагрянет проверка, а юрист из-за бардака не может оперативно во всем разобраться или его вовсе нет на месте, но вам срочно нужно распечатать документ или просмотреть информацию по делу, – провал обеспечен. Именно из-за беспорядка человек часто ничего не успевает или совершает ошибки, что ставит предприятие в крайне опасное положение.

Если юридическая служба в вашей организации уже работает какое-то время, после первичной оценки указанных выше нюансов попробуйте понять, справляется ли специалист со своей работой. Как это проверить?

Обратите внимание на то, допускает ли юрист при составлении документов ошибки и какие. Отметим, что они неизбежны в любой деятельности, и юридическая не является исключением. Мы предлагаем делить ошибки на технические и правовые. Если первые не навредят предприятию, то вторые могут усугубить положение дела и привести к убыткам. К техническим ошибкам можно отнести орфографические, пунктуационные и т.п. Правовыми ошибками будут: ошибки, искажающие факты (написание не тех имен, фамилий и дат, неверное описание обстоятельств), логические ошибки, ошибки при указании законов и статей, ошибки в правовой квалификации событий, направление документа не по адресу назначения и т.п. Технические ошибки юристов можно не принимать во внимание. Даже государственные органы всегда с пониманием относятся к ним. А вот правовые ошибки опасны. Если юрист их регулярно допускает, нужно присмотреться к его работе.

Определите, сколько было проверок за год. Проверьте, стало ли больше жалоб к вам и как велась претензионная работа. Если вы оцениваете работу по дебиторской задолженности, подсчитайте, сколько возвращено денежных средств за год по сравнению с предыдущим, как контрагенты стали исполнять обязательства по договорам. Если проверок на вашем предприятии не было, на вас не пишут жалобы, контрагенты исполняют принятые на себя обязательства, а по вашим претензиям денег возвращено больше, чем в прошлом году, значит, юридическая служба работает как надо. Тут важно исходить из того, сколько проблем удалось решить и избежать, повысился ли общий уровень правовой безопасности благодаря юридической службе.

Ну и, наконец, подведем итоги: так для чего нужна юридическая служба? Основная роль ее заключается в предупреждении рисков и обеспечении правовой защиты бизнеса. При наличии юридической службы в организации вы сможете заниматься своей деятельностью, не отвлекаясь на решение правовых вопросов.

Штатная численность службы документационного обеспечения

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
- входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
- исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
- внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
- все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

Трудоемкость ненормируемых работ(за год в часах) равна затратам времени на выполнение конкретного вида работ, умноженным на объем конкретного вида работ (за год). Трудоемкость ненормируемых работ определяется экспертным методом.

Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

Общая трудоемкость работ (за год в часах) это совокупность трудоемкости на все нормируемые и ненормируемые виды работ.
Полезный фонд рабочего времени работника. Так, в 2016 году рабочее время (при 40-часовой рабочей недели) согласно производственному календарю составляет 1974 часа. Необходимо учитывать, что из рабочего времени стоит вычесть время нахождения сотрудника в отпуске, т.е. минимум 28 дней (в среднем 165 часов), а также иные возможные невыходы сотрудника на работу – минимальное значение 10% 1 .
Итого получаем полезный фонд рабочего времени 1 сотрудника на 2016 год – около 1612 часов.

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Пример 5. Образец фотографии рабочего дня

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

Пример 6. Служебная записка о необходимости пересмотра штатного расписания подразделения

См. статью «Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»»

Сноски 2

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду (утв. Росздравом). Вернуться назад
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. Вернуться назад

Выбери свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

"Типовые нормативы численности работников юридических подразделений государственных (муниципальных) учреждений. ШИФР 14.10.01" (утв. ФГБУ "НИИ ТСС" Минтруда России 07.03.2014 N 009)

Утверждены
Федеральным
государственным бюджетным учреждением
«Научно-исследовательский институт
труда и социального страхования»
Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации
N 009 от 7 марта 2014 года

Разработаны Институтом труда

ТИПОВЫЕ НОРМАТИВЫ
ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ ЮРИДИЧЕСКИХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ (МУНИЦИПАЛЬНЫХ) УЧРЕЖДЕНИЙ

Нормативные материалы предназначены для расчета необходимой численности работников юридических подразделений государственных (муниципальных) учреждений, с учетом возложенных на них функций.

Настоящие Нормативные материалы основаны на результатах исследований, проведенных Институтом труда за 2012 — 2013 гг., а также на ранее утвержденных сборниках и носят рекомендательный характер. При необходимости следует использовать другие нормативы или разрабатывать местные нормативы с учетом специфики учреждений.

1.1. Нормативы численности установлены для применения при расчете численности работников юридических подразделений государственных (муниципальных) учреждений.

1.2. Нормативы численности работников юридических подразделений разработаны на основании следующих данных:

а) результаты фотохронометражных наблюдений;

б) аналитические расчеты;

в) данные оперативного учета и отчетности;

г) результаты анализа организации труда в пилотных государственных (муниципальных) учреждениях.

1.3. Нормативы численности установлены по видам работ, исходя из объемов их выполнения в течение года. Виды и содержание работ по профессиональным стандартам работников юридических подразделений.

1.4. Нормативами численности учтено время на подготовительно-заключительные работы, отдых и личные надобности и регламентированные перерывы.

1.5. Наименование должностей исполнителей работ в настоящем сборнике указаны в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и профессиональными стандартами.

1.6. Выполнение работ исполнителями, должности которых не соответствуют квалификационному справочнику или профессиональному стандарту, не может служить основанием для каких-либо изменений настоящих нормативов.

1.7. Приведенные в сборнике пределы числовых значений факторов, в которых указано «до», следует понимать включительно.

1.8. Если работники юридического подразделения по роду своей деятельности или специфики не выполняют отдельных видов работ, то при расчете общей численности предусмотренная на выполнение этих видов работ численность не учитывается.

1.9. Под структурным подразделением в государственном (муниципальном) учреждении следует понимать самостоятельные группы, службы, отделы, управления, департаменты и другие самостоятельные подразделения, находящиеся в непосредственном подчинении у руководителя учреждения или его заместителей.

1.10. При определении численности работников юридического подразделения следует учитывать работы, не предусмотренные сборником, величина которых по фотохрононаблюдениям составляет 10% от трудоемкости работ, предусмотренных сборником.

Нормативная численность работников юридического подразделения определяется по формуле:

где Чн — суммарная численность, предусмотренная сборником, которая определяется по формуле:

ЧН = Ч1 + Ч2 + . + Чn,

где: Ч1, Ч2, . Чn — нормативы численности, предусмотренные сборником на выполнение конкретного вида работ;

К — коэффициент, учитывающий затраты труда на выполнение работ, не предусмотренных нормативной частью сборника К = 1,10.

1.11. Нормативами численности не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

2.1. Деятельность работников юридических подразделений регламентируется: положением о подразделении, должностными инструкциями, составленными в соответствии с Общим положением о подразделении и другими актами действующего законодательства Российской Федерации, методическими рекомендациями органов юстиции, отраслевыми (ведомственными) положениями и указаниями.

2.2. Внедрение в работу юридического подразделения организации труда, участие в планировании и контроле за исполнением всех мероприятий, направленных на соблюдение и укрепление договорной и трудовой дисциплины, обеспечение соблюдения норм законодательства должны способствовать повышению экономических показателей деятельности государственных (муниципальных) учреждений.

2.3. Площадь помещения юридического подразделения определяется на основании санитарных норм с учетом особенностей труда и требований рационального размещения необходимого оборудования. При этом работникам юридических подразделений в силу специфики правовой работы предоставляется отдельное помещение (с учетом приема посетителей).

2.4. Уровень освещенности рабочих мест, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещениях должны находиться в пределах, предусмотренных соответствующими санитарными нормами.

2.5. Работники юридических подразделений должны своевременно обеспечиваться необходимыми материалами (бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями и т.п.).

2.6. Представление информационно-правовых материалов, а также своевременное ознакомление работников юридических подразделений с отраслевыми и локальными нормативными документами входит в обязанности руководства учреждения.

2.7. Режим труда и отдыха работников юридических подразделений следует строить таким образом, чтобы наиболее напряженные умственные работы выполнялись в первой половине дня, когда у работающего отмечается более высокая производительность труда.

2.8. Рекомендуется устанавливать время для отдыха и личных надобностей на 120 минут работы 5 минут.

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

3.1. Планирование работы и отчетность

Содержание работы. Составление плана работы с указанием сроков их выполнения и лиц, ответственных за выполнение. Согласование плана с руководством учреждения и соответствующими структурными подразделениями. Составление отчета о работе и представление его руководству учреждения. Осуществление контроля за своевременным и качественным выполнением плановых мероприятий.

Сколько юристов должно быть в организации

СКОЛЬКО ЮРИСТОВ ДОЛЖНО БЫТЬ В КОМПАНИИ

Для чего нужна юридическая служба малому и среднему бизнесу?

Зачем нужна юридическая служба?

По каким принципам работает юридическая служба?

Как выбирать специалистов в юридическую службу?

А может, перейти на аутсорсинг?

Как определить объем работы юридической службы?

Сколько человек должно быть в юридической службе?

Откуда берется недопонимание между юристами и руководителями компаний?

Почему юристы так долго решают проблемы компании?

Почему не все правовые вопросы решаются в пользу компании?

Почему конфликтуют юристы и специалисты других отделов?

Как определить, является ли ваш юрист хорошим специалистом?

Штатная численность службы документационного обеспечения

Расчет численности исходя из объема документооборота

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Сноски 2

Выбери свой вариант доступа

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

Обязательный претензионный порядок

Как получить максимальный результат от международных выставок

Кто подпишет документы за работодателя

Добавить комментарий Отменить ответ