Документооборот в школе как правильно пошагово

Для школы

Каждой организации необходим грамотно выстроенный документооборот. Передовые информтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности относительно роста эффективности организации учебного процесса, а также оптимизации функционирования его административных подразделений. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально оперативно, сводятся к минимуму ошибки.

Применение

• накапливание чрезмерного количества документации;
• риск попадания данных в чужие руки;
• создание множества дубликатов документов;
• расходы на печать документации;
• значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.

За счет внедрения ЭДО в школе эффективно решаются все указанные выше проблемы. Из положительных моментов можно отметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования. Становится значительно проще сама работа с бумагами, растет ее уровень эффективности, а также производительность труда сотрудников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации. За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа каждого из сотрудников или их групп к определенной информации.

Само понятие ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его специфика заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге.

Главным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится снижение бюрократизации. Вместе с тем сокращается нагрузка на учителей, которым сейчас приходится тратить много времени на оформление многочисленных бумаг.

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей. Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Астрал.Докс и 1С-ЭДО – эффективный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Каждый из вариантов демонстрирует свои преимущества. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в котором не составит труда быстро разобраться. В итоге минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.Докс становится доступность с любого устройства – нет географической привязки. Можно воспользоваться функционалом ПО где угодно. Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

Реализация проекта по внедрению

• Подготовительный, также именуемый прогностическим. Здесь нужно создать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах предстоящих мероприятий. Далее идет черед инвентаризации имеющихся материально-технических и кадровых ресурсов. Понадобится организовать покупку техсредств, нужных для воплощения проекта в жизнь. Подготовка педагогов и сотрудников школы по теме применения ПО также относится к указанному этапу.
• Затем наступает через второго шага. На этой стадии нужно создать реально действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике нужного ПО. Затем идет череда автоматизации традиционных систем ведения документации и получения первых итогов проведенного эксперимента.
• На заключительной стадии потребуется подвести итоги работы, проанализировать их. После этого формируются методические рекомендации относительно применения модели ведения обмена документацией в цифровом формате. Формируются и отчеты по результатам реализации данного проекта.

При передаче цифровой документации в иные организации их следует заверить ЭЦП руководства.

Чтобы обеспечить автоматизацию обмена документацией на уровне образовательных организаций, надлежит обеспечить достаточную ресурсную базу. Сюда входят как возможность доступа к сети Интернет, так и возможность работы с цифровым журналом для каждого из учителей. Вопрос ресурсного обеспечения деятельности педагогов может решаться различными способами: ПК, ноутбук, мобильное устройство.

• недостаточная скорости работы сети Интернет, а также отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
• низкая техоснащенность школ, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
• недостаточный уровень компетентности сотрудников сферы образования в сфере интернет-технологий.

Это лишь часть трудностей, с которыми приходится столкнуться на пути введения ЭДО в школе.

• создание виртуального образовательного пространства – должна быть реализована опция проведения массовых видеоконференций, виртуальных экскурсий, ведение цифровых дневников и пр.;
• достижение достаточного уровня оснащенности образовательных учреждений современным оборудованием;
• повышение квалификационного уровня школьного персонала относительно применения интернет-технологий на практике;
• доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
• выработка единой формы бумажной и цифровой отчетности.

Реализация указанных мер позволит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот. Только тогда образовательная организация станет технологически современной. В этом случае информтехнологии становятся неотъемлемым элементом среды образования.

Пока что даже в крупных городах РФ скорость подключения учреждений образования к Глобальной Сети слишком низкая – в интервале от 28 кбит/с до 10 Мбит/с. Подобное состояние интернет-сети не дает возможности полноценно внедрять передовые информационно-коммуникационные методы работы.

Немалое внимание нужно уделить и вопросу техобеспечения. Для реализации рабочих мест нужно обзавестись универсальными компьютерами с набором периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.

Образовательные учреждения выражают готовность к переменам и желание избавиться от больших объемов бумажной работы. Поэтому необходимо распространять данные о том, какие шаги следует предпринять на пути к трансформациям.

В настоящее время реализуется национальный проект под названием «Образование». В рамках него предусмотрен перевод имеющейся документации в цифровую форму. После завершения необходимых мероприятий надзорным органам будет достаточно лишь одного клика для получения всей нужной информации. Процесс постепенно идет, так что уже спустя несколько лет можно говорить о переводе большей части образовательных учреждений на систему ЭДО.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Пакеты документации для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Документация
учебных
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документация
котельной
(газ, уголь)
Инструкции
для организаций
питания
Пакеты документации для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Документы
по Охране
труда в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документация
котельной
(газ, уголь)

Инструкция по делопроизводству в школе

Инструкция
по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в школе разработана в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 4 августа 2023 года, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также Уставом общеобразовательной организации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими деятельность общеобразовательных организаций.
1.2. Данная инструкция по делопроизводству в организации (далее — Инструкция) обозначает правила подготовки и оформления документов в организации, осуществляющей образовательную деятельность, определяет стандарты оформления реквизитов, бланков документов, составления приказов, положений инструкций, а также регламентирует формирование дел и их текущее хранение, подготовку документов и дел к передаче на архивное хранение в общеобразовательной организации.
1.3. Инструкция по делопроизводству в учреждении разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности общеобразовательной организации и поступающих в школу документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства общеобразовательной организации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
1.5. Организацию, методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в школе осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.6. Права и обязанности работников, осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях общеобразовательной организации, устанавливаются должностными инструкциями или приказом директора.
1.7. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в рабочих целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа с документами вне помещений школы не допускается. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по работе сотрудника.
1.9. Инструкция по ведению делопроизводства обязательна для соблюдения всеми работниками школы. Вновь принятые на работу сотрудники, в должностные обязанности которых входит ведение документации, в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись.

скачать: Положения для Школы
136 положений поштучно и пакетом. Обновление: 03.09.2023 г.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
2.3. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3. Реквизиты документов

3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.

• код формы документа;
• наименование школы;
• справочные данные о школе;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления (издания) документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• гриф согласования документа;
• виза;
• подпись;
• отметка об электронной подписи;
• печать;
• отметка об исполнителе;
• отметка о заверении копии;
• отметка о поступлении документа;
• резолюция.

4. Бланки документов

4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)

4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).

5. Приказы

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу. «, далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить. » и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.13. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.14. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.15. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.16. Дата регистрации приказа является датой его подписания.

6. Правила, положения, инструкции

6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

• точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
• использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости — предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
• описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
• структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
• минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.

7. Протокол заседания (совещания)

7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
7.2. Протокол заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Реквизит — «текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку.
7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).

8. План

8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2.

• наименование школы;
• гриф утверждения документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• наименование должности;
• подпись.

8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:

• номер пункта плана;
• наименование мероприятия;
• срок исполнения;
• исполнитель;
• примечание.

9. Отчет

9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4.

• наименование школы;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении (при наличии);
• наименование должности;
• подпись.

9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

10. Письмо

• ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной власти;
• ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
• инициативные письма.

• с конкретной датой исполнения, указанной в документе, — в указанный срок;
• в соответствии с резолюцией директора и его заместителей на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
10.4. Письма печатаются на бланке письма общеобразовательной организации с угловым расположением реквизитов.
10.5.

• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении;
• виза;
• подпись.
• отметка об исполнителе.

10.6. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
10.7. Письма подписывает директор или работники, уполномоченные приказом.
10.8. Служебные записки
10.9. В целях осуществления взаимодействия между сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в школе применяются служебные записки. Служебные записки являются справочно-информационными документами. Авторами служебных записок являются сотрудники общеобразовательной организации.
10.10. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.
10.11.

• адресат;
• дата документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о приложении (при наличии);
• наименование должности;
• подпись.

10.12. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

11. Доверенность

11.1. Доверенность выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
11.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником, которому доверенность будет выдана, после чего передаётся в канцелярию для направления на подписание.
11.3. Доверенность подписывается директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется печатью общеобразовательной организации.

12. Договоры, соглашения, контракты

12.1. Договоры, соглашения, контракты (далее — договоры) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
12.2. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей, функций), полномочий школы в целом.
12.3. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) совместно со специалистом, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию директора общеобразовательной организации.
12.4. Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается ответственным лицом (контрактным управляющим) в порядке рабочего взаимодействия с учётом правил, установленных настоящей Инструкцией.

13. Принципы организации документооборота

13.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.
13.1. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из вышестоящих, подрядных, медицинских и других организаций, органов местного самоуправления, обращения граждан.
13.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов общеобразовательной организации.
13.4. В школе доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электронной связи, а также по системе электронного документооборота (далее — СЭД). С помощью почтовой связи в общеобразовательную организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых писем, заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

14. Первичная обработка поступающих документов

14.1. Документы, поступающие в школу, передаются на регистрацию секретарю общеобразовательной организации и проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день. При первичной обработке документов проверяется правильность адресования. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
14.2. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора по направлению деятельности.
14.3. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
14.4. Электронные сообщения, адресованные директору или направленные в адрес школы, распечатываются и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора.
14.5. Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
14.6. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
14.7.

• пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
• билеты;
• планы и программы семинаров, конференций и других подобных мероприятий;
• документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
• рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
• печатные издания;
• письма с пометкой «лично».

15. Регистрация, учет и рассмотрение руководителем поступающих (входящих) документов

15.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после и первичной обработки и независимо от способа их доставки.
15.2. Регистрация — проставление в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа с обязательной записью в журнал регистрации поступающей (входящей) документации. Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел общеобразовательной организации.
15.3. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока. Документы, поступившие в школу по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
15.4. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
15.5. Документы, поступившие в общеобразовательную организацию, по вопросам, не требующим рассмотрения директора, направляются работником ответственным за делопроизводство школы непосредственно исполнителю запроса.
15.6. Директор в резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им поручение. Работник ответственный за делопроизводство школы передает документ на исполнение.
15.7. Подлинник документа с резолюцией руководителя общеобразовательной организации направляется исполнителю.
15.8. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается тому исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
15.9. Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, получает ответственный исполнитель. Остальным исполнителям передаются копии.
15.10. Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется секретарем общеобразовательной организации.
15.11.

• указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
• указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
• личную подпись автора резолюции;
• дату проставления резолюции.

15.12. Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: «в установленный законом срок» и т.п.
15.13. Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
15.14. В случае, когда резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

16. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

16.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
16.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
16.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем в отдел делопроизводства (канцелярия, секретарь) школы для направления на подписание.
16.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются работнику ответственному за делопроизводство школы, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки, а также правильность оформления документа согласно настоящей инструкции.
16.5. В случае нарушения комплектности или соответствия количества, а также правильности оформления документа согласно настоящей инструкции отправляемые (исходящие) документы незамедлительно возвращаются работниками канцелярии ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
16.6. Документы после их подписания директором или иным уполномоченным лицом передаются в канцелярию общеобразовательной организации для регистрации и отправки.
16.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения работниками канцелярии, ответственными за делопроизводство, проверки комплектности и соответствия количества экземпляров, а также правильность оформления отправляемого (исходящего) документа.
16.8. Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
16.9. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в журнал регистрации отправляемой (исходящей) документации.
16.10. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле общеобразовательной организации.
16.11. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел школы.
16.12. Отправка документов производится централизованно работниками канцелярии школы, которые производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
16.13. Письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
16.14. Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса общеобразовательной организации.
16.15. Письма, телеграммы, открытки, бандероли, факсограммы, электронные сообщения, не связанные с рабочей деятельностью, к отправке не принимаются.
16.16.

• упаковку;
• адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса) – в соответствии с указателем рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
• проставление стоимости почтовых услуг;
• передачу в почтовое отделение связи.

16.17. При подготовке и отправке писем необходимо учитывать правила, установленные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
16.18. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
16.19. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются работниками канцелярии общеобразовательной организации.

17. Разработка и ведение номенклатуры дел

17.1. Документальный фонд школы — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд школы составляют документы, созданные в общеобразовательной организации и полученные ею в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
17.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда школы и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в школе, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
17.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения положений, инструкций и правил, а также других документов, регламентирующих деятельность общеобразовательной организации, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности общеобразовательной организации.
17.4. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
17.5. Номенклатура дел вводится в действие приказом по школе.
17.6.

• для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
• для использования в работе отделом делопроизводства (канцелярией);
• для хранения в архиве школы.

17.7. Из номенклатуры дел школы ответственным лицом за ведение делопроизводства оформляются выписки для каждого из подразделений и отделов общеобразовательной организации.

18. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

18.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации и систематизация документов внутри дела.
18.2. Дела со дня их заведения до передачи в архив школы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
18.3. Приказы по основной, административно-хозяйственной, учебно-воспитательной деятельности школы, группируются отдельно от приказов по личному составу работников и по личному составу обучающихся (учащихся/воспитанников).
18.4. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
18.5. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации общеобразовательной организации.
18.6. В архив общеобразовательной организации (далее — архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
18.7. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
18.8.

• экспертизу ценности документов;
• составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
• оформление дел;
• составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

18.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицом (лицами), назначенным приказом ответственным (ответственными) за архивирование.
18.10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см). При большом количестве документов формируются тома (части) дела. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке в соответствии с описью. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы.
18.11. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
18.12. Личные карточки работников формируются в дело по алфавиту фамилий.
18.13. Оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле карандашом в верхнем правом углу; составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
18.14. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
18.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
18.16. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
18.17. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
18.18. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
18.19. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.

19. Заключительные положения

19.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом общеобразовательной организации, принимается на Общем собрании работников и утверждается (вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.
19.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
19.3. Инструкция по делопроизводству в школе принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Инструкции принимаются в порядке, предусмотренном п.19.1. настоящей Инструкции.
19.4. После принятия Инструкции (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

Правила оформления реквизитов документов

1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.
2. Виды и размеры используемых шрифтов: Times New Roman – 12, 13, 14; Calibri 14 и приближенные к ним.
3. При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
4. Диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.
5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
6. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
7. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
8. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
9. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.
10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
11. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
12. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

13.
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в основном используемых в кадровом документообороте школы. Располагается код формы в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма по ОКУД 0301001.

14.
Наименование школы должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (Уставе общеобразовательной организации). Под наименованием школы в скобках указывается сокращенное наименование общеобразовательной организации.
Над наименованием школы — указывается полное наименование вышестоящей организации.

15.
Справочные данные о школе включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, код школы по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
16.
Реквизит используется для указания вида документа и располагается под реквизитом «наименование общеобразовательной организации». Наименование вида документа не указывается в письмах.
17.
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Документы, издаваемые совместно с другими организациями должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

• день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 01.12.2017. Буква «г» после цифр не ставится.
• при словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря 2017 г.

18.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в школе.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

19.
Место составления или издания документа — «город …» — указывается на бланках протоколов и актов, составляемых в общеобразовательной организации.

20.
В реквизите «Адресат» используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций. Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы ставятся после фамилии.

Пример — Руководителю ООО «Строитель»
Фамилия И.О.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Органы статистики города Москвы

При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору ООО «Издание»
Фамилия И.О.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти, постоя иным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову И.П.
Производственная ул., д.5, кв.12,
г. Москва, 119633

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти, то они указываются обобщенно.
Пример:

Руководителям учреждений СПО

20.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ Школа № 1238
И.О. Фамилия

21.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238
от 01.03.2020 № 57
22.
Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту приказа формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

• приказ (о чем?) о создании комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
• письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.
Заголовок к тексту может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк.

23.
Документы общеобразовательной организации составляются на государственном языке Российской Федерации — русском.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю»)
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа: («собрание. решило»)
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»),
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются

• от первого лица множественного числа («просим направить», представляем на рассмотрение»);
• от третьего лица единственного числа («Администрация ОУ Школа № 1238 не возражает»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»).

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа отделяется от заголовка двумя или тремя междустрочными интервалами используемыми в тексте.

24.
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим
документам.
В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:
1. План-график . на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о подтверждении факта обучения. на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2).
В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: . (приложение N 2);
В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N° 2 к приказу МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67 «

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения, например:

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67

Вид и размер шрифта реквизита «Отметка о приложении» должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.

25.
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с органами власти, организациями или должностными лицами. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

СОГЛАСОВАНО
Директор МБОУ Школа № 1238
И.И. Иванов
01.12.2019

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом — письмом, протоколом, приказом.
Пример:

СОГЛАСОВАНО приказом ДОгМ от 01.07.2017 № 01-01/54

26.
Согласование проекта документа оформляется визой.
Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.
Пример:

Заместитель директора
И.О. Фамилия
03.03.2020

Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
Для документа, подлинник которого отправляют из школы, визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Для документа, подлинник которого остается в школе, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью.

27.
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
Пример:

Директор личная подпись И.О.Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование общеобразовательной организации (полное название школы). Допускается в реквизите «Подпись должностного лица» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.
Пример:

Директор личная подпись И.О.Ф.
Заместитель директора личная подпись И.О.Ф.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе комиссии:
проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие- либо приставки).

Если директор школы или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом или наделенный полномочиями, установленными приказом школы или учредителя (ДОгМ), с указанием своей должности и полномочия, например:

Заместитель директора подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности директора подпись И.О. Фамилия
или
и.о. директора подпись И.О. Фамилия

Реквизит «Подпись должностного лица» может быть оформлен собственноручно автором документа (например, при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.
В случае оформления реквизита «Подпись должностного лица» с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от текста тремя или четырьмя одинарными междустрочными интервалами.

28.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

29.
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах школы в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, а также отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Пример:

Иванов Иван Иванович, специалист по охране труда
(888) 888-88-88, lvanov@mail.ru

30.
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под реквизитом «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».
Отметка о заверении копии включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии документа.
Реквизит «Отметка о заверении копии» может быть оформлена от руки или с использованием штампа.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

31.
Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением подписями заинтересованных лиц.
Отметка о поступлении документа может проставляться с использованием штампа.

32.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего поля документа.
Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа.

скачать: Положения для Школы
136 положений поштучно и пакетом. Обновление: 03.09.2023 г.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
65 инструкций поштучно и пакетом, обновление — 3 августа 2023 года

Документооборот в образовательном учреждении
статья на тему

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Скачать:

Вложение	Размер
var_vasileva_dm-118_02.05.2012.doc	534 КБ

Предварительный просмотр:

1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА..6

1. Описание деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара………………………………. 6
2. Оценка основных показателей работы МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара……………….10

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА…………………………………………………..19

2.1. Характеристика действующей системы документооборота…………………………. 19

2.2. Совершенствование процесса документооборота………………………………………24

Список использованных источников………………………………………………..………..35

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [6]

Актуальность данной работы заключается в том, что организация работы с документами — это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

В качестве объекта исследования взято документационное обеспечение деятельности в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе № 166 имени А.А. Микулина городского округа Самара.

Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара с учетом современной ситуации.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи :

• изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара, а также организационно-правовой статус учреждения;
• рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;
• разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара.

Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства можно дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности образовательного учреждения.

1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА

1. Описание деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара

На протяжении последних лет педагогический коллектив школы целенаправленно работает над главной целью: формирование компетентной, социально адаптивной личности, способной к самоопределению и успешной социализации в обществе. В связи с этим были определены первостепенные задачи:

• обеспечить получение образования каждому ученику на максимально возможном и качественном уровне в соответствии с индивидуальными особенностями личности;
• продолжить работу по формированию ключевых компетенций учащихся, используя новые информационные технологии;
• определить качество знаний учащихся по школе не менее 50%, повысив успешность на II ступени до 44% и на третьей — до 40%;
• создать единую систему мониторинга для отслеживания уровня обученности учащихся на III ступени;
• повысить квалификационную категорию не менее 35% учителей школы;
• организовать профильное обучение школьников на III ступени;
• активизировать работу учащихся научно-исследовательского характера.

Учебное учреждение Школа № 166 работает по пятидневной рабочей неделе в 1-5 классах и шестидневной в 6-11 классах. В 2010-2011 учебном году в школе обучалось 1210 учеников. Школа осуществляет 3 ступени образования:

I ступень — 16 классов, 463 ученика

II ступень — 22 класса, 596 учеников

III ступень — 6 классов, 151 ученик

Учебно-материальная база школы позволяет осуществлять учебно-воспитательную работу с детьми на современном уровне: в школе оборудовано 2 компьютерных кабинета, медиатека с выходом в интернет, в двух классах установлены и активно используются интерактивные доски. Все учителя школы прошли обучение работе на компьютере и переподготовку с целью использования компьютерных технологий. В школе есть 2 спортивных зала, актовый зал на 150 мест, 30 учебных кабинетов.

Дополнительное образование в школе имеет 6 направлений: эстетико-художественное, культурологическое, эколого-биологическое, туристско-краеведческое, физкультурно-оздоровительное и естественнонаучное.

Главная задача школы – обеспечить получение образования каждому ученику на качественно высоком уровне с учетом индивидуальных особенностей ребенка. Для этой цели в учебном плане выделены часы факультативных и индивидуально-групповых занятий, организована предпрофильная подготовка в 9 классах и профильное обучение в 10 классах. По запросам родителей организованы платные дополнительные услуги для учащихся 8-11 классов по русскому языку, математике, биологии, химии, обществознанию. В школе 19 детей обучаются индивидуально на дому по медицинскому заключению. Основным принципом организации образовательного процесса для детей данной категории в школе является обеспечение щадящего режима проведения занятий. Организация образовательного процесса учащихся, находящихся на индивидуальном обучении в школе, регламентируется учебным планом, методическим положением, календарным графиком, расписанием занятий и приказами Департамента образования и науки и здравоохранения. Детям с ограниченными возможностями здоровья необходимо уделять особое внимание для полноценного включения их в образовательный процесс и успешной их социализации в обществе. В этом учебном году пятеро учащихся 9 классов, находящихся на индивидуальном обучении по состоянию здоровья, успешно прошли государственную итоговую аттестацию.

В 2010-2011 учебном году в 10 классах обучение было организовано на основе индивидуальных учебных планов. Учащимся было предложено изучение ряда предметов на профильном уровне (русский язык, математика, химия, физика, обществознание), на базовом расширенном уровне (химия, биология, информатика) и на базовом уровне (русский язык, математика, обществознание, физика, биология, информатика и ИКТ). Эти предметы были представлены учащимся для выбора изучения на одном из уровней. Количество часов в индивидуальном учебном плане учащихся не превышает предельно допустимую нагрузку 36 часов при шестидневной учебной нагрузке.

В 11 классе продолжил работу физико-математический класс. В 10 и 11 классах на выбор учащимся предлагался 21 элективный курс и 12 факультативных занятий. В 2011-2012 учебном году все учащиеся III ступени занимаются по индивидуальным учебным планам. Учащиеся для изучения выбрали 2 предмета на профильном уровне из следующих: математику, русский язык, физику, химию, обществознание.

Финансирование школы идет из трех основных источников: бюджета области, бюджета города и от приносящей дохода деятельности (платные услуги, добровольные пожертвования). Главная задача школы – сохранение здоровья детей и организация безопасных условий проведения образовательного процесса. Поэтому при подготовке к новому учебному году были проведены следующие мероприятия:

• проведена перезарядка огнетушителей – 5000 рублей (средства городского округа Самара);
• прозвонка электросети -27000 рублей (средства городского округа Самара);
• проверка кранов на водоотдачу-11600 рублей (средства городского округа Самара);
• проведена установка подвесных потолков в коридорах 1и 2 этажей- 120000 рублей

( средства внебюджета и областные средства);

• проведен частичный ремонт крыши -84000 рублей (средства городского округа Самара);
• ежемесячная проверка работы пожарной сигнализации-4000 рублей в месяц (средства городского округа Самара);
• при подготовке к отопительному сезону проведена опрессовка отопительной системы -25000 рублей (средства городского округа Самара);
• проведен частичный ремонт системы отопления-28000 рублей (средства внебюджета);
• приобретена мебель в кабинеты русского языка, истории, обществознания-42000 рублей (средства областного бюджета);
• улучшилось техническое оборудование школы: куплены 2 ноутбука. 2 проектора

( средства областного бюджета);

• на средства областного бюджета в течение учебного года были заменены 16 окон в коридорах 2 и 3 этажей, общая сумма -272000 рублей;
• на внебюджетные средства установлены 10 окон в коридоре 3 этажа – стоимость180000 рублей, межэтажная дверь в коридоре 1 этажа-48000 рублей;
• на добровольные пожертвования и на внебюджетные средства были приобретены 4 ноутбука, 4 жидкокристаллических телевизора, 2 многофункциональных устройства, 2 магнитолы, а также кронштейны и соединительные кабели. Общая стоимость составила-198000 рублей.

При подготовке к новому учебному году силами педагогов, техперсонала, родителей и учащихся проведен ремонт классных комнат, коридоров, столовой. Комиссия Департамента образования городского округа Самара высоко оценила подготовку школы к новому учебному году.

Основные направления развития системы образования г.о. Самара и МОУ Школы №166. (по материалам августовской конференции):

• Реализация ФЗ РФ от 8 мая 2010 года №83- ФЗ « О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»;
• Организация внеурочной занятости школьников на основе интеграции базового и дополнительного образования детей в контексте требований ФГОС;
• Повышение качества образования, сохранение положительной динамики результатов итоговой аттестации выпускников и роста среднего балла по предметным областям;
• Расширение спектра образовательных программ профильного обучения при наличии необходимых условий их реализации;
• Разработка образовательных программ, обеспечивающих формирование компетенций и универсальных учебных действий учащихся, как стержня всей учебно-воспитательной работы;
• Проведение общегородских мероприятий, направленных на развитие у детей и молодежи способностей к позитивному социальному взаимодействию;
• Поддержка инициатив общественности по созданию новых форм и механизмов участия в управлении системой образования;
• Создание комфортных условий перехода на новую модель аттестации руководящих и педагогических работников;
• Привлечение и поддержка молодых педагогов;
• Совершенствование технологий организации школьного питания;
• Обеспечение использования в деятельности ОУ энерго- и ресурсосберегающих технологий в соответствии с ФЗ РФ от 23.11.2009 года.

1.2 Оценка основных показателей работы МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара

В президентской инициативе «Наша новая школа» говорится о том, что современная школа требует педагогов-профессионалов, владеющих психолого-педагогическими знаниями, способных помочь детям найти себя в будущем, стать самостоятельными, творческими и уверенными в себе людьми. В нашей школе работают 64 педагога, в основном это высокопрофессиональные учителя. За последние 3 года школа пополнилась молодыми кадрами: 2 учителя по иностранным языкам, 2 учителя по русскому языку, 2 педагога по информатике, один по математике и учитель по изобразительному искусству.

Рисунок 1- Аттестация педагогов на 1 января 2011 года

На рисунке 1 представлены данные о количестве педагогов, имеющих категорию. В 2010-2011 учебном году 18 (28%) педагогов прошли курсовую подготовку по именному образовательному чеку и на хозрасчетной основе. Педагоги посещали конференции, семинары, проводимые в районе, городе и области.

Результаты обучения и воспитания школьников в первую очередь измеряются количеством учащихся, успешно освоивших учебные программы, количеством выпускников, хорошо сдавших Единый государственный экзамен, а также готовностью обучающихся продолжить образование после школы.

Рассмотрим итоги образовательного уровня обучающихся за 2010-2011 учебный год. На начало учебного года в школе обучалось 1213 человек, за год 14 учащихся прибыло, 17 выбыло, на конец года числилось 1210 учащихся. Из них 1198 обучающихся успешно освоили учебные программы и переведены в следующий класс или окончили школу. Восьми учащимся продлен учебный год, они условно переведены в следующий класс, а четверо остались на повторный год обучения, все 4 человека учились на II ступени.

Успеваемость по школе равна 98,9%. На «отлично» и «хорошо» завершили учебный год 547 учащихся, из них 65 отличников и 482 хорошиста. Качество знаний по школе равно 50,3%.

Таблица 1 − Уровень успеваемости и качества знаний за последние 3 года

Количество отличников и хорошистов

Количество условно переведенных

Окончили со справкой

Из таблицы 1 видно, что численность детей в школе остается стабильной и даже возрастает. Успеваемость по школе — на одном уровне в течение 3 лет – 99-98,9%. Наметилась явная тенденция повышения качества знаний обучающихся (49,2% — 49,7% — 50,3%). В этом году оно выросло по сравнению с предыдущими годами соответственно на 1,1% и 0,6%. Необходимо отметить, что 80 учащихся закончили учебный год с тройкой по одному предмету. Это большой резерв, с которым необходимо работать.

Таблица 2 − Показатели успеваемости по ступеням

1. Количество учащихся

3. Качество обучения в %

Таблица 3 − Показатели успеваемости и успешности по параллелям

Данные, представленные в таблицах 2 и 3, свидетельствуют о том, что успеваемость по сравнению с предыдущими годами выросла на I и III ступенях, на II ступени она ниже соответственно на 0,5% и 0,2%. Качество знаний на I ступени выше предыдущего года на 3,2%, на II ступени — ниже на 0,4%, на III ступени – выше на 3,8%.

Если сравнивать успеваемость по параллелям, то можно увидеть, что она остается стабильной в параллели 3-х, 4-х, 6-х, 10-х и 11-х классов, стала выше в параллели 9-х классов и ниже в параллели 5-х, 7-х и 8-х классов.

Одной из задач, поставленных перед педагогическим коллективом школы, была определить качество знаний учащихся по школе в пределах 50%, повысив успешность на II ступени до 44% и до 40% на III ступени. В 2010-2011 учебном году количество хорошистов и отличников – 547 человек, что составляет 50,2%. Качество обучения на I ступени повысилось по сравнению с предыдущим годом на 3,2%; на II ступени оно понизилось на 0,4% и составляет 42,3%; на III ступени качество знаний повысилось соответственно на 5,1% и на 3,8% и составляет 39%. Поэтому задача, поставленная педагогическим коллективом школы, до конца не выполнена. Успешность учащихся остается низкой на II и III ступенях. Таблица 3 показателей качества знаний по параллелям свидетельствует о том, что успешность остается стабильной в параллели 3 и 8 классов, стала выше в параллели 10 классов и снизилась в параллелях 4, 5, 6, 7, 9 и 11 классов.

Анализируя работу школы за прошлый учебный год, педагогический коллектив школы поставил перед собой задачу: создать единую систему мониторинга для отслеживания уровня обученности учащихся на III ступени, так как эти параллели показали низкий уровень обученности в прошлом году. Мониторинг – постоянно организованное наблюдение, отслеживание динамики количественных показателей успешности учебного процесса, выявление причин и принятие коррекционных мер. Работа учащихся III ступени отслеживалась в течение учебного года: в октябре после повторения материала была проведена стартовая диагностика по русскому языку и математике. Её целью было выявление уровня усвоения учебного материала за прошедший год.

На заседания методических объединений были проанализированы результаты и даны рекомендации учителям, а также определены темы, которые характеризуют базовый уровень подготовки учащихся по предмету, разработаны тематические, полугодовые срезы контрольного типа. Последний этап мониторинга был проведен в апреле с целью подготовки к экзаменам как в 10 классах, так и к ЕГЭ в 11 классах. Результаты анализа успеваемости и успешности были обсуждены на заседаниях методических объединений и приняты коррекционные меры.

В мае 2010-2011 учебного года состоялась промежуточная аттестация обучающихся 10 классов в соответствии с Уставом школы и Положением об итоговом контроле в переведенных классах. К аттестации были допущены все десятиклассники — 81 человек. Аттестация проводилась по тестам и структуре контрольно-измерительных материалов (КИМов) ЕГЭ, составленных учителями по образцу демонстрационных версий 2011 года. Обучающиеся 10 классов проходили аттестацию по русскому языку и математике (обязательные для всех десятиклассников экзамены), и по выбору: обществознание, история, литература, биология, физика, химия, английский язык. Экзамены по выбору сдавали учащиеся, закончившие учебный год на «хорошо» и «удовлетворительно». Результаты экзаменов представлены в таблице 4.

Таблица 4 − Результаты экзаменов учащихся 10 классов по выбору

Продолжение таблицы 4

С экзаменами справились все десятиклассники, высокое качество знаний на экзаменах по выбору учащиеся показали на истории (83%) и обществознании (65,7%).

В 2010-2011 учебном году предпрофильная подготовка была направлена на то, чтобы сформировать у школьников умение объективно оценивать свои способности к обучению и осуществлять выбор направления получения образования и профиля обучения в старших классах школы. Предпрофильная подготовка должна положительным образом отразиться на формировании учебной мотивации и готовности старшеклассников прикладывать усилия для получения образования по избранному профилю.

Для успешной социализации в обществе и адаптации на рынке труда в школе для обучающихся 9-х классов проводились предпрофильные курсы по выбору:

• Бизнес-курс английского языка;
• Тренинг активизации внутренних ресурсов;
• Организатор досуговой деятельности;
• Пользователь ПК;
• Компьютерная графика;
• Здоровье, красота, химия;
• Геоэкология;
• Декоративное оформление мини участка;
• График улыбаются.

В течение учебного года каждый девятиклассник по своему выбору посещал курсы, соответствующие разным профилям.

Таблица 5 – Востребованность предпрофильных курсов для девятиклассников

Количество учащихся, получивших зачёт

Продолжение таблицы 5

«Организатор досуговой деятельности»

«Бизнес-курс английского языка»

«Декоративное оформление мини участка»

«Здоровье, красота, химия»

«Тренинг активизации внутренних ресурсов»

Благодаря единству требований классных руководителей в вопросе посещаемости учащимися курсов по выбору, каждый девятиклассник изучил 3 курса, а некоторые и 4 курса. Из таблицы 5 видно, что наиболее востребованными среди учащихся стали курсы «Здоровья, красота, химия», «Тренинг активизации внутренних ресурсов».

Содержание, форма организации этих курсов ориентированы не только на расширение знаний ученика по тому или иному предмету (предметные курсы по выбору), но, прежде всего, на организацию занятий, способствующих самоопределению ученика относительно профиля обучения в старшей школе (ориентационные курсы):

1/3 объёма предпрофильной подготовки, суммарно примерно 30-35 часов за год, отводилось учебным планом на информационную работу и профильную ориентацию, которую проводили классные руководители. В информационную работу входило знакомство с местными учреждениями возможного продолжения образования после 9 класса, изучение особенностей их образовательных программ, условий приёма, посещение дней открытых дверей. Не менее половины данного времени было отведено на мероприятия по профильной ориентации, проводимые психологом школы: психолого-педагогическая диагностика, анкетирование и консультирование девятиклассников, беседы с их родителями, пробы.

В 2010-2011 учебном году в 9 классах обучалось 148 учащихся, все они были допущены до государственной (итоговой) аттестации. Все 148 человек получили аттестаты об основном общем образовании, три девятиклассника получили аттестат с особого образца.

5 учащихся, которые по состоянию здоровью обучались на дому, сдавали два экзамена (русский язык и математику) в традиционной форме.

143 учащихся сдавали по 4 экзамена. Русский язык и математику (обязательные экзамены), химию, географию, обществознание, биологию, физику и историю (по выбору) в новой форме и физическую культуру, литературу, английский язык и информатику и ИКТ в традиционной форме (по билетам).

Анализ результатов показал следующее:

• Качество знаний по русскому языку, математики, географии, обществознанию, биологии, физики, физической культуре, английскому языку на экзамене выше, чем за год;
• Несколько ниже результаты по химии, истории, литературе;
• Значительно хуже сдали экзамен учащиеся по информатике и ИКТ;
• Около 41% учащихся повысили свои результаты на экзаменах по сравнению с годовыми оценками;
• 10% учащихся понизили свои оценки, причем 6 человек, снизили свои результаты по двум и более предметам.

Государственная (итоговая) аттестация выпускников 11 классов в 2010/2011 учебном году проводилась в соответствии с нормативными правовыми документами, рекомендациями Министерства образования и науки Российской Федерации и Министерства образования и науки Самарской области. В 2010-2011 учебном году окончили школу 70 выпускников. К итоговой аттестации по результатам учебного года были допущены все 70 выпускников.

Выпускница Самаркина Елена награждена золотой медалью «За особые успехи в учении». Похвальными грамотами «за особые успехи в изучении отдельных предметов» награждены 15 выпускников.

На рисунке 2 наглядно представлен приоритетный выбор предметов на итоговую аттестацию в форме ЕГЭ. Востребованными для поступления в ВУЗы являются обществознание, физика, история биология, химия, литература и английский язык.

Рисунок 2 − Приоритетный выбор предметов на итоговую аттестацию в форме ЕГЭ

Средний балл учащихся нашей школы в 2011 году по предметам, участвующим в ЕГЭ, колеблется в интервале от 53,2 до 69,8 баллов. Как видно из таблицы 6, этот показатель по русскому языку, математике, обществознанию, физике, истории, биологии значительно выше среднего балла по Самарской области.

Таблица 6 — Разница среднего балла по предметам ЕГЭ по ОУ со средним баллом ЕГЭ по Самарской области

Минимальное количество баллов, установленное Рособрнадзором

Средний балл ЕГЭ в 2011 году

Таблица 7 – Анализ результатов ЕГЭ за последние три года

В школе не было 11 классов

Информатика и ИКТ

В текущем учебном году педагогами обеспечивалась подготовка выпускников к итоговой аттестации, к единому государственному экзамену. Этому способствовали и элективные курсы, и факультативные занятия, введённые на третьей ступени обучения. В течение учебного года в системе проводились репетиционные экзамены по математике, русскому языку в форме и по материалам ЕГЭ, а также по предметам, по которым обучающиеся изъявили желание сдавать экзамен по выбору. По результатам этих работ подготовлены качественные анализы, проведена коррекционная работа с выпускниками. По данным таблицы 7 мы наблюдаем положительную динамику результатов экзаменов в форме ЕГЭ. Все выпускники 11 классов преодолели по русскому языку и математике минимальное количество баллов, установленное Рособрнадзором, все получили аттестаты о среднем (полном) образовании.

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА

2.1. Характеристика действующей системы документооборота

В настоящее время в школе нет специалистов по ведению официально-деловой документации.

Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

• организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы ( приказы , инструкции);
• информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты).

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. [7]

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены. [5]

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса делопроизводства, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Вся документация организации делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться; в pa6оте, которые ждут его действий; на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Документооборот составляет часть системы делопроизводства образовательного учреждения и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования делопроизводства образовательного учреждения, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения документов в процессе делопроизводства образовательного учреждения, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой делопроизводства образовательного учреждения ее целей.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Рисунок 3 – Схема существующей системы документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной директора – секретарем, остальные виды работ рассредоточены по заместителям директора.

Директор несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

В МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем школы выполняются следующие функции:

1. прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов;
2. прием и отправка исходящих документов;
3. прием документов от работников МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара для передачи на рассмотрение директором, для изготовления документов по установленной форме, для копирования и размножения;
4. передача работникам МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.
5. контроль за исполнением документов и поручений руководства;
6. оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков;
7. составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.

2.2 Совершенствование процесса документооборота

Основными задачами повышения эффективности документооборота в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволит реализовать основной организационный принцип делопроизводства − возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Рисунок 4 — Актуальные проблемы документооборота в школе [8]

На рисунке 4 хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его.

В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу всех перечисленных проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, − техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно означает преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.

Помочь в увеличении эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота.

Назначение электронной системы документооборота заключается в следующем:

• увеличение эффективности документооборота;
• создание единого хранилища электронных документов;
• стандартизация документопотока;
• контроль исполнительской дисциплины.

Сейчас предлагаются различные средства автоматизации, в том числе, и для школьной документации. Это программное обеспечение, которое позволяет организовать "электронный журнал". Особенностью таких программ являются встроенные дополнительные возможности − для наполнения, хранения, поиска, отбора, использования административной и любой другой информации. Вопрос выбора средств для построения школьной информационной системы очень важен, но не менее важны вопросы вовлечения всего коллектива школы в создание и поддержку этой системы. [9]

Актуальность внедрения системы электронного документооборота обусловлена следующим:

• низкая исполнительская дисциплина и проблемы контроля сотрудников;
• отсутствие возможности оперативного поиска информации;
• слабая информатизация процессов;
• ручная передача и регистрация документов;
• отсутствие единого электронного архива документов;
• невозможность коллективной работы с документами;
• невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей − как возрастных, так и профессиональных и личных. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
4. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится субъективной задачей. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, − предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами − удовлетворяющее любой специфике).

Наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения системы электронного документооборота является оценка эффективности инвестиций. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью, а с другой, − требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников, и косвенный эффект , связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность хранения документов в электронном виде). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности этот эффект может существенно превысить непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Основными статьями расходов на внедрение электронной системы документооборота можно считать:

• Стоимость лицензии программного обеспечения;
• Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД;
• Стоимость работ по внедрению системы;
• Затраты на обучение сотрудников;
• Расходы на администрирование и сопровождение системы.

Поскольку в МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара все рабочие места административного аппарата полностью оснащены современной техникой, позволяющей внедрить систему электронного документооборота, стоимостью расходов на покупку дополнительной техники можно пренебречь.

Стоимость лицензии программного обеспечения и расходы на администрирование и сопровождение системы варьируются для разных программных продуктов. Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации. В таблице 8 приведена сравнительная стоимость внедрения нескольких программных продуктов.

Таблица 8 – Оценка стоимости внедрения некоторых систем электронного документооборота