Как рассчитать фактически отработанное время
Перейти к содержимому

Как рассчитать фактически отработанное время

  • автор:

Как рассчитать фактически отработанное время для СЗВ-СТАЖ?

Сотрудник работает в территориальных условиях РКС. График работы сотрудника – неполная рабочая неделя, 3 дня в неделю по 8 часов. Как рассчитать фактически отработанное время для заполнения СЗВ-СТАЖ?

Если сотрудник работает в особых территориальных условиях и при этом трудится полный рабочий день, но неполную рабочую неделю, в СЗВ-СТАЖ следует указать число фактически отработанных месяцев и дней. Алгоритм расчета этих показателей:

  1. Определяем общее количество фактически отработанных дней в году.
  2. Делим число отработанных дней на среднемесячное число рабочих дней:
    • 21,2 – для пятидневки,
    • 25,4 – для шестидневки.
  3. Целая часть числа, полученного на шаге 2 – это количество месяцев для СЗВ-СТАЖ.
  4. Количество отработанных дней для СЗВ-СТАЖ определяем по схеме [Дробная часть числа, полученного на шаге 2 * 30].

Требование о заполнении показателей фактически отработанного времени для сотрудников с особыми территориальными условиями прописано в п. 2.3.6 Постановления Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п. Порядок расчета отработанных дней и месяцев закреплен в п. 2.3.15 Постановления Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п:

«2.3.15. Количество месяцев, принимаемых к зачету в стаж на соответствующих видах работ, определяется путем деления суммарного числа фактически отработанных полных дней на число рабочих дней в месяце, исчисленное в среднем за год, 21,2 — при пятидневной рабочей неделе; 25,4 — при шестидневной рабочей неделе. Полученное после этого действия число при необходимости округляется до двух знаков. Целая часть полученного числа составляет количество календарных месяцев. Для окончательного расчета дробная часть числа переводится в календарные дни из расчета 1 календарный месяц равен 30 дням. При переводе во внимание принимается целая часть числа, округление не допускается.»

Разберем расчет на примере.

  • октябрь – 8 дней
  • ноябрь – 13 дней
  • декабрь – 13 дней

Выполним расчет согласно п. 2.3.15 Постановления Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п.

  1. Определим общее количество отработанных дней в 2021 году:
    • 8 (отработано в октябре) + 13 (отработано в ноябре) + 13 (отработано в декабре) = 34.
  2. Получим дробное число отработанных месяцев. Т.к. продолжительность рабочего дня сотрудника 8 часов, при расчете будем использовать среднемесячное число рабочих дней, установленное для пятидневки – 21,2 дня:
    • 34 (отработано дней в году) / 21,2 (среднемесячное число рабочих дней) = 1,60.
  3. Определим число фактически отработанных месяцев для СЗВ-СТАЖ. Отбросим дробную часть числа, полученного на шаге 2. Количество месяцев равно оставшейся целой части числа – 1.
  4. Определим число отработанных дней для СЗВ-СТАЖ:
    • 0,60 (дробная часть числа, полученного на шаге 2) * 30 (дней) = 18.

В СЗВ-СТАЖ ( Кадры – Документы персучета ) за 2021 год заполним фактически отработанное время для сотрудника: 1 месяц и 18 дней.

В ЗУП 3.1 фактически отработанные дни и месяцы в СЗВ-СТАЖ потребуется заполнить вручную.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Суммарный учет рабочего времени — примеры расчета

Законодатель нормирует длительность труда работника. Основными критериями при этом являются количество рабочего времени за установленный временной интервал. Трудовой кодекс определяет в общем случае нормальную продолжительность труда, являющуюся одновременно максимальной, как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90). Наниматель обязан учитывать рабочее время работников персонально. Учет рабочего времени сотрудников ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Форму для учета рабочего времени и порядок ее заполнения см. «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)».

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили образцы заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения и методом учета отклонений. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к образцам.

Как известно, существенное число организаций использует режим работы, ежедневная протяженность которой выходит за рамки традиционного 8-часового трудового дня. Это организации, занятые обслуживанием населения (медицинские, торговые, сфера обслуживания, транспорт и проч.), либо выпускающие продукцию с длительным циклом производства. Понятие «длительный цикл производства» означает, что технологическая протяженность производственного процесса больше регламентированной законом стандартной протяженности рабочего времени.

Для обеспечения процесса обслуживания и производства в таких случаях работодатель вводит сменный режим труда. Часто при таком режиме невозможно выдержать установленную, нормированную длительность недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой наоборот, свободное время. При обычном учете рабочего времени переработки должны оплачиваться как сверхурочные. Но чтобы этого не происходило, законодатель разрешает нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 104). Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток (две недели, месяц, три месяца и т. д.).

ВАЖНО! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.104 ТК РФ).

Ознакомьтесь со спецификой установления правил трудового распорядка.

Промежуток времени, принятый работодателем для подсчета количества часов работы с целью нормирования, называется учетным периодом. Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год (ст. 104 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! В современных реалиях при большом штате довольно сложно уследить за каждым сотрудником. Поэтому работодатели устанавливают на рабочих местах сотрудников системы учета рабочего времени. Например, пропускную систему с турникетами и пропусками. В этом случае каждый сотрудник прикладывает свою карту и программа автоматически учитывает время прихода/ухода, рассчитывает время работы, отмечает часы переработок и т.п.

Суммированный учет рабочего времени может вводиться работодателем и для всего персонала, и для отдельных групп работников, занятых обеспечением определенных технологических процессов и работающих по сменному графику.

Найти бланк графика рабочего времени и узнать о порядке его составления можно в этой статье

Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие. Использование суммированного учета рабочего времени ТК РФ предусматривает, в частности, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Читайте больше о специфике оплаты труда при вахтовом методе работы в специальном материале.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени — примеры расчета

По общему правилу при рассматриваемом учете отработанного времени используется повременная система оплаты труда. Существуют два часто применяемых метода расчета зарплаты:

  • за базовую величину принимается месячный должностной оклад;
  • базовой является величина часовой тарифной ставки.

Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени. Внутри периода учета, равного месяцу, отработанное время за каждую рабочую неделю может быть больше или меньше установленной нормы в 40 часов (в общем случае), но в целом за срок учетного периода общая продолжительность времени выполнения труда соответствует норме часов по производственному календарю этого месяца.

Ознакомьтесь с производственным календарем на 2023 год.

Когда длительность учетного периода больше или меньше одного месяца, применение метода исчисления зарплаты исходя из месячного оклада неудобно и неправильно. Если учетный период составляет, например, несколько месяцев, протяженность рабочего времени, очень вероятно, отлична от нормальной в каждом месяце. Но в целом в рассматриваемый период длительность фактически отработанного рабочего времени равна норме. Если за базу расчета принимается оклад, то получается ситуация, когда вознаграждение за труд в одной и той же одинаковой сумме, равной окладу, выплачивается за различное количество труда, которое пропорционально количеству рабочего времени.

Поэтому для расчета зарплаты при учетном периоде, отличном от месяца, применяется величина часовой тарифной ставки. Она подсчитывается исходя из нормального (согласно производственному календарю) количества часов в конкретном месяце или за год при условии 5-дневной рабочей недели (приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

В качестве примера рассчитаем норму рабочего времени при 5-дневной 40-часовой неделе в феврале 2023 года, в котором 18 рабочих дней:

где «–1» — это 1 час сокращения рабочего дня в предпраздничный день 22 февраля.

Норма в феврале составит 143 рабочих часа.

Аналогично считается норма рабочего времени за год. В 2023 это 1973 часа. При использовании показателя годового рабочего времени для вычисления средней месячной нормы получим:

1 973 часа: 12 = 164,42 часа, т. е. показатель месячной нормы в ноябре (как и в любом другом месяце) составит 164,42.

Суммированный учет рабочего времени — примеры расчета зарплаты от часовой ставки, рассчитанной при (1) норме месячного рабочего времени и (2) средней по году месячной норме приведены ниже.

Оклад составляет 40 000 рублей в месяц. Режим труда сменный с суммированным учетом рабочего времени, период учета 2 месяца. Норма рабочего времени за учетный период (февраль и март 2023) составляет 343 часа: февраль — 143 часа, март — 175. В феврале отработано 172 часа, в марте — 170. Рассчитываем зарплату.

  1. При использовании нормы месячного рабочего времени:

Февраль — 40 000 : 143 × 172 = 48 111,89 руб.

Декабрь — 40 000 : 175 × 170 = 38 857,14 руб.

  1. При использовании нормы годового рабочего времени:

Февраль — 40 000 : (1 973 / 12) × 172 = 41 844,06 руб.

Март — 40 000 : (1 973 / 12) × 170 = 41 357,50 руб.

Регламент расчета часовой ставки для целей начисления оплаты труда определяется нанимателем и должен быть зафиксирован в локальном НПА. Это является обязательным, т. к. разные методы расчета дают разный результат суммы дохода работника в конкретный месяц.

Представляется целесообразным устанавливать часовую ставку, рассчитанную исходя из месячной нормы при учетном периоде, отличном от 1 месяца, но меньше 1 года, а для годового учетного периода — часовую ставку, рассчитанную исходя из нормы рабочего времени за год.

Что касается оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени, то такой механизм законодательством РФ не определен. Эксперты «КонсультантПлюс» привели мнение Минздравсоцразвития России, а также Верховного суда РФ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.

Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ

Выше мы рассмотрели общие правила ведения суммированного учета рабочего времени и его оплаты. А теперь кратко ответим на вопросы, которые чаще всего возникают при использовании СУ на практике.

Как оплачивать ночные часы, если они приходятся на смену?

Ночные часы (а это, напомним, время с 22.00 до 6.00) нужно учитывать отдельно и оплачивать дополнительно — по правилам, установленным для оплаты работы ночью. Как именно, рассказывает эта статья.

А если смены выпадают на выходные или праздники?

Выходные у работающих по сменам свои. Поэтому общие правила о повышенной оплате работы в выходной здесь не применяются. А вот с попаданием на смену праздников есть нюансы. О них читайте в этой статье.

Как быть, если по итогам учетного периода получилась переработка?

Переработка по итогам учетного периода — это сверхурочные. Для них в ТК РФ тоже есть свои правила, которые распространяются и на работников-сменников. Об этих правилах читайте здесь.

Что делать, если работник отработал учетный период не полностью?

Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел, был в отпуске, уволился), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время. Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Итоги

Суммированный учет рабочего времени используется при сменном, вахтовом графике, а также в режиме гибкого рабочего времени. Система расчета заработной платы зависит от протяженности учетного периода и может базироваться на месячном должностном окладе либо на часовой тарифной ставке.

Суммированный учет рабочего времени

ООО «ЮрСпектр» 08.02.2023 провело аудиториум на тему «Суммированный учет рабочего времени: анализ типичных ошибок». В рамках мероприятия Вадим Александрович Григорьев, эксперт в области трудовых отношений и оплаты труда, рассказал о правилах применения суммированного учета рабочего времени (СУРВ). На мероприятии были подробно проанализированы ошибки, которые допускают наниматели, а также даны ответы на ряд вопросов слушателей по теме.

Вопрос 1: При каких режимах рабочего времени может устанавливаться СУРВ?

Ответ: СУРВ не применяют при режиме ненормированного рабочего времени. В остальных случаях организации могут использовать данный вариант учета рабочего времени. А именно:

— при режиме 5-дневной и 6-дневной рабочей недели;

— гибком режиме работы;

— работе по графику сменности или графику работ.

Наиболее целесообразно применять СУРВ в последнем случае — при режиме работы по графику сменности или графику работ.

Вопрос 2: В чем разница между режимами работы по графику работ и по графику сменности?

Ответ: График сменности подразумевает сменяемость работников друг другом. Для сменного режима работы законодательством о труде установлен ряд ограничений. В частности (ч. 2 ст. 125 ТК):

— смена (продолжительность работы от начала до окончания работ, включая перерыв для отдыха и питания) не должна превышать 12 ч. Возможность работать посменно более 12 ч предусмотрена для отдельных категорий работников, перечисленных в перечне к постановлению от 25.01.2008 N 104;

— нельзя работать в течение двух смен подряд и т.д.

График работ не предусматривает смены. То есть работающие по такому графику исполняют свои обязанности в течение рабочего дня, не сменяясь при этом с другими работниками. Для режима по графику работ вышеуказанные специальные ограничения не устанавливаются.

Кроме того, при сменном режиме работы довольно просто внести изменения в график сменности: нужно предупредить об этом работника не позднее чем за день до начала смены. Изменение последовательности чередования работников по сменам не является изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32, ч. 6 ст. 123 ТК).

Пример
Работнику необходимо выйти не в свою смену 16.02.2023. Наниматель должен предупредить его об этом не позднее 14.02.2023.

Вопрос 3: Что обязательно нужно отражать в графике работ (сменности)?

Ответ: Форма графика работ (сменности) законодательством не определена. Данный документ разрабатывают с учетом требований ст. 123 ТК. В графике работ (сменности) должна быть отражена следующая информация:

— время начала рабочего дня (смены);

— время окончания рабочего дня (смены);

— время обеденного и других перерывов;

— последовательность чередования работников по сменам (в графике сменности).

Вопрос 4: Может ли индивидуальная норма работника быть меньше расчетной нормы рабочего времени (РНРВ), установленной Минтруда и соцзащиты?

Ответ: Может. Ежегодно Минтруда и соцзащиты устанавливает РНРВ для 5-дневной и 6-дневной рабочей недели. Так, на 2023 г. РНРВ при полной норме продолжительности рабочего времени составляет не более 2011 ч и 2014 ч соответственно (п. 1 постановления от 02.11.2022 N 67). Минтруда и соцзащиты определяет такую норму, исходя из полной нормы продолжительности рабочего времени, которая равна 40 ч в неделю (ст. 112 ТК). Иными словами, это максимальная продолжительность работы, которая может быть установлена работнику. Соответственно, его индивидуальная норма:

— не может превышать общеустановленную РНРВ;

— может быть меньше или равна общеустановленной РНРВ.

Вопрос 5: В автосервисе работают два мастера. График работ у обоих — 2 через 2, рабочий день — 9 ч. Возможно ли для каждого мастера установить полную индивидуальную норму, которая будет меньше, чем РНРВ по производственному календарю?

Ответ: Это допустимо. Напомним, что общая РНРВ — максимальная продолжительность работы, которую можно установить работнику. Таким образом, для мастеров допустимо установить индивидуальную норму, которая будет меньше общей РНРВ, с оплатой по полной тарифной ставке (тарифному окладу). Однако рекомендуем в рассматриваемой ситуации ввести СУРВ с режимом неполного рабочего времени. В таком случае оплата труда будет произведена пропорционально отработанному времени.

Также при режиме неполного рабочего времени наниматель не всегда должен будет оплачивать сверхурочную работу в случае замены временно отсутствующего мастера.

Например, мастеру установлено неполное рабочее время (0,75 ставки). В течение учетного периода он заменяет временно отсутствующего мастера в пределах полной нормы рабочего времени. В данном случае сверхурочной работы не возникнет.

Помимо этого, режим неполного рабочего времени позитивно скажется на статистических показателях. При введении режима неполного рабочего времени с сохранением размера зарплат мастеров в организации будет уменьшена среднесписочная численность работников и, соответственно, увеличен показатель средней зарплаты.

Вопрос 6: Как установить норму для работника, если он принят 13.02.2023 на работу с суммированным учетом рабочего времени? В организации применяется норма производственного календаря (2011 ч в 2023 г.), учетный период — год.

Ответ: Если работник работает не весь учетный период, то в данном случае для него устанавливается индивидуальная расчетная норма рабочего времени. В ЛПА организации стоит прописать порядок определения индивидуальной нормы. В частности, в ПВТР или положении о рабочем времени. При использовании в организации норм производственного календаря за основу можно взять механизм утратившего силу НПА — постановления от 18.10.1999 N 133.

В рассматриваемой ситуации расчет индивидуальной нормы производится со дня приема на работу до конца учетного периода (с 13.02.2023 до 31.12.2023). Для этого из годовой нормы часов вычитают часы за период, в котором работник еще не работал в организации: 2011 ч — 167 ч (январь) — 96 ч (февраль). Индивидуальная РНРВ для работника составит 1748 ч. Данная индивидуальная норма планируется в графике работ (сменности).

Вопрос 7: При работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на 1 ч. Применяется ли данное правило, если работник работает до 22:30?

Ответ: Индивидуальную норму нужно сокращать на 1 ч за каждый случай привлечения работника к работе в ночное время (после 22:00 и до 06:00) (ч. 1, 2 ст. 117 ТК). При этом не имеет значения продолжительность работы в ночное время (30 мин, 2 ч, 6 ч и т.п.). Например, за месячный учетный период с общей РНРВ 175 ч работник 10 раз работал до 22:30. Его индивидуальная норма составит 165 ч (175 — 10).

Сокращать индивидуальную норму за ночные работы не нужно, только если (ч. 3 ст. 117 ТК):

— работник работает сокращенно (ст. 113, 114 ТК);

— сократить рабочее время невозможно по условиям производства, в том числе в непрерывных производствах;

— работник принят для выполнения работы только в ночное время.

Вопрос 8: В организации работают сторожа с круглосуточным режимом работы (в том числе в ночное время). Для них установлен СУРВ, учетный период — квартал. Применяются нормы производственного календаря (502 ч — норма за I квартал 2023 г.). Фактически сторож за I квартал 2023 г. отработал 540 ч (22 смены). Как правильно рассчитать количество сверхурочных часов?

Ответ: Расчет будет зависеть от того, признана ли в организации работа сторожей непрерывным производством. Рассмотрим оба варианта.

1. Если работа сторожей является непрерывным производством. В данном случае норма о сокращении работы на 1 ч за работу в ночное время не применяется (ч. 3 ст. 117 ТК).

Чтобы определить количество часов сверхурочной работы, необходимо будет от фактически отработанных часов отнять норму часов за I квартал 2023 г.

Сверхурочная работа в данном случае составит 38 ч (540 — 502).

2. Если работа сторожей не определена в ЛПА организации как непрерывное производство. Тогда за работу в ночное время установленную продолжительность работы (смены) следует сократить на 1 ч (ч. 2 ст. 117 ТК). Иными словами, для расчета индивидуальной РНРВ сторожей от нормы часов за I квартал 2023 г. следует вычесть по 1 ч за каждую смену: 502 — 22 = 480 ч.

Сверхурочная работа в данном случае составит 60 ч (540 — 480).

Вопрос 9: Для чего нужна корректировка индивидуальной нормы и является ли она обязательной?

Ответ: На практике корректировка индивидуальной нормы производится для определения количества сверхурочных часов. При корректировке индивидуальной нормы из нее вычитают периоды неявки работника по уважительным причинам. Законодательство не содержит обязательного требования о такой корректировке. Вместе с тем целесообразно произвести ее, ведь это позволит справедливо компенсировать сверхурочную работу сотрудника с учетом его отсутствия на работе по уважительным причинам. Необходимость и порядок проведения корректировки индивидуальной РНРВ лучше прописать в ЛПА. В частности, в ПВТР.

Корректировку индивидуальной нормы не производят водителям автомобилей, поскольку для них установлен особый порядок определения количества часов сверхурочной работы при СУРВ. Так, количество сверхурочных часов водителей — это разница между фактически отработанным временем по табелю (включая работу в государственные праздники, праздничные и выходные дни, выполненную сверх установленной нормы рабочего времени) и нормой рабочего времени, установленной графиком работ (сменности) на учетный период (ч. 2 п. 19 Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей).

Вопрос 10: В каких случаях индивидуальную норму целесообразно корректировать?

Ответ: Индивидуальную норму корректируют при применении СУРВ в случаях, когда в учетном периоде у работника были периоды отсутствия на работе по уважительным причинам. К таким периодам можно отнести:

— отпуска всех видов;

— свободные от работы дни, предусмотренные законодательством (медосмотр, сдача крови и дни отдыха доноров, поиск новой работы);

— иные дни неявок работника по уважительным причинам, предусмотренным НПА и (или) ЛПА организации (например, в связи с выполнением семейных обязанностей и т.п.).

Данный перечень является открытым. Еще раз обращаем внимание, что порядок проведения корректировки индивидуальной РНРВ, а также случаи ее проведения целесообразно закрепить в ЛПА организации.

Вопрос 11: Как верно рассчитать сверхурочную работу при СУРВ?

Ответ: Сверхурочной считается работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной ПВТР или графиком работы (сменности) (ч. 1 ст. 119 ТК). Иными словами, для работника с СУРВ сверхурочной работой будет являться рабочее время, отработанное сверх его индивидуальной нормы за учетный период. При суммированном учете рабочего времени компенсация за работу в сверхурочное время производится по окончании учетного периода (например, по окончании месяца, квартала, года) (ст. 69 ТК).

Для расчета продолжительности сверхурочной работы выполняют следующие действия. От фактически отработанного времени (суммы отработанных часов по табелю использования рабочего времени) отнимают:

— индивидуальную норму согласно графику;

— время работы в выходные дни, компенсируемые по ст. 69 ТК;

— время сверхурочной работы, выполненной в праздничный день (поскольку она уже была оплачена в учетном периоде в соответствии со ст. 69 ТК).

Рассмотрим ситуацию. В организации применяется СУРВ с учетным периодом год. Работнику была запланирована в графике норма часов — 1820 ч, в том числе работа в праздничный день 8 Марта (8 ч). Фактически за год он отработал 2020 ч. В течение года он 5 раз привлекался к работе в выходной день (5 х 8 = 40 ч). Кроме того, в праздник 8 Марта работник вместо запланированных 8 ч отработал 12 ч (из них 4 ч сверхурочно). Расчет часов сверхурочной работы по окончании учетного периода будет следующим: 2020 — 1820 — 40 — 4 = 156 ч.

Вопрос 12: Чем грозит превышение максимального количества часов сверхурочной работы в год?

Ответ: Должностное лицо, которое допустило данное нарушение законодательства о труде, чем причинило вред работнику, может быть привлечено к административной ответственности. На нарушителя могут наложить штраф в размере от 2 до 20 базовых величин (ч. 6 ст. 10.12 КоАП). Напомним, что законодательством о труде предусмотрено годовое ограничение продолжительности сверхурочной работы — не более 180 ч (ч. 1 ст. 122 ТК).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Как рассчитать фактически отработанное время

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Фотография Эмма ФорштретерЭмма Форштретер Преподаватель учебного центра "Потенциал", налоговый консультант, юрист

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *