В чем измеряется объем документооборота

5. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов

Объем документооборота— это количество документов, поступив­ших в организацию и созданных за определенный период, обычно за год. Учет организуется для установления условного объема обрабаты­ваемой информации и загрузки подразделений и отдельных работни­ков, получения данных для проектирования мероприятий по совер­шенствованию делопроизводства.

При определении объема документооборота учитывают все докумен­ты. Входящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Ко­пии документов также учитываются отдельно. Чтобы определить объем документооборота в организации за год, необходимо подсчитать общее количество всех документов — внутренних и исходящих.

Контроль исполнения документов и принятых решений — неотъем­лемая функция управления, элемент организации управленческой де­ятельности и важная составная часть делопроизводственного процес­са. Цель контроля — содействие своевременному и правильному ис­полнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности под­разделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, конт­роль исполнения документов по существу поставленных в них вопро­сов, с другой стороны, соблюдение соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба.

Основные задачи контрольной службы — контроль исполнения водящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообо­рота, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностных инструкциях.

В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, исполнение которых подлежит контролю. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов, а также распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

Информация о результатах исполнения должна поступать тем ру­ководителям, которые устанавливают необходимость контроля сроков исполнения данных документов. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения, например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству уч­реждения, хотя эта группа может входить в состав канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного учреждения. Повышению эффективности контроля исполнения и дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения и должностные инструкции, четкие и однозначные формулировки решений, высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции.

Если в документе и резолюции не указаны иные сроки исполнения, документ должен быть исполнен до истечения месяца со дня его поступления.

На документы, подлежащие контролю, заводится карточка с указанием сроков исполнения и исполнителей. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут лишь руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного — двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30—2006 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами.

По данной справке можно проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. Если руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может проверить качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие отчеты помогают руководителю оценить труд работников.

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и представляются руководству государственного органа, органа местного самоуправления в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том числе по учетным данным СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в государственном органе, органе местного самоуправления может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Учет объема документооборота организации

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

На рост объема документооборота влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и другие. Кроме того, объем документации в каждой конкретной организации в значительной степени определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Анализ документооборота организации осуществляется по количественным (показатели объема и времени прохождения документов в процессе их исполнения) и качественным (состав, содержание документов, направленность и периодичность движения документов и документопотоков) параметрам.

Одним из наиболее важных факторов при изучении документооборота является подсчет его объема. С целью контроля за объемом документооборота в организациях осуществляется его учет и проводится анализ.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный отрезок времени (год, месяц).

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации. Сведения о нем необходимы для определения загруженности делопроизводственного персонала и отдельных работников; установления структуры и штатной численности дело­
производственной службы; выбора технологии работы с документами, средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Показатели объема документооборота позволяют судить о загруженности всего управленческого персонала, так как все работники аппарата управления в своей деятельности создают и «перерабатывают» значительное количество документированной информации.

Подсчет количества документов и обобщение, анализ результатов подсчета производятся службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации при первоначальной обработке (прием документов) или отправке.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается только один раз. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.).

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Внутренние документы подсчитываются по месту их регистрации.

Поступающие (входящие) документы и создающиеся в организации (исходящие, внутренние) подсчитываются отдельно.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель — количество «основных» документов, а знаменатель — количество копий.

Периодичность подсчета объема документооборота определяется самой службой ДОУ: при необходимости процедура может проводиться каждый месяц, что позволяет выделить периоды наиболее интенсивной работы, или поквартально. В небольших организациях достаточно проводить подсчет объема документооборота один раз в год.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал

Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии

12 Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

13 Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).