Где используется электронная подпись

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Microsoft Office

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

USB-токен

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или с помощью специальных сервисов вроде LightDoc или Nopaper — сертификат ключа для НЭП не обязателен.

Где можно применять

В рамках внутреннего документооборота компании.
Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минцифры. С 1 сентября 2023 года руководители юрлиц и ИП смогут использовать только сертификаты электронной подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС) либо доверенными лицами УЦ ФНС .

Сертификат электронной подписи «записывается» на токен. Работать с КЭП не получится без лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа. Самый распространённый — КриптоПро CSP.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены, даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления на получение электронной подписи придётся:

собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца,
купить ключевой носитель,
оставить заявку на сайте СберБизнеса, если вы клиент банка, или лично явиться в один из офисов банка или отделение ведомства ФНС.

С 1 сентября 2023 года не действуют подписи юрлиц и ИП, выданные в коммерческих УЦ — работать с ними нельзя.

Список документов для получения УКЭП:

паспорт,
СНИЛС,
лист записи ЕГРИП/ЕГРЮЛ,
свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе заявителя.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

USB-токен,
компьютер с установленным «КриптоПро CSP» или аналогичной программой,
установленный личный сертификат,
установленные библиотеки для электронной подписи.

Перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо в 2023 году смогут только те директора или ИП, у которых уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС и данные об организации и руководителе не менялись. Для этого оставьте заявку на сайте СберБизнеса или напишите заявление в личном кабинете ФНС.

Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя — только при личном посещении.

Если документы организации подписывает не только руководитель, но и другие сотрудники, для них придётся оформить новую электронную подпись.

С 1 сентября 2023 года работники юрлиц или ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность ― это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Получить УКЭП сотрудники могут в коммерческих удостоверяющих центрах, а машиночитаемую доверенность должен оформить руководитель организации.

Порядок получения подписи физлица следующий:

Получить в любом коммерческом УЦ сертификат электронной подписи физлица.
Оформить у руководителя машиночитаемую доверенность (МЧД).
Далее уполномоченный работник подписывает документы электронной подписью физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность. Контрагент сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Где можно применять

Если коротко — везде.

Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Для удалённой подачи документов.

Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.

Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Простым языком о получении и применении электронных подписей физическими и юридическими лицами

Узнайте, что такое электронная подпись, и применяйте ее при взаимодействии с госорганами. ЭП присоединяется к электронному документу и удостоверяет его целостность и подлинность. С помощью ЭП происходит аутентификация и идентификация подписанта, что необходимо для придания электронному документу юридической силы.

Что такое ЭЦП: устройство и виды

Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации. По сути, это уникальный перечень цифр и символов, сгенерированных и зашифрованных в специальном программном коде. ЭЦП является эквивалентом обычной подписи, но не отображается графически и не определяется визуально, а прикрепляется к электронному документу в виде файла. По желанию в документах Excel и Word параллельно с цифровой можно сделать и графическую подпись.

Электронно-цифровая подпись состоит из открытого и закрытого (личного) ключа. Личный ключ ЭЦП доступен только самому подписанту. Открытый ключ доступен для всех субъектов отношений и служит для идентификации подписанта.

Различают два основных вида электронной подписи: простую и усиленную электро-цифровую. Усиленная ЭЦП в свою очередь подразделяется на два подвида: квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП). Все они имеют разную степень защиты, от чего зависит и область применения.

Идентифицирует отправителя электронного сообщения

Подписание сообщений, адресованных государственным и местным органам власти, должностным лицам

Идентифицирует отправителя и подтверждает, что в документ не вносились изменения

Приравнивается к собственноручной подписи и используется в аналогичных целях, но во многих случаях требуется соглашение сторон

Идентифицирует отправителя и подтверждает, что в документ не вносились изменения, сопровождается сертификатом аккредитованного УЦ

Позволяет взаимодействовать между собой госорганам и юридическим лицам, приравнивается к собственноручной подписи во всех случаях.

Под простой электронной подписью (ПЭП) понимают комбинацию пароля и логина, а также код подтверждения, который присылается на номер телефона или email. Таким образом, при формировании ПЭП не применяются стандартные для ЭЦП криптографические средства, а используются более простые методы, которые разработаны ещё до появления самой концепции ЭЦП.

С помощью ПЭП идентифицируется автор документа, но не подтверждается отсутствие более поздних изменений. ПЭП не является гарантией подлинности файла. Поэтому область применения ПЭП ограничена, и расширить ее можно только по отдельному соглашению сторон, как это, например, происходит в онлайн-банкинге.

Усиленные электронные подписи формируются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и сопровождаются сертификатом, что обеспечивает более широкую область применения по сравнению с ПЭП.

При формировании квалифицированных ЭЦП используются СКЗИ, которые прошли сертификацию ФСБ РФ. Квалифицированные сертификаты на защищенных USB-носителях (токенах) выдаются удостоверяющими центрами (УЦ), аккредитованными в Минкомсвязи РФ. Такой вид ЭЦП подтверждает, что в документ не вносились изменения после его подписания идентифицированным лицом. Высокая степень защиты квалифицированной ЭЦП придает ей статус собственноручной, что обеспечивает максимально возможную область применения.

НЭП выдаются в центрах, не имеющих аккредитации и использующих системы шифрования, которые не сертифицированы ФСБ РФ. Многие организации заключают соглашения о признании за неквалифицированной подписью статуса собственноручной.

Где можно использовать электронную подпись

ЭЦП позволяет взаимодействовать с государственными органами и контрагентами удаленно через интернет или другие сети:

записываться на прием, подавать заявления;

оплачивать налоги и штрафы с помощью банковских платежных систем;

получать справки и выписки, в том числе из Росреестра;

заверять документацию, подписывать контракты;

сдавать отчетность в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат;

участвовать в электронных торгах, в том числе на портале Госзакупки;

вести внутренний и внешний документооборот.

Даже неквалифицированная электронная подпись для физических лиц помогает избежать очередей и сберечь время. КЭП для юридических лиц – это возможность оптимизировать работу с документацией, повысить безопасность обмена информацией, упростить подтверждение достоверности того или иного файла.

В комплексе это ускоряет выполнение различных процедур, освобождает от необходимости личных встреч с контрагентами, визитов в контролирующие органы. В результате снижаются трудозатраты и расходы, открываются новые возможности, облегчается выход компании на международный уровень.

Процедура получения электронно-цифровой подписи

Для получения квалифицированного сертификата следует обращаться либо в МФЦ, либо в аккредитованный УЦ, указанный в перечне Минкомсвязи. Оформить НЭП и ПЭП также можно как в МФЦ, так и в любом УЦ.

Физическому лицу удобнее всего воспользоваться услугами МФЦ, предварительно записавшись на прием и заполнив онлайн-форму заявления на изготовление ЭП. При личном визите необходимо предоставить паспорт и ксерокопии его страниц с фото и пропиской, свидетельство ИНН, карточку СНИЛС.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели проходят аналогичную процедуру, но в пакет требуется включить копии уставных документов, выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. От ИП, как и от физлиц, требуется личный паспорт и карточка СНИЛС. Стоимость услуг зависит от вида подписи.

В 2020 году был принят федеральный закон, предусматривающий возможность выдачи сертификатов НЭП заочно, но при условии наличия у заявителя ПЭП, полученного очно.

На оформление электронной подписи отводится до 10 рабочих дней. Можно ускорить процедуру, но за дополнительную плату. Вообще же стоимость ЭП варьируется в зависимости от региона, конкретного УЦ и области применения. Оплата производится банковской картой или наличными средствами сразу после оформления заявления.

Максимальный срок действия сертификата составляет 1 год, после чего его можно продлить. Проще всего обратиться с заявлением о продлении срока действия еще до его истечения. В этом случае не придется заново собирать документы и проходить всю процедуру. Следует учесть, что при истечении срока действия сертификата, подписанные ранее документы сохраняют юридическую силу и подписи на них считаются действительными.

Подписание документов с помощью ЭЦП

Мало знать, как получить ЭЦП, нужно также понимать, как ее использовать. Для этого на ПК устанавливают программный или программно-аппаратный модуль СКЗИ, полученный в удостоверяющем центре. Дальнейшие действия зависят от операционной системы.

Если это Microsoft Word, необходимо зайти в меню «Файл», выбрать «Сведения», а затем «Защиту документа». После этого откроется список, в котором нужно найти кнопку «Добавить цифровую подпись». После клика появится служебное сообщение. Прочитав его, нужно кликнуть кнопку «Ок». Далее в окне «Подпись» заполняется графа «Цель подписания документа». Остается кликнуть по кнопке «Подпись», после чего ЭЦП добавляется в файл, а в самом документе появляется блок с соответствующей информацией.

В зависимости от ПО усиленная ЭЦП добавляется в тот же самый файл, который содержит подписанный документ, либо формируется отдельный файл с расширением sig. В первом случае подпись называется присоединенной, а во втором – отсоединенной.

Подписанный документ доступен исключительно для чтения, поэтому все правки нужно вносить до добавления ЭЦП. При установке специального браузерного расширения становится возможным подписание документов в облачных хранилищах и электронной почте.

Проверка подлинности электронной подписи

При проверке в Microsoft Word открывают файл с цифровой подписью, кликают по кнопке «Файл», переходят в раздел «Сведения» и затем в «Просмотр подписей». Теперь нужно найти имя подписи, кликнуть по стрелке и кликнуть по кнопке «Состав подписи».

Через открывшееся диалоговое окно можно узнать информацию о сертификате, включая номер, дату получения, имя подписанта, а также является ли подпись допустимой или недопустимой.

Проверить юридическую силу полученного документа также можно с помощью таких специальных плагинов, как КриптоПро Office Signature. Здесь важно, чтобы программа для проверки ЭЦП была совместима с программой, в которой эта ЭЦП создавалась.

При проверке присоединенной подписи, проверяется только один файл (общий с документом). Отсоединенная подпись требует проверки двух файлов: с самой подписью и с подписанным документом.

Меры безопасности при использовании

Собственноручность – главный фактор доверительного отношения к усиленной ЭЦП. Передача подписи другому лицу компрометирует ее и служит основанием для сомнений в достоверности всех подписанных документов. При установлении факта передачи сертификат отзывается и составляется акт о ликвидации ЭЦП.

В случае потери или кражи ЭЦП необходимо самостоятельно отозвать сертификат, написав заявление в УЦ. В противном случае злоумышленники могут воспользоваться подписью в своих целях. Восстановить подпись можно только путем получения нового сертификата.

Правила получения и использования электронных подписей регламентируются федеральным законом «Об электронной подписи». При соблюдении его положений ЭЦП становится удобным и безопасным инструментом как для решения личных вопросов, так и для повышения эффективности бизнес-процессов, что в итоге помогает сэкономить время и силы, сократить расходы, увеличить прибыль.

Использование электронной подписи

Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.

Использование электронной подписи

В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.

В России используют три вида электронной подписи:

простую;
усиленную неквалифицированную;
усиленную квалифицированную.

Получите электронную подпись под свою задачу. В Контуре есть подписи для отчетности, торгов, ведения бизнеса и личных дел. Работаем с руководителями и сотрудниками. Быстро настраиваем компьютер, решаем технические сложности и консультируем в торгах.

Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.

Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.

Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.

Использование ЭП в работе

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Отчетность в ЕГАИС ФСРАР

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Электронный документооборот

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

Получить доступ к полному набору сервисов портала госуслуг, для которых требуется подтвердить личность. Например, чтобы подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ без визита в налоговую.
Подать заявление в вуз через интернет. Абитуриент может отправить заявление на поступление любой вуз России в электронном виде. Этот документ нужно заверить электронной подписью. В этой статье есть подробности о подаче документов в вуз.
Вести электронный документооборот с работодателем. Согласно недавним поправкам в Трудовой Кодекс РФ, можно оформлять официальные трудовые отношения без личного контакта с работодателем.
Пользоваться другими онлайн-услугами — зарегистрировать сделку с недвижимостью на сайте Росреестра, отправить заявку в Роспатент, чтобы получить патент на изобретение, оформить онлайн-кредит и др.

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Как получить и использовать электронную подпись

ноутбук СМИ пресса

Это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно идентифицировать физлицо или юрлицо без его личного присутствия. Существуют простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Где применяется электронная подпись?

При совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, в том числе при обращении через портал Госуслуг, исполнении государственных и муниципальных функций и при совершении других юридически значимых действий.

Физлицо с использованием электронной подписи может, например, обмениваться документами с удаленным работодателем, подать судебный иск или жалобу в электронном виде. Юрлица — подписывать заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде, регистрировать электронные сделки с недвижимостью и т. д. Область применения обширная.

В чем различия между всеми этими видами?

В степени защиты и в том, где они применяются.

Простая электронная подпись — это комбинация из логина и пароля. Она подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Сообщение с простой электронной подписью может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно, только по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись защищена больше, чем простая — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации. Этот вид подписи не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Однако она тоже не аналог собственноручной подписи (только по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях).

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (кроме случая, если ФЗ или принимаемыми в соответствии с ними НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе). Сертификат выдается на USB-носителе.

Где получить электронную подпись?

Чтобы получить электронную подпись надо обратиться в удостоверяющий центр. Ближайший аккредитованный удостоверяющий центр можно найти на официальном сайте Минцифры. Там же можно скачать список этих центров.

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ. С июля 2021 года компании могут получить квалифицированную электронную подпись в налоговой инспекции.

Для использования электронной подписи может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.

Сколько стоит получение?

Стоимость услуг и срок оформления заявки на получение электронной подписи устанавливаются самими удостоверяющими центрами. Обычно срок действия электронной подписи заканчивается через 12 месяцев с момента получения. Поверить срок действия можно тут.

Какие документы нужны?

В соответствии с законом:

основной документ, удостоверяющий личность;

если вы ИП — основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физлица в качестве ИП;

если вы получаете подпись представителя юрлица — дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юрлица.

Где используется электронная подпись