Как сделать эдо для ип

Как подключить ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные с подписями и печатями. Их передают в специальной системе через операторов ЭДО. Применять такой вид документооборота очень удобно, а в некоторых случаях он уже обязателен.

• Зачем ИП электронный документооборот
• Как подключить электронный документооборот

Зачем ИП электронный документооборот

ЭДО нужен, чтобы решить как минимум две важные задачи.

Для взаимодействия с контролирующими органами

Налоговая служба, пенсионный фонд и соцстрах всё чаще создают условия, при которых не получится сдавать бумажные отчёты. Например, если у ИП работает больше 10 человек, только в электронном виде можно подать:

• 6-НДФЛ,
• РСВ,
• ЕФС-1.

Декларацию по НДС и бухгалтерскую отчётность всегда сдают в электронном виде. Росстат теперь тоже принимает отчётность только в электронном виде.

С 2022 года уже почти не выдают бумажные листы нетрудоспособности. Работодателю нужно заполнять сведения по работнику в электронном виде. Для этого придётся наладить электронный обмен данными с соцстрахом.

Возможно, в ближайшее время весь документооборот бизнеса полностью перейдёт в электронный вид. ФНС давно планирует внедрить обязательный ЭДО.

Для взаимодействия с контрагентами

ЭДО нужен не только для отчётности и больничных. Можно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это здорово сокращает время на оформление, доставку и согласование документов. А ещё экономит деньги на бумагу, расходники для принтера, канцтовары и почтовые услуги.

Есть давний способ электронного обмена между контрагентами: бумажные документы просто сканируют и пересылают сканы по электронке или через мессенджеры. Чтобы подтвердить, что у сканов есть юридическая сила, в договоре с контрагентом нужно прописать, что электронные копии приравниваются к бумажным оригиналам с личными подписями. В реквизитах сторон желательно указать электронные почты и обмениваться документами только с них. Но если ИП нужно подтверждать расходы бизнеса документами, налоговая не примет сканы в качестве подтверждения. Контрагентам всё равно придётся пересылать друг другу оригиналы бухгалтерских документов.

При полноценном ЭДО документы заверяют усиленной квалифицированной подписью, отправляют и принимают по защищённому каналу связи. Их можно использовать при судебных разбирательствах и предоставлять при проверках налоговым инспекторам. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате. Для налоговой они равноценны бумажным аналогам и распечатывать их не нужно.

Электронный документооборот (ЭДО) для ИП на УСН

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ИП на УСН переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал.Докс» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. Стоимость ЭДО для ИП на УСН можно узнать ниже.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

• Защита от перехвата информации.
• Защита файла от изменений после отправки.

Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. ГК «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.

Какие документы можно передавать в СЭД

Для ИП актуальная работа с такими документами:

• декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 4-НДФЛ;
• декларация по НДС;
• КУДиР;
• налоговая декларация в УСН;
• отчётность по формам 4-ФСС, РСВ-1 и СЗВ-ТД.

Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.

Файлы передаются по стандартным формам. Например, счета-фактуры составляются в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как выбрать и перейти на ЭДО

При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

• приглашения контрагентов к обмену документами;
• создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
• исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
• согласования документов;
• разграничения доступа к файлам и ролей.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал.Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

• Отбор документов и бизнес-процессов.
• Выбор системы ЭДО.
• Подключение контрагентов.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

• Ввести данные организации.
• Внести данные контрагентов.
• Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.

ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Как сделать эдо для ип

ПО ЗАКОНУ

7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Что нужно для оформления ЭЦП

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРНИП.

• паспорт, СНИЛС представителя и доверенность от юрлица;
• ИНН;
• ОГРН.

Годовой сертификат ЭЦП обычно стоит от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от сферы применения подписи, вида USB-накопителя и стоимости лицензии для работы на специальном ПО.

Вместе с квалифицированным сертификатом центр должен выдать руководство по безопасному использованию электронной подписи. Подробнее о видах электронной подписи и способах получить её читайте в этой статье.

ЭДО (электронный документооборот) для ИП

ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Эта форма пришла на смену стандартному (бумажному) документообороту и успешно заменяет его. При переходе на ЭДО для ИП предприниматель получает внушительную экономию, причём бережет не только силы и время, но и собственные финансы.

Преимущества ЭДО для ИП

Главная причина перехода предпринимателей на документацию в электронном формате — эффективная оптимизация бизнеса. ЭДО подойдет тем ИП, кто хочет идти в ногу с технологическим прогрессом и применять новые сервисы в работе. ЭДО позволяет избавиться от бумажной волокиты, забыть про распечатывание бумажных документов, больше не гоняться за партнёрами с напоминанием вовремя отправлять закрывающие документы. Электронный документооборот экономит ваше время, которое вы можете направить в более продуктивное русло для развития бизнеса и получения новых клиентов и заказов.

• эффективное решение для любого бизнеса
• экономия времени на доставку и расходные материалы
• сокращение операционных затрат
• фиксированная стоимость за отправку, а не за вес и кол-во страниц документа
• быстрый обмен, подписание и получение закрывающих документов
• удобство работы в любом месте на ноутбуке или телефоне
• настройка маршрутов согласования для сотрудников
• возможность оформления МЧД
• всегда актуальные формы документов в системе ЭДО для ИП
• работа в одном окне с несколькими компаниями
• быстрый поиск и выгрузка документов
• удобство хранения в электронном виде — не нужны архивы
• бизнес без потерь документов
• упрощение работу в 1С: отправка и работа в привычном интерфейсе
• интеграция с вашей учетной системой (УС)

На ЭДО стоит перейти предпринимателям, ценящим технологический прогресс и желающим ускорить, облегчить работу с документацией.

Нормативная база

Регламентируют работу в области ЭДО для ИП действующие законы РФ:

• для внутренней документации разрешается применять неквалифицированную ЭП;
• для внешней допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) и НЭП (но для этого должно быть дополнительное соглашение между юридическими лицами).

ЭП — это основание полномочий ИП в ЭДО. При работе предпринимателю разрешается применять как неквалифицированную НЭП (для внутреннего документооборота), так и квалифицированную КЭП (для внешнего).

1. Защищает информацию от перехвата.
2. Гарантирует сохранность файла от любых корректировок и изменений после отправки.

Используя IT-систему «Такском», пользователь может оперативно получить ЭП. Она выдается по заявке в течение рабочего дня.

• счёт-фактура;
• передаточный документ универсального типа (УПД);
• документация о выполнении работ (отгрузке продукции) и т.д.

1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.04.2018 № 791-р.
2. Федеральный закон от 25.12.2018 № 488-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» и статьи 4-4 и 4-5 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.12.2018 № 2963-р.

Как подобрать оператора ЭДО для ИП?

1. Веб-сервис Файлер 2.0. и мобильное приложение. Многофункциональный и удобный электронный онлайн-сервис для взаимодействия с контрагентами. С его помощью можно быстро подписывать документацию как в web-версии, так и прямо в смартфоне, поддерживающем технологию NFC. – для работы и отправки документов в привычном интерфейсе 1С, если ИП использует систему 1С для ведения бухгалтерского учета. – сервис ЭДО встроен в программу 1С. – при работе с маркированным товаром: перемаркировка товарных остатков, маркировка продукции на производстве или импортированных товаров

Оба решения предоставляют пользователю возможность ведения внешнего и внутреннего электронного документооборота и активно взаимодействовать с контрагентами.

Любой предприниматель может бесплатно оценить преимущества ЭДО, специально для ИП «Такском-Файлер» разработал тариф, включающий 25 бесплатных отправок.

Компания «Такском» является официальным партнером системы «Честный ЗНАК». Сервис «Такском-Файлер» позволяет полноценно работать с прослеживаемым и маркированным товаром и передает коды маркировки Data Matrix в «Честный ЗНАК».

«Станция Сканирования» становится удобным решением при работе с маркированным товаром. Производители и импортеры могут делать маркировку новой продукции, импортированных товаров и перемаркировку остатков.

Какими документами может обмениваться ИП через ЭДО?

• счета и счета-фактуры, накладные;
• соглашения и договора;
• акты выполнения работ и приема-передачи;
• универсальные и корректировочные передаточные бланки для документооборота (УПД и КПД);
• перевозочную и кадровую документацию;
• заявки и технические бланки;
• декларации и отчётность для контролирующих инстанций.

Для предпринимателей актуальны как формализованные, так и неформализованные документы, применяемые в работе.

Используя сервис ЭДО «Такском-Файлер», пользователь может создавать и отправлять неформализованные документы. Например, в электронный документооборот могут входить складские, экспедиторские расписки, спецификации, реестры, претензии, протоколы разногласий, заявки на оказание услуг (проведение ремонта) и пр.