Какой документ подтверждает оплату

Каким документом подтвердить расходы, оплаченные банковской картой

Нередко расходы на закупку товаров, материалов либо услуг для компании оплачиваются банковской картой. При таком способе оплаты не всегда есть в наличии привычный всем бумажный первичный документ, необходимый для подтверждения расхода в целях налога на прибыль. В таким случае для подтверждения расходов можно применять слипы и квитанции электронного терминала

О том, как подтвердить расходы с банковской карты, Минфина отвечал в письме от 24.03.21 № 03-03-07/21069.

Любой расход, который бухгалтерия принимает в расчет при исчислении налога на прибыль, должен быть экономически обоснован и документально подтвержден. Это требование налогового законодательства, установленное статьей 252 НК РФ, известно каждому бухгалтеру.

Но, статья 252 НК РФ не содержит перечня документов, которые можно применять для подтверждения произведенных расходов.

Ранее по этой же теме:

О первичных документах учета говорится в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный документ может быть составлен на бумаге или в электронном виде. Электронный документы должен быть подписан электронной подписью. Обязательные реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Специалисты Минфина России в письме от 24.03.21 № 03-03-07/21069, кроме отсылок к статье 252 НК РФ и статье 9 Закона №402-ФЗ, ссылаются на пункте 3.1 Положения об эмиссии платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В нем установлено, что при совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и, или в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение.

Подтверждением платежа с банковской карты могут быть слип, квитанция электронного терминала или другой «бумажный» документ, которым можно подтвердить факт совершения операции.

Кроме того, расходы, оплаченные с банковской карты, можно подтвердить кассовым чеком. Только, не стоит забывать, что чеки имеют перечень установленный перечень обязательных реквизитов, без который чек нельзя применять для подтверждения расходов.

Разбирайтесь в вопросе в бератором «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Документы подтверждающие оплату

Контракты регулируют права и обязанности субъекта сделки. Необходимо приложить усилия к тому, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товаров/контрактов/кредитов/бесплатных услуг и т.д. Гражданский кодекс допускает заключение устных договоров.

Счет-фактура выписывается покупателю, который оплачивает сумму, указанную в счете-фактуре. В результате условия договора принимаются. Специальной формы для этого документа не существует.

Поэтому каждая компания может разработать свой собственный счет-фактуру. Кроме того, счет-фактура может содержать дополнительную информацию о сроках и условиях сделки. Например, условия и порядок оплаты и доставки, самовывоз товара, предоплата и т.д.

Статья 9 Федерального закона «402-ФЗ О бухгалтерском учете» от 06. 12. 11 гласит, что подпись бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не является обязательным условием для этого документа.

Кроме того, не требуется печать.

Платежные документы

подтверждение факта оплаты товаров, проектов или услуг. Платежными документами являются платежные поручения, платежные требования, кассовые документы, доказательства продажи и бланки (бланки строгой ответственности). Покупатель получает платежное поручение в банке, производя оплату банковским переводом.

При оплате наличными покупатель получает от продавца кассовую карту, карточку продавца или SRB. Все поля должны быть заполнены в соответствии с утвержденными правилами согласно Положению Банка России от 19 июня 2012 года № 383-П с изменениями от 7 мая 2017 года.

Товарная накладная

Этот документ используется для учета запасов (выпуска) в пользу третьей компании. Оплата доставки производится в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет назначить товар для продажи третьему лицу, а второй направляется покупателю, который может ввести приобретенный запас.

Товары, указанные в транспортной накладной, не отличаются от данных, указанных в счете-фактуре. Лицо, уполномоченное разрешить выдачу груза, должно подписать транспортную накладную. Подпись должна быть заверена печатью компании.

Сотрудник, получивший товар, должен подписать и заверить печатью счет-фактуру.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг)

Этот документ подтверждает факты, стоимость и условия работы (услуги). Это необходимо для обеспечения соблюдения проекта, который может обеспечить выполнение условий договора.

Счет-фактура

Счет-фактура содержит информацию о суммах и частях счета-фактуры (бухгалтерская информация). Этот документ очень важен, так как он является основанием для дисконтирования начисленного НДС; все компании, обязанные платить НДС, обязаны выставлять счета-фактуры. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах и подписывается продавцом товаров или услуг; один экземпляр передается покупателю, а другой остается у продавца.

Общие сведения

При отсутствии такого документа сложнее доказать, что это платеж. Электронные платежи теперь возможны повсеместно, но в половине спорных случаев для выяснения требований требуется бумажное подтверждение.

Согласно статье 861 Гражданского кодекса Российской Федерации, в нашей стране существует два вида расчетов: использование наличных денег и наличный расчет. Между юридическими лицами все платежи осуществляются без наличных денег. Что касается физических лиц, то в данном случае государство не предъявляет такого требования.

（ Для подтверждения оплаты (в соответствии с разделом 220 Налогового кодекса) можно использовать следующее

— Свидетельство о продаже или кассовые документы; и

— Бюллетени по кредитам и дебету; и

— Заявления,.

— Действия по переводу средств, и

— другие сертификаты указанной формулы, заверенные печатью.

Подробности

Обязанности клиентов

Финансовое учреждение, выплачивающее кредит, следит за тем, чтобы клиент вовремя выплачивал деньги. Задержка платежей влечет за собой санкции. Например, платежи редко опаздывают (или не производятся), если система повреждена. В этом случае плательщик должен доказать, что платеж был произведен для того, чтобы избежать возврата долга.

Подтверждением оплаты, платежного поручения или состояния счета считается доказательство оплаты кредитному учреждению. При внесении денег на лицевой счет клиента оператор выдает кассовую карту, содержащую информацию о плательщике (имя), название финансового учреждения, дату операции и внесенную сумму. В нижней части карточки подтверждения ставятся подписи участников сделки (клиента, казначея и администратора), а в большинстве случаев бланк заверяется печатью на корпусе.

Что такое Выписка

Статус — это документ, представляющий собой список операций по счету плательщика. Статус может содержать одну или несколько банковских операций, зарегистрированных за определенный период (за определенный месяц), информацию о владельце (имя), наименование органа и номер счета, дату выдачи статуса, а также информацию о уполномоченные лица. Вы также можете распечатать электронный документ при оплате через УКО (удаленный канал обслуживания).

Это может быть терминал, электронный банк или мобильная версия сайта. Чеки выдаются при оплате долга на счет юридического лица.

Он содержит сведения о получателе, имя агента, информацию о получателе платежа, сумму, дату платежа и его назначение. Напечатанный после завершения операции, чек является справочным документом, подтверждающим оплату. Если у клиента нет чека, он может попросить банк восстановить его.

Если клиент совершает операцию самостоятельно, например, через банк-терминал или электронный банк, сотрудник финансового учреждения может перепроверить состояние счета или сделать копию чека.

В случае утери документов

… В бумажном виде получение транзакции может занять до 30 дней. Чтобы ускорить поиск транзакций, отправитель должен указать точную дату и время платежа, а также данные получателя.

Если эта информация отсутствует, банк может отказать в выдаче повторного документа. Если платеж был произведен шесть месяцев назад, информацию необходимо запросить через файл. Эта услуга может занять до трех дней.

Сертификаты могут быть оплачены для повторного выпуска сертификатов.

Уплата налогов является обязанностью всех граждан России. Платежи за недвижимость, транспорт и землю подлежат ежегодной оплате. Если нет доказательств оплаты, это может запретить выезд из страны, не допуская санкций.

Для Федеральной налоговой службы документами, подтверждающими оплату, являются

— Квитанции,…

— Расписка.

— выписки со счета клиента, подписанные и заверенные печатью уполномоченного лица; и

— другой документ, подтверждающий выполнение закона о платеже (например, банковская форма, свидетельствующая о том, что платеж был произведен).

При оплате просроченной задолженности плательщик имеет право и обязан запросить документы, подтверждающие оплату. Банки могут отказать в выдаче чека только в том случае, если клиент запрашивает несколько чеков одновременно. Согласно налоговому законодательству, финансовые учреждения могут выдавать оригинал чека.

Двойные чеки выдаются в исключительных случаях, поскольку клиент подает письменное заявление об утрате чека.

Руководитель организации может отказать в выдаче сертификата от имени третьего лица, если нет нотариальной доверенности на выдачу документа на имя плательщика.

В случае, когда оплата была произведена со счета банковской пластиковой карты

… Используя услугу SMS degree, плательщик получает на свой телефон код подтверждения, вводит сумму, и она отправляется на указанный счет. В этом случае подтверждением платежа является SMS о передаче и выполнении транзакции или о состоянии счета банковской карты.

Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг

Без доказательств подтвердить, что услуга оказана, сложно. Поэтому рекомендуем после исполнения договора составлять документ, который будет доказывать, что вы выполнили условия, а заказчик удовлетворен результатом.

В качестве доказательств оказания услуги выступают:

1. Акт об оказании услуг или акт сдачи-приемки. Это основное доказательство. В нем указывается, какие именно услуги оказаны.
2. Отчет исполнителя. Вы можете прописать в договоре оказания услуг условие о том, что исполнитель должен представить отчет об оказанных услугах. И даже если такого условия нет, вы все равно вправе представить отчет. Этот документ безусловно не подтверждает факт оказания услуг, но вместе с другими доказательствами будет учтен.
3. Переписка с исполнителем. Также является косвенным доказательством того, что услуга оказана. Вместе с отчетом исполнителя может убедить суд в вашей добросовестности. Переписка может быть в разных формах, например в социальных сетях, по электронной почте, обычной почте.

Как отразить услуги в бухучете, читайте в нашем материале «Бухучет — проводки по услугам».

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.

Акт об оказании услуг

Документ составляется в произвольной форме. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ бланк можно продумать самостоятельно. В основном договоре оказания услуг можно заранее согласовать форму.

Чаще всего документ составляет исполнитель и передает для подписания заказчику.

В акте следует указать следующие данные:

1. Название документа (например, «Акт об оказанных услугах»).
2. Дату составления.
3. Данные о заказчике (Ф.И.О., адрес, если заказчик физическое лицо или ИП, либо наименование, юридический адрес, ОГРН, если это юридическое лицо).
4. Данные об исполнителе, в том же объеме, что и данные о заказчике.
5. Данные об основном договоре (например: название, дата заключения, номер).
6. Вид и объем оказанных услуг. Чем подробнее, тем лучше, чтобы можно было понять, какая именно услуга оказана, полностью или нет.
7. Цена услуг, с НДС или без.
8. Сведения о выявленных недостатках оказания услуг, если они были выявлены.

Важно, чтобы документ содержал все реквизиты, обязательные для первичного документа. Акт подписывается обеими сторонами сделки.

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о том, как оформить акт об оказании услуг. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист КонсультантПлюс.

Отчет исполнителя

Этот документ так же, как и акт, составляется в произвольном виде, поскольку законодательство не регулирует порядок его заполнения. Однако учтите, что если в основном договоре оказания услуг прописано, как должен составляться отчет, вы должны следовать этим правилам. В договоре может содержаться форма этого документа.

В отчете указывают:

1. Название документа, например: «Отчет исполнителя о выполнении услуги».
2. Дату составления.
3. Ссылку на договор оказания услуг (дата, номер).
4. Название оказанной услуги и объем ее оказание либо перечень оказанных услуг.

Если имеются документы, подтверждающие оказание услуги, их приводят в приложении.

Как рассчитать неустойку по договору оказания услуг, мы рассказывали здесь.

Пример отчета исполнителя есть в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в образец отчета. Это бесплатно.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.

Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом

В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.

Документ, подтверждающий оплату услуг наличными

Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:

1. Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме.
2. Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.

Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:

1. Расходно-кассовый ордер на выдачу денег представителю организации.
2. Кассовая книга, в которой вы указываете, что передали сотруднику наличные.
3. Чек или другой документ, выданный исполнителем.
4. Авансовый отчет.
5. Документы бухгалтерского учета.

В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.

О сроке исковой давности по договору об оказании услуг мы писали в статье.

Итоги

Таким образом, для подтверждения факта оказания услуги помогут акт об оказанных услугах, отчет исполнителя и переписка с заказчиком. Для подтверждения оплаты услуг понадобятся акт об оказанных услугах, расписки, кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет, документы бухгалтерского учета.

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Оля Воропаева

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

• Документы для сделки с клиентом:
• Договор
• Счёт
• Платёжные документы
• Товарная накладная (N ТОРГ-12)
• Акт об оказании услуг
• Счёт-фактура
• Универсальный передаточный документ (УПД)

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).