Организационные документы
Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации. Фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.
По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.
К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, правила, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.
Устав – это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (например: Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).
Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения, перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; сведения о порядке их образования и их полномочиях.
Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.
Текс устава предполагает наличие следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Основные функции предприятия.
3. Права и обязанности.
5. Взаимоотношения и связи.
6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.
7. Имущество и средства.
8. Контроль, проверка и ревизия.
9. Реорганизация или ликвидация.
10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).
11. Порядок распределения прибыли.
12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.
13. Органы управления (внутренняя организационная структура).
Положениеопределяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организации, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.
Положения бывают:
· общие – разрабатываются для однородных организаций;
· типовые – действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы, утверждаются вышестоящими органами управления;
· индивидуальные – разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица, утверждаются руководителями организации и предприятий.
Текст положения включает следующие разделы:
1. Общие положения – указывается точное официальное наименование организации (полное и сокращенное), цели ее создания, степень самостоятельности, орган управления (или должностное лицо), в чьем распоряжении находится данная организация, непосредственный руководитель, наличие печатей и официальных бланков. Здесь же дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.
2. Основные задачи организации, характер и основные направления ее деятельности.
3. Структура – приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимосвязей между ними, определяется порядок распределения обязанностей между работниками.
4. Функции – дается всесторонняя характеристика деятельности организации, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.
5. Права и обязанности – перечисляются права и обязанности, необходимые для выполнения функций, порядок их осуществления (к правам относятся: право запрашивать информацию, право ведения переписки, право представительствовать в вышестоящих органах, право издавать распорядительные и нормативные документы и др.; к обязанностям относятся действия, необходимые для выполнения основных задач). При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству.
6. Ответственность – излагаются позиции, по которым руководитель организации несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач.
7. Руководство – устанавливаются принципы руководства организацией, порядок назначения (освобождения) на руководящую должность, сфера компетенции руководителя.
8. Контроль, проверка и ревизия деятельности – определяется, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.
9. Реорганизация и ликвидация – устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации организации
Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. В данном документе должны быть закреплены основные функции и задачи, которые должны выполнять подразделения для выполнения общих задач. Так, в акционерном обществе, руководимом советом директоров, разрабатывается Положение о совете директоров, в котором закрепляется статус совета, компетенция совета директоров, порядок избрания совета, полномочия его членов и их срок, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов совета директоров и другие организационные вопросы.
Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.
Правила – это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.
По сфере применения правила можно разделить на:
· общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности);
· отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).
В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом Правила внутреннего распорядка и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работниками меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».
Обычно Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения работников.
3. Основные права и обязанности работников.
4. Основные права и обязанности работодателя.
5. Режим труда и отдых.
6. Поощрения за успехи в труде.
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Ленинградской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.
Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция, определяемая как правовой акт, который издается в целях регламентации организационно-правового положения специалиста, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности. На должностную инструкцию часто опираются при конфликтных ситуациях между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При ее разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика).
Трудовой кодекс РФ, а также положение организации и структурного подразделения. Основные положения инструкции должны быть согласованы с юрисконсультантом, а затем она утверждается руководителем предприятия и при заключении трудового договора доводится до сведения сотрудника под расписку. Все изменения в должностной инструкции должны вносится специальным приказом руководителя.
Основной текст должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения. В разделе указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т.е. название структурного подразделения и подчиненность; устанавливается сфера деятельности сотрудника, режим работы, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия; определяются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Кроме того, в разделе содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми специалист руководствуется в своей деятельности.
2. Функции и должностные обязанности. Этот раздел требует как можно большей детализации. Здесь в максимальном объеме перечисляются обязанности работника, согласующиеся с задачами структурного подразделения; приводится перечень видов работ (в последовательности от главных к второстепенным), которые должен выполнять сотрудник; указывается форма его участия в управленческом процессе; определяются этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник.
3. Права. В разделе описываются права и полномочия работника, необходимые для выполнения его обязанностей: право принимать решения по определенному кругу вопросов, получать необходимую информацию, визировать или подписывать документы, контролировать действия каких-либо сотрудников и т.д.
4. Ответственность. В данном разделе указываются формы ответственности работника за результаты его деятельности, возложенные на него обязанности; устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения. Данный раздел призван регулировать трудовые взаимоотношения между должностными лицами. В нем устанавливается круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления документов и др.
6. Оценка работы. В этом разделе обычно указывают критерии своевременности работы и ее качество, например отсутствие жалоб, претензий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.
Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и др. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (три года или пять лет).
К организационным документам относятся и такой документ, как структура и штатная численность – правовой акт регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Его составление предусматривается уставом (положением) об организации. В нем устанавливаются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на календарный год, а если в течение происходят изменения, то они оформляются приказом руководителя.
Документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются:
· название структурного подразделения;
· код структурного подразделения;
· штатная численность (по отделам и организации в целом).
В каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, разрабатывается и утверждается штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание, как и другие документы, разрабатывается в соответствии с уставом (положение) организации. В нем определяются структурные подразделения (наименование и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Документ оформляется по унифицированной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономический отдел и отдел кадров.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
4 Организационные документы
Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).
Организационные документы- документы, определяющие статус (организационно- правовую форму) предприятия и порядок её работы.
Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
— положение об организации;
— положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
— структура и штатная численность;
— инструкции по определенным направлениям деятельности;
— должностные инструкции работников;
— правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
— положение (о чем?) об отделе кадров;
— структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
— инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
— должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).
Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Устав — правовой акт, определяющий статус созданного юридического лица (учреждения, организации, предприятия, порядок его функционирования, реорганизации, ликвидации.
Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».
Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.
В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.
Для примера- возможные разделы устава.
1) Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
2)Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
3)Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
4)Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);
исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
5)Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.
6)Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.
7)Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:
— наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;
— государственного регистрационного номера;
— печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной — его учредителями, общим собранием акционеров.
Положение об организации (структурном подразделении)
Положение — правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности организации, подразделений, должностных лиц.
Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.
Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации — это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).
Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.
Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);
— положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).
Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:
— наименование структурного подразделения;
— заголовок к тексту;
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы.
1)Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
2)Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
3)Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
4)Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
5)Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.
В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества.
Компетенция Совета директоров.
Состав Совета директоров.
Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
Избрание членов Совета директоров.
Регламент заседаний Совета директоров.
Взаимоотношения с другими подразделениями общества.
Ответственность членов Совета директоров.
Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.
В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.
В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.
Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
Учредительный договор
Договор- соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав или обязанностей.
Договор — юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.
В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.
Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.
Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.
В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.
Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Инструкция — правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.
Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.
Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция.
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.
Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).
Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. Например: «Должностная инструкция секретаря».
При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.
Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой, например: «Должностная инструкция бухгалтера».
Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должностная инструкция бухгалтера по налогам».
Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Должностная инструкция входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации — куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.
1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно — кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т. п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй те, которые выполняются совместно с другими.
4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
— право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно); » право давать указания по конкретным вопросам;
— право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
— право обращаться с предложениями к руководителю;
— право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;
— право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
— право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);
— право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В тексте данного раздела необходимо закрепить также:
— право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;
— право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.
В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):
— право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
— право на комфортные условия труда;
— право на повышение квалификации;
— право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.
5. Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».
6. Взаимоотношения. В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает».
В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.
Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.
Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:
— полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
— качество составления и оформления документов;
— отсутствие ошибок и служебных нарушений;
— отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
— квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;
— своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства. К документам инструктивного характера также относятся «Правила» и «Регламент».
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору.
Текст Правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).
В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др. Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.
Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
— статус коллегиального или совещательного органа;
— порядок планирования работы;
— порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
— внесение материалов на рассмотрение;
— порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
— ведение протокола заседания;
— оформление решений коллегиального или совещательного органа;
— порядок доведения решений до исполнителей;
— материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.
Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Структура и штатная численность — правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Указанный документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Штатное расписание — правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).
Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения. В негосударственных организациях документ утверждает Совет директоров.
Распорядительные документы: что про них нужно знать
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП. Стоимость
299006490 руб. до 6 октября!
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
название вида документа;
дата его оформления;
описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
количественные характеристики описываемого факта;
сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
обязательность составления на русском языке;
возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
коммерческое обозначение юрлица.
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
«Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
«Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
на последнем листе документа у его левой границы;
на обороте последней страницы внизу слева;
в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Виды документов в деятельности организации Описание База знаний
Можно выделить следующие классы документов компании:
(1) Документы планирования. Документы, определяющие цели, показатели и задачи организации ресурсов для достижения целей на период заданного жизненного цикла:
• Миссия компании;
• Стратегический план компании;
• Планы структурных подразделений;
• Штатное расписание;
• и другие документы, определяющие цели, показатели и задачи организации ресурсов.
(2) Нормативные документы (собственные) — локальные нормативные акты организации
• Политика;
• Руководство;
• Стандарт;
• Регламент;
• Инструкция;
• Положение;
• Должностная инструкция;
• и другие.
(3) Нормативные документы (внешние).
• Технические нормативные правовые акты;
• Технологическая документация;
• Методология;
• Учебные курсы.
(4) Организационно-распорядительные документы (ОРД):
• Приказы;
• Решения;
• Постановления;
• Распоряжения;
• Поручения;
• Задания.
(5) Правовые, юридические документы:
• Устав организации;
• Устав филиала;
• Свидетельство;
• Положение;
• И другие документы из которых вытекают права и обязательства.
(6) Официальные документы
• Финансовая отчетность;
• Документы кадрового делопроизводства;
• Официальные ОРД;
• и другие.
(7) Формы учета документальных записей
• Справочники;
• Журналы регистрации;
• Протоколы совещаний;
• Отчетность;
• и другие.