Как оформить передачу подарков в бухгалтерском учете

Учет подарков сотрудникам в бухгалтерском учете

Как оформить новогодние подарки в бухгалтерском учете:

1. Издать тематический приказ по учреждению.
2. Составить ведомость выдачи презентов на сотрудников.
3. Выдать под подпись.
4. Сформировать проводки.
5. При превышении суммы дара в 4000 рублей удержать НДФЛ у работника.

Праздничные сувениры взрослым и новогодние подарки детям работников необходимо оформить в бухучете. В противном случае грозят санкции контролирующих органов, перерасчет налогов и т. д.

Определение подарка

Отдельного закона о выдаче новогодних подарков детям сотрудников и конкретного определения презента нет. Но в соответствии с Трудовым и Гражданским кодексами, устанавливают такие признаки подарка:

• денежная или иная материальная ценность;
• передаваемая в собственность на безвозмездной основе;
• в качестве вознаграждения, не связанного или связанного с трудовой деятельностью (в связи с памятной датой или по итогам года, например).

В этом случае дарителем выступает работодатель, а одаряемым — работник (ст. 191 ТК РФ). И хотя бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников в 2023 году нормативные акты конкретно не регулируют, общие правила понятны из толкования действующего законодательства. Кроме того, периодически контролирующие органы публикуют разъяснения по применению тех или иных правовых норм.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять конкретные подарки:

• билеты в театр;
• подарочные сертификаты;
• для детей;
• сувениры контрагентам.

Используйте бесплатно эти инструкции и образцы.

Оформление подарков

Любое решение работодателя в организации оформляется распорядительным актом. В ГК РФ указано, как оформить приобретение сладких новогодних подарков в бюджетном учреждении, в коммерции, в НКО, — отдельным приказом. В некоторых случаях презенты оформляются договором дарения. В соответствии со ст. 574 ГК РФ , письменная форма обязательна, только если дарение осуществляется юридическим лицом и стоимость дара превышает 4000 рублей. Существенным условием такого соглашения является его предмет ( ст. 572 ГК РФ ). Если одариваемых работников много, соглашение делают многосторонним ( ст. 154 ГК РФ ). Дополнительно потребуется составить ведомость о том, что выдача состоялась в действительности.

Общая инструкция, как оформить приобретение новогодних подарков сотрудникам:

1. Издать приказ, ознакомить с ним сотрудников под подпись.
2. Подготовить ведомость и вручить сувениры.
3. Заключить договор дарения (при необходимости).

Для упрощенного договора дарения обязательны следующие реквизиты:

• наименование документа;
• место и дата его составления;
• сведения о сторонах: работодателе и работнике;
• предмет соглашения: описание дара, его стоимость, характеристики;
• подписи.

Учет подарков в бухучете

Вручение сотрудникам отражается записью по сч. 73. Счет 70 использовать некорректно: новогодний подарок в зарплате не учитывается, так как дарение не связано с выполнением трудовых обязанностей.

Приобретение

Учтена цена приобретения

Учтен входной НДС

Входной НДС заявлен к вычету

Есть еще один способ учета подарков в бухгалтерском учете — отнести их стоимость сразу в дебет счета 91 без отражения приобретения на сч. 10. Учет приобретенных ценностей для детей сотрудников осуществляется за балансом (например, на счете 012 «Подарки и другое имущество»). Объясняется это тем, что приобретенные материалы не признаются активом, так как организация не ожидает получить от их использования экономические выгоды.

Выдача

Вот как оформить проводки на новогодние подарки детям или самим работникам в организации:

Неденежные

Дт 73 Кт 41 (10, 43)

Отражена передача одаряемому

Стоимость признана в расходах

Начислен НДС с безвозмездной передачи

Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб.

Отражен постоянный налоговый расход в размере 20% от стоимости дарения, т. к. для налога на прибыль такие суммы в расходы не принимаются

Денежные

Деньги выданы из кассы

Стоимость признана в расходах

Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб.

Отражен постоянный налоговый расход в размере 20% от стоимости дарения

По правилам учета, если неправильно списали новогодние подарки, отмените некорректную проводку и сделайте правильную бухгалтерскую запись. Обязательно подготовьте акт списания: он является документальным подтверждением операции.

Для бюджетников действуют иные правила. Минфин рекомендует проводить их по КОСГУ 349, учитывать как активы и сразу же списывать по счету 040120272 ( Приказ № 209н от 29.11.2017 , письмо № 02-07-07/31230 от 26.04.2019 ).

Подарки клиентам

Сама по себе передача чего-либо сторонним лицам является безвозмездной передачей с начислением НДС и без уменьшения налога на прибыль на стоимость такой передачи. Если вы хотите учесть затраты на подарки клиентам, налоговый учет подразумевает включение таких затрат в состав прочих расходов ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Но такие расходы необходимо обосновать, в том числе документально.

Закрепите в локальном акте общие критерии клиентов, которых хотите удержать в качестве партнеров, поскольку это экономически значимо для компании. Одним из методов такого удержания является периодическое вручение ценных подарков к определенным в локальном акте праздникам или датам.

Вручение клиентам открыток, затраты на них (включая конверты) учитываются в составе прочих расходов ( пп. 24 и 25 п. 1 ст. 264 НК РФ , ФАС по делу № А40-22927/12-107-106).

Налогообложение

Подоходный налог

НДФЛ с подарков уплачивается, но только с сумм более 4000 рублей. Таково мнение правоприменителей, основанное на толковании норм НК РФ ( пп. 2 п. 2 ст. 211 , п. 28 ст. 217 НК РФ , письмо Минфина № 03-04-06/16327 от 08.05.2013). Налогообложению подлежат не только материальные доходы, но и нематериальные.

• суммируем стоимость всех полученных за отчетный год даров и презентов;
• вычитаем необлагаемую сумму в 4000 рублей;
• рассчитываем налог по ставке 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.

Удержание производится с денежных выплат в день выдачи подарка, перечисление — не позже следующего дня, с нематериальных презентов — за счет ближайших по сроку денежных выплат, причем перечисление производится не позже дня, следующего за днем удержания.

Страховые взносы

Страховые взносы, независимо от стоимости и вида презента, на подарки не начисляются. Это мнение представителей госорганов основано на п. 1, 4 ст. 420 НК РФ , п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ и изложено в письме Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448.

Налог на добавленную стоимость

НДС на презенты начисляется, мнение представителей госорганов базируется на пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и изложено в письме Минфина № 03-07-09/6171 от 08.02.2016. Начисление налога производится на покупную стоимость дара без НДС, а при дарении собственной продукции предприятия — на себестоимость таковой. Счет-фактура составляется в единственном экземпляре на все презенты по ведомости. Входной НДС принимается к вычету только при наличии счета-фактуры поставщика (письма Минфина № 03-07-11/61750 от 15.08.2019 и № 03-07-09/6171 от 08.02.2016).

Налог на прибыль

Расходы в виде стоимости безвозмездно переданных подарков и затраты, связанные с их передачей, не учитываются в целях налогообложения по налогу на прибыль ( п. 16 ст. 270 НК РФ ). Это утверждение подтверждает и мнение правоприменителей. Оно находит отражение в письме № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010. Подарки представляют собой безвозмездно переданное в собственность работников имущество, при расчете налога на прибыль их стоимость не должна учитываться. Но если сувенир связан с трудовой деятельностью, его учитывают в расходах для налогообложения по налогу на прибыль (письмо Минфина № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012).

Основные моменты уплаты налогов и сборов с презентов

Предлагаем удобную в использовании таблицу, отражающую основные правила уплаты налогов и сборов при осуществлении дарения работникам ценностей.

Финансовая повинность	Подарок работнику в рамках трудовых правоотношений
НДФЛ	Необлагаемая сумма дара — 4000 рублей в год. Подарки суммой свыше 4000 рублей (нарастающей суммой по итогам года) облагаются по ставке 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.
Страховые взносы, включая пенсионные, на медицинское страхование и другие	Не начисляются.
НДС	Начисляется на покупную стоимость без НДС или на себестоимость.
Налог на прибыль	Если подарок связан с трудовой деятельностью, то он учитывается в расходах для целей прибыли. А если сувенир презентуют просто к празднику, то в расходах по налогу на прибыль он не учитывается.

Налогообложение детских подарков

Бухгалтерский и налоговый учет новогодних подарков детям сотрудников осуществляется по особым правилам:

• НДФЛ рассчитывается со всей суммы подарков, произведенных одному сотруднику, не важно, предназначались они детям или самому работнику. Так, если гражданка получила дар на 8 марта по стоимости 3000 рублей, а затем два презента к Новому году детям по 2000 рублей, с суммы в 3000 рублей придется удержать НДФЛ;
• страховые взносы с таких даров не начисляются, тем более что такие презенты никак не связаны с трудовой деятельностью, не являются ни вознаграждением, ни каким-либо еще поощрительным жестом в рамках трудовых взаимоотношений;
• при расчете налога на прибыль расходы предприятия на приобретение подарков детям не учитываются;
• аналогично общему правилу, налог на добавленную стоимость начисляется на покупную стоимость вещей, выступающих в роли даров детям сотрудников, без НДС. При осуществлении дарения собственной продукции в целях налогообложения учитывается себестоимость такой вещи.

Оформление таких даров осуществляется аналогичным образом: с изданием приказа и подготовкой ведомости о передаче презентов. В ведомости расписываются родители, получающие ценности за детей.

Подарки к праздникам контрагентам в программах 1С

Праздник к нам приходит, а с ним и подарки! С целью увеличения лояльности партнёров, предприятия нередко прибегают к дарению подарков по поводу приближающегося праздника: начиная от продуктовых корзин, чая, кофе, мёда, варенья, элитного алкоголя и заканчивая техникой, включая айфоны. А тут Новый год как раз на пороге. Как же оформить такие сюрпризы в программах 1С? Расскажем об этом в нашей статье.

Важно понимать ключевые моменты:

ГК РФ содержит запрет на дарение в отношениях между коммерческими организациями (пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ), за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает 3 тысяч рублей.

Если стоимость подарка превышает 3 тысячи, то дальше дарение происходит не юридическому лицу, а конкретному физическому лицу, и тут у вас два варианта действий:

1. Если стоимость подарка не превышает 4 тысячи рублей, то никакими налогами эти операции не облагаются.

2. Если стоимость подарка превышает 4 тысячи рублей, то придется удержать НДФЛ у этого физического лица, отразить в зарплатной отчетности.

Что касается страховых взносов, то наши партнёры не состоят с нами в трудовых отношениях, поэтому стоимость переданных подарков страховыми взносами не облагается на основании статьи 420 НК РФ и Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ.

Далее рассмотрим все варианты дарений.

Подарки юридическим лицам до 3 тысяч рублей в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Стоимость товаров, приобретённых для дальнейшей безвозмездной передачи, либо списывают согласно пункту 12 ПБУ 10/99 на счёт 91.02 «Прочие расходы» сразу в момент оплаты, либо учитывают на счёте 10 «Материалы» согласно пункту 16 ПБУ 10/99. Так как существует два способа учёта, необходимо один из них закрепить в учётной политике предприятия. При этом, если мы выбираем первый способ, то сами подарки нам нужно отразить на забалансовом счёте 012 «Имущество (имущественные права), предназначенное для безвозмездной передачи».

В нашем примере будет разобран второй способ с оприходованием на 10 счёт, так как в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 есть все унифицированные документы для отражения данной операции. Да и мы рекомендуем ничего не скрывать, наоборот, более подробная детализация поможет проанализировать ваши действия. А при варианте №1 необходимо прибегать к ручным операциям.

Итак, оприходуем подарки на склад.

Для этого перейдём в раздел «Покупки» и выберем пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)».

В открывшемся окне нажмём на кнопку «Поступление» и из выпадающего меню выберем пункт «Товары (накладная, УПД)».

В созданном документе необходимо внести основные реквизиты: номер и дата документа покупки, поставщика, договор, а затем перейти к заполнению табличной части документа. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить» и выбрать соответствующую номенклатуру, или создать её при отсутствии таковой в справочнике.

Для верного отражения дальнейших операций номенклатура должна быть с видом номенклатуры «Материалы».

В нашей статье мы подарки так и обозначим как «Подарки клиентам», вы же пишите наименование из документов поставщика: чай такой-то, кофе такой-то…

Также в табличной части указывается количество приобретённых подарков и сумму. А внизу, в так называемом «подвале документа», проставляется дата и номер счёт-фактуры от поставщика. Так как у нас по сути происходит безвозмездная передача товаров, которая признается объектом налогообложения по НДС, то сумма НДС, уплаченная продавцу при приобретении подарочных наборов, может быть принята к вычету при наличии счета-фактуры продавца, оформленного с соблюдением требований законодательства, и соответствующих первичных документов. Право на вычет возникает после отражения наборов в учете (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).

Проведённый документ создаст проводки:

Далее нам нужно передать подарок клиенту. Для этого в программе вводится документ «Безвозмездная передача».

Следует отметить, что безвозмездная передача товаров признаётся реализацией и облагается НДС в соответствии со статьёй 146 НК РФ.

Что касается отнесения данной операции к расходам, то здесь произойдёт расхождение, так как в бухгалтерском учёте согласно ПБУ 10/99 подарки учитываются в составе прочих расходов, а в налоговом учёте не принимаются к затратам для целей налогообложения согласно статье 270 НК РФ.

Перейдём в раздел «Продажи» и выберем пункт «Безвозмездная передача».

Для ввода нового документа необходимо нажать на кнопку «Создать» и приступить к заполнению документа. Укажите в табличной части передаваемые подарки и их количество. Проверьте счёт их учёта. Наименование получателя можно не заполнять в случае если подарок стоит не дороже 4000 рублей. Так как иначе стоимость такого подарка облагается НДФЛ, и мы выступаем в качестве налогового агента (об этом читайте далее в этой же статье).

Затем перейдём на вторую вкладку документа «Счёт затрат».

В графах «Счёт учёта» и «Счёт учёта НДС» должен быть указан счёт 91.02. В графах с названиями «Прочие доходы и расходы» необходимо выбрать или создать такой прочий расход, чтобы в его настройках был снят флаг «Принимается к налоговому учёту», а в виде статьи было указано «Расходы по передаче товаров (работ, услуг) безвозмездно и для собственных нужд». После проведения документа обязательно выпишите счёт-фактуру.

Проведённый документ создаст проводки:

Обратите внимание, что по счёту 91.02 в налоговом учёте мы стоимость подарков не отражаем.

Удержание НДФЛ при стоимости подарка свыше 4000 рублей в программе 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1

Прежде чем мы перейдём к практике, разберемся более подробно в теории.

Ни в одном законе нет ограничения по стоимости подарка, за исключением случаев, когда подарок передаётся физическому лицу, замещающему государственные и муниципальные должности, являющемуся государственным и муниципальным служащим или служащим банка России. Для таких граждан действует ограничение в 3000 рублей, согласно статьи 575 ГК РФ.

Так же, в статье 574 ГК РФ сказано, что если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3000 рублей, то договор должен быть заключён в письменной форме. В целом, любая организация при выплате дохода физлицам должна уплатить НДФЛ в бюджет. Но подарки в пределах 4000 рублей за налоговый период освобождены от НДФЛ, согласно статье 217 НК РФ.

Согласно статье 224 НК РФ, если подарок был получен по результатам конкурсов, то стоимость такого подарка подлежит обложению НДФЛ по ставке 35%. Если же получение подарка не было связано с розыгрышем, то по ставке 13% для резидентов и 15% для нерезидентов.

Если подарок денежный, то из него налоговый агент обязан удержать НДФЛ при фактической выплате. Если же подарок имеет натуральную форму, то у организации пропадает возможность удержания НДФЛ. В таком случае, предприятие должно письменно сообщить об этом налоговому органу и налогоплательщику-физлицу. Для этого служит форма справки из приложения №1 к расчету 6-НДФЛ.

Перейдём от сути к делу и рассмотрим два варианта: когда подарок был передан в денежной форме и когда в натуральной.

Выдача подарка в денежной форме

Предположим наша организация подарила своему партнёру Иванову Ивану денежный подарок в размере 5000 рублей.

Перейдём в раздел «Выплаты» и выберем пункт «Прочие доходы».

В открывшемся окне нажмём на кнопку «Создать» и из выпадающего меню выберем пункт «Начисление прочих доходов». Укажем месяц начисления, дату и перейдём к графе «Вид дохода». Если у вас был занесён ранее такой вид, как «Выдача подарков», то укажите его, если нет, то введите новый:

Затем добавьте новую строку в табличной части и нажмите на ссылку «Показать все». Откроется справочник «Получатели доходов», состоящий из сотрудников организации.

Для того чтобы добавить физлицо, не являющееся работником организации, необходимо установить флаг «Выбирать из полного списка физических лиц». После выбора одариваемого следует указать сумму подарка, после чего программа самостоятельно учтёт вычет в размере 4000 рублей. Так же в шапке документа нужно установить флаг «Налог перечислен» и указать реквизиты платёжного поручения на перечисление НДФЛ.

После проведения документа сформируем расчёт по форме 6-НДФЛ за текущий год.

Для этого перейдём в раздел «Отчётность, справки» и выберем пункт «1С- Отчётность».

В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Создать» и выбрать форму «6-НДФЛ (с 2021 года)», период формирования указать – год. В приложении №1 к отчёту откройте справку на одаряемого и проверьте данные. В нашем примере мы подарили 5000 рублей, из которых только 1000 рублей облагается налогом.

Выдача подарка в натуральной форме

Если же подарок был выдан клиенту в натуральной форме, то оформлять это следует документом «Операция учёта НДФЛ», который находится в разделе «Налоги и взносы», пункте «Все документы по НДФЛ».

Почему мы не можем отразить выдачу натурального подарка в том же документе, что и денежный? Дело в том, что при вводе документа «Начисление прочих доходов» программа считает, что налог уже удержан, раз он исчислен. И в данном документе есть лишь регулировка уплаты или неуплаты налога. А нам необходимо отразить операцию так, чтобы налог был исчислен, но не был удержан и уплачен.

В документе «Операция учёта НДФЛ» мы будем заполнять несколько вкладок.

На первой вкладке «Доходы» необходимо отразить стоимость подарка, код и размер вычета.

На второй вкладке «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов» указывается дата получения дохода, в нашем случае – это дата вручения подарка, и сумма исчисленного налога.

И последняя вкладка «Передано в налоговый орган». В ней мы указываем информацию о том, что мы не смогли удержать данную сумму налога, в связи с чем налоговая служба в дальнейшем сделает это самостоятельно.

После проведения документа, заполним снова расчёт по форме 6-НДФЛ за текущий год. Справка будет выглядеть следующим образом:

Внимание! Раздел 4 заполняется вручную.

Удержание НДФЛ при стоимости подарка свыше 4000 рублей в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Программа 1С: Бухгалтерия предприятия не предусматривает большого количества видов начислений и расчётов при выплатах физическим лицам, в связи с тем, что существует специализированный программный продукт 1С: ЗУП. Поэтому подобные операции проводятся только документом «Операция учёта НДФЛ».

Перейдём в раздел «Зарплата и кадры» и выберем пункт «Все документы по НДФЛ».

В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Создать» и из выпадающего меню выбрать пункт «Операция учёта НДФЛ». Заполняется данный документ по аналогии с программой 1С: ЗУП. Заполненный документ на примере ситуации, когда клиент получает подарок в натуральном виде и мы не можем удержать и перечислить НДФЛ, представлен ниже:

Заполнение данного документа даёт нам верное заполнение расчёта 6-НДФЛ. Но ведь должны быть ещё и проводки. Перейдём в раздел «Операции» и выберем пункт «Операции, введённые вручную».

При помощи этого документа на дату выдачи подарка нужно сделать проводку Дт 76.10 Кт 68.01. А в день передачи сведений о невозможности удержания в ИФНС, сделать обратную проводку Дт 68.01 Кт 76.10 «Передан НДФЛ не возможный к удержанию ИФНС».

Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете

Многие работодатели выбирают подарки в качестве одной из мер мотивации сотрудников и повышения их лояльности. А подарки деловым партнерам к праздничным датам уже стали нормой вежливости. Неудивительно, что на практике у большинства организаций возникают вопросы, как именно необходимо учитывать подарки сотрудникам и партнерам для минимизации налоговых рисков. Зачастую ситуации могут быть нетривиальными и требовать тщательного анализа законодательства и судебной практики.

I. Учет подарков сотрудникам

А) Подарки, не связанные с трудовой деятельностью (к юбилейным и праздничным датам)

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

С точки зрения НДФЛ

Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС) (Письма ФНС от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@, Минфина от 18.11.2016 N 03-04-06/67922, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному лицу в денежной и натуральной форме в течение календарного года. Со стоимости подарков, превышающей 4 000 рублей, необходимо исчислить НДФЛ.

Как исчислить НДФЛ со стоимости подарка (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

если подарены деньги, то потребуется удержать налог при выдаче подарка и перечислить в бюджет не позднее чем на следующий день;

если подарена вещь, то необходимо удержать НДФЛ в день ближайшей выплаты денег одаряемому и перечислить в бюджет не позднее, чем на следующий день. Если до конца года, в котором передан подарок, организация не будет ничего платить одаряемому, надо сообщить ИФНС о невозможности удержания налога.

С точки зрения страховых взносов

Страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного (п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2014 N 17-3/В-507):

работнику организации, если с ним заключен письменный договор дарения;

физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам), независимо от наличия письменного договора дарения.

В договоре дарения с сотрудником не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у налоговых органов будут все основания считать подарки поощрением за труд и начислить страховые взносы.

Страховые взносы начисляются в том случае, если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения (то есть если подарок является поощрением за труд).

Если подарок не связан с трудовой деятельностью, однако письменный договор дарения с сотрудником не был составлен, то существует риск претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае наиболее консервативной позицией будет начисление страховых взносов на стоимость подарка.

С точки зрения НДС

Даритель — плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС по ставке 18% (Письмо Минфина от 22.01.2009 N 03-07-11/16):

если подарок куплен, то на его покупную стоимость (без НДС);

если подарок — собственная продукция дарителя, то налог начисляется на его себестоимость.

Счет-фактура на подарок выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж, но одаряемому не передается. Если в одном квартале организация дарила подарки нескольким лицам, то на все подарки можно составить один счет-фактуру (Письмо Минфина от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

НДС со стоимости купленного подарка можно принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика.

При дарении товаров, не облагаемых НДС по ст. 149 НК РФ, счет-фактуру можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 07.11.2016 N 03-07-14/64908).

Не начисляется НДС на стоимость подарков:

Выданных сотрудникам в денежной форме;

Если компания-даритель применяет УСН.

С точки зрения налога на прибыль

Согласно официальной позиции Минфина России, как при ОСН, так и при УСН стоимость подарка, не связанного с выполнением трудовых функций, в налоговых расходах учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 17.11.2016 N 03-03-06/3/67725).

Б) Подарки как поощрение за труд

Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ).

В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути представляют собой производственные премии.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам к праздничным датам: стоимость подарков, переданных за год одному лицу, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС).

С точки зрения страховых взносов

При вручении подарков сотрудникам в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также на страхование от несчастных случаев (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

С точки зрения НДС

Стоимость подарка, переданного работнику в качестве поощрения за труд и учтенного для целей налогообложения прибыли, не облагается НДС. Такой позиции придерживаются судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2013 по делу N А40-112932/12-91-575, Постановления ФАС Центрального округа от 02.06.2009 N А62-5424/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2).

С точки зрения налога на прибыль

Если вознаграждения в виде подарков предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами, и они имеют стимулирующий характер, то затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль (статья 191 ТК РФ, и п. 2 статьи 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

При этом важно учитывать, что для целей налогообложения необходимо соблюдать требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому помимо самих видов стимулирующих выплат организации следует установить четкие условия (основания) назначения каждого конкретного вида поощрения. Кроме того, необходимо располагать документами, подтверждающими, что такие условия фактически выполнены премируемыми сотрудниками.

Если в организации разработано положение о премировании (иной локальный акт, регулирующий порядок назначения поощрений), то трудовой (коллективный) договор должен содержать ссылку на такое положение, чтобы учесть данные выплаты для целей налога на прибыль. На это обращают внимание контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, от 05.02.2008 N 03-03-06/1/81, УФНС России по г. Москве от 14.02.2007 N 20-12/013749б).

В) Применимый документооборот

Во избежание претензий со стороны налоговых органов необходимо правильно оформлять документы при вручении подарков сотрудникам.

Письменный договор дарения

Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

Договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Однако во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов (в части доначисления страховых взносов) рекомендуется заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка.

Если вручение подарков происходит массово, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

Приказ о выдаче подарков

О закупке и выдаче подарков сотрудникам должен распорядиться руководитель компании. Необходимо оформить соответствующий приказ. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (№ Т-11 или Т-11а). В этом случае необходимо будет составить отдельное распоряжение о закупке подарков.

Однако можно подписать единый приказ в произвольной форме как о выдаче, так и о закупке подарков. К приказу должен быть приложен список тех работников, которым будут выдавать подарки.

Ведомость выдачи подарков

Все выданные подарки сотрудникам и их стоимость необходимо зафиксировать в специальной ведомости, где должны быть отражены Ф.И.О. сотрудника, его подпись, дата выдачи подарка и наименование подарка. Ведомость может быть составлена в произвольной форме. В ведомости должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

II. Учет подарков партнерам, поставщикам, клиентам

А) Подарки к праздничным датам

С точки зрения НДФЛ

Если подарок вручается конкретному физическому лицу, например, сотруднику клиента, и его стоимость превышает 4 000 рублей, то при его передаче организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

Получатель подарка не является сотрудником компании-дарителя, значит, удержать налог самостоятельно компания не может. В такой ситуации нужно в течение одного месяца с момента вручения подарка письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о выплаченном доходе и невозможности удержать с него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если подарок вручается не конкретному физическому лицу, а организации в целом, то НДФЛ не исчисляется. При этом следует помнить, что дарение подарков, стоимость которых превышает 3000 рублей, запрещено в отношениях между коммерческими организациями (ст. 575 ГК РФ).

С точки зрения страховых взносов

Если физические лица, которым организация дарит подарки, не связаны с ней трудовыми отношениями, стоимость этих подарков не облагается страховыми взносами.

С точки зрения НДС

Для целей НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (ст. 146 НК РФ).

На основании данной нормы Минфин делает вывод, что передача предприятием своим клиентам подарков является объектом налогообложения по НДС (Письма от 04.06.2013 N 03-03-06/2/20320, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653). При этом вычеты по НДС при осуществлении указанных операций применяются в общеустановленном порядке.

С точки зрения налога на прибыль

В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Если предприятие выдает подарки определенному кругу лиц, затраты на приобретение данных подарков не включаются в расчет налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).

Б) Подарки с логотипом организации (как часть рекламы)

Сувениры – это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (ст. 3 Закона N 38-ФЗ от 13.03.2006, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и пр.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам на праздники: если стоимость сувенира больше 4 000 рублей, то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

С точки зрения страховых взносов

Аналогично подаркам к праздникам – страховые взносы не начисляются при вручении подарков физическим лицам, не являющимся сотрудниками.

С точки зрения НДС

Ситуация аналогична подаркам к праздникам: если организация-даритель является плательщиком НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при любой другой передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (ст. 146 НК РФ).

С точки зрения налога на прибыль

Учет подарков зависит от того, каким образом происходит вручение данных сувениров.

Если сувениры вручаются не в рамках официального приема

И при ОСН, и при УСН такая передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе.

В первичных документах на выбытие вручаемых подарков достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных нормируемых расходов.

Если сувениры вручаются деловым партнерам в рамках официального приема

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров, Налоговый кодекс РФ не разъясняет.

По данному вопросу есть две точки зрения. Официальная позиция Минфина России (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136) заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Официальная позиция налоговых органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2) позволяет налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Аналогичное мнение нашло отражение в судебных решениях.

Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);

2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:

цель и результаты проведения представительского мероприятия;

дата и место проведения;

программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);

состав приглашенной делегации;

участники принимающей стороны;

величина расходов на представительские цели.

Таким образом, для учета расходов на сувениры в качестве представительских для целей налога на прибыль необходимо документально оформить их должным образом.

Отражение подарков контрагентам в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

В преддверии праздников многие компании решают порадовать своих контрагентов подарками. Действующее законодательство не запрещает организациям делать подарки своим деловым партнёрам (юридическим лицам – клиентам, покупателям, поставщикам) и их представителям (физическим лицам). Обычно целью вручения подарков являются поддержание положительного имиджа организации и укрепление деловых связей, а вручение подарков приурочивается к праздничным и знаменательным датам.

Давайте определимся, что подарки бывают организации-партнёру и конкретным сотрудникам той организации.

Если подарок юридическому лицу, то его стоимость не может превышать 3 000 рублей. Если сумма больше, то сделка признаётся ничтожной. Письменный договор дарения заключать не нужно.
Если дарите физическому лицу, то стоимость подарка может быть любой, только в случае если стоимость выше 3 000 рублей, то письменный договор дарения обязателен.

Порядок учёта подарков нужно закрепить в учётной политике. К запасам подарки не относятся, поскольку они не активы (активами считаются средства, которые принесут экономические выгоды в будущем).
На практике для учёта подарков контрагентам организации к праздничным датам есть следующие варианты:

1. Стоимость приобретённых подарков относится в момент приобретения на счёт прочих расходов 91.2 «Прочие расходы». Для контроля за движением подарков ‒ их учёт на забалансовом счёте.
2. Приобретённые подарки учитываются на счёте 10 «Материалы», а в момент передачи получателю их стоимость включается в прочие расходы и относится на счёт 91.2 (этот вариант мы сегодня и рассмотрим). Инструкция по применению плана счетов не запрещает использовать счёт 10 для учёта материальных ценностей, не являющихся запасами.

Сумма исчисленного с безвозмездной передачи подарков НДС учитывается в прочих расходах и отражается в бухгалтерском учёте записью по дебету счёта 91.2 и кредиту 68 «Расчёты по налогам и сборам».

Безвозмездная передача имущества (в том числе и подарков) признаётся для целей НДС реализацией. Соответственно, со стоимости подарка необходимо заплатить НДС. Входной НДС со стоимости подарков, приобретённых для вручения, можно принять к вычету на общих основаниях.

Если подарок передаётся организации, необходимо оформить счёт-фактуру с выделенным НДС в течение пяти дней с даты передачи подарка.

Когда подарки вручаются работникам организации, счёт-фактуры оформлять не нужно, поскольку физические лица не являются плательщиками НДС. В этом случае достаточно зарегистрировать в книге продаж бухгалтерскую справку-расчёт или иной сводный документ, в котором будет отражена стоимость подарка.

Стоимость безвозмездно переданного имущества и затраты, связанные с его передачей, в расходах при расчёте налога на прибыль не учитываются. Поэтому стоимость подарков доходы не уменьшает.

С УСН («Доходы минус расходы») такая же история.

При вручении подарка работнику контрагента уплата НДФЛ зависит от стоимости. Если она меньше 4 000 рублей, то НДФЛ не будет. А если больше, то с суммы, превышающей 4 000 рублей, необходимо начислить налог. Если его невозможно удержать (неденежный подарок), не позднее 1 марта года, следующего за годом вручения подарков, необходимо направить получателю подарка и в инспекцию по месту своего учёта сообщение о невозможности удержать НДФЛ.
Страховых же взносов с данного подарка не будет, так как это договор дарения, а не договор оказания работ, услуг.

Теперь давайте рассмотрим оформление данной ситуации в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. В программе для отражения приобретения подарков создаётся документ «Поступления» (раздел «Покупки» ‒ «Поступление (акт, накладная)». В поле «Контрагент» выбираете поставщика, у которого приобретаете подарки. На вкладке «Товары» отражаете сам подарок. В целом оформление поступления подарка ничем не отличается от обычного поступления. После оформления документа выписываете счёт-фактуру. Выдачу подарков вы оформляете документом «Безвозмездная передача». Создать его вы можете на основании документа «Поступления» либо в разделе «Продажи» ‒ «Безвозмездная передача». Хоть передача и является безвозмездной, но суммы в документе будут указаны. На вкладке «Счёт затрат» выбираете счёт 91.02 и статью прочих доходов расходов «Расходы по передаче товаров безвозмездно и для собственных нужд». Обратите внимание, чтобы внутри статьи была снята галочка «Принимается к налоговому учету».

Далее выставляете счёт-фактуру, там код вида операции будет «10». Записи книги покупок и продаж будут сформированы автоматически.

В данной статье рассмотрены основные теоретические моменты безвозмездной передачи и формирование документов в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Если после прочтения статьи у вас остались дополнительные вопросы или что-то не получается, обращайтесь в наш Центр экспертной поддержки 1С компании «Что делать Консалт» по номеру +7 499 956-21-70. Наши эксперты легко и быстро решат ваш вопрос. Работайте в программах 1С с удовольствием!