Чем грозит работодателю не подписанный работником трудовой договор?
Трудовой договор составляют в двух экземплярах. И работник, и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет без его ведома в договор новые условия. Расскажем, чем грозит работодателю отсутствие подписи работника на трудовом договоре его экземпляра.
Подписание экземпляра трудового договора
Частью 1 ст. 67 Трудового кодекса установлено, что трудовой договор нужно заключать в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Заключенные трудовые договоры регистрируют в журнале регистрации трудовых договоров. Сотрудник кадровой службы вносит в него записи по мере подписания договоров.
После регистрации один экземпляр договора он передает на руки работнику. На другом, который остается работодателю, он должен написать: «Второй экземпляр получил», поставить свою подпись и дату.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Штраф за отсутствие подписи
Рассмотрим такую ситуацию.
Организация при приеме на работу не передала работнику его экземпляр трудового договора. Нигде не указано, что работник получил второй экземпляр трудового договора. Как работодателя привлекут к ответственности?
Такие действия работодателя являются нарушением трудового законодательства. Трудовые инспекторы рассматривают это как уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора. Привлекают к административной ответственности в соответствии с ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Оштрафовать могут так:
- фирму – от 50 000 до 100 000 рублей;
- должностных лиц фирмы – от 10 000 до 20 000 рублей;
- предпринимателя – от 5 000 до 10 000 рублей.
Если же нарушение совершено повторно, то наказание более строгое по ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ.
Расписка в получении документов
Расписка в получении документов – это официальная бумага, призванная подтвердить факт, что одно лицо получило от другого какие-то документы. Речь может идти о паспорте гражданина, регистрационных бумагах на движимые или недвижимые объекты, трудовой книжке и так далее. В материале мы подробно разберём порядок и правила составления расписки.
Файлы для скачивания:
Передача документов
Передача документов может происходить как между организациями, так и между физическими лицами. Отдельной разновидностью передачи можно назвать передачу официальных бумаг в государственные органы для получения соответствующих услуг. Речь идёт, как правило, об МФЦ, налоговой, Росреестре. Во всех вышеперечисленных и многих других ситуациях составляются расписки, подтверждающие, что представитель второй стороны действительно получил на руки какие-то документы.
Передача может осуществляться как на возвратной основе, так и на безвозвратной. Во втором случае процедура происходит параллельно с заключением гражданско-правового договора на отчуждение или временную передачу в пользование того или иного имущества (например, автомобиля).
Роль расписки
Расписка по своей природе обладает определённой юридической силой. По факту её подписания лицо берёт на себя ответственность за сохранность принятой документации. Если с бумагами что-то случится, восстанавливать их будет уже принимающая сторона.
Также расписка сможет выступить весомым доказательством в гражданском, арбитражном или даже уголовном процессе. Во многих делах, связанных с мошенничеством, зачастую имеет место незаконное завладение той или иной документацией. Для подстраховки от таких инцидентов всегда следует передавать бумаги строго под расписку.
Нотариальное заверение
Закон не обязывает граждан заверять собственноручно составленные расписки в нотариальном порядке. Безусловно, автограф нотариуса придаст официальной бумаге определённого юридического веса, однако это вовсе не обязательно. Если передающая сторона не уверена в надёжности контрагента, можно прибегнуть к услугам нотариата. Единственным минусом такого способа заверения является его стоимость. Зачастую цена сделки, по поводу которой передаются документы, ниже, чем цена услуг нотариуса.
Альтернативным способом заверения расписки являются свидетельские показания. Если стороны прибегли к такому варианту, необходимо заранее собрать незаинтересованных граждан для утверждения факта передачи документов. Крайне важно, чтобы приглашенные лица были максимально далеки от обеих сторон договора: не были родственниками, друзьями, коллегами. Так их показания будут более достоверными, не вызовут у суда подозрений. Все граждане, присутствующие при передаче, также оставляют свои автографы в расписке.
Альтернатива расписке
В некоторые случаях расписку можно заменить другими формами официальных бумаг. Например, в случае передачи документации от одной фирмы другой можно составить акт приёма-передачи, который также утвердит факт. Зачастую такой акт является приложением к заключённому между контрагентами договору гражданско-правового характера.
Получение на руки трудовой
Трудовая книжка также является документом, который работник сможет получить исключительно под расписку и только для обращения в органы социального страхования. Это прямое требование 62 статьи Трудового кодекса. Вся ответственность за сохранность бумаги, а также по её восстановлению в случае утраты, перекладывается на принявшую сторону.
Отметим, что трудовая должна быть возвращена на предприятие в течение 3 рабочих дней с момента, когда государственный орган вернул её заявителю. Аналогичный срок предусмотрен для получения документа работником на руки. Лицо пишет соответствующее заявление на имя руководителя компании-работодателя. Особенности и порядок составления такой разновидности расписки мы уже разбирали в другом нашем материале – расписка в получении на руки трудовой книжки.
Форма документа
Действующий на сегодняшний день закон позволяет гражданам составлять расписки собственноручно без использования общеобязательных унифицированных бланков, в свободной форме. Благодаря этому правилу значительно упрощается процедура написания официальной бумаги, а люди совершают меньше юридических ошибок.
В расписке должны быть обязательно отмечены следующие моменты:
- дата и место составления;
- утверждения факта приёма-передачи документов;
- полный перечень передаваемых бумаг;
- ФИО и паспортные данные (серия, номер, место жительства, кем и когда выдан) представителей сторон;
- подписи передавшего и принявшего лица с расшифровками (фамилия и инициалы).
Расписку можно написать как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта будут обладать идентичной юридической силой. Стороны вольны выбрать любой из них.
Объясняем, как правильно составить расписку
Первым делом необходимо написать наименование документа, а именно «расписка». Затем указываем дату и место его составления. Ниже по документу обозначаем, кто является принимающей стороной и передающей стороной. Для этого придётся прописать ФИО граждан, их паспортные данные. Затем утверждаем сам факт приёма-передачи официальных бумаг, перечисляем их все по пунктам. Потребуется указать реквизиты каждого документа (дата, номер).
Примерный образец
На этом расписку можно считать полностью составленной. Если принимающая сторона должна будет возвратить документы, обозначаем этот момент с указанием крайней даты возврата. Пропуск срока будет считаться нарушением исполнения взятого на себя обязательства. Заверяем расписку автографами представителей обеих сторон, расшифровывая их (фамилия и инициалы). Документ принято составлять в одном экземпляре, остающемся на руках у передавшего лица.
Трудовые отношения оформляем правильно
Не секрет, что прием на работу оформляют приказом работодателя. Его издают на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Что именно писать в контракте, кто и на какой срок должен его заключать, учитывая последние изменения в законах?
Заключать трудовой договор со своими работниками должны фирмы, частные предприниматели и работодатели – физические лица. В последнем случае трудовой договор необходимо зарегистрировать в местной администрации.
Нельзя ограничиться лишь заявлением о приеме на работу. Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.
Срочный или бессрочный?
При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).
Срочный трудовой договор можно заключать в случаях, перечисленных в статье 59 Трудового кодекса, например:
– для замены работника, который временно отсутствует;
– на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
– работодатель является индивидуальным предпринимателем или на фирме не больше 35 сотрудников;
– работник учится на дневной форме обучения или работает по совместительству;
– если работник – пенсионер и др.
Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения.
Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.
Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:
– если в договоре не указан срок его действия;
– если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.
Что писать в договоре?
В трудовом договоре необходимо указать:
– Ф. И. О. работника и наименование работодателя;
– сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
– ИНН работодателя (за исключением работодателей – физических лиц);
– сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен такими полномочиями;
– место и дату заключения договора;
– место работы;
– должность работника по штатному расписанию, специальность с указанием квалификации и конкретный вид поручаемой работы;
– дату начала работы, а для срочного трудового договора – еще и дату окончания;
– условия оплаты труда;
– режим рабочего времени;
– условие об обязательном социальном страховании работника.
Перечень обязательных (или существенных) условий, которые должен содержать трудовой договор, указан в статье 57 Трудового кодекса.
Помимо существенных в договор можно включить дополнительные условия. Например, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя) и др.
Об оплате
В договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работника придется ознакомить со штатным расписанием под роспись. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).
Работодатель обязан своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Однако в трудовой договор нельзя включать условие о снижении заработной платы за нарушение работником правил внутреннего трудового распорядка, а также о предоставлении работникам ежегодного отпуска продолжительностью меньше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Это незаконно.
Испытания
Чтобы убедиться в том, что работник будет справляться со своими обязанностями, в договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Причем это условие нужно отразить именно в договоре. Устанавливать испытательный срок приказом нельзя, даже с согласия работника. Если в договоре об испытательном сроке не упомянуто, работник считается принятым на работу без испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев. Но для претендентов на должность руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей этот срок можно увеличить до шести месяцев (ст. 70 ТК РФ).
Для некоторых работников, например, впервые поступающих на работу, несовершеннолетних, беременных женщин, напротив, устанавливать срок испытания запрещено. Полный перечень таких работников дан в статье 70 Трудового кодекса.
Если работник не прошел испытание, необходимо письменно сообщить ему об этом за три дня до окончания испытательного срока. Для этого следует вручить ему уведомление об увольнении в связи с неудовлетворительными результатами испытания. Второй экземпляр документа остается у работодателя. На нем уволенный работник должен написать, например: «Уведомление об увольнении по итогам испытательного срока мне вручено», поставить свою подпись и дату.
Необходимые формальности
Договор составляют в двух экземплярах. Работник и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет в договор новые условия без его ведома.
Заключенный трудовой договор регистрируют в журнале регистрации трудовых договоров. Сотрудник кадровой службы вносит в него записи по мере подписания договоров.
После регистрации один экземпляр контракта получает на руки работник. На другом, который остается работодателю, он должен написать: «Второй экземпляр получил», поставить свою подпись и дату. Прием сотрудника на работу оформляют приказом, который издают после заключения трудового договора.
В октябрьском номере Приложения к журналу «Практическая бухгалтерия» опубликована официальная позиция об изменениях в трудовом законодательстве. Самые значимые поправки в Трудовой кодекс комментирует Б. А. Чижов, начальник отдела по вопросам социального обслуживания Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию. – Прим. ред.
Это важно
Заключая с работником срочный трудовой договор, следует иметь доказательства, что характер работы или условия ее выполнения не позволяют работодателю заключить с работником договор на неопределенный срок. Если таких доказательств нет, то в случае проверки трудовые инспекторы могут вынести предписание считать такой договор бессрочным.
Как подтвердить факт получения документа, если об этом просит отправитель?
Принесли письмо – заявление без конверта от бывшей работницы. Я поставила штамп входящих документов (на нем есть наименование организации, входящий номер, дата и время регистрации). Просят поставить отметку о том, кто получил. Должна ли я указывать свою фамилию или должность? Или сам факт регистрации является достаточным?
Ответ
Давайте разберемся, какой статус имеют реквизит «Отметка о поступлении документа» и официально не названная, но широко распространенная в практике «Отметка о получении».
Отметка о поступлении документа – реквизит ГОСТ Р 7.0.97-2016
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] реквизит 27 «Отметка о поступлении документа» (именно так официально называют «штамп входящих документов») служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки.
Задумывались ли вы когда-нибудь, каково практическое значение этой отметки? Кому необходимо подтверждение факта поступления документа в организацию – отправителю или получателю? И есть ли в этом подтверждении факта юридическая составляющая?
Итак, «входящие» номер и дата присваиваются документу на этапе его регистрации. При этом сведения о документе вносят в регистрационную базу, а на сам документ наносят соответствующую запись.
Поступивший в организацию документ становится ее собственностью: он вошел в ее документооборот и далее последует по установленному маршруту, уже не выходя за ее пределы. Документ будет исполнен и в завершении своего жизненного цикла подшит в дело. Получается, что отметка – это запись, которая наносится на документ с целью подтверждения:
- факта включения этого документа в документооборот организации, что влечет определенные обязательства должностных лиц по дальнейшей работе с ним;
- отчасти – права собственности организации на документ (это утверждение актуально при обмене подлинниками документов на бумажных носителях).
При этом обратите внимание, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет требования включать в отметку наименование организации. Да, многие так делают, и, полагаем, это весьма полезный компонент, но тем не менее это не обязательно. Кроме того, мы можем наносить запись от руки, ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает, а не обязывает использовать штампы. Хоть штампы в принципе не наделяют документ юридической значимостью, но нанесенная на документ вручную запись еще больше занижает способность отметки что-то подтверждать в юридической плоскости.
Итак, по сути отметка о поступлении документа подтверждает, что документ прошел определенный этап своего жизненного цикла. И с развитием информационных технологий (обмен электронными копиями и электронными документами, внедрение системы электронного документооборота и т.д.) это становится еще более очевидным.
Мы видим, что на документе оформлена отметка о поступлении, и понимаем, что документ был принят в работу; знаем, с какого момента он в работе, ведь не всегда исходящая и входящая даты совпадают; и легко находим его в регистрационных базах. Мы можем его идентифицировать в своем документообороте. Отметка о поступлении документа доступна, а значит, и нужна получателю.
Также мы не обязаны предоставлять копию документа с отметкой о поступлении отправителю. Об этом довольно часто просят, хотя и непонятно, какую практическую пользу документ с отметкой ему принесет. И тем более не стоит оформлять отметку на втором экземпляре документа.
Запись «Получено», или «Отметка о получении»
Далее об «Отметке о получении». Мы намеренно используем кавычки, потому что в нормативных и методических документах по делопроизводству, в том числе и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, такое понятие отсутствует. Но такую формулировку часто используют практики, называя запись, которую представитель организации-адресата делает (как правило, вручную) на копии или втором экземпляре входящего документа, доставленного нарочным. При этом получатель проводит быстрое ознакомление с документом и, если отправителем соблюдены требования к целостности и комплектности документа, а также нет ошибки адресования, подтверждает факт принятия документа личной подписью.
Какой-то практической пользы отправителю в юридическом аспекте эта надпись также вряд ли принесет. Ведь работник, принимающий документ, может даже не обладать соответствующим правом, а значит, что-то доказать отправителю будет сложно. Не случайно для отправки наиболее значимых посланий рекомендуется выбирать другие способы – прежде всего, воспользоваться услугами Почты России. Кстати, с заявлениями так чаще всего и поступают. Полученную в почтовом отделении корреспонденцию секретарь вскрывает, заносит сведения о ней в журнал и затем выдает заявление без регистрации под подпись работникам профильных отделов (например, отдела кадров).
Но в целом подтверждать факт получения документов личной подписью – распространенная практика. Все мы передаем документы и, разумеется, хотим успокоить себя получением хоть какой-то отметки. Ее, например, можно предъявить, если на запрос не последует ответа или каких-либо действий со стороны адресата. Но, скорее всего, последствия будут ограничены внутриорганизационными разбирательствами: почему не исполнено, когда и кто документ получил, когда передал исполнителю и т.д.
Резюме
1. И реквизит «Отметка о поступлении документа», и так называемая «Отметка о получении» вряд ли принесут отправителю пользу в случае, например, судебных разбирательств. С одной стороны, в «Отметке о получении» есть подпись работника – поставив ее, тот взял на себя персональную ответственность за документ. Но может оказаться, что получение корреспонденции не входит в его обязанности, а значит, и спросить с самой организации будет сложно.
2. Статус «Отметки о получении», под которой понимают фиксируемую на копии документа запись «Получено», а также дату, подпись и расшифровку подписи, не определен. Документально зафиксированной обязанности подтверждать получение документа подписью нет. Но эта практика распространена, и зачастую секретари и делопроизводители даже оформляют штампы, чтобы сократить временные затраты на оформление этой записи при получении документов.
3. Отметка о поступлении документа – реквизит, который оформляется на этапе регистрации документа, то есть тогда, когда документ уже прошел несколько этапов (получение, первичная обработка). Несмотря на то что копию документа с этим штампом порой запрашивают отправители, максимум, что это может им дать, – информацию о том, под каким номером и когда документ был включен в документооборот организации.
В описанной ситуации допустимо оформление на копии заявления записи о получении с подписью работника, в должностные обязанности которого включен прием и обработка документов:
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».