Чем занимается администратор магазина ювелирного

Должностные обязанности администратора магазина

Должностная инструкция как способ закрепления за сотрудником его обязанностей

Чтобы у работодателя и у работника не возникало вопросов по поводу того, чем должен заниматься последний на своем рабочем месте, все договоренности лучше закрепить на бумаге. Трудовая функция прописывается в трудовом договоре сотрудника, который заключается в обязательном порядке при приеме на работу, а конкретизируется в должностной инструкции.

Дело в том, что в трудовом договоре не принято детально расписывать все должностные обязанности — для этого используют должностную инструкцию. Она не обязательна для применения работодателем, но ее наличие существенно облегчает взаимопонимание между сторонами.

Для составления должностной инструкции администратора магазина можно использовать данные из квалификационного справочника должностей, утвержденного Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 года № 37. В этом справочнике прописаны должностные обязанности администратора, которые можно взять за основу. При необходимости можно также просмотреть должностные обязанности менеджера, т. к. администратор магазина может частично выполнять и их, если его трудовая функция расширена работодателем.

Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями

Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.

Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:

• организация культурного обслуживания клиентов;
• консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
• принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
• рассмотрение жалоб и претензий потребителей.

Для выполнения этих обязанностей администратор должен иметь определенные полномочия, например возможность оформления возврата товара или предоставления покупателю скидки в качестве компенсации за причиненные неудобства.

Обязанности администратора по организации торговли

Вторую группу должностных обязанностей составляют действия администратора, направленные на организацию торгового процесса. Он следит за тем, чтобы в торговом зале был порядок, соблюдались правила выкладки товаров, на полках был представлен весь ассортимент и т. п.

При этом работодатели по-разному относятся к выполнению этих обязанностей администратором. Одни возлагают на администратора только обязанности по контролю за работой продавцов по наполнению торгового зала, другие вменяют ему выполнять самостоятельно часть работы, например организовывать первичную выкладку товара.

Вот пример нескольких должностных обязанностей, относящихся к этой группе:

• организация своевременной подачи товаров в торговые секции;
• проверка срока годности выставленных на продажу товаров;
• проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
• сверка размещения товаров с утвержденными образцами выкладки.

Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами

В магазинах именно администратор зачастую решает вопросы размещения товаров, в чем ему помогают сами поставщики. У компаний, поставляющих в магазины продукты, как правило, есть свои методики и схемы выставления товаров, которые основываются на многочисленных исследованиях. Для этого в таких компаниях работают мерчендайзеры, которые и взаимодействуют с администраторами магазинов.

Также администратор заинтересован в повышении продаж, для чего он привлекает в торговый зал промоутеров, которые проводят различные рекламные акции. И именно администратор следит за тем, чтобы все проходило в рамках достигнутых соглашений.

К этой группе можно отнести следующие должностные обязанности:

• контроль за оформлением помещения и размещением в нем рекламной продукции;
• организация сотрудничества с мерчендайзерами компаний-поставщиков;
• заключение контрактов с промоутерами и BTL-агентствами.

Взаимоотношения администратора с персоналом

Администратор в магазине организует работу продавцов и технических работников (например, грузчиков), а также отвечает за взаимодействие склада и торгового склада. Для этого он должен обладать рядом полномочий по даче распоряжений персоналу.

Вот приблизительный список должностных обязанностей, которые можно отнести к этой группе:

• контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины, норм охраны труда, требований санитарии и гигиены;
• информирование руководства о недостатках в системе обслуживания покупателей;
• обеспечение исполнения сотрудниками распоряжений руководства.

Таким образом, обязанности администратора магазина, перечисленные в его должностной инструкции, определяют объем действий, которые он должен выполнять при взаимодействии с покупателями, персоналом, поставщиками и промоутерами. Чтобы у сторон трудовых правоотношений не оставалось сомнений, какие именно обязанности должен выполнять специалист, желательно расписать их в должностной инструкции как можно подробнее.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».

Как написать должностные обязанности для резюме администратора магазина

Особенность администрирования как вида деятельности в том, что такие сотрудники, как пионеры, «в ответе за всё» — за функционирование самой торговой площадки, наличие товара в необходимом количестве и ассортименте, за работу персонала, быстрое и без последствий устранение сбоев и проблем, за нужные результаты продаж и т. д. Отсюда и общие требования потенциальных работодателей к претендентам: наличие организаторских способностей, умение держать в голове большой объём информации, ответственность, неконфликтность.

Есть общие составляющие такой работы. Например, любые должностные обязанности администратора магазина (для резюме и при поиске вакансии это необходимо понимать изначально) включают в себя:

• подготовку помещения торгового зала и оборудования к работе;
• эффективную организацию обслуживания покупателей, соблюдение правил торговли, наличие в доступных местах информации, книг жалоб и предложений;
• контроль наличия и качества товара, ассортимента, ценников и т.д.;
• организацию работы сотрудников, контроль соблюдения ими трудовой дисциплины;
• предотвращение и разрешение конфликтных ситуаций или сбоев в рабочем процессе;
• ведение документации, отчётности и т.д.

Но есть и специфика. Она зависит от того, какой магазин, и по профилю, и по размеру. Вот пример обязанностей администратора торгового центра для резюме, в этом случае полезно дополнительно указать:

• административное управление;
• подготовка и ведение договоров с арендаторами;
• ведение документации по противопожарному, санитарному состоянию здания и т.д.

И наоборот: должностные обязанности администратора торгового зала для резюме – это ответственность за конкретный участок работы со своей спецификой и особенностями:

• организация бесперебойной работы торговой площадки;
• взаимодействие с поставщиками продукции (анализ продаж, планирование ассортимента, заказ, приём, контроль, возврат и т.д.);
• работа в торговом зале (контроль уборки, выкладки товара, помощь продавцам, разрешение конфликтных ситуаций);
• участие в подборе и обучении сотрудников, составление рабочего графика.

В зависимости от вида товара тоже есть конкретика; так, пример обязанностей администратора магазина продуктов для резюме включает выполнение санитарных требований в работе с продуктами питания:

• контроль за порядком в торговом зале, уборкой помещений, своевременная организация технического обслуживания оборудования;
• контроль соблюдения условий хранения, сроков годности специальное оборудование;
• приём и возврат товара, организация выкладки и т.д.

У непродовольственных товаров «сроки годности» побольше, но и здесь ценится способность «следить за временем», быть в курсе всего актуального, знать специфику того, что предлагаете покупателям. Например, умение разбираться в современных модных трендах, обновлять и поддерживать ассортимент входят в обязанности администратора магазина одежды; для резюме несомненный плюс, если вы обладаете хорошим вкусом и стилем, имеете опыт анализа продаж и планирования ассортимента с учётом сегодняшней, а лучше завтрашней моды, обучения продавцов-консультантов и помощи им в работе с клиентами. Не стесняйтесь акцентировать на этом внимание.

Администратор магазина

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

1. Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
2. В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
3. Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
4. Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
5. Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
6. Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
7. Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.
8. Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
9. Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
10. Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
11. Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
12. В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
13. Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
14. При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
15. Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
16. Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.
17. В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
18. В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
19. В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам.
    Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка.
20. Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
21. В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
22. Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов

Администратор магазина является лицом, ответственным за работу коллектива, организацию продаж и торговый процесс в целом. Основные необходимые качества для такой должности – это ответственность, исполнительность и принципиальность. Кроме того, работнику необходимо обладать лидерскими качествами, так как под его руководством находятся продавцы, кассиры, грузчики и приемщики.

Должностная инструкция администратора магазина обязывает сотрудника уметь пользоваться специализированными компьютерными программами, разбираться в документообороте и иметь коммуникативные навыки. О том, как правильно составить такую инструкцию, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

Должностная инструкция разрабатывается на основе уставных документов предприятия, в которых перечислены характеристики и квалификационные требования к должности. Первый раздел «Общие положения» содержит положения о категории работника, порядке приема и увольнения, квалификационных требований и документах, которыми обязан руководствоваться сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей.

Относится данный сотрудник к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом директором предприятия.

Работник должен знать:

• компьютерные программы учета товаров;
• товароведение и мерчандайзинг;
• стандарты обслуживания покупателей;
• основы маркетинга, экономики, эстетики и психологии;
• условия хранения ассортимента товаров;
• порядок оформления витрин и помещений;
• обязанности сотрудников и структуру предприятия;
• правила техники безопасности, охраны труда и производственной санитарии.

В своей профессиональной деятельности специалист должен руководствоваться в своей деятельности законом «О защите прав потребителей», Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, распоряжениями и приказами руководства.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор магазина и его ответственность

В раздел «Должностные обязанности» инструкции включаются основные профессиональные функции работника:

• руководство продавцами и кассирами;
• консультирование и обслуживание покупателей;
• организация подачи товаров в торговый зал;
• сохранность материальных ценностей;
• обеспечение чистоты, порядка и оформления витрин и помещений;
• составление отчетов и рабочих графиков;
• проведение инвентаризации;
• контроль над качеством и сроками годности товаров;
• осуществление надзора над количеством изделий;
• проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
• изъятие из продажи некачественной и неисправной продукции;
• осуществление операций возврата и списания;
• принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций;
• рассмотрение претензий потребителей;
• организация эвакуации посетителей в экстремальных ситуациях.

В разделе «Права» закрепляются те полномочия работника, которыми он наделен во время исполнения трудовых обязанностей. Администратор имеет право:

• вносить на рассмотрение директора предложения о назначении или освобождении от занимаемой должности, привлечении к ответственности или поощрении работников торгового зала;
• запрашивать от сотрудников структурных подразделений необходимую информацию;
• требовать от руководства обеспечения условий для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Так, администратор магазина несет ответственность за сохранность товара, эффективную работу персонала и контроль над своевременным прохождением профилактических медосмотров и инструктажей.